文档安全管理.docx

公司档案安全保护制度为了加强档案的科学管理，保障档案安全，延长档案寿命，有效地保护和利用档案，根据中华人民共和国档案法黑龙江省档案管理条例哈尔滨市档案管理条例档案工作管理条例等有关法律、法规的规定，结合本市实际，制定本制度。一、总体要求1、本制度所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、光盘等不同形式的历史记录。本制度所称档案安全保护，是指为档案存储和利用创造适宜的环境，采用的保护设施和采取的保护措施。3、档案安全保护应当遵循“以防为主，防治结合”的原则。4、相关部门应当重视并且加强档案安全保护工作，建立健全档案机构，统筹安排档案安全保护工作所需的经费。二、档案安全保护机构及职责1、应由专业档案管理人员负责所保管档案的安全保护工作。2、负责本单位档案的安全保护工作并且对所属单位档案安全保护工作进行监督和指导。3、单位档案机构，应当建立健全档案安全保护制度，实行档案安全责任制。4、档案管理人员应当掌握档案安全保护知识，认真履行职责，依法做好档案安全保护工作。5、单位应当为档案安全保护提供必要的物质条件，明确档案安全管理要求，落实各项安全保护措施。三、档案安全保护工作1、必须符合档案馆建筑设计规范，并经市档案行政主管部门审核同意后，方可按照基本建设程序办理其他手续，库房建筑应符合档案馆建筑设计规范（试行）。2、档案库房应符合建筑质量要求。库房设置应远离水源、火源、污染源，不得存有易燃、易爆物品。3、档案库房面积应满足本地区档案接收的需要。4、应设有符合档案安全利用需要的阅览室。5、档案库房必须具备下列设施： 金属柜架； 除尘设备； 温湿度测试仪器； 对档案无害的消防器材； 防盗、防火和警报装置； 天然采光的库房，选用防紫外光玻璃或者安装窗帘、窗板等遮阳设施； 采用白炽灯作为光源； 有防水、防潮设施； 有供暖设施的，应当加防护罩； 库房与连体建筑之间应当设防火墙。库房内柜架与墙壁应当保持10厘米以上的距离；每行柜架之间应当留有通道，其间距应当保持60厘米以上（密集架除外）。柜架摆放应当成行地垂直于有窗的墙面。档案馆库房应当根据档案安全保护科学管理的需要，配备去湿机、复印机、密集架、消毒设备、空调设备、计算机、缩微设备、光盘系统等设施。6、档案安全保护设施应当定期维护、检修、确保其防护功能。7、特殊载体档案应使用专门的档案装具。保存录音带、录像带的库房，应当按照国家规定的标准避开强磁场。有条件的要设置磁性载体间和防磁柜。录音带、录像带应当定期检查，并且采取措施，防止磁记录损失。8、库房应配备降温、去湿、温湿度测试等设备，库房温、湿度可控制面积应达到100。9、房内的温度应当控制在1424，相对湿度应当控制在4560%。保存母片的胶片库房温度应当控制在1315，相对湿度应当控制在3545%。库房内温湿度应当定时测记。当温湿度高于或低于规定标准时，就当采取措施予以调节。10、库房应当有防虫、防鼠措施，放置驱虫灭鼠药物，并且按照要求定期更换，有效控制面积应达到100。11、库房应保持清洁、卫生，禁止在库房内吸烟或存放易燃易爆物品，严禁使用电热器具或将食物带入库房。12、每周至少应进行一次库房环境安全情况（水、电、门、窗等）检查并做好记录，发现问题应及时汇报并采取相应措施。库房的电器设备应当确定专人负责，定期检查电器线路和电器安全保护状况。库房内严禁明火装置和使用电炉、存放易燃易爆以及与档案无关的物品。13、消防器材应定期检查，过期消防器材应及时更换，防火安全应取得消防合格证。14、防盗报警装置应处于24小时工作状态，进出库房及时关灯、关门、关窗。15、应进行档案馆库房内外的温、湿度测记工作。坚持库房温度、湿度每工作日记录制度，记录应做到真实、准确。16、应加强对提供利用过程中档案安全情况的监督和管理。17、应指定专人负责档案的提供利用，确保档案在提供利用过程中的安全。