物资管理制度(2010年修订)001.doc

晋【物管】2010（行）字第（001）号 物资管理制度晋愉物管公司物资管理制度晋【物管】2010（行）字第（001）号2010年07月目 录第一章总则3第二章人员职责3第三章物资的分类及定义4第四章物资的申购7第五章库房物资管理10第六章物资的调拨、借用、退料12第七章物资的维修13第八章物资的报废14第九章罚则15第十章附则15第十一章相关表格16版本：2.2优化记录：5第一章 总则第一条 为了提高公司的经营管理水平，节约成本费用，加强物资管控力度及后勤保障服务工作，确保物资得到合理的管理和核算，特制定本管理程序。第二条 术语与解释：适用于公司使用、储存的各类材料、工具、用具、设备、办公设备、办公用品等所有物资的管理。第三条 公司的各种物资主要是作为维持物业管理运作及公司管理需要，不允许员工利用公司的物资及设备资源进行私人用途。第四条 所有物资采购、发放及其使用由行政部统一归口管理，各使用部门负责人负责监督与控制。第五条 使用人领用后的物资实行“谁使用、谁负责”的原则，使用人对所领用的物资进行使用期间的管理。第六条 本规定适用于物管公司所有采购物资的配置、使用及相关的管理工作。第七条 行政部负责规范公司本部及各管理处物资的分类编号、验收、入库、保管、调拨、出售、报废、定期盘点等有关事项。第二章 人员职责第八条 各职能部门、管理处负责人职责1、 负责审核本部门材料物资请购计划消耗的必要性、消耗数量及需用时间。2、 负责本部门物资的统筹控制。第九条 行政部后勤主管职责1、 负责各职能部门、管理处报送的计划物资请购表的审核流程。2、 负责编制当月物资计划预算表并按流程审批。3、 负责编制计划与采购对比表、进出库存报表及季度旧物资库存表。4、 负责OA急购物资材料及专项物资材料的采购催办。5、 协同物资采购人员确定各管理处指定采购点，并对定点采购的物资质量、价格清单、供货时间进行 核定。6、 初审物资采购价格和质量。7、 负责公司物资管理，平衡物资的调配。8、 负责监督、检查各管理处物资管理情况，并编制季度执行情况汇总。9、 负责每月底根据本月购买物资情况（分管理处及单项工程）编制物资购入统计表。10、负责编制本管理处物资计划，当月物资收、发、库存表报财务。11、负责每月向中标供货商提供物资需求计划。12、负责中标供货商报帐申请。第十条 管理处物资管理人员职责1、 负责编制本管理处物资计划。当月物资收、发、库存表报财务。2、 负责管理处物资管理，监管物资使用情况。3、 负责本管理处库房物资的入库、发放及管理。4、 负责管理处指定采购点的衔接，并按物资计划要求安排定点采购。核定定点采购的物资质量、价格。5、 负责本管理处物资购入和使用的控制，负责对发出物品使用情况的抽查和记录。6、 负责建立本管理处物资台账及每月库存物资的盘点。7、 负责编制急需物资材料及专项物资材料的请购表。第十一条 物资采购员职责1、 负责物资采购及控制所采购物资的时间、价格、质量。2、 负责与公司后勤主管对各管理处指定采购点的选定，并对定点采购的物资质量、价格清单、供货时间进行核定。3、 负责采购物资的报销。第十二条 行政部经理职责负责公司物资管理和运作的整体调控，宏观组织对供应商的考查，组织落实各管理处定点采购商家及合作方式，提出合理化管理方案。审核公司当月计划及专项请购物资消耗的必要性、数量及需用时间。重点审核办公用品类、办公设施设备类物资的合理消耗。第十三条 工程部经理职责负责审核单项工程和物资计划中工程材料类、工具类及工程设施设备类物资消耗的必用性和合理性。