中铁十六局档案工作职责及制度.doc

公司办2007149号关于印发中铁十六局集团有限公司档案工作职责及制度的通知集团公司所属各单位：为进一步规范管理，统一制度，明确职责，以保证档案工作更好地为企业发展服务，现将中铁十六局集团有限公司档案工作职责及制度印发你们，望认真遵照执行。附件：中铁十六局集团有限公司档案工作职责及制度 二七年七月十日中铁十六局集团有限公司档案工作职责及制度中铁十六局集团有限公司档案馆二O0七年七月目 录一、档案工作人员职责2二、兼职档案员职责3三、文书档案的归档制度4四、文书档案的整理制度5五、科技档案材料的形成、积累、归档制度6六、科技档案的检查验收制度8七、科技档案的修改和补充制度9八、房地产档案的归档制度10九、房地产档案的验收标准及接收制度11十、会计档案的归档制度12十一、会计档案的验收标准及接收制度13十二、会计档案的整理、鉴定、保管和统计制度14十三、声像档案的归档制度15十四、声像档案的整理、保管、销毁制度16十五、档案借阅制度17十六、档案的安全保密制度19十七、档案库房管理制度20十八、档案的鉴定制度21十九、档案的基本统计制度22二十、档案复制制度23二十一、底图保管及更必制度24二十二、“三纳入”、“四参加” 工作制度24档案人员工作职责 一、认真贯彻档案法及上级有关档案工作的指示及规定，坚持集中统一管理原则，结合总公司具体情况，制定档案工作的各项制度、规划、标准及档案管理实施办法。 二、努力学习、钻研档案业务，熟练地掌握各种档案的收集、整理、鉴定、编目、保管、统计和销毁等业务，提高业务技术素质。 三、进行档案的鉴定工作，对已超过保管期限的档案提出存毁意见，报请领导批示。 四、办理档案的借出和阅览，积极开展档案的利用工作，做到：熟悉家底，编写各种检索工具；文明、礼貌、热情接待用户。五、围绕生产经营需要，积极开发利用档案信息资源，开展档案资料编研工作，为各项工作服务。六、督查和协助机关各部门做好各种档案的平时立卷工作，并按规定时间向档案馆移交归档。七、严格遵守党和国家的保密制度，对档案进行定期清理和检查，确保档案的完整与安全。 八、深入实际、调查研究，对所属单位的档案工作进行指导、检查和监督，总结交流经验，负责档案干部的培训工作。 九、积极参与基建工程竣工验收、科研成果鉴定、设备开箱、产品定型等活动，制定切实可行措施，保证档案齐全、完整、准确、系统。 十、逐步实现档案管理现代化，做好电子计算机存储、检索档案的基础工作。兼职档案员工作职责一、认真学习贯彻执行上级有关档案工作政策、法规，掌握档案管理基本知识、标准。 二、接受部门领导的委托，服从档案部门的检查、指导，积极搞好本部门、本单位文书、科技、会计、声像等档案材料的形成、积累和归档工作。 三、把住文件材料的形成关，杜绝铅笔、圆珠笔等字迹，认真审核归档文件材料，确保归档案卷的质量，达到齐全、完整、准确标准。 四、按照总公司系统文书、科技以及其他档案案卷标准，对档案材料进行分类、整理、鉴定，做到卷内文件排列有序，编号准确，案卷目录、卷内目录、备考表齐全，一律打印。 五、上年的文书档案在每年的六月份以前向档案馆移交归档。科技、会计、声像档案应按照管理办法规定的时间移交。 六、移交的档案材料必须经部门领导审查，同意后填制移交目录，与档案部门双方签字，办理交接手续。 七、兼职档案员每半年应与档案部门一起，对归档的档案材料进行清点，检查档案材料的有效性，提出鉴定意见。文书档案的归档制度 一、文书立卷组织。文件材料的立卷，既是文书处理工作的最后一个环节，又是档案工作的基础。文件材料的收集、立卷和归档工作，由集团公司机关各部、处、室的兼职档案人员负责。各部门兼职档案人员应将本部门的文件材料实行统一保管，按规定时限进行整理归档。任何单位或个人不得分散保管。 二、文书立卷范围，凡是本机关在工作活动中形成和办理完毕具有查考价值的各种文件材料，重要的录音带、录像带、照片、领导人题词、介绍信存根、印模，以及具有重要意义的奖杯、奖状、证书、锦旗等，均需立卷归档保存。 