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Etiquette Rules(礼仪细则)-CHN-V2-120410Etiquette Rules (礼仪细则)一、 访客接待礼仪1、行政部指定专人负责接待访客，询问来访事宜、确认是否有预约。确认预约后引导访客进入会议室等候并倒茶。如要找的人正在忙可以请其稍等。如果访客等了很长时间，要找的人还在忙，要关照一下来访者并向其说明，不要置之不理。2、 如果来访者没有预约，请告诉相关同事有访客，并询问是否方便接待。3、 如为快递人员或其他日常业务相关人员，可以请对方先坐在门口等待，并迅速处理事宜。二、 会议室接待礼仪1、 将访客引导进会议室后，按照访客的需求奉茶或咖啡。2、 杯缘勿以手指拿捏，应在杯子下端二分之一处，右手在上，左手托住杯子底部。将茶杯搁置在客人方便拿取之处。加水时应先将杯子拿至桌子的拐角处再加。3、 两杯以上请使用托盘端茶，请勿将托盘放置于胸前。要先给主宾奉茶，最后给本公司的人员奉茶。空间不便时应依照顺时针方向把茶水端给客户，最后是本公司的人员。三、 电话接待1、去电礼仪 1）提前确认对方电话号码、姓名，去电内容复杂时请做好相关笔记。 2）对方接起电话时请先报上自己的名字、公司、部门，并询问对方是否是XXX。在短时间内传达准备好的内容，叙述完后请确认对方是否已理解要点。 3）中途断线时由去电方再次拨打电话，并致歉。4） 结束后请表达谢意并道别，等确定客户挂上电话后再挂断电话。2、来电礼仪： 1）问好，并报出自己的英文名字、公司、部门。忌以“喂”开头。2）询问事项，必要时做好记录。 3）结束时需礼貌道别，并请来电方先挂上电话。3、代接电话： 代接无人接听的分机电话时，请先确定来电者身份及目的，接到不属于自己分管的业务电话，不要擅自回答问题，请对方留下姓名及联系方式，事后转交给处理该业务的同事，请他给客户回电话，并解决问题。4、转接电话：1）不要让客户太久。2）如果要让客户等待，一定要先致歉并告诉对方需要等待多久。3）如果处理需要较长时间，可以建议客户留下联系方式并请相关人员回电。4）如果对方要求转接总经理/制作人电话、并且知道姓名，不知道分机号，就要礼貌地询问，对方是谁、所在公司。如果是广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或转到相关部门处理。四、会议礼仪：1、开会期间应将手机关闭或将响铃设置成会议模式。2、远程视频会议时请先打招呼，会议结束后请先礼貌告别再关闭视频。本制度自颁发之日起由执行，由行政部负责执行监督。-3-Copyright 2012 A
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