9档案管理制度.doc

教育中心档案管理制度为进一步规范中心档案管理工作，特制定本制度。 一、文件的收集和管理第一条 凡中心及个人在工作活动中形成的反应中心职能、具有查考利用价值的各种门类的文件材料、载体、声像、实物等，均由综合部统一保管。其他部门根据工作需要留存副本。第二条 中心全体职工应按事件的办理过程，自觉收集有关资料，及时交综合部归档，要保证文件资料的齐全。档案管理人员应及时接受应归档的档案材料，发现档案材料不完整、不规范时，要督促、协助有关人员收集齐全并按规范要求重新整理，确保案卷的完整。第三条 中心工作活动形成的全部档案为一个全宗。综合部要按照有关规定，科学合理编目、排架和保管。案卷排列方法应统一，前后保持一致，不得任意改动。案卷目录应区别不同保管期限，在一个全宗内，案卷目录不得重复，在一册案卷目录内案卷号不得重复。第四条 培训通知、会务册、照片、总结等在培训结束后应及时移交综合部归档。第五条 实物档案的归档范围包括集体获得的表彰、证书、荣誉称号、奖杯、牌匾等。二、文件的借阅第六条 综合部保存的各门类、载体的档案可供中心职工利用。凡利用档案、资料者均需办理相应登记、审批手续。1、中心职工借阅档案时，原则上只能借阅本部门经办归档的案卷。2、外单位借阅档案，须经综合部负责人或相关领导批准，在指定地点查阅。如有特殊情况需外借，应进行登记。3、借阅涉密档案、资料，须经综合部负责人批准。第七条 借阅档案资料，应在指定地点阅览，特殊情况经批准外借阅览，一般不超过5天，确实需要超期的需办理续借手续。第八条 借阅档案资料者负责对档案、资料的保存和保护，必须做到：1、对阅览的档案、资料不得擅自拆卷、翻拍、复印。如因工作需要，必须拆卷、翻拍、复制时，应经综合部负责人同意，并统一办理。2、严禁在档案、资料上填注、涂抹、改写、加点、涂点、划线、污损等。3、不得转借、丢失档案或擅自将档案带出办公区。4、借阅档案后，因公出差、学习或病事假等应在之前及时归还所借档案。5、工作调整或调动时，必须将所借档案还清。第九条 退还档案资料要点校清楚，检查无误并填写借阅归还目录。第十条 未经中心领导和综合部负责人批准，不得自行公布档案资料。三、声像档案的管理第十一条 声像档案是中心培训活动中形成的具有保存价值的录音、录像、照片配以相应文字说明组成的档案资料的总成。第十二条 归档范围1、反映中心主要职能活动的声像资料。2、上级领导在中心视察、检查工作等有关重大活动的声像资料。3、记录中心重大事件、活动的声像资料。4、其他具有保存价值的声像资料。第十三条 声像资料内容要真实完整，不得对应归档的数码音像进行技术处理和修改。第十四条 凡归档的声像资料，由综合部进行整理、编辑，必要时加文字说明，进行立卷归档。第十五条 培训工作中产生的声像资料由责任部门负责收集，进行初步整理，交综合部归档，责任部门留存资料副本。上级领导视察、外单位来访及中心其他重大事件和活动的由综合部负责收集、整理和归档。第十六条 照片按年度、问题组卷。统一专题、内容的照片依据资料数量的多少组卷。档案盒封面与一般档案相同，填写档号、题目、录制时间等。第十七条 声像档案应编写相应的文字说明，与档案载体一同存放。附事件、事件、地点、摄影者等说明。第十八条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽取、清洗、消磁和涂改。四、档案的保密第十九条 严格遵守国家和省局有关档案安全保管、保密有关规定，确保档案材料的安全，杜绝失密、泄密现象发生。第二十条 借阅涉密档案必须经中心领导批准，严格登记手续，限定阅读地点。未经原确定密级的机关、单位或其上级机关批准，不准复制和摘抄档案资料；经批准允许复制、摘抄的密件，不得变更密级，不准扩大使用范围。第二十一条 档案管理人员未经批准不得擅自拍照、复印或私自借出档案和携带档案外出，也不得随便谈及库存档案、涉密档案的内容。第二十二条 档案管理人员要高度负责，加强档案保密管理，定期对外借档案、涉密文件清理、核对、催退并妥善保管。第二十三条 发现失密、泄密现象，应及时报告局保密办处理，对违反保密规定的，按有关规定追究责任。教育中心文件借阅申请单文件名称文件编号申请部门申请人申请日期拟归还日期批准意见 年 月