预付款管理规定(草稿).doc

编 号：C2005A0发布日期：2009年2月20日生效日期：2009年2月20日编 制 人：审 核 人：批 准 人：页 数：第1页 共5页 第一章 总 则第一条 为了保证设备、备件采购（修复）预付款的及时准确，在确保预付款安全运行的前提下，完善预付款的职责管理，完善预付款审批管理程序，特制定本规定。第二条 设备、备件采购（修复）预付款按照预付款、进度款、提货款、质保金比例数额确定，特殊情况下的预付，必须经主管经理或总经理审批。第三条 本规定适用于设备、备件采购（修复）预付款管理的有关事宜。第四条 本规定涉及的职责部门为财务处、供应处及设备、备件采购（修复）的使用单位（生产厂）等有关部门。第二章 职 责 第五条 供应处负责设备、备件采购（修复）预付款资金计划的编制，负责预付款结算手续的办理，负责预付款资金明细的填报及审批，负责将审批后的预付款支付发放给供货商，同时负责预付款资金安全运行的监督检查及保证职责。供应处负责涉及办理预付款物品计划的复审、组织招标、组织设备处和使用单位（生产厂）与供货商的技术交流，负责签订采购（修复）合同，负责组织设备处和使用单位（生产厂）到厂家履行过程监督及验收工作，并负责各责任单位履行职责的考核工作。第六条 财务处负责设备、备件采购（修复）预付款资金计划的准备，负责结算手续的审核，负责预付款资金明细的审核，负责预付款手续的审核及办理，同时负责预付款资金安全运行的检查、督促和监督职责。第七条 设备处负责设备、备件采购（修复）物品计划和图纸的审核、签订技术协议，对涉及预付款办理的设备、备件采购（修复）等物品，负责到厂家核对图纸、负责工序、材质、探伤、试车、验收等生产过程监制，负责进厂后的质量检验职责。第八条 使用单位（生产厂）负责设备、备件采购（修复）物品计划、图纸及技术参数的提报，对涉及预付款办理的设备、备件采购（修复）等物品，负责到厂家核对图纸、负责工序、材质、探伤、试车、验收等生产过程监制，负责进厂后货到验收职责第三章 涉及预付款物品工作流程及规定 第九条 工作流程1、合同生成前期流程。使用单位（生产厂）申报需求计划，并将图纸提供到设备处审核，审核后转供应处，供应处（确定是否招标）组织招标，供应处组织设备处和使用单位（生产厂）与供应商进行技术交流、起草技术协议。2、签订合同及生产制作流程。中标后，根据招标文件和技术协议签订合同，供应处将图纸转给供货商，我公司办理支付预付款，供应商收到预付款后组织生产制作，供应处及时掌握供货商的生产制作进度，适时组织设备处，供应处，使用单位（生产厂）等职责部门指派专人到厂家进行工序、材质、探伤、试车、验收等生产过程监制与确认，在预付款时效期内完成各自职责任务。3、采购（修复）物品进厂验收流程。设备、备件采购（修复）等涉及预付款物品发送进厂后，设备处进行质量检验，使用单位（生产厂）验收合格后办理接收确认，并经过质保期实际使用检验，完成预付款物品的采购（修复）流程。第十条 流程运行的规定1、供货商在合同约定必须预付款才能进行排产制作的设备、备件等（修复）物品，按照预付款、进度款、提货款、质保金比例金额办理预付款。（1）预付款范围。需要预付款进行采购（修复）的A类及B类以上单体设备（数额超过10万元）、备件（数额超过5万元）以及修理设备、备件等（数额超过1万元）的物品。（2）预付款给付时间。按照合同约定时间支付预付款，供货商收到预付款后按合同约定及时进行排产组织生产制作时，要求供应处、设备处和使用单位（生产厂）等责任单位指派专业人员到厂家确认图纸、核对参数等，确认是否与我公司所要求的一致，经确认无误后，同意供货商生产制作。