第十四条 财务部职责 1、 财务管理部会计负责物资的摊销、核算工作。2、 财务管理部负责人负责物资核算工作的监督。3、 会同行政部拟定物资的存货管理制度及流程，协助物资管理部门合理和安全的保管资产。4、 对物资存货的购买、变动、报废、出售进行审核。5、 审核公司各部门的盘点报告，提出适当的资产管理。第十四条 副总经理、总经理职责1、 副总经理:负责复核各部门、各管理处当月物资计划、专项物资计划、单项工程物资计划。2、 总经理：负责审批各部门、各管理处当月物资计划、专项物资计划、单项工程物资计划。第三章 物资的分类及定义第十五条 物资的分类物资分为7大类：办公用品类、保洁绿化用品类、工程材料类、工具类、设施设备类、服装类、其他类及经营性物资（具体明细见附表）。第十六条 物资分类的定义：1、办公用品类：办公用品是指公司各部门日常办公所需的消耗性材料。2、保洁绿化用品类：按照物管公司经营特色，将所有保洁及绿化环境所需的物品、器具、洗剂药物等物资归于此类。3、工程材料类：本制度涉及的工程材料主要指物业管理中用于工程施工及维护的各种材料。4、工具类:是指公司用于工程、维修、安装过程中使用的所有工作器具。5、设施设备类：本制度所纳入物资管理范畴的设备是指用于物业公司管理经营、办公、工程施工、维修、安装而购买使用的各类设施设备。6、服装类：本类服装主要指物管公司经营管理所需要的工作人员定制服装。7、其他类：指物管公司运营所需，且不在以上分类中的物品。第四章 物资的申购第十七条 物资计划管理。1、 对常用物资的月库存量遵照按量备货，按需采购的管理原则，尽量降低库存量，降低资金占用量，防止物资积压、闲置、损坏。2、 各职能部门、管理处必须在每月25日之前将下月计划物资请购表报送公司行政部后勤主管处，按流程审核，经行政部经理审核完成后，由公司行政部后勤主管汇总形成物资计划预算表，并按流程进行审批。（见计划物资请购审批流程图）：后勤主管行政部经理物资管理人员制表计划物资请购表需求物资计划预算表行政部经理副总经理总经理审批部门（管理处）负责人工程部经理汇总3、 在填报计划物资请购表时，各职能部门（管理处）应根据下月工作任务情况及参考前期物资消耗水平,按材料物资分类和缓急程度，有预见性地、认真准确地制定出下月经营所需的物资材料用量，确保计划用量符合经营和工程维护需要。4、 计划物资请购表中涉及物资质地、型号、尺寸等请购物资的具体属性时，应在计划物资请购表中详细注明，服装类物资（按公司定编人数）每人二套（冬夏装各二套）的原则，并在个人台帐中核对领用记录后填报。5、 公司后勤主管及管理处物资管理人员应在计划物资请购表审批流程完成后的第二个工作日内查询计划物资请购表的批准情况（知晓有变动的物资材料数量或暂缓、暂不购的物资）。6、 各职能部门、管理处如因工作计划调整或突发状况需急购物资，应填写急需物资请购表进行审批。审批流程图： 部门（管理处）负责人审核总经理审批急需物资请购表需求副总经理审核7、 各职能部门、管理处如因交房、社区活动、公司活动等需购买专项物资的，应填写专项物资请购表进行审批。审批流程图：需求后勤主管制表部门（管理处）负责人审核工程部经理审核行政部经理审核副总经理审核总经理审批专项物资请购表第十八条 物资的采购1、 行政部采购人员采购物资时，应根据当月批准后的物资计划预算表，按物资规格型号及质量、时间要求，全面了解市场，货比三家以上，择优确定供应商。2、 各管理处物资的采购：由各管理处遵循定点采购的原则在公司指定的采购点直接采购，并索取相应的发票及供货清单；部分采购点不能提供的物资(包括部分行政部指定物资)和设备类物资由行政部采购人员统一采购。