职场系统11月份整体优化需求(V1.3)_带批注.docx

秘密用户需求说明书（补丁）说明：1、 本文件中“”中内容为举例和说明文字，请务必在文件拟制时替换或删除；2、 若文中某章节内容可省略、不需要或适用，请保留该标题，并根据实际在内容部分写明“略”、“勿需”或“不适用”等，同时适当说明原因；3、 请作者注意在文档右上角修改该文档的密级。文件修订历史修订时间修订说明作者审核模板修订历史版本生效时间变更概要作者审核批准1.02009-1-16创建模板文档张洁，赵学亮EPG马智涛1.12009-5-11、简化模版格式，将各章节说明文字和例子后移2、修改背景、目的内容3、去掉版本记录4、增加了标准化要求5、将报表需求内容形成EXCEL模版张洁EPG第 14 页 共 14 页需求说明公司名称平安人寿保险股份有限公司需求主题职场系统11-12月份优化需求系统/子系统名称MMS需求提交人陈晓滔需求审批人/owner高嵩、郑之炎需求提出部门系列寿险需求提出部门名称财务部需求类型业务需求 内部需求（请选择其一： / ）使用说明：1填写时建议考虑相关的系统性能要求（例如：响应时间要求、容量支持要求等）、可靠性、安全性。具体请参考用户需求说明书（项目）模版。2 本文件中“ ”中内容为说明文字，请在文件拟制时替换或删除。3 本模板适应于指PER补丁需求编写。4 请用户使用“蓝色”编写需求文档。目 录1.需求概述41.1.背景、目的（必录）41.2.使用范围（必录）51.3.规范性文件51.4.专业术语52.需求描述62.1.本次修改或新增的业务流程62.2.用户权限62.3.激励费预算规划62.3.1.功能作用及特点（必录）63.其他非功能性需求83.1.性能要求83.1.1.关键功能要求83.1.2.用户量及系统使用要求 8（1）用户量增长情况8（2）系统使用变化情况81. 需求概述1.1. 背景、目的（必录）介绍此需求开发的产生原因：1、 说明需求背景或来源以及业务系统的现状和问题？职场管理系统在13年上线后，到目前使用存在如下问题：1）在职场费用（租赁费、物业管理费）没有对免租期的支持；2）职场系统中因为非标合同的问题，对每月计提、摊销和结转的金额与机构实际金额差异，造成机构并未完全使用；3）保安保洁费机构存在往来分摊的情况，目前系统不支持；-甘肃4）核算类报表的功能不足以满足机构日常追踪的要求；5）弹性域暂无法支持机构实际需求的使用；6）需要实现单个职场投入产出的分析。2、希望通过此需求实现哪些目标？系统的实际作用？针对职场管理系统作为财务对职场费用管理的系统，需要保证其功能能够满足机构使用要求：1）增加现有职场管理系统租赁费、物管费中对免租期的支持；2）MMS系统中制证规则的规则统一按照天计算（算头算尾），从而无论对于标准还是非标合同均能够按照明确的系统规则进行计提、摊销、结转金额的计算；3）新增对保安保洁费往来费用的支持；4）优化核算报表；5）对租赁费、物业费、保安费、保洁费的制证增加弹性域的支持。6）实现单个职场投入产出分析。1.2. 使用范围（必录）涉及模块使用部门1.3. 规范性文件序号规范性文件请在需遵循的文件后打“”1保险术语2保险行业标准3保险业务代码集4保险业务代码集管理办法5如有其他文件请在此补充1.4. 专业术语序号术语/ 缩略语全称和解释条目号1232. 需求描述2.1. 本次修改或新增的业务流程2.2. 用户权限用户类型清单新增2.3. 系统优化2.3.1. MMS系统财务核算优化（必录）一、免租期的兼容（只涉及到财务核算凭证，不涉及实际支付）涉及系统：职场管理系统（MMS）影响菜单：财务结算费用制证费用查询优化目的：在针对每个合同都已经设置了合同首期的起至日期，且包括了免租期的起至日期。在此基础上将增加对免租期的支持。1、对历史合同免租期的支持由于历史合同已经在系统中，在历史月份已经进行计提或者摊销，在增加免租期支持后，后续计提、摊销规则更改如下：1）在改造后，每月计提、摊销和结转金额将采用总合同时间（合同起止日期+免租期起止日期），在针对合同计算时需要。在目前进行每月计提金额、摊销金额计算时，所有的计算按照天数进行。例如，合同总金额为A，合同起至日期为2011-11-1至2011-12-15，免租期为2011-10-20至2011-10-31，那么总天数为57天，那么分摊到每天的金额B=A/57。则11月份应付金额为B*当月天数。2）使用此规则后，即针对标准合同和非标合同均按照此规则进行对当月应付金额的计算。即系统计算的金额2.凭证规则：2.1 租赁费报销单完成支付后，若存在对过往月期间费用报销，需对过往月的预提费用生成预提结转凭证。