收发文管理办法.doc

收发文管理办法1 目的为了规范项目部收发文制度，保证办公室工作的标准化，提高办公效率，根据项目部工作的需要，制定本办法。2 适用范围湖南XX工程项目部3 管理规定3.1 总则1）收发文工作应做到收发及时，规范统一，传递快速，环节畅通。2）文件经办过程中，应防止原文件损坏，确保文件的安全；文件办理后，保证文件的齐全、完整和准确。3）在工程项目实施过程中所形成的往来文件，任何个人不得私自占有，统一归口综合管理部存档，进行集中管理。4）项目部员工在文件经办过程中应注意做好保密工作，禁止泄露来往文件中的保密内容。5）项目部各部门接到收文后，应按领导的审签意见及时办理；属于部门联合承办的，由综合管理部做好衔接、协调工作，相关部门密切配合、及时办理。6）已送项目部领导审签或部门办理的文件，收发员应注意催办，防止漏办或延误，并及时收回存档。3.2 收文1）公文（1）公文包括各级政府有关部门、上级主管单位及工程相关建设单位的来文、来函。（2）项目部员工直接收到的文件，应将文件原文转交综合管理部，由综合管理部按收文处理流程办理。（3）公文处理流程（见图）收到来文收发文人员办理签收收发文人员登记来文（见附件1：项目部收文登记表）收发文人员办理来文（见附件2：收文处理单）综合管理部根据来文内容提出文件处理意见送交领导批示、部门处理收发文人员收回存档2）工程资料设计、施工、监理报来的工程技术资料，设备厂家资料，工程建设有关的合同协议，招（投）标书等。（1）设计单位的图纸、设计修改通知单等设计文件设计单位发来的施工图、设计修改通知单等设计文件，要经过项目部部门领导和项目部经理审签（附件3：施工设计文件审查意见单）后才能发送。设计单位的图纸、设计修改通知单等设计文件发送分配情况见下表： 项目部施工图发送分配表 共20套施工图类别监理项目经理工程技术部机电设备部计划合同部业主存档土建、电气8套3套2套1套1套1套4套（2）施工、监理单位 上报的资料 施工、监理单位上报的资料 ，经过部门会签（附件4：内部会签单） ，由项目经理签署处理意见后，将处理意见返还来文单位。（3）工程建设有关的合同、协议 合同、协议等发送分配表 共5份原件（1正4副）合同类别项目经理工程技术部计划合同部院工程建设管理公司存档土建、电气、安装1份1份1份3份1份复印件复印件原件（副本）原件（1正2副）原件（副本）（4）设备厂家资料，工程建设有关的合同协议，招（投）书等按项目部负责人批示发送。（5）项目部收到工程资料，需要发给参建单位或部门的，应及时登记和发送。见附件5：图纸资料发送登记表。3.3 发文1）公文（1）项目部以红头文件形式向相关建设单位发出的文（函）。（2）统一项目部发文编号：桥总 （工、综、计、安）字年份号。（3）文件密级：A级：机密 B级：秘密 不做标识：普通。（4）参照GB/T9704-1999国家行政机关公文格式，规范项目部发文格式（见附件6：项目部公文格式 。 （5）发文处理流程（见图）： 拟稿人起草文件（见附件7：发文原稿审签单）项目部领导审签收发文人员编号、打字拟稿人核对收发文人员修改、复印综合管理部复核、用印收发文人员登记、发送文件（见附件8：项目部发文签收登记表）收发文人员对发文存档2）工程资料在工程项目实施过程中，项目部向设计、监理及有关单位发出的联系单、通知、会议纪要文件资料以项目部公函格式（附件9）形式发出。3）项目部通过邮寄、传真或E-mail等方式发送文件后，收发文人员应与对方确认收到文件。3.4 文件归档与利用1）来往公文按项目部文书档案管理办法进行管理，工程资料按工程档案管理办法进行管理。2）因工作需要借阅已存档文件的，文件使用完后要及时归还文件管理员。3）附件：附件1：项目部收文处理登记表附件2：收文处理单附件