3、 指定采购点的确定：本着管理处就近的原则，可由管理处或行政部采购人员建议，由行政部采购人员了解比较物资价格后，推荐一至二家供应商，经后勤主管、行政部经理审定后，将推荐供应商资料、物品报价及长期合作协议报副总经理、总经理批准后确定。采购点指定后，行政部采购人员要每月对采购点的物资质量、供货效率等进行检查监督，保证供应质量，建立主次要供应商信誉档案。4、 各管理处如遇突击抢修工程，库存无所需的物资时，如单批所需急购物资总价值在200元内的，可经管理处经理同意，立即安排采购，单批急购的物资总价值在200元以上的，须先通过电话经总经理同意后采购，当月急购物资总量不得超过计划物资的10%。每月25日前统一报送当月急需物资请购表，经审批后交公司后勤主管处备案。5、 用于各种活动及专项内容需申购的物资，应由该项目负责人提出专项物资请购表，经部门（管理处）经理，行政部经理签字确认，副总经理审核，总经理批准后，安排专人购买。原则上专项物资采购计划不得超过计划物资10%。6、 单项工程需申购的物资，应由该工程负责人提交OA专顶物资请购表，经工程部经理签字确认，副总经理审核，总经理批准后，安排专人购买。7、 对使用频率较高、使用量大的物资，由行政主办组织进行招投标，签订长期合作协议，中标供货商每月依据行政部提供的供货计划清单，按要求直接将货物送达指定地点，同时提交加盖公章填写规范的送货清单，交由物资管理人员立即验收入库。第十九条 购买物资的报销1、 采购人员根据材料入库验收单第二联和其他财务必备手续到财务管理部报销。2、 购买应急物资，采购人员事后应及时补办物资入库手续，并根据材料入库验收单第二联、正式发票和其他财务必备手续到财务管理部报销。3、 对于指定采购点购买的物资报销，管理处物资管理人员必须于当月25日前将所购物资的材料入库验收单第二联、发票、供货清单提交给行政部后勤主管，由行政部后勤主管按报销流程统一到财务管理部报帐。4、对于中标供货商物资报销，中标供货商必须于当月30日或次月5日前持上月26日当月25日所有材料入库验收单第二联及送货单凭据到公司财务部对帐，经双方确认无误后，供货商须提供正式发票，连同验收单第二联交行政部后勤主管统一到财务管理部报帐，按合同约定的结帐方式结清账务。第五章 库房物资管理第二十条 物资入库管理1、采购人员材料购回后，由物资管理人员验收入库，入库时按规定填写材料入库验收单。验收单一式四联，第一联物资管理人员留底备查，第二联交采购员或中标供货商报帐，第三、四联交财务部做帐。2、购买急需物资直接用于使用现场的，行政主办应在两天内按规定补办急购计划，补办材料入库验收单及领用手续。 工理面积、藿香正气液、止血贴、风油精、人丹、十滴水、警示牌3、入库时须认真检查货物的质量、规格型号、单价、金额、数量是否正确，查验票据和实物是否相符。对质量不合格的或与单据不符的材料物资，应拒绝验收入库。经检查无误后立即出具材料入库验收单，验收单一式四联必须套开，不得单联填写，填写必须规范，数据必须准确无误，字迹必须清楚，不得涂改，采购人员、验收人员必须签字确认，如有错误，须将验收单四联同时作废，并重新开具。第二十一条 库房日常管理1、 物资必须分类摆放，固定位置，贴挂标识，物资管理人员应随时清理库房物资，保持库房整洁、通风透气，做好防潮、防热、防盗等工作，保证物资处于完好可用状态。2、 易燃易爆材料物品以及容易相互发生化学反应的材料物品必须注意安全放置，分类存放。3、 物资管理人员根据材料入库验收单、领料单、退料单及物资调拨单负责及时建立及登记库房物资出入台帐。