广宣用品管理规定.doc

广宣用品管理规定公司广宣用品管理规定1.目的：为了规范公司广宣品的管理与发放，使其更加科学性与合理性，塑造良好的公司形象，特制定本制度。2.范围2.1 本规定包括相关部门或人员广宣品领用程序及具体领用广宣品所必须履行的手续。2.2 本规定适用于公司所有部门人员。3.职责3.1 总经理及相关部门经理负责广宣品发样的审批。3.2 相关部门或人员对所领用广宣品及所造成的后果负责。3.3 市场部负责广宣品的发放及广宣品的日常管理工作。4.细则4.1 广宣用品的管理 4.1.1 按计划验收入库。凡验收入库的广宣品必须要有经主管部门和公司领导批准的审批报告库管员按批准报告上的数量、要求、价格等验收入库，如与报告不符可以拒绝入库并及时向部门领导反映。4.1.2 广宣品的保管应严格按照物资管理办法执行。 4.1.2.1 坚持分类摆放、分类管理的原则；坚持先进先出、后进后出的原则；避免了广宣品的积压，力争做到广宣品及时到位，减少公司的损失。4.1.2.2 坚持帐卡物相符，帐帐相符的原则。每种广宣品必须要建立管理卡片及时上帐、下帐，要做好收发月报告交公司财务存档和库管存档。建好广宣品台帐，要求名称、数量、规格、出入库时间、收发单位要清楚，同时要求每月底26日前将上月结转、本月收发、本月库存填写盘点表交公司财务。所有的帐、卡、物、表，要做到帐帐相符，帐物相符。 4.1.2.3 坚持广宣品的合理存放原则，注意保管的物品防潮、防霉变、防腐蚀。4.1.2.4 坚持广宣品仓库整齐、清洁、通风、干燥。 4.1.2.5 坚持广宣品的安全存放原则、注意防火、防盗。 4.2 广宣投放流程4.2.1 常规媒体广告投放流程4.2.1.1 范围：在投放前无须签订投放协议的报纸、电视、电台、网站的广告以及人员流动率较大的区域门店各市区主干道城中村出入口制作门头招牌，店内广告。4.2.1.2流程：4.2.1.2.1 根据市场状况、结合阶段销售策略和历史投放效果分析，并听取销售部意见前提下，由广宣专员于每月1日前制定次月的广宣月度计划表交市场部经理审核。4.2.1.2.2 市场部经理根据统一对外宣传要求，对内容、版面、时间进行调整，市场部经理根据各公司广宣月度计划表制成广宣月度汇总表，每月3日前回复至广宣专员，由广宣专员每月5日前交报市场部总监审核，审核通过后由市场部经理备案。4.2.1.2.3 如因市场推广活动或媒体特惠及关系需要而对当月计划做临时性调整，日期、版面规格、媒体调整应由广宣专员签字，说明变更原因，在投放前两日报市场部经理备案。如当月调整部分增减金额超5000元或增加，广宣专员需报市场部总监备案。4.2.1.2.4每月5日由广宣专员提交上月广告总结，提交市场部经理、市场部总监，由市场部总监备案。广宣专员销售部总监市场部经理财务经理市场部总监拟定初步计划月度计划表月度工作总结实际投入制作费用汇总表调整计划月度汇总表备案调整1日备案5日备案审核、签字费用汇总表审批、备案月度汇总表备案汇总、调整月度汇总表备案费用汇总表4日3日备案调整、审批4.2.2 非常规媒体广告投放流程：4.2.2.1范围：自行开展主题活动、厂家支持活动及各类路演；需签订投放协议的媒体；户外广告媒体；4.2.2.2 流程：4.2.2.2.1 公司全体员工均可为广宣专员提供非常规广告信息和资源。由广宣专员进行资料初选，优选意向合作项目召集召开评审会。4.2.2.2.2评审会由广宣专员、销售经理，市场部经理、市场部总监出席（2000元以内可不出席），建议在销售周例会上由销售顾问进行集体方案评审，由销售经理提供方介绍活动情况（如活动方案一目了然，也可直接评审），由评审会确定是否参加，以及参加的时间和形式。如属活动的，填写活动审批表；如属制作的，由广宣专员列清明细和报价；如属其他形式的，填写书面报告，并由广宣专员和部门经理签字。4.2.2.2.3由广宣专员将评审结果报市场部总监审批，超过2000元（含2000元）的在市场部总监审批后，报总经理审批。 