秘书资格考试技巧心得.pdf

Generated by Unregistered Batch DOC TO PDF Converter 2012 4 319 1599 please register 20 秘书资格考试技巧心得 一 关于录像答题技巧 一般 1 看秘书的着装 看是否着职业装 2 办公桌是否整洁 信函 要分类放置 3 在打电话时 注意 电话要在铃响三声内接电话 要用礼貌 用语 如您好等 上班时间不得占用电话聊天 4 保密 不能对好朋友泄 密 不能为了炫耀 泄密 不能因为老板吵你 赌气泄密 一 关于商务活动中的签字仪式 注意 迎客 秘书在大门口迎接 领导在会议室等待迎接 客人应坐在右边 签字厅应整洁干净 签字桌应为长桌 桌布应为绿色 实现应准备好签字用具 如合同文本 签字笔 吸墨器等 桌上要摆放双方国旗 入座座位 助签人应在 主签人的后面 其他随从人员的位置要注意 合同第一次交换由助签人完成 第 二次交换由签字人完成 到最后要照相留念 注意站的位置 共饮香槟酒互相庆 祝 最后谈话要注意 不谈政治 宗教 不问婚否 身子预言 注意 O K在不同 国家的意思不同 二 宴请 注意 场地的选择 点菜时要注意对方有无忌口 迎客的方式 入座的顺序 关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项 可能涉及到招标书的准备工作和 投标 注意其日期 秘书要为上司准备好信息资料 电话保密工作 会议通知包 括哪些内容 管理上司日志时 若上司日志发生变化 则应当先调整上司日志 再调整自己的日志 然后提醒上司日志已变化 最后通知对方 并致歉 三 有关商务旅行 秘书与领导一起出行 可能还有其他人员 注意 做好出行前的准备 拟定出访方案 包括意图和目的 出访时间 地 点和路线 费用情况和简单要求等 仔细看书上 3 9 9 页的表格 准备好后要想上 司汇报 召开全体出访人员预备会 给上司提醒 四 有关沟通 可能员工家属来闹事 注意 好好看看书上的沟通策略 这是一个对外的横向沟通问题 秘书有无做到换位思考 耐心倾听 秘书有无做到日常接待 如倒水等 如 果对方着急 秘书不可以急 应该有耐心 秘书在接待过程中要注意保密工作 与对方说话时 不能出现有 让我告诉你 的电话和地址 即在未经领导的 授权下 不能说出领导的电话和地址 对方提出一些要求 秘书要向上级请示 若上级正在开会或接待他人 秘书不能直接进去向领导说 而应写成便条形式 把领导叫出来汇报 领导在未吱声的情况下 秘书不应该说出该如何决定 二 传真机日常使用常识 1 使用环境 传真机要避免受到阳光直射 热辐射 及强磁场 潮湿 灰尘多的环境 或 是接近空调 暖气机等容易被水溅到的地方 同时要防止水或化学液体流入传真 机 以免损坏电子线路及器件 为了安全 在遇有闪电 雷雨时 传真机应暂停 使用 并且要拔去电源及电话线 以免雷击造成传真机的损坏 Generated by Unregistered Batch DOC TO PDF Converter 2012 4 319 1599 please register 21 2 放置位置 传真机应当放置在室内的平台上 左右两边和其它物品保持一定的空间距 离 以免造成干扰和有利于通风 前后方请保持三十厘米的距离 以方便原稿与 记录纸的输出操作 3 不要频繁开关机 因为每次开关机都会使传真机的电子元器件发生冷热变化 而频繁的冷热变 化容易导致机内元器件提前老化 每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿 命 4 尽量使用标准的传真纸 请参按传真机说明书 使用推荐的传真纸 劣质传真纸的光洁度不够 使用 时会对感热记录头和输纸辊造成磨损 记录纸上的化学染料配方不合理 会造成 打印质量不佳 保存时间更短 