4、 物资管理人员每月25日自行盘点库存物资是否与帐、卡、物相符，如帐、卡、物不相符，应立即查找原因，采取措施，做好记录。如属人为损坏的，应照价赔偿。5、 物资管理人员在物资领用后要随时掌握物资的使用情况。6、 每月25日为库存结算日，以上月26日（含26日）当月25日（含25日）为时间段，物资管理人员，根据物资明细帐，分领用部门编制本月进出库存报表，由各管理处经理审核签字后，于当月27日前，以电子文档形式报公司行政部后勤主管和财务管理部各一份，同时将入库单第三、四联、领料单第二联、调拨单财务记账联整理归集送交财务管理部。每季度最后一个月的27日提报季度旧物资库存表到行政部后勤主管处。7、 每月27日前物资管理人员提交当月借用物资出入台帐至行政部经理及后勤主管处。8、 公司后勤主管每季度抽查管理处库存物资材料是否与帐、卡、物相符，督促物资管理人员加强物资管理。财务管理部及行政部会同各相关部门人员对在库物资和在用物资实行半年度及年度清查盘点，并将盘点结果经部门经理签字后，上报公司副总经理审核，总经理审批。公司财务管理部根据物资的盘点结果和审批意见，做相应的账务处理。第二十二条 库存物资的领用1、 办公用品、工具的领用。1) 公司各职能部门办公用品、工具的计划物资领用时间定于每周三下午（遇节假日顺延）。如遇紧急情况需在其它时间领用物资，可在部门经理签字后按特殊情况办理，但每月不得超过三次。2) 管理处办公用品、工具的计划物资领用时间定于每周二、四下午（遇节假日顺延）。如遇紧急情况需在其它时间领用物资，可在管理处经理签字后按特殊情况办理，但每月不得超过三次。3) 各部门人员领用时，应根据当月本部门物资计划填写领料单，经部门负责人签字确认后，方可交物资管理人员办理物资领用手续。2、 保洁绿化用品的领用。1) 保洁绿化用品的领用，本着按需领用的原则，由保洁班长领用，环境主管签字确认。保洁班长对领用的保洁绿化用品统一调配，环境主管监督使用。2) 保洁绿化洗剂药水的领用，由保洁班长领用，环境主管签字确认。环境主管需监督并指导保洁班长将洗剂药水分类存放，小心使用；避免因存放及使用不当产生不良后果。3、 工程材料类物资的领用1) 工程材料类物资的领用必须工程部门负责人签字确认。对于使用的工程配件必须按需领用。2) 单项工程领用材料应根据批准的专项物资请购表，经工程部负责人签字认可，方可领用物资，工程部须跟进物资使用情况。工程验收完工后，将剩余物资退回公司库房，由物资使用部门填写退料单；物资管理人员根据退料单，查看物资是否完好，重新入库记帐。4、 设施设备类物资的领用设施设备类物资的领用，由使用部门负责人领用并安排专人使用管理。服装类物资的领用服装类物资的领用应由使用人签字领用，物资管理人员应审核并记录个人台帐、确认服装领用时间、数量、规格型号无误后批准领取。5、 公司员工未经许可不得随意领用物资，物资管理人员也不得随意发放物资。6、 领用人员在领用物资时，应立即检查规格型号是否符合要求，是否完整无损，物资领出后如属人为损坏，领用人员应照价赔偿。7、 为确保物资质量，领用人在使用物资后7日内，一旦发现质量问题，可退回物资管理人员处，由物资管理人员统一安排退换。8、 物资管理人员在办理物资领用出库时，必须认真核实出库物资种类、数量、用途及部门负责人的签字，经检查无误后立即出具领料单，填写必须规范，数据必须准确无误，字迹必须清楚，不得涂改，领用人员、物资管理人员必须签字确认。领料单一式三联，第一联库房留底备查，第二联交财务部做账，第三联领料部门留底备查。