电力文书管理.ppt

文书管理主讲 杨基志 1电子化时代文书管理观念 一 文书管理的重要性 算盘 口水翻书 点钞票 1 文书是企业经营执行命令的依据2 文书是企业内部相互沟通的桥梁3 文书是企业与外界接角的媒介4 文书是企业经营的记录与证据5 文书是企业制作决策所需的资料企业为使文书管理效率化 必需研订一套文书管理制之职责 业务行政部门负有订定此项文书管理制度之职责 文书管理制度应包括下列有关规章 会议纪录要在最短的时间内下 1 文书管理规定 2 文书流程图 3 文书处理基准 4 文书档案办法 5 文书资讯化处理措施二 文书管理所遭遇的困难1 文书处理程序繁 手续多 小姑娘辞工含泪也要见老总最后一面 2 文书处理速度慢 稽催难3 文书寄送 手续繁杂而迟缓4 文件泛滥 保管困难5 档案无规律 找不出所需要之文书 三 文书管理的自动化1 文书制作的自动化2 文书传递的自动化3 文书保存的自动化4 文书印制的自动化5 图表制作的自动化6 文书调阅的自动化7 文书追踪的电脑化四 文书的简化五 表单改善 一 表格改善在现代管理上的作用1 表格与任何工作人员都有密切的关系 2 什么是办公室工作 3 表格是办公室工作的基础工作4 为什么工作会繁忙 5 有效的表格有助于建立健全的报告 控制及授权制度6 良好的表格不但可以提高工作效率 更可以获得良好的关系 二 表格如何影响生产成本1 一张表格所值无几的观念2 表格如何花费掉金钱 1 购买或印刷表格费用 2 使用 保管有关费用3 如何获得真正的节省 1 取消多余的表格 2 必要的表格要设计得尽可能有效率而经济 三 表格改善的检讨内容1 程序分析2 表格设计3 表格流程4 表格管制5 实例演练 四 为何不重视表格问题1 不明白表格热处理要性2 主管与幕僚缺乏沟通3 未整体规划 随状况而自然产生4 未经专责部门或人中负责设计及管理5 未借重具有专门知识的人才表格是管理过程的依据某些人利用表格表示位高权重 五 创造表格与设计表格对工作效率的影响1 创造表格所创造的表格 资料繁杂无序 填写与审阅均觉不便 令人一见厌烦 减低工作情绪及效率 造成人为时间的浪费 2 设计表格所设计的表格 资料简要 并排列有序 重点明显 使填者阅者能一目了然 工作时轻松愉快 效率提高 六 表格设计的五大要点1 使填写者及阅表者均乐意接受2 资料能够很容易的填入 尽量选用打 1 足够位置 2 合适的书写线 3 正确的安排 4 说明部分 位置合适 5 明显分界3 已填入资料能很方便运用4 能尽量减少填入资料或运用表中资料时发生错误5 在适合运用范围内 尽量经济 最容易犯错的往往是有经验的人 医生看病 员工应聘登记表 姓名 性别 民族 身高 出生年月 政治面貌 邮编 家庭详细地址 身份证号码 相片 家庭成员 教育培训经历 工作经历 应聘岗位要求薪金可到职日期 申请人签名 例 远华企业有限公司应聘登记表 登记时期 年月日 姓名性别出生年月政治面貌籍贯民族身高体重 学历视力婚否性格特征 相片 英语水平 一般 较好 优 计算机水平 身份证号码 本人联系电话 家庭详细地址 紧急情况联系人 联系人电话 个人资料 家庭成员 姓名与本人关系年龄工作单位职务联系电话 教育经历 起止年月学校 培训机构名称专业所获证书证明人 工作经历 是起止年月工作单位职务是否签订协议单位电话离职原因 限应聘岗位要求薪金可到职日期 若公司需要 你是不愿意配合加班 是否原因 您的人生格言 以上资料必须属实 否则一切后果由本人承担 申请人签名 请阅背面 2文书制作 一 文书的种类企业的文书 类别至多 可分为下列各类 1 对外文书 1 以业务为目的与各有关工商单位往来之文书 2 以公务为目的与各政府机关往来之文书 3 以交际为目的与外界人士往来之社交文书 4 广告宣传用之文书 5 有关交易及商业往来之契约文书 6 有关诉愿 诉讼之法务文书 例 订金 定金 2 对内文书 1 为洽商业务或解决问题 企业内上下单位或平行单位间往来之文书 2 为请示或报告事项几周上级主管呈送之签呈或报告书 3 为公布某一事项之公布及通知书 4 