（3）进度款给付。要求供应处、设备处和使用单位（生产厂）等责任单位指派专业人员到厂家进行生产过程（半成品）监制及进度掌握，按照合同约定完成采购（修复）阶段性进度的，方可办理进度预付款支付。（4）提货款给付。设备、备件加工（修复）完毕之后，要求供应处、设备处和使用单位（生产厂）等责任单位指派专业人员到厂家进行厂外验收，包括产品加工是否符合我公司图纸中的要求，是否能满足生产需要和技术要求，维修是否达到预期效果等，经确认无误后，再支付提货预付款。（5）质保金给付。设备、备件采购（修复）等涉及预付款物品发送进厂后，设备处进行质量检验，使用单位（生产厂）验收合格，并经过质保期实际使用检验达到合同约定的，再支付质保金。（6）为保证各职责单位认真履行职责，供应处按照设备、备件采购（修复）制作进度，及时组织各职责单位到厂家进行工序、材质、探伤、试车、验收等生产过程监制与确认，并进行现场确认签字，对不及时到场认真履行职责的单位，供应处负责考核。 （7）二次验收：设备发送进厂后，由设备处验质员进行质量检验，由使用单位（生产厂）验收。2、供货商不需要前期支付预付款，但需要带款提货的设备、备件，厂家按合同约定完成设备、备件加工制作之后，需要我公司带90%或者100%合同款进行提货的。（1）预付款范围。需要预付款进行采购（修复）的A类及B类以上单体设备（数额超过10万元）、备件（数额超过5万元）以及修理设备、备件等（数额超过1万元）的物品。（2）提货款给付。设备、备件加工（修复）完毕之后，要求供应处、设备处和使用单位（生产厂）等责任单位指派专业人员到厂家进行厂外验收，包括产品加工是否符合我公司图纸中的要求，是否能满足生产需要和技术要求，维修是否达到预期效果等，经确认无误后，再支付提货预付款。 (3) 二次验收：设备发送进厂后，由设备处验质员进行质量检验，由使用单位（生产厂）验收。第四章 付款计划的编制及资金分配办法第十一条 设备、备件采购（修复）预付款资金计划是根据当月录入K3系统并审核通过的计划量编制当月采购资金计划，并标明预付款、进度款、提货款、质保金比例数额的具体数量。第十二条 财务处根据供应处设备、备件采购（修复）预付款资金计划，编制当月资金付款计划。第十三条 设备、备件采购（修复）预付款，按预付款资金计划（比例数额）进行预付。第五章 付款方式及审批程序第十四条 预付款方式以预付款、进度款、提货款、质保金比例数额的方式办理。第十五条 预付款以供货方开具的发票数额为记账依据，但预付款数额不准超过预付款、进度款、提货款、质保金比例。第十六条 供应处付款结算员负责填报预付款审批表，准确无误填报拟预付款单位、品名、金额等，报财务处结算室经营应付审核员进行填报审核，填报审核必须保证准确无误，填报审核后返回供应处付款结算员。因付款审批表中拟付款单位名称填写错误，致使财务人员反复审核的，取消本次付款资格。第十七条 预付款审批表返回供应处，经供应处处长审核后，由付款结算员填写预付款申请单，预付款申请单由采购员签字，如采购员公出经本人同意后由其它人员代签；预付款审批表及预付款申请单经供应处处长签字后，预付款审批表报经营副总经理审批、签字。第十八条 预付款审批表经经营副总经理签字后，报公司总经理审批。第十九条 财务处按照总经理审批签字的预付款审批表，办理财务内部流转程序预付款。第二十条 设备、备件采购（修复）预付款按月成批办理，财务处审核人员1个工作日内完成对预付款审批表的审核并返回供应处；一次预付款在5笔以内，财务处审核人员在1小时之内完成对预付款审批表的审核并返回供应处；一次预付款在10笔以内，财务处审核人员在2小