三、立卷的基本原则，按照文件材料的自然形成规律，确保文件材料之间的有机联系，反映机关工作主要面貌，使立成的案卷便于保管和查找利用。 四、鉴定文件材料的价值，要根据文件材料的作者、内容和作用，用历史的全面的发展的观点去判定文件材料的价值，准确划分保管期限。档案的保管期限一般划分为永久、长期、短期。 五、档案的分类，要按照年度、组织机构、问题相结合的方法进行分类和排列。全部档案分为党委、（纪委）、工会、团委、行政五大类。 六、归档的档案必须符合案卷质量标准，做到文件材料齐全完整，分类清楚，标题简明确切，保管期限划分准确，案卷目录、卷内目录、备考表填写统一、规范。 七、归档时间，当年形成的文件材料，于次年六月底前整理完毕，向档案部门移交归档。 八、归档手续：各业务部门移交归档时，交接双方应对档案逐卷清点，检查案卷质量，核对移交目录，并由交接双方在移交目录上签字、盖章。文书档案的整理制度 文书档案的整理主要包括区分全宗、分类、组卷和卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷的排列、案卷目录的编号等内容。基本要求是使档案条理化、系统化，便于保管和利用。 一、文书档案整理的范围是：机关各部门移交进馆的档案、补充收集零散文件的进馆，对移交进馆的案卷整理质量不符合整理要求的要进行系统整理，使之标准化。文书档案整理工作一般每年进行一次。 二、文档的整理应充分利用原有基础，保持历史状况，维护档案的合理性，对个别不合理的要适当调整，但不能轻易打乱重整。 三、文书档案必须按全宗整理。集团公司机关党、纪、工、团、行政各部门在工作中形成的全部档案为一个全宗。同一全宗的档案不能拆散，不同全宗的档案不能混淆。对个别不能按全宗区分或保管的文件材料，可采取联合全宗或档案汇集等变通的办法加以解决。 四、机关文书档案采用年度、组织机构、问题分类法进行整理，排列的方法按编制序列的先后秩序进行。全部档案分为党委、纪委、工会、团委、行政五大类。 五、文书档案的整理必须保持文件之间的有机联系。在整理中要考虑文件的重要程度、保存价值和文件数量，将经过整理的文件重新组卷、排列，填写目录、编号和拟写案卷标题等。 六、经过整理的文书档案须编制案卷目录，以固定全宗内档案的分类体系和顺序，揭示其内容和成分，作为统计和检查档案的依据。 七、设立全宗卷和编写全宗说明。整理完一个年度的文书档案后，必须把有关全宗的历史文件材料，如本单位的历史沿革、收集、整理、鉴定和交接档案手续等情况，进馆文件目录等集中立卷保存，排在本全宗的前面。科技档案材料的形成、积累、归档制度 一、凡是有利用价值的科技文件材料，如基建、科研、房地产、大型精密稀有设备、图纸、图表、文字计算材料、照片等重要的科技资料，均应交由档案馆集中统一管理。各业务部门及本级项目经理部有向集团公司档案馆提供上述资料的责任。 二、做到“四参加”即产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会必须有档案部门或档案人员参加，对归档的科技文件材料进行验收。 三、科技档案的归档范围包括：生产技术(分室)、战备保障(分室)、基本建设、科学研究、设备仪器、房地产等类。 四、根据国家科技档案工作条例规定，科技档案材料的形成、积累、立卷归档，应由有关业务部门承办。 五、基本建设类科技档案的形成、积累、立卷、归档，应在工程竣工验交后，由主管业务部门按集团公司归档范围和要求，向集团公司档案馆提交完整系统的、具有法律效用的档案，否则不予接收。 六、科学研究、重要技术革新项目，在鉴定后一个月内，由主管业务部门指定专人负责把科技资料收集齐全、核对准确、完备审批手续后，整理立卷，并按规定移交集团公司档案馆。否则不能算完成工作任务，不能申请和评定奖励。 七、集团公司直接管理的大型精密、稀有的重要的设备仪器的开箱验收，由主管业务部门代行档案部门办理，并负责把设备资料收集齐全，按归档要求整理组卷后，移交集团公司档案馆，否则资料失散后由主管业务部门负责。 八、凡归档的科技文件材料，线条、字迹要清楚，图纸反差要良好，签字手续完备，杜绝用铅笔、圆珠笔、复写纸书写，以利于档案的长期保存。 