关于项目办工程签证及费用报销说明.doc

关于项目办各工地工程签证注意事项的说明1、甲方代表必须熟悉施工合同、图纸及定额。施工过程中发生减项工程量，签证中应及时记录，以免施工单位漏报。对于零散的项目应仔细核对签证内容，避免重复签证。2、工程签证中不允许直接签证工程量，尽量附施工图，工程量按图计算。3、现场发生的直接金额，描述上需注意，上报办公室经领导同意后，计入签证。4、未经本人现场管理、业主提出变更或者业主直接委托施工方的项目，签证时必须先由业主签字。若需要甲方代表签字，必须仔细核实无误后方可签字。本人未管理或事先不知道的项目，业主要求纳入基建的，必须由业主负责人与主任联系。5、工程材料批价，甲方代表必须进行市场调研后据实批价。6、规范工程签证资料，签证描述需规范严谨，不允许使用草稿纸，签证必须用钢笔或圆珠笔书写，签证资料最好做胶装。7、施工现场地面、绿化、土方项目为重点核查内容，做好现场监督管理。8、土方工程开工前后必须测绘百格网，忌直接签证工程量。9、现场发生的误工费，甲方代表先做好记录，最后经领导同意后，再计入签证。10、签证最少一式三份，其中施工单位、项目办、审计各一份，可视实际情况确定数量。11、现场资料备齐，做好图纸、合同、标书、批款单、签证等与工程相关资料的管理。12、工程款审批表自留复印件，做好已批工程款统计工作，并查实财务支付工程款是否与审批数相符。 2011年11月16日关于项目办员工加强费用管理的规定为加强费用管控，节约开支，规范管理，积极响应集团公司唐冀物字201123号“唐山市冀东物贸集团有限责任公司关于进一步加强费用管理的规定”，现对费用报销作如下规定：1、各项费用报销严格按照总公司规定执行。2、因工作原因产生的待客费用，应先报主任审批，批准后方可待客，否则费用自理。待客后应取得正式发票，由经办人签字方可报销。3、唐山地区以外的，每月报销往返路费仅报一次，回家或来办公室仅报火车硬座票或汽车票，飞机票及打车票等不予报销。4、严格控制打车费用，提倡公交，若情况特殊发生打车费用时，必须在票据背面注明时间及事由。5、报销单需本人填写，由办公室审核后，上报主任审批。6、各员工需认真执行此规定，严格控制费用开支，索取正式发票时需谨慎，原则上不允许补票。 2011年11月16日 唐冀物字201123号 签发人：郭文义唐山市冀东物贸集团有限责任公司关于进一步加强费用管理的规定为进一步加强集团公司所属各单位费用管控，节约开支，规范管理，经集团公司研究决定，对集团公司所属各单位费用开支作如下规定：一、实行费用预算管理1、由集团公司核定各单位年度费用预算指标，年终根据费用预算指标对各单位进行考核。超出控制指标时，需经集团公司董事长特批。2、在费用预算指标内，严格控制招待费、礼品费和业务协调费。集团公司助总以上领导原则上每年不超15万元；大区总经理原则上每年不超10万元；职能部门主任（经理）根据费用预算指标控制；各公司费用由大区总经理或主管助总、副总实行指标控制。3、超出费用预算，需逐级审批。各公司经理、大区总经理、职能部门主任（经理）需报主管助总、副总、总经理审批；助总以上领导需报集团公司董事长审批。没有特批的，超出部分由个人承担。二、严格控制人员编制1、经营单位以人均劳效为标准确定编制；职能部门以岗定编，职能部门增人必须经集团公司董事长审批。2、集团公司副总经理以上领导干部可配置秘书一人，其他级别干部一般不可配置秘书；大区总经理、各职能部门主任（经理）根据实际情况，可配置司机一名。3、各大区总经理办公机构编制一般控制在3人以内（含司机），特殊情况可报集团公司总经理另行批准，否则按违规处理。三、严格重点费用的管控（一）招待费管理1、待客实行逐级审批制度，各公司和职能部门因工作关系招待来客，应报主管领导审批，批准后方可待客，否则费用自理。待客后应取得正式发票，由经办人、经理或主任、主管领导签字，财务报销。2、大区总经理和助总级以上干部待客，由集团公司控制其总体费用；集团公司待客，由集团公司综合办公室安排，由主管领导审批。3、待客结帐时，经办人要对菜单、酒水进行核实。在取得正式发票报销时，一次招待额达到1000元以上的，要将菜单附于发票之后。4、在宾馆饭店待客尽量刷卡结帐，要求发票和POS机所刷金额必须相符；可签单的宾馆饭店要附结算清单，并注明所待客人单位，方可报销。