而且记录纸不要长期暴露在阳光或紫外线下 以 免记录纸逐渐褪色 造成复印或接收的文件不清晰 5 不要在打印过程中打开合纸舱盖 打印中请不要打开纸卷上面的合纸舱盖 如果真的需要必须先按停止键以避 免危险 同时打开或关闭合纸舱盖的动作不宜过猛 因为传真机的感热记录头大 多装在纸舱盖的下面 合上纸舱盖时动作过猛 轻则会使纸舱盖变形 重则会造 成感热记录头的破裂和损坏 6 定期清洁 要经常使用柔软的干布清洁传真机 保持传真机外部的清洁 对于传真机内 部 除了每半年将合纸舱盖打开使用干净柔软的布或使用纱布沾酒精擦拭打印头 外 还有滚筒与扫描仪等部分需要清洁保养 因为经过一段时间使用后 原稿滚 筒及扫描仪上会逐渐累积灰尘 最好每半年清洁保养一次 当擦拭原稿滚筒时 一样必须使用清洁的软布或沾酒精的纱布 需要小心的是不要将酒精滴入机器 中 而扫描仪的部分 如 C C D 或 C I S 以及感热记录头 就比较麻烦 因为这个 部分在传真机的内部 所以需要工具的帮忙 一般来说会有一种清理工具 沾了 酒精以后 由走纸口送入传真机 进行复印功能时 就可以清洁扫描仪玻璃上的 灰尘 切不可直接用手或不洁布 纸去擦拭 三 情景录象题解答技巧小析 总体注意事项 录象分析题以具体实际操作技能为重点 考点涉及面积广 较分散 一 经常在录象题中出现的问题包括以下几点 1 环境问题 如会议室 会客室 接待室 走廊 办公室布局 布置 清洁 办公用品的摆放 整齐 卫生 光线 绿色植物等 2 职业形象 包括坐 站 走姿等 服饰等方面 3 接待方面 环境情况 办公用品的准备情况 接待预约和未预约的来访 者 电话接待的要求等 4 沟通方面 包括沟通的基本技能 具体技能要求 内容等 5 接打电话和处理通话中的问题 如方法 语言等等 Generated by Unregistered Batch DOC TO PDF Converter 2012 4 319 1599 please register 22 6 会议方面 会议筹备的各项环节 会中的服务工作 会后的善后工作 会议协调 商务活动和旅行的工作事宜等 7 档案信息 收集方法 档案收集流程 档案信息管理 信息开发工作等 等 8 办公室事务管理 库存管理 进货保管 紧急事故的处理 办公设备用 品的采购等 此外 在书本每章节内的注意事项也是考试的知识点分布所在地 二 其他要注意的问题 1 选择题量很多 1 2 0 道题目要求在 9 0 分钟内完成 选择题发题型包括单 项 多项 不定项 中性选择四项 2 工作务实题主要偏重实际操作 包括某项工作的方法 内容 写作的格 式等等 并且形式很灵活 如拟写一份完整的库存管理方法 以备忘录的格式 通过电子邮件发送给某某经理等 这就要求大家掌握多种知识的同时学会灵活运 用 3 录象分析题只要找出录象中的正确或错误的地方即可 不需要加以分析 这是近及期考试的形式 每个级别分别都有两道录象题 每道在 5 1 0 分钟 试卷要求找出 1 5 个正确或错误的地方即可 但是每道录象题中至少有1 5 2 0 个 错误和正确的地方 甚至更多 大家都可以写下来 四 秘书国考工作务实题解答方式 注意 以下是我们例举了三道题目的解答方式为例 希望能给大家提供参考 背景说明 你是光华公司行政秘书钟苗 下面是行政经理苏明需要你完成的 几项任务 一 便 条 钟苗 江苏远洋公司副总经理等五人将于 9 月 2 5 日至 2 8 日来我公司进行考察 请 你按公司惯例做出接待计划与安排 计划形成后交我审阅 待批准后再去相关部 门交办具体适宜 谢谢 行政经理 苏明 2 0 0 3 年 1 1 月 2 1 日 参考答案 1 说明接待计划的三项内容 1 接待规格 2 日程安排 3 经费列支 2 人员安排中计划中应写明 1 主要陪同人员 2 主要工作人员 3 住宿地点 标准 房间数量 