九、归档的案卷，要填写好封面、备考表、卷内目录，每一个项目的案卷，可以组成一个或几个保管单位。图纸的折叠尺寸为297210毫米。移交时，要填写好移交目录一式二份，经交接双方逐卷检查清点无误后，方能在移交目录上签字。科技档案的检查验收制度 一、各级档案部门要认真执行党和国家赋予的监督、检查和指导的职能，对每项科研成果、基建工程、房地产项目，在进行鉴定、验收时，要有档案部门人员参加，对应移交、进馆的科技文件材料，进行审查和验收，否则不能办理验收交接手续。 二、对引进的技术、设备，主管部门应通知档案部门派员参加，同时开箱验收，并保证一份完整的科技材料按归档要求立卷，移交档案馆。否则造成资料的散失，要追究主管部门的责任；档案部门接到通知后无故不参加，也要追究责任。 三、在检查验收档案材料中，发现问题，档案部门可同主管业务部门共同研究补救措施或要求主管单位限期整改。若主管单位拒绝承办，影响正常移交而造成的损失，应由主管单位负责。科技档案的修改和补充制度 随着建设项目、设备的使用维修和科学技术的迅速发展，不可避免会出现部分档案的修改和补充。为真实反映科学技术发展变化的历史过程，维护档案的真实面貌，特制订科技档案的修改、补充制度。 一、科技档案（含房地产档案）归档后不得随意修改。必须进行修改时，由产生原档案的业务部门提出书面申请，报总工程师或技术负责人批准后，再由移交归档单位的有关科技人员负责进行。 二、对修改、补充后的科技档案，要填写修改补充卡片，并与被修改的科技档案一起存放，以便日后查找利用。 三、对于修改的档案，在修改部位要认真做好标记，其具体做法是：在更改部位附近，画一直径为毫米的小圆， 并用细实线引至被更改部位，圆内可填写字母a，更改次数可用a1、a2、a3、aN符号标明。 四、如已归档的档案不做任何修改，只是在此基础上增补部分图纸资料时，经审批后，可视数量多少，按归档要求，另组成一卷或若干卷，移交总公司档案馆，档案馆接收补充的案卷后，应存放原档案之后，不必拆散原卷。 五、如案卷中图纸修改量较大，修改后造成档案中的图纸混乱不易辨认时，这部分图纸应该重新描绘，并签署完备，同时说明原图作废以某图代之。房地产档案的归档制度 一、归档范围 集团公司机关及属集团公司直接管辖的如下房地产文件材料，应收集归档： (一)基本资料： 1、 工程选点报告和定点批件及有关地质水文等勘察设计资料。 2、 工程涉及的土地征地协议书、地契、产权归属范围内的民房搬迁，坟墓和购买林木设施的合同、协议书等。 3、 工程开工执照和验收报告及拨入接收房地产证明书等。 4、房区房屋座落总平面布置图（含用地界）。 5、房区水、暖、电、煤气管道线路图。 6、房屋分栋、分层的平面图。 7、施工中出现的重大技术质量事故的分析处理情况。 8、重要的房屋结构计算材料（自己设计的）。 9、房屋分栋登记表。 10、房屋座落数量登记表。 (二)房地产的建筑施工过程中形成的科教文件材料、图纸。 二、责任单位 1、 机关房地产施工中产生的科技文件材料（含竣工图表、施工执照、验收报告等原始资料），由机关基建办负责收集整理，核对准确，完备核签手续后由机关服务中心归口后移交档案馆。 2、 机关直属单位的房地产档案由机关服务中心归口后移交档案馆。 3、 在房地产档案的形成过程中，档案部门要定期实施监督、检查和业务指导。 三、归档的案卷质量标准，一律按中国铁道建筑总公司档案管理办法颁发新标准整好装盒归档。 四、归档的时间及份数。归档的时间一般在竣工验交后个月内移交，归档份数一般为一份，重要的或使用频繁的可两份或若干份。房地产档案的验收标准及接收制度 房地产档案是房屋维修、扩建、改建的重要依据，也是解决历史遗留问题的历史凭证。在验收房地产档案时，必须坚持标准： 一、必须是全套的、完整系统的、有法律效用的房地产档案材料。 二、必须符合以下质量标准：竣工图表，字迹要工整，线条要清晰，反差要良好，手续要完备。