5、待客标准：招待县直、乡镇一般干部时，一般按每人不超80元掌握；招待县部门主要领导时，一般按每人不超120元掌握；招待县级领导时，一般按每人不超过200元掌握；招待市级（含）以上领导或厂家、银行领导时，根据实际情况掌握。以上标准不含酒水，待客用酒原则上一律用集团公司特供酒，到酒厂办理支领手续。6、招待来客应尽量减少陪客人数，原则上每桌陪客不超过人。7、严禁公司内部利用公款互相吃请，一经查出，除费用个人承担外，按违纪处理。（二）住宿费管理1、住宿房间标准一般按如下掌握：职务、级别特 区省 城地级以下城市助总以上干部600元以下400元以下300元以下正副主任、实职经理400元以下300元以下200元以下科级及一般员工200元以下170元以下140元以下 注：助总以上干部可单人开房，其他人员多人外出时，要求两个人一个标间（含司机）。超出以上费用标准的，超额部分由个人承担。2、凡在滦、在京参加公司各类会议（或其它活动）需要住宿的，应本着节俭的原则，入住冀东物贸大厦宾馆或中冀斯巴鲁宾馆，无特殊情况不准住宿豪华房间。（三）办公用品管理1、各单位办公用品，大宗用品由集团公司采购中心集中采购，零星用品由集团公司办公室和各大区掌握，集团公司各部门所需用品到集团公司办公室支领，不得自行采购，特殊情况需经主管领导和资产管理部批准。2、采购大宗办公用品，由需求单位向采购中心提前申报采购计划。办公用品的管理要建立台帐，做好支领登记，严格管控。（四）资产购置管理1、单位需要购置资产时，须填写“资产购置审批表”（网上审批），相关大区总经理、部门主任（经理）审核确认，报请主管副总（助总）同意后，资产管理部根据权限审批。2、购置车辆一律由资产管理部根据级别配置，由集团公司董事长审批。3、各部门设兼职资产管理员，严格资产管理，防止资产流失。（五）差旅费管理1、干部员工出差，严格执行集团公司人力资源部伙食补助标准。即，有食堂就餐的每人每天补助10元，无食堂就餐的每人每天补助20元。2、凡出差人报销招待费、会务费的，出差人不得另行报销出差补助。出差需要乘机的，原则上由中冀斯巴鲁宾馆商务中心统一订购机票，低于商务中心票价的，可自行订票。3、鉴于助总以上干部司机出差不易掌握的实际情况，每月出差补助定为500元。享受定补后不可再报销伙食补助、饭费等。4、干部员工出差乘坐车、船、飞机及异地市内交通，按以下标准掌握：项目职级飞机火车轮船长途车异地市内交通集团助总、副总3小时之内经济舱，之外可公务舱据实报销据实报销据实报销据实报销大区总经理、职能部门正职经济舱据实报销二等舱据实报销据实报销各公司经理、职能部门副职经济舱硬座车三等舱据实报销据实报销科级及一般员工申请特批硬座车三等舱据实报销据实报销备注：异地市内交通，提倡公交，严格控制出租车费用。5、严格控制出差时限，借出差之机游山玩水的，按违纪处理。（六）车辆管理1、车辆加油可在工作地选定12个规范加油站，加油时要取得增值税发票。经常外出的，要购买加油卡，同时必须取得增值税发票。外出个别地区不能使用加油卡的，须经主管领导审批。2、加油卡原则上一次充值不得超过5000元，必须一车一用。3、公务车原则上必须在集团所属各公司服务站进行维修保养，特殊情况必须经主管领导批准。4、出差里程在200公里以上的，无集团助总以上领导批准，不允许动用公车，提倡乘坐火车、长途客车或其他交通工具。5、助总以上领导较长时间外出未乘车时，其司机应服从综合办公室派遣。6、禁止公车私用或外借，特殊情况须经领导批准。（七）手机管理1、鉴于公司已加入大客户网，一部分通讯网络或积分可赠手机，今后一般不再报销手机购置费。2、主任助理级以上干部手机费据实报销；助总以上干部司机及秘书手机费每月报销不超200元，充值卡不予报销。四、加强费用报销监管（一）报销地点及审核1、集团公司助总以上干部、职能部门费用，可在财务部办理报销手续；主管副总、助总、大区总经理可选择一个盈利单位作为列支机构报销，各公司报销根据实现情况掌握。2、费用报销时，先由财务进行初审，合格后由领导签字审批，再由财务终审报销。3、严格执行签字审批制度，财务部门按规定及授权进行审核、报销，对不符合报销条件的费用，一律不予报销，数额较大（单笔费用在一万元以上的）时，应上报财务主管进行复核。领导不得以司机名义报销自己费用。4、审计、监察部门会同财务部，加强对费用开支的监管。财务部门负责报销