4 宴请时间 地点 标准 人数 Generated by Unregistered Batch DOC TO PDF Converter 2012 4 319 1599 please register 23 5 会见 会谈地点 人数 参与人员 3 日程安排计划 1 日期 时间 地点 2 活动内容 3 陪同人员 4 接待经费计划 列支 1 工作经费 2 餐饮费 3 住宿费 4 交通费 5 参观费 6 其他不可预见费用 二 备 忘 录 发自 行政经理 苏明 发给 秘书 钟苗 日期 2 0 0 3 1 1 2 1 内容 公司成立的开发部近期有 5 名员工要出差 请你帮开发部列出我公司商务出 差申请费用以及报销结算的步骤 我看过后再交给他们参考执行 谢谢 参考答案 我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是 1 申请人提交费用申请报告或填写费用申请表 详细说明需要经费的人员 时 间 用途 金额等情况 并亲自签字 2 该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意 并签字批准 3 一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门 领取支 票或现金借款 一种情况是先由申请人垫付 完成商务工作 4 在进行商务工作中 无论是使用支票 还是使用现金 都要向对方索取相应 的发票 其内容中填写的时间 项目 费用等应与使用者实际用途相符 5 商务工作结束 申请人应将发票附在 出差报销单 后面 并亲自签字提交 出纳部门 由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算 如果是先由 申请人垫付的 在提交票据和 报销凭单 后 方可返还现金 6 如果事实商务工作时 计划的费用不够 需要超出时 应提前向有关领导报 告 在得到许可和批准后 超出的部分才可得到报销 三 便 条 钟苗 一些员工对信息存储过程不 太了解 时常将公司活动中形成的信息材料往 文件柜中一放了事 没有进行信息登记和编码 为了使公司信息存储规范合理 请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料 在下周三下午由你向员工作介 绍 行政经理 苏明 2 0 0 3 年 1 1 月 2 1 日 Generated by Unregistered Batch DOC TO PDF Converter 2012 4 319 1599 please register 24 参考答案 1 登记 1 登记的含义 登记即建立信息的完整记录 2 登记分为两种类型 总括登记 对存储信息按批分类登记 个别登记 按信息存储顺序逐件登记 3 登记形式有两种 卡片式登记 薄册式登记 2 编码 1 编码要求 编码结构应表示出信息的组成方式及关系 2 编码步骤 分析所有预编的信息 选择最佳的编码方法 确定数码的位数 3 编码的两种方法 顺序编码法 按信息发生的先后顺序或统一标准编码 分组编码法 利用十进位阿拉伯数字 按后续数字来分别信息的大 小类 一 怎么答题 假如题型如下 便 条 陈晓秘书 公司 温州市市点秘书事务所 将在今年 2 月 20 日在王朝大酒店举行廉政 监督员年会 本次年会的会议记录将由你负责 请你将会议记录有关内容和涉及 要点在今天下午下班前发送到我的电子邮箱里 行政部经理 王小丫 二 OO 五年三月二十日 我们这样进行答题 解 收件人 xg 抄送 cns 密送 hzx xg 标题 会议记录有关内容和涉及要点 附件 无 内容 王经理 您好 会议记录有关内容与涉及要点有关内容已经整理好了 现将内容发送 给您 请您审阅 陈晓 会议记录有关内容与涉及要点内容如下 