9、 公司后勤主管及管理处物资管理人员应建立部门及个人物资领用台帐，部门公共物资一律由部门负责人挂名负责，对公共物资进行监督管理，避免物资的流失。对于台帐中已领用的物资，需再领用时必须以旧换新。部门及个人物资领用台帐包括的物资范畴（参照本制度第三章）：a) 工具类物资、设备设施类物资、各部门辖区内属公司固定资产的物资。b) 以下部分办公用品不包含在上述物资类别，但具有较长的使用寿命，也必须纳入部门及个人物资领用台帐中：剪刀、裁纸刀、尺子、订书机、印泥、计算器、白板、温度计、内存条、硬盘、网卡、对讲机电池、对讲机充电器、文件架。10、 部门及个人物资领用台帐中对于金额较大、使用寿命较长的办公用品、工具、设备类物资应特别注明；员工在人事部办理离职手续时，必须按公司离职的相关规定将领用的工具、设备类物资退回给物资管理人员处置；物资管理人员核对退回的物资数量无误、无损坏后，在离职交接清单（见公司相关制度）上签字，并填写退料单，将退回后的物资应重新办理入库手续。若因人为的操作不当，导致工具、设备不能正常使用或损坏，则由领用人照价赔偿。第六章 物资的调拨、借用、退料第二十三条 物资的调拨公司本部或各管理处的物资，如因公司运营需要，需调拨给其他管理处或收回公司本部库房，应办理相应物资调拨手续，如属旧物资调拨，按物资的成新度合理估算其价值后，办理退料单入库后，再进行调拨。调拨时需由物资管理人员出具物资调拨单，和调拨物资一起由采购人员送至各管理处；各管理处物资管理人员验收合格后，在物资调拔单上签字确认。物资调拔单一式四联套开，第一联调出方留底备查，第二联调入方交财务做帐，第三联调出方交财务做帐，第四联调入方留底备查，并各自修改相应的物资台帐记录。第二十四条 物资的借用1、如公司本部或管理处的物资，因临时所需或者遇突发时间需借用给其他管理处时，可由借出方物资管理人员办理借用手续，须填写物资借用记录表，经借用方签字确认后借用。借用完毕后归还人送还物资并在物资借用记录表上签字，物资所属方物资管理人员验收物资，在物资借用记录表经手人一栏中确认签字即为归还接收。2、各管理处借用较大型设施、设备时，借用方物资管理人员须妥善管理及监督使用。第二十五条 物资的退料如因个人离职、调岗等人事变动或部门物资闲置未用等原因而需要退还个人（或部门）物资时，需填写退料单（为红字填写的领料单），经退料人、退料人所属部门经理（各管理处为原所属部门主管）签字确认，同所退物资一起交物资管理人员确认退料完好后，退回库房入库，同时修改个人（或部门）台账。退料单一式三联套开，第一联库房留底备查，第二联交财务做帐，第三联退料人留底备查。注：人员调动岗位后，个人台帐需随调动人员一起调入另一部门。第七章 物资的维修第二十六条 公司各职能部门和管理处的物资维修应首先由管理处下辖维修组检查并维修，如确认因维修条件限制无法修复的，由使用部门按物资维修流程处理。本章所规定的维修流程均指在物资保修期外或我公司维修人员因条件限制无法修复的外修物资。第二十七条 公司职能部门物资的维修1、 各职能部门物资需维修时，应填写物资维修申请单，经工程部核定维修费用后，如维修费用在300元以内的，须经行政部经理签字确认方可维修；如维修费用在300元-500元之间的，须经副总经理审批后方可维修；如维修费用在500元以上的，须经总经理审批后方可维修。2、 物资维修申请单审批完成后，由公司后勤主管归档，并协调工程部安排人员维修。物资维修费用的报销由后勤主管统一报销，并附物资维修申请单复印件。