(林良淦)浅谈如何开好项目组例会.doc

北京煜金桥通信建设监理咨询有限责任公司第二届项目管理技术论坛 20111010北京煜金桥通信建设监理咨询有限责任公司 第二届项目管理技术论坛 浅谈如何开好项目监理组例会 福建办事处 林良淦【摘 要】： 项目监理组周例会是项目监理组内部管理过程中的一种管理方式，但这种管理方式必不可少。例会开得好，能起到沟通信息、协调工作、提高共识、化解矛盾、解决问题、带动监理工作更上一层楼的作用，使之达到统一认识、协调一致的目的，实现公司的管理方针和管理目标。作者通过几年的工作实践，对如何开好例会有深刻的认识，总结了几点体会：1思想重视 2、形式多样 3、注重学习 4、正面引导 5、认真准备 6、掌握技巧。【关键词】：浅谈 例会 项目监理组周例会是项目监理组内部管理过程中的一种管理方式，但这种管理方式必不可少。例会开得好，能起到沟通信息、协调工作、提高共识、化解矛盾、解决问题、带动监理工作更上一层楼的作用，使之达到统一认识、协调一致的目的，实现公司的管理方针和管理目标。本人通过几年的工作实践，对如何开好例会有深刻的认识，下面分几个方面就如何开好项目监理组的例会谈几点体会：1、 思想重视。 从思想上认识到开例会重要性有个过程，本人加入监理队伍已有9年，经历过几个项目监理组，但都没有定期的内部例会制度，只是组长认为有事时项目组才开会议。我于2007年8月接手福州项目组组长工作，刚开始的二年，仍然延续这种做法，只是开会的次数增加了，慢慢地有了一种想法和责任感，尝试着开例会的方法，引导自己的团队走向辉煌，并于2009年11月2日星期一召开第一次项目组例会，宣布从今开始每周一定期召开项目组例会。经过近三年的实践，项目组发生了深刻变化，2009年本人获得公司优秀员工；2010年项目组获得公司优秀项目奖；2009、2010、2011年的公司项目质量监督考核检查中，均获得高分；接受内审、外审工作中，均受到好评。项目组人员积极向上，思想稳定，在各地出现人员跳槽辞职风暴中，项目组未出现一人辞职情况，有力地支持了监理工作。2、 形式多样。 总结分析上周工作，安排落实下周工作，这是开例会的基本内容。为了避免一言谈，提高员工的表达能力，项目组在形式上做了有益的探索，要求项目组所有成员必须在周例会上汇报自己一周的工作情况以及下周工作安排，这样可以让每个员工在大家面前、在正式的会议上汇报讲话，锻炼讲话能力和讲话胆量，以提高在日常监理工作中协调的讲话能力和参会的说话水平；同时，还要求汇报发言者要进行事先准备和归纳，发言要求要精练不啰嗦，讲话要讲到点子上，要有哲理，要尚于分析，不断提高个人的讲话水平和口才能力。通过这样有益的锻炼，使原来比较爱讲话的人，发言就比较精练不再啰嗦，讲话也能讲到点子上了，原来性格比较内向的，刚开始汇报发言就几句话的，现在也敢于发言和善于发言了；另外，通过每个人的发言，每个人对问题的看法、角度、处理方式各不相同，互相间得到互补、启迪和提高。为了避免例会形成制度后，随之而来的例会“疲乏”，这不仅会对例会效果产生负面作用，而且会消磨团队的精神。我们通过换个环境开例会、定个主题开例会、请施工单位参加例会、请大学实习生列席例会等各种形式，使每一次例会开得有效率的同时，也让它成为提升团队精神的一次机会。这样有益的探索，整体推进和提高了项目组的监理水平和监理能力。3、 注重学习。 学习是提高监理工作的基础。如何使项目组成为学习型的项目组，利用周例会时间组织学习是个很好的方法，学习上级下发的各种文件，读懂文件内容，弄清文件精神，贯彻落实文件要求。例如，今年，中共中央宣传部、国家安全生产监督管理总局、公安部、国家广播电影电视局、中华全国总工会、共青团中央、中华全国妇女联合会联合印发了关于开展2011年“全国安全生产月”活动的通知将6月定为全国安全生产月，为了落实文件精神，切实加强安全生产宣传教育工作，推动安全生产责任制的贯彻落实。项目组在6月13日周一例会上组织全体员工学习安全相关文件并布置有关活动要求，6月23日全体员工按“通知”要求完成了中国移动2011年安全生产（网上）知识竞赛答题；按“通知”精神完善了应急预案，并对应急预案中的消防设施的正确使用和办公场所高楼逃生进行了演练；向在监工程项目的施工单位下发了关于开展2011年“安全生产月”做好安全生产的通知，要求施工单位做好安全生产月的安全教育和安全检查工作，并围绕“安全责任、重在落实”的主题，认真贯彻落实通知精神，结合实际，注重实效，组织开展有自身特点的安全生产宣传教育活动；深入贯彻落实安全生产责任制，完善细化安全规章，逐级抓好贯彻执行。