三级秘书之《沟通基础》模拟试题及答案.doc

现代企业需要什么样的秘书作者： 吴良勤 发表时间：2008-07-09被阅读：401次目前，社会上越来越多的院校开设秘书专业，各院校的秘书专业也设了很多专业方向，五花八门，各不相同，比如特勤秘书、行政秘书、美术秘书、法务秘书等。最近几年，有些院校又开设了一个新的专业方向新闻文秘。众多的专业方向，着实使人眼花缭乱，但是，归根到底，我认为，秘书专业方向其实就是两个：一是行政秘书方向；二是商务秘书方向。众多的专业方向，对于考生和家长来说，给他们出了一个难题，他们感觉很难选择，不知道什么门类的秘书最受欢迎，但是无论怎么选择，其最终目的是为了找份好的工作。在激烈的社会竞争中，现代企业需要什么样的秘书呢？全国著名的秘书专家、职业培训专家谭一平教授，在职业秘书实务一书中，有这样一个观念，他认为现代企业管理者选择秘书的标准主要有三条：一是看起来舒心；二是带在身边放心；三是用起来省心。我认为谭教授的观点是很有道理的，现就这三条标准谈谈自己的一些看法，为高职院校、尤其是民办高职院校秘书专业的学生提供参考，希望能给予他们一定帮助，同时也希望得到秘书界前辈、同仁的批评指教。第一，看起来舒心上司在选择自己的秘书时，一般都有自己的偏好，尽管选择的标准各不相同，但最终对“好”的秘书的看法都是基本一致的，那就是作为一个秘书，必须让领导看起来舒心。这里所讲的看起来舒心，主要的不是指长得漂亮，当然长得漂亮固然重要，虽说秘书是“花瓶”，能起门面作用，但是绝大多数管理者在选择秘书时除了看秘书的长相、穿着打扮，更重要的一点是要看其言谈举止是否得体、是否有较高的素质，这里的素质既包含身体素质、心理素质，又包含专业素养。这个要求说起来很简单，但是真正做起来却是有一定难度的。作为秘书专业的学生，在校期间，要下意识地培养各方面的素质，职业秘书的气质和心态，高职院校的学生尤其要这样，只有这样，才能在今后日趋激烈的社会竞争中，摆脱文凭的劣势，处于优势，也只有这样才能有被企业、用人单位的上司看中的可能。第二，带在身边放心上司选择秘书光看起来舒心还不够，上司还要利用多种手段、方式对秘书进行考验，要想得到上司的信任，秘书要很好地修炼自己的内在素质，要诚实和忠诚。秘书不是领导，但她最接近领导，秘书人员跟领导外出办事、处理公务的机会较多，对于企业或公司、领导个人的事情知道的较多，也可能经常参与领导的一些决策，也掌握了公司地很多信息等，俗话说“知道的越多越危险”。那么你能不能让领导感到放心，是一个十分重要的问题。带在身边放心，我认为，主要是秘书要诚信，要能保守秘密。为了使领导带在身边放心，要求秘书人员必须摆正自己的位置，守口如瓶、严守秘密，秘书不能做“传话筒”，要弄清楚什么话该说，什么话不该说，要做到内外有别，要“慎言”，防止公司的信息外泄，这里所讲的信息，包括文字信息、电子信息以及口头信息等，以免给公司造成不必要的损失。第三，用起来省心领导对秘书感到放心之后，他会根据秘书的能力来安排你的工作，而秘书也只有通过充分发挥自己的能力，才能让上司对自己的工作满意，成为领导名副其实的助手。那么，秘书人才要具备什么样的能力才能让上司用起来省心呢？我个人认为，秘书人员应具备一个基本条件和三会能力。具体地说，一个基本条件，就是要有健康的身体和心理。身体是革命的本钱，健康的体魄和健康的心理是能完成领导交办的任务的重要保证。“三会”能力指会写作、会实务、会交际。具体地讲，也就是会写作能写行政公文、企业常用文书、新闻报道（包括书写技能：字体的工整、美观和书写的速度）；会交际能说标准普通话、能简单进行商务英语对话，懂礼仪、善于公关策划，具有较强的言谈能力及与各种人沟通交流的技能；会实务懂管理，能组织会议和商务活动，能熟练操作办公自动化设备，使用计算机处理信息、进行文字和图像编辑，能摄影摄像、会驾驶技术等。秘书人员具备了以上一个基本条件和三会能力，工作才能得心应手，游刃有余，也才能让领导用起来省心，也才能真正成为领导的助手，为领导分忧解愁。高等教育的目的是为了培养适应社会需要的合格的人才，那么，作为我们高职高专院校文秘专业，教育的目的同样是为了培养社会需要的合格的秘书人才，我们应该从上面选择秘书的三个标准出发，专业建设、课程设置中对于这三个标准应有所侧重，以适应新时期社会的需要，培养社会需要的合格的秘书人才。（作者单位：南京钟山职业技术学院新闻传播系）秘书工作的任务和职责文章来源于云南招生考试信息网/ms/zn/20071030/4182.html（1）协助领导收集和综合分析整理信息。