3、 公司职能部门物资维修流程如下审批核定费用使用人部门经理安排人员交付并经确认维修人员维修工程部公司后勤主管提需求核实同意通知审批结果300元以内500元以上300-500元行政部经理副总经理总经理备档第二十八条 管理处物资的维修1、 管理处物资需维修时，应由物资使用部门填写物资维修申请单，经管理处物资管理人员安排人员核定维修费用后，如维修费用在200元以内的，须经管理处经理签字确认方可维修；如维修费用在200元-300元之间的，须经公司行政部经理签字确认方可维修；如维修费用在300元-500元之间的，须经副总经理审批后方可维修；如维修费用在500元以上的，须经总经理审批后方可维修。2、 物资维修申请单审批完成后，由管理处物资管理人员归档并安排人员维修，维修过程必须安排管理处维修人员监督并确认配件更换。物资维修费用的报销由各管理处统一向财务部报销，并附物资维修申请单复印件。3、 管理处物资维修流程如下：由管理处维修人员核定费用300-500元500元以上部门主管副总经理审批总经理审批200元以内维修人员维修行政部经理审批审批200-300元交付并经确认管理处物资管理员备档使用人管理处经理审批核实同意提需求管理处维修班监督审批安排人员第二十九条 办公设施设备类物资的维修：1、 对于办公设施设备的维修，由物资使用部门填写物资维修申请单，部门（管理处）经理签字确认，经由公司设备管理人员检查确认设备情况并核定费用后，如维修费用在200元-300元之间的，须经公司行政部经理签字确认方可维修；如维修费用在300元-500元之间的，须经副总经理审批后方可维修；如维修费用在500元以上的，须经总经理审批后方可维修。2、 物资维修申请单审批完成后，由公司后勤主管归档，并由设备管理员维修或安排维保人员维修。物资维修费用的报销由物资管理人员统一报销，并附物资维修申请单复印件。3、 维修流程如下审批核定费用使用人部门经理安排人员交付并经确认维修人员维修公司设备管理员公司后勤主管提需求核实同意通知审批结果300元以内500元以上300-500元行政部经理理副总经理总经理备档第八章 物资的报废第三十条 公司物资按照本制度第二章的分类原则管理，物资的报废除办公用品类、保洁绿化用品类、服装类和其他类物资由各级物资管理员按物资台帐做相应管理外，工程材料类、工具类、设施设备类物资报废必须按照本章规定严格执行。第三十一条 工具及设施设备类物资到了一定使用年限，损坏经维修人员确认无法再修复使用的，由使用部门填写物资报废申请单，签批后与报废物资一起交回公司后勤主管处，同时在本部门（管理处）下账。公司后勤主管依据物资报废申请单对物资进行报废，并统一管理处置。第三十二条 设施设备类物资中的办公设备需要报废的，由公司设备管理员现场检查确认后，填写物资报废申请单，经公司领导审批后，由公司后勤主管统一组织报废处理。第三十三条 属工程材料、工程设施设备的报废由使用部门填写物资报废申请单，公司工程部经理审核，经公司领导批准后由公司后勤主管统一组织报废处理。第三十四条 公司后勤主管每年对报废物资进行统一清点，建立清单，向公司领导请示后处理、变卖，收入交财务。第三十五条 财务管理部会计根据总经理批准后的物资报废申请单做相应的账务处理。第九章 罚则第三十六条 物资管理人员未按要求及时规范填写入库单、领料单、调拨单、退料单，及时登记相关台帐的，每次罚款10-50元。第三十七条 公司后勤主管、管理处物资管理人员每月未按要求按时提交当月的收、发、存报表及相关附件的，每次罚款10-50元。第三十八条 各级物资管理人员应按要求做好物资材料出入台帐。若帐、卡、物不相符，又未查找原因，未采取措施，未作记录，给公司造成损失，所差的物资应照价赔偿。第三十九条 私自转借、调换公司