企业采购管理程序.doc

cc采购管理程序一、目的：通过合理的采购流程控制采购成本满足公司内请购部门的需求。二、适用范围因生产、经营及办公需要采购的所有物品包括生产性物料、非生产性物料。非生产性物料包括固定资产、低值易耗品及办公用品。三、职责权限采购申请提出需求部门 采购申请审核、批准需求部门、综合部、财务部、总经理 采购实施综合部四、采购原则1、询价比价原则物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。2、一致性原则：采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的510%。3、低价搜索原则：采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。4、廉洁原则：（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。5、招标采购原则：凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。6、审计监督原则：采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司员工奖惩制度等进行处罚直至追究其法律责任。五、采购流程5.1填写请购单 各需求部门根据业务、生产、使用情况的需求提出采购申请单价金额在元以下总价金额不超过元的非生产性采购无需请购审批直接由综合部或需求部门采购报销其他情况 由专人负责填写请购单列出需采购物品清单包括名称、规格、数量、估计金额、物品来源供采购人员参考之用。为确保采购周期采购申请部门可提早将采购要求告知采购人员。如是销售合同相关的采购须注明销售合同号及项目名称。5.2请购申请的审批 5.2.1部门负责人的审批申请人将采购申请递交给部门负责人审批。部门负责人有责任评价该申请是否为必须的业务活动有责任控制本部门的费用及业务活动的相关成本。 5.2.2综合部审核综合部相关采购人员在收到请购单后核对合同、库存、采购周期及其他情况对请购进行确认。如果认为没必要采购仓库有存货或采购项目存在不合理之处要求申请部门进行相应变更。 5.2.3财务的审批审核采购申请的预算情况从财务管理的角度审核采购的必要性及合理性。 5.2.4总经理审批对采购申请进行最终审批。 5.3请购物品的采购 采购人员获得通过审批的请购单后负责向家以上供应商询价除非是独家垄断产品。采购时应优先选择合格供应商充分考虑质量、价格、售前售后服务质量等相关因素并逐步建立起合格供应商档案。 5.4采购变更 请购部门若对采购计划发生更改应重新填写请购单按采购流程执行。如因采购物品缺货而发生采购变化由采购人员及时告知申请部门协商后要更改采购内容则重新填写请购单然后按采购流程执行。 5.5采购验收 采购的物品是否到货由采购人员负责跟踪对于供应商交付到公司及采购人员自行采购的物品采购人员会同仓库管理员根据对应请购单或采购合同进行点收核对物品的名称、规格型号、数量经请购部门相关人员验收后入库。入库单一式三联其中记账联需每月一次提供给财务部 若供应商将物品直接交付到公司客户处由公司现场工程人员汇同客户在现场对物品进行点收检验记录物品名称、规格型号、数量采购人员负责跟踪到货情况并取得现场的收货凭证签收单交仓库管理员办理入库及出库手续。 在点收货物时应注意检查物品随带的说明书、手册、软件光盘等相关技术资料仓库管理员应保管好供应商提供的保修单以便需要维修或技术支持时可及时与供应商联系。 5.6采购付款 采购人员负责对采购物品的付款及报销在申请付款同时需附经核准的请购单六、考核：凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。七、本制度解释权归人力资源行政部，自公布之日起执行。八、本制度附件：1、cc请购单2、cc询价记录表cc集团有限公司XXXX年XX月XX日采购流程图流程作业要求记录表单责任单位/人采购申请验收入库对帐/整理付款资 料询价比价议价样品提供确认签订采购合同进度跟催供应商选择接收请购单1、物资需求部门根据生产或经营实际需要填写请购单请购单需求部门1、接收已核准的请购单请购单采购员1、采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选两家以上供应商进行比价和议价询价记录表采购员1、以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原则申请单采购员1、依优质低价原则进行选择询价记录表需求部门/企管部/采购员1、依据供需双方确定的条件签订合同采购合同采购员1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理采购合同采购员1、按采购需求进行验收，办理入库手续入库单库管员/需求部门1、库管员按已办妥的请购单、送货单整理汇总2、采购员根据库管员提供的相关资料进行对帐，到财务部办理付款送货单发票支付凭证库管员采购员XXXXX请购单申请单位： 申请日期： 年 月 日 编号：序号物品名称厂家/品牌缓急程度规格型号单位需求数量用途需用日期库存请购数量备注经办人： 部门负责人： 申请部门分管领导：企管部（人力资源行政部）审核： 审核部门分管领导：财务总监： 总经理：库管：XXXXX