4.2.2.2.4审批通过的方案由广宣专员和市场部经理共同与活动提供方敲定细节，并开展价格谈判。最终确定的价格，由广宣专员和市场部经理签字确认。（2000元以内：活动以广宣专员月度市场推广活动计划表和活动审批表进行审核备案，制作以报价表审核备案）4.2.2.2.5形成的最后协议报总经理确认，协议广宣专员留存。4.2.2.2.6 在活动期间，因促销需要发生项目增减导致总价改变时，应由广宣专员向市场部总监汇报审核，超过20%的报总经理审核。在决算时，作为补充附件。如预算时费用不超审批权限，决算时费用已超审批权限，在决算时应按审批权限报上级审批，并说明超支原因，超支不得超过预算40%，如超支40%应重新进行方案申报。4.2.2.2.7广告费用在10000元以内由副总经理进行签批；广告费用在10000元以上（含10000元）需报董事会批准。广宣专员销售经理/市场经理市场部总监财务经理总经理评审会结算变更调整媒体执行确定细节和价格形成方案收集广告信息资料初审确定细节和价格活动执行审核备案审核确认审批4.4 广宣用品申请流程：4.4.1 广宣物料管理：4.4.1.1广宣物料管理共分为六个阶段：申请提报、审核、费用预算、制作、签收、使用。4.4.1.1.1 申请提报：销售部人员根据需求由各部门向市场部提报物料申请，市场部物料负责人填写申请表。4.4.1.1.2 物料申请审核：市场部物料负责人将填写的申请表报销售总监/市场总监进行审核，审核人员要根据活动实际情况判定是否进行制作及增减。4.4.1.1.3广宣物料费用预算：销售总监/市场总监根据活动效果核算投入比例，决定是否制作及制作数量。4.4.1.1.4广宣物料的制作：广宣经理在保证质量的前提下要注意节省费用，广宣经理要进行质量把关。4.4.1.1.5签收：广宣专员在收到物料后要进行签收，交由市场部物料负责人备档保存。4.4.1.1.6使用：根据物料使用规范要求进行使用，市场部给予监督使用到位情况。4.4.2 公司礼品箱管理：4.4.2.1 礼品箱管理共分为六个阶段：申请提报、审核、费用预算、制作、签收、发放。4.4.2.1.1 申请提报：相关部门根据需求由各部门向市场部提报物料申请，市场部物料负责人填写申请表。4.4.2.1.2申请审核：市场部物料负责人将填写的申请表报总经理进行审核，审核人员要根据活动实际情况判定是否进行制作及增减。4.4.2.1.3 费用预算：根据活动效果核算投入比例，帮助决定礼品是否制作及制作数量。4.4.2.1.4 制作：在保证质量的前提下要注意节省费用，相关人员要进行质量把关。4.4.2.1.5 签收：接收人在收到物料后要进行签收，备档保存。4.4.2.1.6 发放：根据礼品箱需求进行发放，并登记备查。4.5 广宣品制作流程及财务付款流程4.5.1 广宣品制作流程4.5.2 财务付款流程4.5.2.1常规媒体付款周期为三个月，物料、礼品及活动付款周期为一个月，付款当月由广宣专员根据费用汇总表信息，填写费用报销单，报副总经理签字，需提前付款的应由广宣专员写明原因，报副总经理。4.5.2.2 非常规媒体付款周期视合同约定，付款由广宣专员附合同，填写费用报销单，报副总经理签字。（汇总统算的最长不得长于一个季度），付款由广宣专员根据发票信息，填写费用报销单，报副总经理签字，再报财务经理签字。 广宣专员市场部经理财务经理市场部总监填写付款通知单合同发票审核、签字付款审核、签字审核、签字4.6 广宣品的发放4.6.1 严格按照投放计划指标投放。严格按照公司年初确定的广宣经费指标量控制发放，超支不发。 4.6.2 广宣品下发需经销售副总审批。结合客户需求和公司广宣品的实际库存以及经费的控制指标进行审批，保证照顾全面突出重点。 4.6.3 广宣品发放应建立台帐、帐目必须清楚。 4.6.4 广宣品发放情况的检查 4.6.4.1 每位销售人员必须建立广宣品收发明细帐，明确广宣品的最终去向。 4.6.4.2 销售人员必须快速及时把广宣