信息是决策的基础，要保证决策正确，就必须收集和掌握大量信息。收集的内容包括党中央、国务院以及本单位的上级主管机关所发的与本单位业务有关的方针、政策、法令、计划、决定、批示；下属单位的工作进展情况，包括成绩、经验、问题以及对基本情况的统计；还要收集与本单位的业务工作有关的外界情况。 （2）协助领导制定决策。秘书机构或秘书工作人员在领导机关制定决策的过程中，可以在以下几个方面发挥作用：一是协助有关职能部门提出决策的几种可行性方案，供领导选择；二是向领导汇报各种可行性方案及其依据，并比较各种方案的优劣；三是在领导班子确定决策方案后，秘书要把决定记录在案，并形成文字材料；四是以会议或文件形式把决策下达给有关单位，责成认真执行；五是协助领导检查决策的执行情况，做好住处反馈工作。秘书工作人员和秘书机构要把决策执行过程中的情况、成绩、经验，特别是工作中发生的错误和出现的新问题，及时反馈给领导，以便领导采取措施或制定新的决策。 （3）协助领导起草文件。 （4）做好上级、下级平行机关发来的各种文书的处理工作。不论是本机关起草的文件，或是其他机关送来的文件，除了当时发挥作用外，有的还在相当长时间内起着重要作用。因此，秘书工作人员和秘书工作机构要做好文书立卷存档工作。 （5）协助领导处理群众来信来访和接待工作。处理群众来信来访和接待工作，是党委联系群众的一条重要渠道。秘书工作人员通过协助领导处理群众的来信来访和接待工作可以了解群众的思想情况、愿望要求和批评建议，同时也要从群众的来信来访中检查党的方针政策的执行情况、领导机关决策的贯彻情况以及基层工作中出现的新问题，及时向领导反映，帮助领导改进工作。 （6）协助领导做好各种会议和组织工作。 （7）负责管理本部门和印章、介绍信、证明信。 （8）承办领导交办的其他各项工作。总经理秘书应该具备什么样的素质假如你是一个人力资源经理，如何面试总经理秘书呢？尤其是当你要面试的是一位女秘书？围绕这个话题，各位嘉宾对此各抒己见，提出了一些操作性和借鉴性较强的观点1号嘉宾：pyg_jake1975作为总经理秘书，不论是男还是女，都应具备以下一些基本素质或应表现流露出的基本特点：1.要有一定的文字功底，计算机操作能力和外语能力；2.作为总经理秘书，有时候沉默比能言善道更适合这项工作，所以，面试时应表现出言语精干，说话恰到好处；3.作为总经理秘书，必须能很快理解老总说话或发布命令的意思，并能顺畅传递相关信息，这就需要理解与沟通能力；4.面试时，还应表现出现代商务交往过程中的各项礼仪。如果她是画很浓的妆，佩戴很夸张的首饰等等，说明她没接受过类似的素质训练，不合适这工作。2号嘉宾：迷途不知返总经理秘书应具备以下一些素质：理解沟通能力；公文写作能力；协调能力；保守机密；形象也很重要。3号嘉宾：黄杨最重要的是对领导动作、语言的领悟能力以及对领导的适应能力。4号嘉宾：思思19嗯，即能领会领导意图。悟性很重要！5号嘉宾：怕痒树昨天看了版内一篇文章说，HR需要情商很高，的确如此。总经理秘书更需要这个吧4号嘉宾：思思19似乎有些跑题了。咱们没有回答如何去面试总秘。总秘岗位因公司而异，可能是综合型，也可能是偏向于专业型（如法务、公关、文书，有的甚至类似于销售助理等）的。面试时注意侧重点，面试前事先把一些相关问题设计好很关键。面试中除了注意其个人形象是否端庄大方、举止是否有礼有节，谈吐是否文雅、有风度外，还要注意其语言组织表达能力如何（可通过让其作自我介绍或工作经历介绍）。最重要的是，给她一些如果（在秘书工作中确实有可能会遇到的问题），看她如何处理，问题如果设计得好，有助于考察她分析问题的能力、应变能力、协调沟通能力甚至心理素质和性格特质等。（具体就不详谈了，这方面的资料很多，可参考秘书实务类、秘书资格考试类书籍。）个人认为笔试与面试同等重要，某些情况下甚至更重要于面试。笔试的作用，可以考察其文字功底（含字体清楚、无错别字、文体通畅、观点鲜明、实用文体的写作是否熟练、是否具备一定的法律知识和企管甚至营销知识，秘书应该是全才），最佳方法是要求其在一定期限内上交一份有关本公司某方面的调查分析报告的方式。对了，还有一点忘了提，如果你发现她在知识结构、能力素质上都能令你们满意，别忘了考察她对秘书岗位的定位又是如何，即使是一个再有想法、再聪明能干的秘书，也不见得就能够很好地定位自己，认识到秘书岗位的服从性和辅助性。