第六章_UFO报表管理.doc

第五章 UFO报表管理第一节 UFO报表管理系统概述一、UFO的主要功能UFO与其他电子表软件的最大区别在于它是真正的三维立体表，在此基础上提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力。UFO的主要功能有：1提供各行业报表模板(包括现金流量表)2文件管理功能3格式管理功能4数据处理功能5图表功能6打印功能7二次开发功能二、基本概念1.格式状态在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式：单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。在格式状态下时，您所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。2.数据状态在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。在数据状态下时，您看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。3.单元单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。例如：D22表示第4列第22行的那个单元。4.区域区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在 UFO 中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。5.组合单元组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。6.表页一个UFO报表最多可容纳99,999张表页，每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”-“第99999页”表示。7.关键字关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。UFO 共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。单位名称：字符（最大30个字符），为该报表表页编制单位的名称单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号年：数字型（19042100），该报表表页反映的年度季：数字型（14），该报表表页反映的季度月：数字型（112），该报表表页反映的月份日：数字型（131），该报表表页反映的日期除此之外，UFO 8.00增加了一个自定义关键字，可以用于业务函数中。三、作一个报表的流程在以下步骤中，第一、二、四、七步是必需的，因为要完成一般的报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。实际应用时，具体的操作步骤应视情况而定。 第一步 启动UFO，建立报表 第二步 设计报表的格式 第三步 定义各类公式 第四步 报表数据处理 第五步 报表图形处理 第六步 打印报表 第七步 退出UFO第二节 报表格式定义一、设置可变区 格式菜单1.点取“格式/数据”按钮，进入格式状态。2.如果要设置行可变区，则选取第一可变行中的某个单元；如果要设置列可变区，则选取第一可变列中的某个单元。3.点取格式菜单，在下拉菜单中点取可变区，点取设置菜单项。弹出“设置可变区”对话框。在对话框中选择设置行可变区或列可变区和可变区数量。注意：*一个报表中只能定义一个可变区。如果想重新设置可变区，首先取消现有可变区，再设置新的可变区。提示：*要修改可变区的大小，请参阅重新设置可变区。二、计算公式单元公式的格式为： FOR ; RELATION , * 所有公式中的符号，如：冒号(:)、引号(?、逗号(,)、分号(;)等均应使用半角符号，不能使用全角符号。计算公式在单元公式中的格式特点是：1.单元公式所赋值的区域在进入“定义公式”对话框前用鼠标拖曳选定，选定的区域地址显示在对话框中，无须用户输入；2.如果使用“筛选条件”对话框输入筛选条件，不用输入FOR；3.如果使用“关联条件”对话框输入关联条件，不用输入RELATION。简捷操作：RELATION可以简写成RELA。三、舍位平衡公式在报表格式设计状态下，用点取菜单“数据”-“编辑公式”-“舍位公式”，调出“舍位平衡公式”对话框。舍位平衡公式编辑完毕，检查无误后选择“完成”，系统将保存此次舍位平衡公式的设置。按 ESC 键或选择“取消”将放弃此次操作。在各编辑框中输入如下各项：1.舍位表名：和当前文件名不能相同，默认在当前目录下。2.舍位范围：舍位数据的范围，要把所有要舍位的数据包括在内。3.舍位位数：1-8位。舍位位数为1，区域中的数据除10；舍位位数为2，区域中的数据除100；以此类推。四、功能键键盘 作用 帮助键。在任何状态下，显示帮助内容。在没有菜单项和对话框被激活时，按F1键弹出“帮助主题”窗口；在有菜单项和对话框被激活时，按F1键弹出与当前操作相关的帮助内容。+菜单字母 用来选择菜单，激活菜单上的指定菜单项。 不单独起作用，只有与其它键组合才起作用。 在对话框中各个选项之间正向转换。 在对话框中各个选项之间逆向转换。 在输入时，放弃已输入内容；在对话框时，等同于取消按钮。 数据处理时,到上一屏。 数据处理时,到下一屏。 删除当前光标前一个字符。 输入时，删除当前光标所在字符。报表处理时，等同于编辑菜单中的清除菜单项。 回车键。报表处理时，当前单元下移；在输入单元内容时，确认输入；在字处理窗中换行。 录入空字符。向前翻一页；向后翻一页。+ 在报表窗口和命令窗之间切换活动窗口第三节 图表功能一、图表格式UFO提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式的图表。图表与报表的关系图表是利用报表文件中的数据生成的，图表与报表存在着紧密的联系，当报表中的源数据发生变化时，图表也随之变化。一个报表文件可以生成多个图表，最多可以保留12个图表。图表的存在方式图表以图表窗口的形式存在。图表并不是独立的文件，它的存在依附于源数据所在的报表文件，只有打开报表文件后，才能打开有关的图表。报表文件被删除之后，由该报表文件中的数据生成的图表也同时删除。图表的操作图表可以命名，可以选择图表名打开图表，可以修改图表，保存或删除图表。与报表文件一样，图表可以打印输出。二、文件管理UFO系统有3类文件，它们是：1.报表文件（后缀.rep）报表文件是我们在日常操作中要熟练使用的，一个报表文件就是一个电子报表，例如资产负债表、损益表、利润表等，它包括一页或多页格式相同、但具有不同数据的表页。 2.批命令文件（后缀.shl）批命令文件是多个UFO命令的集合，即在一个批命令文件中编写多个命令，执行这个批命令文件就可以一次完成这些命令。批命令文件在二次开发窗口UFOEDIT中编写。3.菜单文件（后缀.mnu）菜单文件在常规操作中较少用到，是用户设计的、可以实现特定功能和操作流程的菜单文件，它可以取代系统菜单。菜单文件在二次开发窗口UFOEDIT中编写。三、创建新文件建的报表文件在没有被用户命名之前，使用系统提供的文件名“report1”。新建报表名将按照“report2”、“report3”排列。新文件创建之后，自动进入格式状态，内容为空。操作步骤：点取文件菜单中的新建命令。快捷键：CTRL+N四、打开已存的文件UFO可以直接打开的文件类型有：1.本系统的报表文件（后缀.rep）2.UFO7.x系列的报表文件（DOS 5.x系列文件需要进行转换才能打开）。3.文本文件（后缀.txt）4.DBASE数据库文件（后缀.dbf）5.ACCESS文件（后缀.mdb）6.MS EXCEL文件（后缀.xls）7.LOTUS 1-2-3（4.0版）文件（后缀.wk4）操作步骤：1.点取文件菜单中的打开，弹出“打开”对话框。2.在“打开”对话框中选取适当的文件打开。在文件菜单的下部列出了最近打开的文件列表，可在其中点取文件名打开文件。快捷键：CTRL+O五、关闭文件当报表关闭后，它与其它报表间的数据关系也自动关闭。操作步骤：点取文件菜单中的关闭，可以关闭当前活动的报表。当所有窗口都关闭之后，显示系统主菜单，菜单栏中只有文件和帮助两个菜单。注意：*如果文件进行了修改后没有保存，点取关闭命令后将弹出提示框提醒用户保存文件。*如果报表文件有打开的图表窗口，应该首先关闭图表窗口才能关闭报表窗口，否则将出现提示框“关闭本报表的图形窗口后，才能关闭本窗口”。快捷键：Ctrl+F4六、保存文件保存将把当前报表文件的所有内容存盘。可以利用另存为命令制作报表文件的备份或将报表文件保存为其他文件格式。也可以只保存报表文件的图表，报表文件不变。七、另存为 文件菜单利用另存为命令，可以保存当前文件的备份，或者把文件保存为其他文件格式。UFO可以保存的文件类型有：1.本系统的报表文