各项计划书及会议记录 5 员工对企业当局之各项申请书 人事 财务 业务等部门向主管人员呈报之日报 月报 日志等文书 6 其他企业内各项传票 表单 图表等文书 三 文书制作要点1 制作文书应注意时效 2 总务行政部门应事先印制各类文书用纸 以备各部门之需 3 企业文书目前已力求简化 4 一文应以处理一事为原则而且语名宜短 内容条文化 5 文书用语应采词词意清晰的语法 6 避免使用艰深难解或模棱两可词名 7 文书应正确使用标点符号 8 函的结构应有 主旨 与 说明 公告栏内的资料一般在一周至两周内 3文书处理 一 文书收发部门1 设置文书收发部门2 文书收发的目的3 文处理规定 订定内容要点二 收文 分文1 收文2 分文 三 文书签办1 签拟意见 1 签拟意见须签写于 签办纸 或 文书处理单 上 附同收文呈请上级核定 2 签拟意见如须请其他部门表示意见 则须送请有关部门会签 会签单位须在签办纸或 文书处理单 上列明会签之单位名称及其会签意见 3 会签时如会签单位有不同之意见 应指出与原签单位不同意见之要点 以合便上级主管加以核定 4 如果收文简单 可以直接输文稿签复 则可免办签拟意见 2 办理文稿 1 办理文稿应依据所核定之签拟意见 2 拟发文文稿应分 主旨 与 说明 二部分 3 发出文书如有时限应加盖 速件 或 最速件 之戳 如为机密文件应加盖 密件 之戳 4 发出文书如须抄送副本给有关单位 应于文书 抄送副本栏 下列举抄送单位 以便分送 5 已进入文书管理电脑化处理之企业 各经办人可操作电脑终端机之文书处理系统办理各种发出文书之文稿 6 电脑制作之文稿如需呈送主管核定时 可透过电脑网路将文稿转入主管终端机 主管即可直接操作终机将文稿修改或核定 7 亦可将电脑终端机制作之文稿列印呈核 四 文书缮校文书缮写与校对乃是文书处理的另一重要阶段 如缮写与校对有误 则影响文书效果 而缮校工作多由总务行政部门负责 更不可掉以轻心 1 缮写2 校正五 用印 发文1 用印2 发文3 特殊文书之发送处理 六 文书稽催1 时限2 稽催七 文书保密1 机密区分2 密件处理3 文件解密 4档案管理 一 档案制度1 档案制度的意义所谓档案制度乃是 将文书应其必要状况有系统的编列及保管 并随时可以取出直至废弃的一贯制度 这不公是简单的整理文书 而是最要紧的有系统的作法 5S的整理 整顿 从有关对象所受的文书 或者花费了宝贵时间作成的文书 都必须加以整齐地 保管 保存 当工作上需要下判断或做决定时所要做根据的文书 都必须能够随时提出 应用 而整理 最重要的是 消除寻找文书时间的浪费 而随时可以取出这乃是档案制度 2 设计档案制度的重点 1 有必要的文书 应使每一个人随时可以取出而以系统分别整理 2 有必要的文书应安全地保管 保存 3 不必要的文书 应有计划性的随时废弃 3 设计档案制度的前提条件档案制度应符合公司乃至各部门的条件与需而设置 在设计时须检讨 1 何等文书是心要的 2 该文书如何使用 3 该文书使用多少 档案制度乃是用来管理各式各样的文书 因此制作文书之际 同时应考虑如何使档案管理更容易化 4 一般企业采用档案制度的方向与业务的配合档案制度应符合各该企业业务性质 一般企业为修理其日常繁忙的企业活动 档案制度必须具有效率以配合业务之需求 档案制度是要将文书管理 促使最大的合理化 同时促进其客观化的一种技术 尤其是一种非常忙碌的事务工作 更须消减浪费而促进工作顺利的方法 5 档案制度与文书的配合 1 来往信件 对内 对外 报告书 计划书 签呈 会议纪要 2 传标类 报表类 3 帐簿类 4 说明书 印刷品 5 资料卡 6 图书 杂志 文献 文书归档的流程 外来文书 撰拟文书 整理区别 即时废弃 保管 年度换位 保存 永久保存 废弃 一年废弃 三年废弃 五年废弃 十年废弃 第一年 第二年 第三年 二 档案保管档案保管在企业中有二种方式 一乃由总务行政部门文书课或档案室集中管理 公司所有文书除各部门自行收发之文书外 均由总务行政部门存档管理 一乃由各部门个别自行管理 凡其主办业务之文书 不论是公司文书或本部门自