如5月报销4-9月期间租赁费，MMS系统某职场经FAS报销回写后告知4-9月为“已支付”或“中心已制证”状态，判断4月是当月（5月）的过往月，明确对4月预提结转。预提结转详细信息根据MMS系统4月预提凭证草稿信息获取，生成预提结转凭证草稿。借方：预提费用 4月租赁费贷方： 待摊费用 4月租赁费2.2 凭证生成规则要求标准件：1）1.12.28日为免租期，3.112.31日为支付期间，整个合同时长为1.112.31日；2）假设合同金额为1200元，假设按月支付，则实际每月支付为120元，共计支付10次；3）本次需求加上免租期后，每天应该分摊的金额为A=1200元/365天=3.29元/天；4）实际每个月摊销金额B=3.29*当月天数，例如1月份就应该摊销101.99元，2月份就应该摊销92.12元，最后一个月12月=1200-前11个月应摊金额合计值（这样处理是为了避免尾差），本次为理解方便假设每个月应摊金额都为100元进行凭证规则的确定。2.2.1 上线后的新合同1) 1月份，属于免租期，不涉及到合同支付，所以在2月1号时需生成预提凭证；借方：营业费用/租赁费/缺省 100元贷方：预提费用 100元2）2月份，属于免租期，不涉及到合同支付，所以在3月1号时需生成预提凭证；借方：营业费用/租赁费/缺省 100元贷方：预提费用 100元3）3月份，按月进行支付了120元，FAS系统进行支付凭证的制证，MMS系统则需冲销已预提费用120元如果2月份没有生成1月的预提凭证，能不能在3月份生成1月的预提，然后再对1月份进行反冲？如果可以： 那么在3月份去生成1月份预提和2月份预提时，是否允许加个限制，就是1月份预提生成之前，不允许生成2月分预提。；FAS系统 借方：待摊费用 120贷方：应付 120MMS系统借方：预提费用 100-1月预提凭证贷方：待摊费用 100应为1月的结转凭证借方：预提费用 20 -2月预提凭证贷方：待摊费用 20应为2月的结转凭证借方：营业费用：100贷方：预提费用：1003月预提凭证4）若中间过程未支付，则借方的待摊费用余额小于本月待分摊的金额，则肯定会生成预提凭证因为取决于用户的操作，如果用户没有点击生成预提凭证的情况下，后面如何补录预提凭证?对于免租期在前的历史合同，免租期间的预提凭证如何补录？。5）按照这个规则类推，则在最后一个月，待摊费用、预提费用余额均为0.以此案例为基准，新合同系统的制证规则如下：在该规则中，已经包括了当月生成凭证前、支付金额有无的所有情况包含，具体规则可总结为：图中的“有无支付”的判断标准：例如：1-2免租期，3-12合同期，每月摊100，支付频率为月，如果在3月份支付360，除了反冲1、2月并摊销3月外，还有60让4月摊销，这时会认为4月也是已支付，这样理解没问题吧。 1）FAS系统制证依据支付情况而定，有支付即生成如下支付凭证。借方：待摊费用贷方：应付 2）每月生成凭证，系统首先盘点是存在预提费用贷方余额余额=预提凭证的贷方金额 结转凭证的贷方金额，还是存在待摊费用借方余额余额=FAS系统的支付凭证的借方金额（等同于MMS系统中的已支付金额） 结转凭证的贷方金额 摊销凭证的贷方金额；3）存在预提费用贷方余额，则盘点本月支付凭证生成的待摊费的借方余额与之前月已经生成的预提费用贷方余额对比:3.1) 若待摊费用大，则生成对历史月计提的结转凭证，做完此步骤，判断待摊费用借方余额与本月应摊费用对比；借方：预提费用贷方：待摊费用3.1.1）若待摊费用借方余额大于本月应摊费用，则直接生成摊销凭证；借方：营业费用-本月应摊费用全额贷方：待摊费用3.1.2）若单条费用借方余额小于本月应摊费用，则除生成摊销凭证外，还需多未能全部摊销的应摊费用生成计提凭证；借方：营业费用-待摊费用余额贷方：待摊费用借方：营业费用-本月应摊减已摊销费用的差额贷方：预提费用3.2）若本月生成待摊费用借方余额小，则说明本月支付的金额不会对原预提费用贷方余额进行全部结转，则系统生成结转凭证和计提凭证。借方：预提费用-本月待摊费用金额贷方：待摊费用 借方：营业费用-本月应摊金额贷方：预提费用4）若存在待摊费用的借方余额，则历史月支付的金额已经大于历史月累计应摊销金额，所以在当月做凭证时系统判断，目前系统待摊费用借方余额与当月应摊金额对比。4.1）若待摊费用借方余额大于当月应摊金额，则直接生成摊销凭证借方：营业费用-当月应摊金额贷方：待摊费用4.2）若待摊费用的借方余额小于当月应摊金额，则生成摊销凭证和计提凭证借方：营业费用-历史待摊费用借方余额贷方：待摊费用借方：营业费用-本月应摊金额减待摊费用借方贷方：预提费用2.2.2 历史合同处理规则针对历史合同处理的原则，为系统将差异补充到当月中，具体规则如下：1.