特别是重要的文字材料，纸质要优良，必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得复写或用圆珠笔书写。 三、归档的图表折叠尺寸，必须按297210毫米折叠。 四、卷内文件的排列必须遵循其自然形成规律，保持完整、系统、配套的特点。 五、符合上述标准的方可办理档案的移交，移交单位要填写移交目录（一式两份）。在移交时，双方逐卷清点，准确无误时，双方在移交目录上签字盖章，并各留一份保存。会计档案的归档制度 一、应归档的会计档案，主要是指会计报表、会计帐薄、会计凭证等会计核算专业材料，还包括总预算会计、单位预算会计、税收会计（含计划、统计）、机关经费会计材料。预算、计划制度及财务分析、业务资料等文件材料，不属于会计档案归档范围的，应按照文书档案管理。 二、每年形成的会计档案，应由财务部门按照归档要求，负责整理立卷或装订成册。当年形成的会计档案，要在翌年的一季度内归卷完毕。档案部门要不定期的检查指导。 三、凡是应归档的会计档案，各财务部门应按时全部移交给档案部门，任何部门或个人不得自行封包保存。档案部门必须按期点收，不得拒绝推诿。对已经办理完毕或较长时间散存在个人手中的会计档案，有关财务部门应及时催交。对拒交或损坏会计档案的要追究其责任。 四、财务部门要把会计档案管理工作列入本单位的经济责任范围。凡是不按要求整理或推迟归档的，要作为单位和个人工作业绩考核内容，影响单位评先和个人评优。 五、集团公司机关会计档案归档单位：集团公司财务部、总工会财务部、集团公司本级经营的项目部、指挥部（所属各单位会计档案的管理与归档，应以之参照执行）。会计档案的验收标准及接收制度 一、验收标准 、凡应归档的会计档案，都要收集齐全，整理归档。对破损和装订不符合要求的应重新修补整理，做到“三边一线”。 、案卷封面要逐项填写清楚，标题简明确切，正确反映案卷内容。不得用铅笔、圆珠笔书写，以利于长期保存。 、划定保管期限准确，编号规范统一。 二、接收制度 、当年形成的会计档案，在年度终结后，由财务部门立卷保管一年后移交档案馆（室）。移交前须经档案部门检查验收合格，并由财务部门编制案卷目录一式二份，财务部门自存一份，另一份交档案馆保存。对不合格的会计档案，由有关财务部门重新整理，并限期移交档案馆（室）。 、移交会计档案要有交接手续。交接手续应具备移交年度、卷（册）、交接单位、交接人和交接时间，并签字盖章。会计档案的整理、鉴定、保管和统计制度 一、会计档案的整理 1、 档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆装重新整理的，应会同财务部门和经办人共同整理。 2、 对于在鉴定、销毁中抽出来的未了结的债权债务的原始凭证，应另行整理立卷，并由档案部门保管到结清债权债务时为止。 二、会计档案的鉴定 1、 会计档案的鉴定，要根据其内容和作用，按照上级有关文件的要求，用历史的、全面的观点鉴别档案的存毁。 2、 会计档案保管期满，由档案部门提出销毁意见。会同财务部门共同鉴定，严格审查，编制销毁清册，经集团公司分管领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。3、 销毁会计档案时，应由档案馆、财务和审计部门共同派员监销，销毁前要认真清点核对，销毁后要在清册上签字盖章，并将监销情况报告集团公司分管领导。声像档案的归档制度 一、归档范围 声像档案是指各单位在生产经营、基本建设、科学研究、企业管理、对外交流、文化生活等各项活动中直接形成的，以感光胶片和磁性材料为载体，以声音、影像为主要反映方式，辅助以文字说明，归档保存的声像记录材料。其表现形式有：照片（含底片）、录音带、录像带、缩微胶片、电影胶片、微机软盘、唱片、幻灯片、光盘等声像制品及文字说明。 二、归档要求 1、 归档的声像材料一般是原版、原件，材质符合永久或长期保管的要求。 2、归档的声像档案有底片、照片（样片）和文字说明。底片无划痕和无指文印痕；照片图像清晰、色彩饱和度好，规格一般为12.5cmx9cm（5寸）；文字说明要真实、准确，语言简洁流畅。