一 概念 会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告 发言 讨论 决议等内容如实记录下来的文书 二 特点 一是真实性 是对会议情况的客观记录 二是资料性 是分析会 议进程 研究会议义程的依据 是编写会议简报和撰写会义纪要的重要资料 还 可以作为原始资料编入档案长期保存 以备需要时查阅 三 结构 标题 正文 尾部 Generated by Unregistered Batch DOC TO PDF Converter 2012 4 319 1599 please register 25 1 标题 1 会议名称 文种 如 温州市市点秘书事务所廉政监督员年会会议记录 2 文种 如 会议记录 2 正文 正文的构成是 首部 主体 结尾 1 首部 会议概况 包括会议名称 会议时间 会议地点 会议主席 主持 人 会议出席 列席和缺席情况 会议记录人签名等 以上 6 项应在主持人宣 布开会前填写好 2 主体 会议内容 包括 会会议议义题 如果有多个议题 可以在议题前分别上序号 发言人及发言内容 记录每人的发言时都要另起一行 写明发言人的姓名 然后加冒号 会议决议 决议事项应分条列出 有表决程序的要记录决的方式和结果 3 结尾 另起行 写明 散会 并注明散会时间 3 尾部 右下方写明 主持人 签字 记录人 签字 五 国家职业资格鉴定基础知识试题解析 劳动和社会保障部秘书国家职业资格统一鉴定试卷由两个卷册构成 卷册一 为基础业务素质部分 包括职业道德和秘书基础知识 卷册二为秘书技能操作部 分 包括案例分析和工作实务 本文单就部分基础知识试题作解析 供参考 命题思路 选择题分单项选择题和多项选择题 单项选择题重点考查考生对秘书理论知 识的基本概念 定义 观点 知识要点的把握是否准确 此类试题要求考生牢固 掌握知识 技能要 点及其应用方法 多项选择题考查的内容包括秘书专业某个 知识模块的若干项 对秘书工作程序性行 为导 致的 可以 应当 否 定 等结果作划分与选择 对同一模块或不 同模块相关知识技能作比较等 选择题的特点 选择题题量大 覆盖面广 拟题的随机性强 考生掌握的知识必须全面 系 统 不能靠机械的记忆和背诵 一定要在深刻理解和相应操作训练的基础上 把 理论与技能综合起来把握 选择题作答技巧 选择题有的是考查概念 观点 知识点及其之间的联系与区别 有的是考查 理论知识如何运用于实际操作 因此 在作答单项选择题时 最关键的是要求考 生准而快地确定答案 非对即错 但有的考生将答案改了又改 这说明考生对考 查的内容没有把握 无谓地浪费了有限的时间 致使未能把题做完 对多项选择 题的判断 最关键的是要注意各选项之间的逻辑关系或知识要素内涵 通过逻 辑分析断定所选项的正确性 此种题型通常涉及各知识点联系密切 要点相对集 中的内容 考生只要熟悉涉及的知识点 选择的正确率就较高 这里介绍 1 4 答技巧供参考 1 直觉分析法 根据题干直接选出正确答案 属于顺向思维判断法 有些 单项选择题所涉及的内容 考生已经烂熟于心 有的是最基本的常识 不需要再 费心思考量决断 这种方法比较适合单选题 2 还原法 将认为正确的选项置于试题中 再从语法语义角度检验答案的 正误 此方法比较适合单选题 Generated by Unregistered Batch DOC TO PDF Converter 2012 4 319 1599 please register 26 3 浓缩还原法 拟题人将较复杂的概念简单化 也就是将题义浓缩概括后 变为一个简单的句子或词组甚至是一个词 分析这类试题时 宜将各项答案 扩 展后再还原 题义 这种题义往往是教材中的原文 有时是从多条原文 义群 中选出几条进行浓缩后作为选项的 这类题只适合多项选择题 4 排除法 