18、每年应对已进馆的档案进行虫、霉检查，按全宗抽查15以上。并做好检查记录，发现问题及时采取相应措施。19、对破损、字迹褪变的档案应及时进行抢救。20、 接收进馆的档案应经消毒杀虫后方可入库上架，并对消毒杀虫情况进行严格的登记。21、每五年应对馆藏档案资料进行一次全面的清点登记。22、建立出入库登记制度，非档案库房管理人员因工作需要进出库房应经批准并进行登记。23、档案库房及保存重要档案的箱、柜门锁的钥匙应指定专人负责保管。24、认真执行国家有关档案工作的保密规定，采取有效措施确保国家机密的安全。26、应建立值班制度，并做好值班记录。四、接收、利用、销毁档案的保护管理1、档案管理人员工作变动，应当及时对档案进行清点，并且办理交接手续。档案搬迁，应当对档案进行清点，并且写出书面记录。档案发生事故，除及时对档案进行清点外，还必须写出书面材料，向有关部门报告。2、接收档案，必须依照国家有关规定办理接收手续。在接收档案时，如果出现缺卷、缺页或者破损的，由移交方负责补救，无法补救的，应当备有说明材料。3、新接收的档案，必须经过除尘消毒后，方可入库。4、档案管理人员在提供利用档案时必须遵守下列规定： 提供利用档案时必须办理借阅手续。 对需要保密的档案应当严格按照审批程序办理借阅。 档案馆的档案原件一般不得借出馆外，如有特殊需要，必须经主管领导人批准方可借出馆外。 对用后返还的档案应当进行检查，如有丢页、污损、毁坏等情况要及时补救。5、任何人不得损毁、窃取、涂改、伪造档案。未经批准不得提供、销毁、抄录、复制和公布档案。6、任何组织和个人不得私自携运禁止出境的档案或者复制件出境。严禁出卖、倒卖属于国家所有的或者应当保密的档案。7、经批准销毁的档案，应当指定两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。经批准销毁的档案，不得出卖或者挪作他用。档案库房安全保护综合方案根据国家档案局档案馆建筑设计规范、档案馆温湿度管理暂行规定、档案库房技术管理暂行条例等有关档案安全保护的管理技术要求，我公司对现有档案管理进行和合理化设计，突出了档案库房档案安全保护的“八防”（即防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫等）要求，实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。 系统功能： 1) 温湿度自动调控管理功能 2) 自动防盗报警控制管理功能 3) 自动防火报警控制管理系统 4) 视频监控系统 5) 通风换气系统 6) 漏水检测系统 7) 灯光照明状态检测系统 8) 粉尘及二氧化硫浓度监测管理功能 9) 自动消毒灭菌系统 10) 门禁管理功能 11) 室外气象站管理功能 功能简介： 1、温湿度自动调控管理功能 温湿自动调控系统主要由温湿度主控微机、综合智能控制器、温湿度传感器和空调、除湿机、加湿机等外围设备组成。 综合控制器负责实时采集各库房内的温度、湿度数据，将数据上传到控制微机，并接收控制微机下达的各种控制指令，打开或关闭空调、除湿机、加湿机等外围设备，实现对各库房内的温度、湿度自动调控。 温湿度主控微机负责收集各库房温湿度数据，并对数据进行综合分析，下达各种控制指令到各控制器；主控微机实时显示、存储各库房温湿度数据，还可进行数据统计、打印报表等功能；统计报表主要包括生成库房的日报表、月报表、日曲线、月曲线等。 2、自动防盗报警控制管理功能 自动防盗报警系统主要由防盗报警主控微机（上位机）、防盗报警控制器、防盗探测器、电话语音模块、声光报警器五部分组成。 在库房的门、窗、走廊等入口处，安装防盗探测器，综合智能控制器内的防盗报警管理模块负责对现场防盗探测器报警信号进行数据采集，并将报警信号通过数据总线上传到防盗报警主控微机，经防盗报警主控微机数据综合分析处理，判断是否报警；当出现警情时，驱动报警器发出声、光报警，并采用语音方式电话通知相关人员。 