写明摄影时间、地点、画面内容及拍摄者姓名。重要人物要写明其在照片中的位置、姓名、职务，专题照片要有总说明。 3、 归档的录音带、录像带图像清晰，音质良好。录像带规格一般为3/4或大1/2专业录像带。各种新闻记录片、专题片及科教片等在完成编辑配音之后归档。 三、归档期限 1、 形成声像档案的部门，应将当年形成声像材料，按标准进行整理，于第二年六月份，向档案部门移交。 2、 当一项工作在较短时间内完成后，可随时整理组卷归档。 3、 基建、科研、房产等项目形成的声像档案，一般在一个项目完工后一并归档。 四、归档份数。声像档案的归档份数一般为一份（其中照片档案包括底片和文字说明）。声像档案的整理、保管、销毁制度 一、声像档案的整理 1、声像档案的整理和立卷，应遵循其自然形成规律，注意保持声像材料之间的有机联系，便于保管和利用。 2、 归档的声像档案，要进行系统的整理、排列和科学的分类，分别以卷、册、盘、盒组成保管单位。 二、声像档案的保管 1、 单独保管的声像档案，其库房内必须配备专用柜和空调设备。库房及装具，应具备“八防”等安全防护措施，保证声像档案的完整与安全。 2、 声像档案库房的温湿度，按规定温度一般应控制在1424，日变化幅度不得超过2，相对湿度应控制在4560范围之内， 日变化幅度不得超过5。保存母片的胶片库房的温湿度，要严格控制。 3、 对需求永久保存的磁带，应去掉磁舌片，避免误抹。对长期保存的录音、录像带和缩微、影视胶片等，要定期进行检查。录像带应每隔68年复录一次，如发现有伸胀变形，断裂、磁粉脱落、污损等，要立即采取措施及时补救，保持声像档案的齐全完整。 4、 档案部门应根据工作需求，配备必要的声像档案检测设备。 三、声像档案的销毁，可采用焚烧、焚碎、消磁和化学熔蚀等方法。但必须符合保密要求，保证无遗漏。销毁时要指定专人监销，监销后监销人要签字盖章。档 案 借 阅 制 度 为使档案更好地为施工生产和各项工作服务，做到既能充分利用又不发生丢失泄密事件，特对档案借阅工作做如下规定： 一、凡借阅档案者，必须办理借阅登记手续。归还时，须如实登记利用效果。 二、借出档案必须在一周内退回档案馆，如继续使用须办理续借手续。 三、机关工作人员借阅自己工作职权范围内经办的档案，可直接办理；因工作需要查阅其他部门形成的档案，须经形成部门负责人批准；机关其他部门借阅会计档案，应向财务部门提出利用需求，经主管部门领导或总会计师同意，由财务人员负责借阅；借阅声像档案须经宣传部门审核并经主管领导批准，照片档案的底片一般不予外借。 四、查阅党委或总经理办公会议等记录，须经主办部门和公司分管领导批准，并明确借阅内容和范围，只限在馆内查阅。五、凡外单位借阅机关档案，必须持有单位介绍信，按审批权限批准后，只能在本馆内查阅，不予外借。其中：科技档案须经总工程师批准，文书档案须经办公室主任或集团公司分管领导批准，会计档案须经总会计师批准，声像档案视内容经有关领导批准，并酌情收费。六、阅档规则：1、 不准在阅档室内大声喧哗；2、 不准在阅档室内吸烟，不得使用明火或电热、取暖设施等；3、 不准将食品、茶杯、墨水等放在阅档桌上；4、 不准将手、肘和物品（如笔记本、纸张等）放在档案上；5、 不准用污、湿手指翻阅档案；6、 不准将档案折角、弄皱或撕毁；7、 不准拆散档案，打乱顺序；8、 不准在档案上圈、涂、画、擦、改；9、 不准私自将档案带出阅档室，未阅完的档案须交还工作人员保管，需复印档案者，经档案馆同意并办理借阅手续。档案的安全保密制度档案是国家和企业的宝贵财富，严守机密，自觉遵守党和国家的保密法规，确保档案的安全，是每个档案工作人员的职责。一、严格执行保密规定，实行责任追究制，馆领导为主要责任人，当事人为直接责任人。做到不该说的不说，不该看的不看，不将档案借给无关人员，不领无关人员入档案库房。 二、严格执行档案借阅制度，凡借阅档案时，必须履行登记、签字等借阅手续，防止丢失。未经批准，阅档人不得将档案带出阅档室。对办理借阅手续借出的档案，由借阅单位负责人和借阅责任人对档案的安全负完全责任。