Excel打印技巧2006.doc

Excel打印技巧若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“打印”对话框让你选择，程序繁琐。若要跳过该对话框，你可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮，Excel将使用“选定工作表”选项打印。2 批量打印报表 在日常工作中经常要上报表格，对于上报表格一般都有统一的格式:表头中的内容固定不变，页面大小、每页包含的行数、行高、列数、列宽都已经确定好了，风格一致，整齐美观自不必说，还都习惯在每一页的最后一行加入“本页合计”，以方便汇总。这些要求对打印少量的表来说不算什么，当表中记录很多时，打印的页数自然也很多，直接设置原表的格式再打印，工作量大而繁琐。这里提供一个办法，可以较好地解决此问题。1.制作样板表将一个空的工作表按报表要求的格式设置好，包括表头、字体类型和大小、页眉、页脚等各项，如果要求最后一行有“本页合计”的话，请在合计栏填写好合计公式，然后预览或打印，根据所得效果直至修改合适为止，我们将这个表暂时称为“样板表”。2.预处理准备打印的工作表这是对原来表中有合计行或其它不需要上报的信息而言的，可以将这些东西往下移动，移动的行数应相当于样板表的行数或更多，但不能少于样板表行数，也可将其清除。 3.录制宏程序开始录制:复制第一份工作表上的记录，复制的行数一定要与“样板表”的可用行数相同（当然不包括合计行），然后将光标放到准备在下一次复制的区域的左上角，再将内容粘贴到样板表上并进行试打印，录制结束。然后根据情况对得到的程序进行适当修改，并设置好快捷键，直至调试成功为止。成功的标志是:只要按快捷键，就能自动完成从复制到粘贴、打印这一系列操作;当然，如果样板表最后一行输入有合计公式，合计结果也应随粘贴的内容不同而不同，随后就可正式开始打印了。 在操作过程中要注意:a.确保原表与“样板表”之间的格式一致。如果不一致，可能显示值不正确，尤其是日期字段要特别注意;b.对记录行数多的工作表，可能需要多次复制才能打印完。3 选择打印区域在实际工作中，往往只需要将工作表中的一个或几个区域的数据打印出来，如何打印选定区域的数据呢?做法如下:首先选择工作表中要打印的一个区域(如果想要选择多个区域，可按下Ctrl键，再选择其他区域)，然后单击“文件打印区域设置打印区域”命令，这样，在打印时就会只打印工作表中选定区域的数据。4 加快打印工作表速度如果想在打印工作表时加快打印的速度，可以单击“文件页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中进行以下任一操作:1.单击“页面”选项卡，在“打印质量”下拉框中选择一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间;2.单击“工作表”选项卡，选中“按草稿方式”复选框，以草稿方式打印文档将忽略格式和大部分图形以提高打印速度;3.单击“工作表”选项卡，选中“单色打印”复选框。在单色打印机上，Excel以不同的灰度来打印彩色效果。如果将彩色以单色方式打印，可以减少在打印彩色工作表时所需的时间。在以单色方式打印工作表时，Excel将彩色字体和边框打印成黑色，而不使用灰度。5 禁止打印内嵌式图表如果你不想在打印输出时包含图表，那么右键单击该图表，然后从出现的快捷菜单中选择“图表区格式”，单击“图表区格式”对话框中的“属性”标签，然后取消“打印对象”复选项的选择即可。6 分页符使用技巧当要打印工作表的时候，Excel会自动插入分页符。以下是有关分页符的几点技巧:1.要想在编辑工作簿的时候能够看到代表分页符的虚线，可单击“工具选项”命令，选中“视图”选项卡中的“自动分页符”复选框。2.要删除当前工作表中所有的手工分页符，可先选中整个工作表，然后单击“插入重置所有分页符”命令即可;3.单击“视图分页预览”命令，进入“分页预览”模式，这时你就可以查看所有的分页符，虚线代表由Excel插入的自动分页符，实线代表手工分页符（图3），你可以通过拖放来调整分页符。7 改变打印比例通常，Excel在打印数据内容超过一页宽的工作表时，总是先打印工作表的左半部分，再打印右半部分。如何让所有列在一页中打印出来呢?