系统自动计算出，系统上线后应该生成的凭证规则，合同总金额为A（元），合同总时长为B（天），则每天应摊销金额为C=A/B（元），合同开始时间到新规则上线后第一次生成凭证的时长为D（天），1.1 按照免租期规则，计算出截止上线月应该摊销金额，记录E=C*D；1.2 查询历史规则中，统计出营业费用借方余额是指摊销凭证的营业费用借方余额，还是预提凭证的营业费用借方余额?，预提费用贷方余额（可能存在三种情况，营业费用=预提费用，营业费用预提费用0，营业费用预提费用=0）1.3 判断E与营业费用的借方余额大小对比：1.3.1 若相等，则凭证无需处理；1.3.2 若E的金额大于营业费用，说明历史月应摊的金额大于实际生成的凭证金额，所以需要补凭证：1）若现有凭证为营业费用=预提费用、营业费用预提费用0只是大致明白下面要补预提凭证还是补摊销凭证，但不太懂营业费用和预提费用相比是什么意思？，则补生成预提凭证借方：营业费用-E-现有系统的营业费用借方余额贷方：预提费用2）若现有凭证为营业费用预提费用=0，则需判断是否存在待摊费用的借方余额与E-现有系统营业费用借方余额大小： 2.1）若待摊费用的借方余额大，则新增摊销凭证借方：营业费用-E-现有系统营业费用借方余额贷方：待摊费用2.2）若待摊费用的借方余额小，则新增摊销凭证和预提凭证借方：营业费用-待摊费用的借方余额贷方：待摊费用再生成预提凭证借方：营业费用-E-现有系统的营业费用借方余额-待摊费用的借方余额贷方：预提费用2.2.3 对于退、减、换租的会计凭证规则因为退、减、换租的对于制证逻辑一样，以退租为例讲解。假设目前总合同金额为A，原总合同长为B1，退租后总合同长为B2（B1B2），则制证规则支持如下：例子：合同总金额1400，合同期间（含免租期）14月，每月摊销金额100（1400/14）。2015年1-2月为免租期，2015年3月-16年2月为合同租赁期。当前会计期间为2015年7月，1-6月已预提租赁费600，7月中旬进行了一笔支付7月退租或换租，原合同终止，截至7月底已支付800。若不发生退租系统将直接对原借：预提费用 600 贷：待摊费用 600借：营业费用 100 贷：待摊费用 1001）根据累计应支付金额与实际支付金额的差，确认是否需退回或支付差额租金。累计应支付金额=合同原总金额/（合同原期间（不含免租期）*不含免租已使用期间按前例，截至7月，应支付金额=1400/12*5=583，实际已支付800，需退回800-583=217借：其他应收款 /应收外部往来款（1191040000）贷：营业费用 117待摊费用：1002）实际已支付500，需补付租金：583-500=83补付时：借：待摊费用 83贷：其他应付款（AP）83冲销多计提费用：借：营业费用 -117（583-700）贷：预提费用 -117结转：借：预提费用 83贷：待摊费用 833）实际已支付0，需补付租金583借：待摊费用 583-FAS制证贷：其他应付款（AP） 583冲销多计提费用：借：营业费用 -117（583-700）贷：预提费用 -117结转：借：预提费用 583 （按较小余额结转） 贷：待摊费用 5834）如退租（换租）签报批复时间晚于实际退租（换租）时间。例如：10-30号退租，签报11-20号批复。10月：因批复签报未完成，系统会照常按照标准件预提10月的费用等常规分录。11月批复完成后：，判断合同已于上月终止，不再进行预提；如有费用多计提，进行冲销；根据待摊费用和预提费用余额较小者进行结转，借：营业费用 （截止退租日累计应支付金额-已计提金额）贷：预提费用 借：预提费用贷：待摊费用特别说明：针对采用免租期后，最后一个月的凭证生成金额，按照总合同金额-营业费用借方余额为准，避免尾差。3.页面改造支持路径：职场管理系统费用制证费用查询更改点：针对更改状态和凭证生成提示功能。1.在现在凭证类型生成时，在查询结果时点击生成凭证，点击后生成凭证的先后顺序必须按照2中的凭证先后顺序规则进行制证，若顺序错误则提示：因先生成xxxx凭证。2.更改支付状态进行优化，运行同一个合同录入多条支付单号，且录入金额可以小于支付单号记录金额；同一个支付单号可以录入多次，保证总录入金额不超过该报销单号总金额即可。3、针对物业费、租赁费的合同信息，必须要区分两个事项进行录入。-在物业费、租赁费的页面，均新增文字提示。4、系统报表。针对免租期的内容新增一张支付金额表，用于对现在已经存在的历史数据和免租期的整改数据进行查询。系统路径：财务结算费用制证合同支付报表涉及用户：机构行政和机构财务均可使用优化内容：在MMS系统中，增加合同支付报表用于给出合同中实际支付和待支付的金额，从而通过此报表能够追