6号嘉宾：谁是谁的谁2003首先，我们是在谈企业中的操作，对于素质的分类不切题。比如领会领导意图，如何去测量呢？希望大家能谈点实际可用的东西。我严重同意思思发言的开始的话，下面简单谈一下操作的问题（通用的部分略去）：首先，得弄清楚在该企业中秘书的定位与主要职责。其次，找出关键素质（或能力）要求，可按对工作的重要性以及可复制性（是否可以通过培训培养）将其排序。然后，依据上述结果设计评价方案（可参见思思高见），评价流程以及建立评估团队，在面试和笔试的问题设计上要尽量偏向基于行为导向的问题，包括情景、行为、结果。比如：请举出一个您通过沟通解决问题的事例，具体说明当时的情况，您的任务，您所采取的方案，取得的结果，以及事后自己和领导同事的评价；或者可以设计一定的情景案例，要求她分析解决；最后汇总评分，得出录取名单和储备名单。4号嘉宾：思思19严重同意谁是谁的谁2003的高见！的确是有效的、可操作的建议！做秘书难，做女秘书更难。怎样才能左右逢源，做个人见人爱的女秘书呢？1.要有平常心。2.强化工作能力。3.端庄大方，举止得体。4.口风要严。5.有亲和力。6.善于人际沟通。7.有外交家的平衡术。8.无情。天下最愚蠢最可悲的女人就是爱上自己上司的女秘书。这种爱情的未来必然不被看好。如果你是幸运的，你的上司还是单身贵族，结果意味着你必须结束在这家公司的职业生涯，何况这种几率少之又少；如果你是不幸的，你的上司早有家室，你将不得不准备打一场旷日持久的、异常艰巨的、让你身心俱疲心灰意冷的战役，并且，这场战役注定要以你的惨败收场，并且，你的痛苦是不被同情的。“网上秘书”成走俏新职业文章来源于云南招生考试信息网/ms/zx/20081222/12747.html在美国，越来越多“在家一族”正加入到网上秘书的行列中。这里的“在家一族”，指的是那些在家中提供商业服务的自由职业者。 预约、整理档案、制订商业计划以及联系客户，任何行政助理能在办公室里帮你完成的工作，网上秘书都能远程帮你实现。把一艘20米长、订制构建的游艇从香港挪到纽约或迈阿密要多少钱？一旦将这艘船挪到了纽约，维持它、包括聘请一位一天24小时待命的经验丰富的船长又得花多少钱呢？这是54岁的苏珊娜斯特默做网上秘书以来的第一份工作。她花了3个星期的时间为她的客户，一个来自香港的投资银行家找到了答案：将游艇从香港挪到纽约要花97000美元，而要维持它每月得花去7000美元。在斯特默的帮助下，银行家决定在香港将游艇出售，然后在纽约买一条新游艇。网络秘书一起成立工作坊斯特默已经有大约20年的市场营销及公共关系从业经验了，不过，她想尝试点新的东西。4年前，她放弃了一份收入颇丰的工作，并偶然发现了一家提供网上秘书训练的网站。她发现网上秘书的工作非常适合她，于是她制定了一份商业计划、在AssistU，一家提供网上秘书训练的网站上注册并在家中弄了个工作室。在AssistU的帮助下，斯特默找到了自己的第一个客户，也就是那个香港银行家。之后，斯特默在网络以及别人的引荐下找到了更多的客户，这也是网上秘书的典型工作方式。斯特默还与其他两位网上秘书一起弄了个网络工作坊，当有人因为太忙或是出外度假无法完成工作的时候，另外两个人都会帮一把手。网上秘书与客户之间的商业关系很独特，因为客户很少见到自己的助理，即使这位助理向其提供非常个人的服务。斯特默说：“我有一个客户打算在7月份到旧金山举行婚礼，她希望她的婚礼充满葡萄酒的芳香：在葡萄酒酿造地外举行婚礼，在里面招待来宾，而且她只在旧金山停留90分钟。”“请我比请婚礼专家便宜”到了5月份的时候，新娘的手里只有一份候选地名列表，于是新娘找到了斯特默。斯特默说：“实际上，我所做的只是整理出一个庞大的电子数据表，而她(新娘)则只需要与自己的准新郎坐在电脑前挑选出4个地点就可以了。”最后，在斯特默的帮助下，新娘选择出了最佳婚礼举行地点。斯特默笑着说：“请我比请个婚礼专家便宜多了。”网上秘书带来“双赢”局面网上秘书的出现可谓带来了“双赢”的局面。客户通常只在某一段时间内需要某个方面的专家，有了网上秘书，他们不需要出钱购置一些硬件设施，也不存在分红以及税收一说。“穿着T恤和短裤办公”对于网上秘书来说，好处也是显而易见的。斯特默说：“我现在可是穿着T恤和短裤在办公。”没有了硬性规定的上下班时间，网上秘书往往根据自己的个人时间来协调工作时间。网上秘书的工作通常开始于早上8时至9时之间，一个非常普遍的上班时间。网上秘书通常