防盗报警软件具有电子地图功能，显示库房平面结构图，出现警情时，对应库房的人头闪烁，可方便查找报警地点，快速响应报警事件。 3、自动防火报警控制管理系统 防火报警系统由防火报警主机、烟感探测器、温度探测器、手动报警器、声光报警器、电话语音报警模块组成。 在库房内安装不同数量的烟感探测器及温度探测器，在走廊、楼梯出口等关键部位安装手动及声光报警器，当出现警情时，防火报警主机触发声光报警,并通过拔号电话拔号模块拔通相关人员电话，以语音形式报出报警类型。 4、视频监控系统 视频监控系统采用成熟的数字硬盘录像技术，在库房安装红外摄像机，实现对库房24小时不间断图像监控，并可以回放查询录像记录。 5、通风换气系统 档案库房自动通风换气功能，综合智能控制器通过通风控制模块，连接通风换气设备实现开启或关闭，达到自动通风换气目的。可以设定时间，系统自动打开或关闭设备，无需人员管理。 结合室外气象站对档案库房外的气象信息检测，为档案库房通风换气、温湿度控制提供参考依据。 6、漏水检测功能 暖气、自来水等水管爆裂、雨季窗体漏水、空调漏水等情况，会对档案产生严重的损坏，因此在档案库房的必要位置安装漏水传感器，实时监测漏水情况的发生，当出现漏水时立即报警，并通知相关人员采取必要措施。 7、灯光照明状态检测系统 灯光照明检测功能是为了解决档案库房人走灯灭的问题，减少灯光对档案卷宗的照射，在库房安装灯光照明检测模块，在控制室，通过微机可方便观察库房灯光开、关情况。 8、自动消毒灭菌控制管理系统 档案卷宗表面附带着霉菌、各种具有传染性的病毒，以及库房空气中充溢着各种有毒气体，消毒灭菌设备可有效快速杀灭各种病毒、细菌，同时低浓度的活氧对空气具有净化作用。 综合智能控制器连接消毒灭菌设备，通过主控室微机设定时间表实现定时开关消毒灭菌设备，无需人工管理。 9、门禁管理功能 门禁管理系统，针对珍贵的、文物级的特藏档案库房，在库房大门安装电控门锁，工作人员进入库房,首先刷卡，然后输入密码，经主控微机校验后，方可进入库房。系统同时自动记录工作人员出入信息，为以后出现丢失，可以追溯查询。 10、室外气象站管理功能 室外气象站主要实现对档案库房外的气象信息检测，为档案库房通风换气、温湿度控制提供参考依据。公司电子数据信息安全管理说明信息安全或数据安全有对立的两方面的含义：一是数据本身的安全，主要是指采用现代密码算法对数据进行主动保护，如数据保密、数据完整性、双向强身份认证等，二是数据防护的安全，主要是采用现代信息存储手段对数据进行主动防护，如通过磁盘阵列、数据备份、异地容灾等手段保证数据的安全，数据安全是一种主动的包含措施，数据本身的安全必须基于可靠的加密算法与安全体系，主要是有对称算法与公开密钥密码体系两种。 数据处理的安全是指如何有效的防止数据在录入、处理、统计或打印中由于硬件故障、断电、死机、人为的误操作、程序缺陷、病毒或黑客等造成的数据库损坏或数据丢失现象，某些敏感或保密的数据可能不具备资格的人员或操作员阅读，而造成数据泄密等后果。一、威胁数据安全的因素有很多主要有以下几个比较常见：（1）硬盘驱动器损坏 一个硬盘驱动器的物理损坏意味着数据丢失。设备的运行损耗、存储介质失效、运行环境以及人为的破坏等，都能造成硬盘驱动器设备造成影响。 （2）人为错误 由于操作失误，使用者可能会误删除系统的重要文件，或者修改影响系统运行的参数，以及没有按照规定要求或操作不当导致的系统宕机 （3）黑客 这里入侵时入侵者通过网络远程入侵系统，侵入形式包括很多：系统漏洞，管理不力等 （4）病毒 由于感染计算机病毒而破坏计算机系统，造成的重大经济损失屡屡发生，计算机病毒的复制能力强，感染性强，特别是网络环境下，传播性更快。 （5）信息窃取 从计算机上复制、删除信息或干脆把计算机偷走 （6）自然灾害 （7）电源故障 电源供给系统故障，一个瞬间过载电功率会损坏在硬盘或存储设备上的数据 （8）磁干扰 磁干扰是指重要的数据接触到有磁性的物质，会造成计算机数据被破坏二、数据安全制度不同的单位和组织，都有自己的网络信息中心，为确保信息中心、网络中心机房重要数据的安全(保密)，一般要根据国家法律和有关规定制定，适合本单位的数据安全制度，大致情况如下： 1、对应用系统使用、产生的介质或数据按其重要性进行分类，对存放有重要数据的介质，应备份必要份数，并分别存放在不同的安全地方(防火、防高温、防震、防磁、防静电及防盗)，建立严格的保密保管制度。 2、保留在机房内的重要数据(介质)，应为系统有效运行所必需的最少数量，除此之外不应保留在机房内。 3、根据数据的保密规定和用途，确定使用人员的存取权限、存取方式和审批手续。 4、重要数据(介质)库，应设专人负责登记保管，未经批准，不得随意挪用重要数据(介质)。 5、在使用重要数据(介质)期间，应严格按国家保密规定控制转借或复制，需要使用或复制的须经批准。 6、对所有重要数据(介质)应定期检查，要考虑介质的安全保存期限，及时更新复制。损坏、废弃或过时的重要数据(介质)应由专人负责消磁处理，秘密级以上的重要数据(介质)在过保密期或废弃不用时，要及时销毁。 7、机密数据处理作业结束时，应及时清除存储器、联机磁带、磁盘及其它介质上有关作业的程序和数据。 8、机密级及以上秘密信息存储设备不得并入互联网。重要数据不得外泄，重要数据的输入及修改应由专人来完成。重要数据的打印输出及外存介质应存放在安全的地方，打印出的废纸应及时销毁。三、数据安全的防护技术计算机存储的信息越来越多，而且越来越重要，为防止计算机中的数据意外丢失，一般都采用许多重要的安全防护技术来确保数据的安全，下面简单的介绍常用和流行的数据安全防护技术： 1、磁盘阵列 磁盘阵列是指把多个类型、容量、接口甚至品牌一直的专用磁盘或普通硬盘连成一个阵列，使其以更快的速度、准确、安全的方式读写磁盘数据，从而达到数据读取速度和安全性的一种手段。 2、数据备份 备份管理包括备份的可计划性，自动化操作，历史记录的保存或日志记录 3、双机容错 双机容错的目的在于保证系统数据和服务的在线性，即当某一系统发生故障时，仍然能够正常的向网络系统提供数据和服务，使得系统不至于停顿，双机容错的目的在于保证数据不丢失和系统不停机。 4、NAS NAS解决方案通常配置为作为文件服务的设备，由工作站或服务器通过网络协议和应用程序来进行文件访问，大多数NAS链接在工作站客户机和NAS文件共享设备之间进行。这些链接依赖于企业的网络基础设施来正常运行。 5、数据迁移 由在线存储设备和离线存储设备共同构成一个协调工作的存储系统，该系统在在线存储和离线存储设备间动态的管理数据，使得访问频率高的数据存放于性能高的数据存放于性能较高的在线存储设备中，而访问频率低的数据存放于较为廉价的离线存储设备中。 6、异地容灾 以异地实时备份为基础的高效、可靠的远程数据存储，在各单位的IT系统中，必然有核心部分，通常称之为生产中心，往往给生产中心配备一个备份中心，改备份中心是远程的，并且在生产中心的内部已经实施了各种各样的数据保护。不管怎么保护，当火灾、地震这种灾难发生时，一旦生产中心瘫痪了，备份中心会接管生产，继续提供服务。 7、SAN SAN允许服务器在共享存储装置的同时仍能高速传送数据。这一方案具有带宽高、可用性高、容错能力强的优点，而且它可以轻松升级，容易管理，有助于改善整个系统的总体成本状况。四、保护关键的业务数据保护关键的业务数据有许多种方法，但以下三种是基本方法： 1. 备份关键的数据。 备份数据就是在其他介质上保存数据的副本。 例如，可以把所有重要的文件烧录到一张 CD-ROM 或第二个硬盘上。 有两种基本的备份方法：完整备份和增量备份。 完整备份会把所选的数据完整地复制到其他介质。 增量备份仅备份上次完整备份以来添加或更改的数据。 通过增量备份扩充完整备份通常较快且占用较少的存储空间。 可以考虑每周进行一次完整备份，