排除法是在不能确定正确答案时采用的一种逆向思维判断法 如果不能一眼看出正确答案 应首先排除明显荒诞 拙劣或不正确的答案 一般 来说 选择题尤其是单项选择题的题干及其答案几乎直接摘抄自教材 其他备选 答案可能是命题者自己设计的 也可能是有悖常识的错误答案 5 词语分析法 抓住题干中的关键词语 或者将词语间作有机的联系 然 后确认正确答案 6 逻辑联系法 将选项中的某些词语与题干中的某些要点作逻辑联系 然 后判定正确答案 7 类比法 比较法 四个选项中有一个或两个选项不属于一个范畴或类 属 那么 余下的三项或两项则为选择项 这种方法适合于多项选择题 8 猜测法 实在不知道确切的答案也不要放弃 要充分利用所学知识去猜 测 一般来说 排除的项目越多 猜测正确的可能性就越大 9 常识法 根据人们日常生活 学习 工作积累起来的经验或惯例总结出 来的约定俗成的认知作选择 不用通过专门的学习 1 0 设例法 如果对所有选项都不能确定对错 可以按每个选项隐含的意思 假设一个例子 然后进行比较和区别 最后确定正确答案 1 1 计算法 利用相关的计算公式计算出正确答案 1 2 诠释法 从一个知识侧面 就事物的某一特点作出基本解释 1 3 经验法 根据平常生活或工作经验进行分析与判断 然后选择答案 1 4 综合交叉法 可同时利用两种或两种以上的方法 集中考虑正确答案和 错误答案的关键所在 可先用排除法将错误项排除 然后在剩余选项中进行再次 选择 以此类推 例题解析 一 单项选择题 例题 秘书要做好保密工作 为了记事备忘 最好用速记记 选 自 2 0 0 6 年 1 1 月五级秘书试卷 笔试 单项选择题第 4 6 题 A 笔记本 B 记事本 C 秘本 D 记录本 解析 可用排除法 因为 项都没有 秘密 的迹象 只有 项 说得很明确 我们知道秘书用速记 秘本 不仅方便 高效 重要的是能起到 保密作用 尤其是 速记符号 俗称 保密文字 所以答案只能是 项 例题 2 沟通中开放友好的身体语言包括 选自 2 0 0 6 年 1 1 月五 级秘书试卷 笔试 单项选择题第 4 2 题 A 手势 动作 体态 B 语调 语速 用词 C 服装 服饰 体态 D 表情 态度 动作 解析 可用直觉分析法或还原法 因为题干已经提示 身体语言 了 手 势 动作 体态 都属于身体语言 其他 项中的语词都有不属于身体 语言的语词 也可以将 项还原成完整的一句话 从语义和语法角度考虑均 无错误 毫无疑问 答案为 例题 3 企业的办公格局和车间的设计属于企业文化的 选自 2 0 0 6 年 1 1 月四级秘书试卷 笔试 单项选择题第 4 7 题 Generated by Unregistered Batch DOC TO PDF Converter 2012 4 319 1599 please register 27 A 精神层 B 制度层 C 物质层 D 行为层 解析 可用设例法或猜测法 考生有可能会在 A C两项中犹豫不决 可以 这样考虑 企业的办公格局和车间的设计是企业文化的表层反映 是企业员工创 造的物质文化 它比较具体 而精神层较抽象 如企业风貌 风气等 答案显然 为 C 项 例题 4 某公司每天要用去 2包 A 4复印纸 供应商从订货到送达需要 天 时间 最小库存量是 1 0 包 那么该公司 A 4 复印纸的再订货量应是 包 选自 2 0 0 6 年 1 1 月四级秘书试卷 机考 单项选择题第 6 7 题 A 1 4 包 B 1 8 包 C 2 2 包 D 2 6 包 解析 可用计算法 按再订货量公式计算 重新订购量 再订货量 日用量 运送时间 最小库存量 答案 B 为正 确 例题 5 在会议文件审核修改之后 要由 进行终审 选自 2 0 0 6 年 月三级秘书试卷 笔试 单项选择题第 4 9 题 A 主管秘书 B 主要领导或主管领导 C 文件起草者 