安全生产月结束后，我们对施工单位的活动情况进行了收集和检查。通过学习和系列活动，使项目组全体人员提高了对安全生产的认识，了解并掌握了安全生产的知识。又如，每年公司下发工程监理项目质量监督检查考核实施细则，项目组都会利用周例会组织进行逐项学习理解，逐条贯彻落实。使公司的工程监理项目质量监督检查考核实施细则化作项目组每个员工的实际行动。因此，项目组几年来，接受公司的项目质量监督检查考核中，均取得好得成绩。同时，项目组在推动福建办事处其它项目组的工程项目质量监督考核中起到榜样的作用。帮助其它项目组进行项目管理的培训，提供有关资料模板。在学习方面，我们项目组人员有外出学习、培训，回来后，均应在项目组进行学习汇报，将自己学到的新知识，新思想、新思维传授给大家，使大家也受到一次教育和收获。4、 正确引导。 项目组是公司最基层的单位，公司的所有的方针、政策、规定、要求都要通过项目组得到最具体的落实。有时，公司的规定要求，从公司的角度出发，是合理的，是对的，但从一些个人角度出发，可能感觉就不合适了，在这种情况下，项目组就必须进行正面引导，使之服从公司这个大局。例如，公司发布的薪酬制度，共分8等7级，对大多数员工来说，适合的、合理的，但对某些人来说，因为学历、经历、经验、技能的不同，而出现了一些偏差，这时应进行认真的解释，正面引导，将怨气正确疏通去。正面引导，关键在于发现苗头和倾向性的问题，要研究和分析这些苗头和倾向性的问题，将这些苗头和倾向性的问题消灭在萌芽状态，就如人的身体打上预防针，有了免疫功能。又如，公司每季度的绩效考核，刚开始，许多人都将自己的绩效考核分数都填的非常的高，九十多分，狠不得它将填满分。针对这种苗头的出现，项目组积极进行引导，首先肯定大家重视绩效考核，重视绩效考核分数，但同时也强调，绩效考核要实事求是，要在工作上争先，分数要体现工作情况。并把标准列在绩效考核旁，请大家认真对照，90分表现为出色，你是否工作的出色？通过这样的引导，绩效考核的分数回归到正常状态，还出现一些谦虚的分数，需要我进行往高分调整现象。引导工作取得了成效。在日常的周例会中，我会选择一些带有倾向性的问题，进行“强调”以引起全体员工的关注。如：针对编写周报、月报等文件内容因拷贝后未能及时进行修改或修改不到位的差错情况。强调今后所有起草的文件必须有AB角进行互相校对，明确了每2人一组互为校对。经过强调，周报、月报等文件的差错率直线下降。很好地维护了我们监理的声誉。粗略统计，近三年我在项目组周例会上的“强调”达100多项，较好的将一些苗头、不良倾向及时进行引导、疏通和制止，使项目组沿着健康方向发展。5、 认真准备。 项目组的例会说起来简单，其实要开好例会，希望将自己的思想和理念都充分地传达给全体员工，需要认真充分准备，才能起到效果。一是例会的内容准备，要收集分析总结上周工作，安排落实下周工作；学习传达上级有关文件内容和精神；查找、研究、分析出现的苗头、倾向，有的放矢地进行“强调”；二是例会的形式准备，会前要考虑要采用什么样的形式开例会。要针对例会的内容、参加的人员、等方面因素来决定例会的形式。6、 掌握技巧。 掌握开好例会的技巧，是开好例会成功的钥匙。 1、准时开会。不要为某个人或某几个人未到而廷误开会时间，因为假如那样，下回其余的人便都会迟到。准时开会是主持人的责任和魄力之所在，也是一个团体纪律的体现，进而表明团队的战斗力，如果一个团队连起码的开会时间都不能遵守，这个团队肯定是个懒散的团队。所以必须强调和采取必要的措施，保证准时开会。2、 简洁的开场白。开场白要控制好时间，主持人的任务不是表现自己，而是讲清并强调一下会议目的，这样有助于为与会者明确地限定讨论的问题，而且能够消除在会议开始时人们思绪的混乱状态，集中大家的注意力。督促与会者开动脑筋。讲长话会磨纯“会锋“，分散注意力，引偏目标。 3、 防止冷场。会上出现一阵沉默，每个人都在等待别人讲话，出现这种冷场时，主持人要立即做些评说，提问或解释，尽快结束冷场，使会议继续进行。4、 控制激情。会上出现情绪激动者时，主持人要善于观察个别情绪激动者的情绪变化，以便及时进行“灭火”，把话头从“激动点”引开，用幽默调节会议气氛。很多时候，人的感情大于理智，而激情迸发时往往会导致人的失态和人与人之间的冲突，而带着情绪去争执，只会产生隔阂，失去解决问题的机会。应该指出双方的出发点都是正确的，只是站的角度不同，所看到的事物就不一样。情绪平静后，再引导大家现实地对待有