方法有两种:方法一:单击“视图分页预览”命令，把鼠标指向垂直分页符，当鼠标指针变成双向箭头时，将垂直分页符拖至最右一列的右边，垂直分页符被重新设置，所有的列均可在一页中显示。方法二:单击“文件页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中选择“页面”标签，调整“缩放”比例为适当的百分比，可以得到与方法一同样的效果。8 巧妙取消打印内容 白色文字在白纸上根本显示不出来，但不显示也有不显示的用处。当工作表中的有些内容不想被打印出来时，可以在选定打印区域时，不去选定它，从原理上说这样是可行的，但选定打印区域不是对什么情形都合适，另一个办法是将其清除掉，但又说不定以后还有用着这些数据的时候，怎样既不消除表中内容又不会被打印显示出来呢?很简单，将相关部分的字体颜色设置成与纸的颜色一致就可以了，例如白纸用白色字体，将来用的时候再将颜色恢复过来，即使你不是为打印，也可以将一些不希望别人见到的数据用这种“保护色”伪装起来。9 让标题出现在每一张表格页上我们在Excel中打印一个多页表格时，会发现作为表格重要项目的顶端标题行仅在表格的第一页中出现，而第二页以后的各页都没有顶端标题行，这给阅读带来极大的不方便。通过以下设置可以使Excel自动在每页中打印表格顶端标题行。具体步骤为:单击“文件页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中选择“工作表”标签，在“打印标题”项目下单击“顶端标题行”对话框右下角的“折叠对话框”按钮，然后在工作表中选中将要作为标题行的一个或多个单元格，再次单击该按钮。或直接在“顶端标题行”对话框输入行地址 (通常是第一行);如果需要自动打印两行或多行的，在按住Ctrl键的同时，用鼠标拖动欲自动打印的行号即可，最后单击“确定”按钮。单击“预览“按钮，选择第二页、第三页或最后一页，可以发现顶端标题行已经自动加载到每页的第一行上。注意:当你在打印一个包含标题的工作表时，如果要选择打印区域，千万不要选择包含标题的区域，否则标题会在第一页中重复出现两次。10 套打表格有的报表是上级发来的现成的空表，要求填写后再上报，如果填写的内容原本就保存在Excel工作簿中的话，就可用打印机填写，这样显得美观规范，效率也较高。这样做的难处在于内容必须准确地打印在规定的格子中，即所谓套打。实现套打的关键是位置设置必须准确。步骤如下:先设置页面，然后设计“样板表”，由于只是打印填写数据记录，所以，表头文字就用不上了，仅留出空位置即可。先将一页“填写”的内容粘贴进“样板表”中，仔细设行高和列宽，字体宜小不宜大，水平竖直方向都先使用居中对齐，最后将表格线去掉，就可以先试打，若出现部分内容在格子中的位置偏差过大，可以设置单元格的水平或竖直位置，根据打印效果修改至合格。只要设置好这一个“样板表”，就可以将原始记录粘贴到样板表中进行正式打印。打印表格是很多朋友在工作中常常要面临的任务，这里我们通过实例图解的方式向大家提供一些Excel中实用的打印技巧。仔细学习并使用这些技巧，可以使我们能更加得心应手地完成工作中的各种打印任务。 学习目标： 一、在每一页上都打印行标题或列标题二、只打印工作表的特定区域三、将数据缩印在一页内四、将报表打印在指定的几页内五、打印设定的工作表背景六、打印工作表中的零值七、不打印工作中的错误值八、打印出工作表中的公式 一、在每一页上都打印行标题或列标题 在Excel工作表中，第一行通常存放这各个字段的名称，如“客户资料表”中的“客户姓名”、“服务帐号”、“公司名称”等等，我们把这行数据称为标题行(标题列依此类推)。当工作表的数据过多超过一页时，打印出来只有第一页有行标题，这样阅读起来不太方便。 用下面方法可以让每一页都打印行标题： 进入要打印的工作表，选择菜单“文件页面设置”命令，在弹出的对话框中选择“工作表”选项卡，然后单击“打印标题”区“顶端标题行”文本区右端的按钮，对话框缩小为一行，并返回Excel编辑界面，用鼠标单击一下标题行所在的位置(图 1)，再单击回车即可。 这时对话框恢复原状，可以看到“顶端标题行”文本框中出现了刚才选择的标题行(图 2)，核对无误后单击“确定”完成设置。以后打印出来的该工作表的每一页都会出现行标题了。 说明：列标题的设置可仿照操作。