档案不得带入公共场所，不得带到家中查阅，不得随意抽拆、复制、摘抄，不得转借他人。 三、机密以上档案借阅，须经主官领导批准，并只限在档案馆阅览室查阅。 四、不得携带秘密档案出入公共场所，如确因工作需求，须携带秘密档案出差，须经主官领导批准，并加强管理，防止失泄密。 五、档案资料的销毁、处理，要按照规定登记造册，报请领导批准后，到指定地点处理，并派人监销。 六、提高警惕，经常检查档案保密情况，发现漏洞，及时采取改进措施。对违反保密规定造成档案失密、泄密者，视情节给予行政处分，并追究当事人和有关领导的责任；对触犯法律的，移交司法机关依法惩处。档案库房管理制度 一、档案库房是保管机关档案的重要基地，必须贯彻“预防为主，防治结合”的原则，确保库房及档案安全。库房分工专人管理，各库房管理人员要有高度的政治责任心和工作责任感，落实库房管理责任制，维护档案的完整与安全。 二、坚持测试和记录室内温度及湿度，随时调节并保持温度、湿度达标；每周定期打扫一次卫生，经常保持库房良好的卫生环境。 三、非本馆工作人员未经许可不得擅自进入库房，库房门、窗须安装防盗设施，并随时注意关、锁。 四、严禁在库房内吸烟、使用明火或使用电热、取暖设施等，注意电器、电路安全检查，杜绝火灾隐患；馆内须设置灭火器具；档案工作人员必须掌握灭火器具的使用方法，并定期检查灭火器具；注意电器、电路安全检查，杜绝火灾隐患。五、库房内严禁堆放易燃、易爆、易腐蚀物品，切实做好防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光的“八防”工作。六、档案库房要实行定期检查制度，发现危及档案安全的因素及时报告有关部门并立即进行处理，保证档案安全。七、每天下班前，必须将档案材料放入档案密集架上（或柜内）锁好，不得堆放在办公桌上。八、每天下班前，必须切断电源、关闭水源、锁好门窗。档 案 的 鉴 定 制 度 档案的鉴定，是根据档案的作者、内容和作用，按照总公司有关规定并参照铁路系统科技档案、文书档案、会计档案、声像档案的归档范围和保管期限表，用全面的、历史的、发展的观点鉴别超过保管期限的档案的价值，决定档案的存毁，提高保存档案的质量，便于保管和利用。 一、档案的鉴定工作，由集团公司领导、部门负责人和专、兼职档案人员组成联合鉴定小组进行。 二、坚持档案的鉴定原则，对具有长远利用价值的档案，应永久保存；凡在一定时期内具有利用价值的档案，应长期或短期保存。要根据各种档案的保存价值准确地划分永久、长期、短期等保管期限。 三、档案鉴定采取直接鉴定法，鉴定工作人员必须对所要鉴定的档案进行逐件逐张的审查，不允许只凭档案目录或档案名称就决定档案的存毁。 四、在档案鉴定中，凡经过变动的档案，应将鉴定的时间、剔出或增加部分的内容、页码变更、卷内目录或卷皮的变更、经手人姓名等在案卷备考表上注明。 五、对经鉴定确认无继续保留价值的档案，应编造清册并提出处理意见，征得业务部门同意并经领导人审批后销毁。 六、对一些可存可不存的档案，为谨慎起见，可剔出暂时保留，过一定时期再进行审查，确认无误时再进行销毁。 七、销毁档案材料必须严格保密制度，指定专人负责监销，监销人应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。档案的基本统计制度 加强档案的基本统计工作，是提高档案管理水平，维护档案完整与安全的必要措施。档案的基本统计可分为档案登记和档案统计两部分内容： 一、建立上级有关档案工作的指示、规定的登记。 二、建立上报档案工作情况的登记。 三、建立下发关于档案工作的指示、规定、通知等登记。 四、建立档案的收进、移出、销毁的登记及总库存登记。 五、建立档案成分与数量变化情况的登记与统计。 六、建立档案利用数量、人次、效果的登记与统计。 七、建立档案机构、人员情况的统计。 八、建立上交档案的登记及上报档案统计年报。 九、建立修复、补制、复制档案情况的登记。 十、建立丢失、损坏、自然变质案卷的数量与状况的登记与统计。档 案 复 制 制 度 为确保档案安全与保密，在利用档案时一般只提供档案复制件，不提供