D 办公室主任 解析 可用常识法 在我国政治体制中 能够决定 召开会议 和 终审 的只有单位负责人 四个选项中除 主要领导或主管领导 外 其他均无此权 力 答案为 B 例题 6 当上司确定出访后 秘书要在出发前做好充分的准备工作 这包 括 等方面的准备 选自 2 0 0 6 年 1 1月二级秘书试卷 笔试 单项选择 题第 6 4 题 A 思想 组织 物质和资料 B 思想 物质和资料 C 环境 组织 物质和资料 D 物质和资料 解析 可用逻辑联系法 上司出访要做多方面的准备 大多数考生选择 项 其实 秘书为上司出访要做的事情很多 大到制订出访方案 小到 针头线 脑 考虑要周到细致 A 项答案才是正确的 二 多项选择题 例题 7 影响接待规格的因素有 选自 2 0 0 6 年 1 1 月四级秘书试 卷 笔试 多项选择题第 9 6 题 A 对方的要求 B 对方与我方的关系 C 突然的变化 D 上一次的接待标准 解析 可用设例法 如 A 项 对方的要求也许是没有道理的 显然这项被 否定了 如 B 项 假设对方的来访事关重大或我方非常希望和对方发展关系 再 假设是上下级关系 往往以高规格接待 如 C项 假设总经理突然接到一个紧 急会议通知 他可委派其他人来完成接待工作 虽使接待规格降低了 但也属正 常 如 D 项 假设某医药公司副经理接待某药厂药品推销员 这也属正常 以此 假设的例子 答案为 例题 8 在确定会议住宿地点之前 应随意抽查 的设备 选自 2 0 0 6 年 1 1 月四级秘书 试卷 笔试 多项选择题第 8 7 题 A 一个商务间 B 一个双人房间 C 一个单人房间 D 一个套房 解析 可用词语分析法和诠释法 可以抓住题干中的 会议住宿地点 来 作出选择 A 项不能作为 住宿 之用 其他选项均与 住宿 紧密相关 答案 为 B C D 此题也可用类比法 B C D 选项为 住宿 类 A 项则不是 Generated by Unregistered Batch DOC TO PDF Converter 2012 4 319 1599 please register 28 例题 9 填写介绍信可以用 选自 2 0 0 6年 1 1月四级秘书试 卷 机考 多项选择题第 1 0 2 题 A 毛笔 B 钢笔 C 圆珠笔 D 铅笔 解析 可用经验法 凡是有一点生活和工作经验的考生做本题并不难 即 使不去专门记忆这些技能知识 只要根据平常的生活经验也能找对答案 项为正确答案 例题 1 0 在多边性商务活动中 人们经常采用的礼宾次序是 按来宾所在 国或地区名称的拉丁字母顺序排列 选自 2 0 0 6年 1 1 月三级秘书试卷 笔试 多项选择题第 9 7 题 A 按报到时间顺序排列 B 按来宾身份排列 C 按与东道主的关系远近排列 D 不排列 随便坐 解析 可用综合交叉法 先用逻辑分析法 如 项显然不符合事实逻辑 应 当排除 项是一种常用礼宾次序的方法 答案为 项 例题 1 1 下列文书的内容具有前瞻性 预测性的是 选自 2 0 0 6 年 1 1 月三级秘书试卷 笔试 多项选择题第 1 1 8 题 A 总结 B 计划 C 调查报告 D 可行性研究报告 解析 可用类比法 在时间概念层面 总结 与 调查报告 是同类 重 在叙述过去 属于 过去完成时 而 计划 与 可行性研究报告 是同类 重在对未来的预测 属于 将来进行时 答案为 项 例题 1 2 会议记录和会议纪要的区别主要有 选自 2 0 0 6 年 1 1 月二 级秘书试卷 笔试 多项选择题第 1 1 3 题 A 会议纪要是行政公文 会议记录不是行政公文 B 会议记录是原始记载 会议纪要是对会议的综合与概括 C 会议记录的作用是存档备查 会议纪要的作用是向有关机关传达会议 情况和议定事项 D 会议记录随会议进程记载会议内容 会议纪要则是在会议