若需要要打印工作表的行号和列标(行号即为标识每行的数字，列标为标识每列的字母)，勾选“打印”区的“行号列标”复选框即可。 二、只打印工作表的特定区域 在实际的工作中，我们并不总是要打印整个工作表，而可能只是特定的区域，那么应该如何设置呢？请跟着下面的方法进行。 (一)、打印特定的一个区域 如果需要打印工作表中特定的一个区域有下面两种方法。 方法1：先选择需要打印的工作表区域，然后选择菜单“文件打印”命令，在弹出的“打印内容”对话框的“打印内容”区，勾选“选定区域”单选框(图 3)，再单击“确定”即可。 方法2：进入需要打印的工作表，选择菜单“视图分页预览”命令，然后选中需要打印的工作表区域，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设置打印区域”命令即可(图 4)。 说明：方法1适用于偶尔打印的情形，打印完成后Excel不会“记住”这个区域。而方法2则适用于老是要打印该工作表中该区域的情形，因为打印完成后Execl会记住这个区域，下次执行打印任务时还会打印这个区域。除非你选择菜单“文件打印区域取消打印区域”命令，让Excel取消这个打印区域。 (二)、打印特定的几个区域 如果要打印特定的几个区域，和上面的方法对应，也有两种方法。 方法1：开始时，按住Ctrl键，同时选中要打印的几个区域，后面的操作与上面的方法1相同。方法2：在分页预览视图下，用前面方法2介绍的方法设置好一个打印区域后，再选择要打印的第二个区域，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“添加到打印区域”命令即可(图 5)。用同样的方法设置其它需要打印的区域。 说明：用方法2设置的打印区域，Excel会一丝不苟地把它记下来。要取消这些设置，执行菜单“文件打印区域取消打印区域”命令即可。三、将数据缩印在一页纸内 这个技巧主要运用于如下的情形： 1、当数据内容超过一页宽时，Excel总是先打印左半部分，把右半部分单独放在后面的新页中，但是右半部分数据并不多，可能就是一两列。 2、当数据内容超过一页高时，Excel总是先打印前面部分，把超出的部分放在后面的新页中，但是超出的部分并不多，可能就是一两行。 上面的情况不论是单独出现或同时出现，如果不进行调整就直接进行打印，那么效果肯定不能令人满意的，而且还挺浪费纸张。下面我们提出两种常用的调整方法。 (一)、通过“分页预览”视图调整 进入需要调整的工作表，选择菜单“视图分页预览”命令，进入“分页预览”视图(图 6)。 从图6中可以看到F列和G列之间有一条蓝色虚线，这条线就是垂直分页符，它右边的部分就是超出一页宽的部分，下面我们把它和左面部分一起放在同一页宽内。 将鼠标指针移至F列和G列之间的蓝色虚线处，鼠标指针变为左右双箭头(图 7)，这时按住鼠标左键，拖拉至G列右边缘处放开即可。 调整后的效果如图8所示，可以看到原来的蓝色虚线与G列边缘的蓝色实线重合，表示垂直分页符被重新设定，这样原来超出的G列数据就可以被打印在同一页宽内。 水平分页符的设定方法完全一致，可以仿照操作。 (二)、通过“页面设置”对话框调整 通过“页面设置”对话框调整也相当方便。进入需要调整的工作表，选择菜单“文件页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡。 然后点选“缩放”区的“调整为”单选框，在后面的文本框内输入“1”页宽和“1”页高(图 9)，单击“确定”按钮即可。 打印设定的工作表背景 有很多朋友都有为工作表设定一个漂亮的背景的习惯，这样可以为工作表的外观增色不少。但是当执行打印命令，把工作表打印到纸上时，发现Excel并没有打印这个背景。 如果你还没有上面的经历，可以马上试验一下：随便在工作表中输入一些数据，然后选择菜单“格式工作表背景”命令，打开“工作表背景”对话框，随便选择一幅图片作为该工作表的背景，然后执行“打印预览”命令，发现效果图中没有背景的任何痕迹，真的很遗憾啊！。 如果我们一定需要在Excel中打印插入的图片，该怎么操作呢？下面提供一种方法。 进入需要插入图片的工作表，选择菜单“插入图片来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，然后通过该对话框插入恰当的图片即可