Excel2003基础图文教程.doc

Excel2003图文教程目录第一章、初识excel2003第二章、工作簿的管理第三章、工作表管理第四章、单元格管理第五章、数据输入与数据保护第六章、工作表的数据管理第七章、设置工作簿的打印概述：Excel是Microsoft公司办工自动化软件Office中的重要成员之一，它具有强大的制作表格、处理数据、分析数据、创建图表等功能可以应用于财务、统计、行政管理、办公自动化等领域。一、初识excel20031.启动和退出Excel启动：单击开始 程序 Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003菜单命令，即可启动Excel应用程序。如图1-1 图1-1退出：打开Excel后得到如下界面，单击文件退出即可退出或直接点击关闭按钮退出。如图1-2 图1-22.主界面Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等。如图1-3图1-3单元格：Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的形状组成，这些长方形一格一格即是单元格。这是Excel最小的最小的单位。单元格是工作表中的小方格，它是工作表的基本元素，也是Excel独立操作的最小单位。用户可以向单元格中输入文字、数据、公式，也可以对单元格进行各种格式的设置，如字体、颜色、长度、宽度、对齐方式等。单元格的位置是通过它所在的行号和列标来确定的，例如，C10单元格是第C列和第10行交汇处的小方格。单元格的大小可以改变，将鼠标指针移到行标题栏或列标题栏中两行或两列的分隔线上时，鼠标指针会变成双向箭头形状，拖曳鼠标即可改变单元格的高度或宽度。列标和行号：Excel使用字母标识列，从A到IV，共256列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到65536，共65536行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的单元格。名称框和公式编辑框：名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。工作薄：工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名字。Excel默认的工作簿名称为“book1”。每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含张工作表，最多时一个工作簿中可能包含255张工作表。工作表：是单元格的集合，是Excel进行一次完整作业的基本单位，通常称作电子表格。若干个工作表构成一个工作簿；工作表是通过工作表标签来标识的，工作表标签显示于工作表区的底部，用户可以通过单击不同的工作表标签来进行工作表之间的切换：在使用工作簿文件时，只有一个工作表是当前活动的工作表。（ 说明：Excel中，工作簿类似一本“书”，而工作表就是这本书的“页”。默认情况下，打开一个工作簿时打开三个工作表，分别称为Sheet1、Sheet2、Sheet3。一个工作簿最多可以打开255个工作表，工作簿中除了可以存放工作表外，还可以存放宏表、图表等。工作表中行号自“1”到“65536”，列号由左到右采用字母编号从“A”增加到“IV”。）二 、工作簿的管理1、工作簿的创建单击“开始”菜单“所有程序”“MicrosoftOffice”“MicrosoftOfficeExcel2003”，在启动Excel应用程序的同时可以创建一个名为“Book”的空工作簿。如图2-1图2-1在Excel应用程序窗口中选取“文件”菜单，在弹出的下拉菜单里选择“新建”命令可创建一个新工作簿。如图2-2图2-2选择常用工具栏上的按钮，也可新建一个新的Excel空白工作。如图2-3图2-3 2、工作簿的打开在Excel应用程序窗口中选取“文件”菜单，在弹出的下拉菜单里选择“打开”命令。选择“打开”命令后，在弹出的“打开”对话框的查找范围中选择。文件存放的目录，找到所需文件后，单击“打开”按钮即可打开文件。如图2-4图2-43、工作簿的保存在Excel应用程序窗口中选取“文件”菜单，在弹出的下拉菜单里选择“保存”命令或“另存为”命令对话框中选择文件存放的目录，并且给定文件名，单击“保存”按钮即可保存文件。如图2-5图2-54、工作簿的关闭对工作簿的操作完成后，可以将其关闭。选择“文件”菜单中的“关闭”选项，即可关闭当前的工作簿。如图2-6图2-6三、工作表管理5、插入工作表打开一个工作簿选择“插入”菜单中的“工作表”选项。如图3-1图3-16、移动和复制工作表。如图3-2图3-27、删除工作表删除工作表 选定工作表编辑删除工作表8、重命名工作表双击标签输入工作表新名称。如图3-3图3-39、工作表的切换用鼠标单击相应的工作表标签，就可以激活该工作表。四、单元格管理1、移动单元格移动单元格是将单元格的内容移动到新位置，原单元格成为空白单元格。移动单元格的步骤：选择要移动的单元格或单元格区域。如图4-1。图4-1 2、复制单元格复制单元格是将单元格的内容复制到新位置，原单元格的内容不变。复制单元格步骤：选择要移动的单元格或单元格区域。如图4-2图4-23、单元格的插入选择要插入行列的位置后，单击菜单栏上的“插入”菜单，在其下拉菜单里选择“行”或“列”命令则在选定位置自动插入一行（前方）或是一列（上方）。如图4-3图4-3选择要插入单元格的位置，单击菜单栏上的“插入”菜单，在其下拉菜单里选择“单元格”命令。选择“单元格”命令后会打开一个“插入”对话框，在插入对话框中选择目标单元格移动的方向后单击“确定”按钮即可。如图4-4图4-44、单元格的删除选择要删除的行或列后，单击菜单栏上的“编辑”菜单，在其下拉菜单里选择“删除”命令。如图4-5图4-55、行高与列宽的调整若要改变一行或一列的高度和宽度。如图4-6图4-66、合并单元格选择要合并的单元格，单击“格式”下拉列表“单元格”命令，打开单元格对话框，单击“对齐”标签，选择“合并单元格”。如图4-7图4-8图4-7图4-8五、数据输入与数据保护（一）操作区域的选定（1）选取一个单元格（2）选取整行整列的单元格（3）选取连续的单元格区域（4）选取不连续的单元格区域（5）选取当前工作表的全部单元格（二）数据输入在单元格中输入数据，首先需要选定单元格，然后再向其中输入数据，所输入的数据将会显示在编辑栏和单元格中。在单元格中可以输入的内容包括文本、数字、日期和公式等。方法：用鼠标选定单元格。 如图5-1如图5-1需要说明的是：输入数值：数值在单元格内右对齐。数值过大会自动转为科学计数法；列宽不够会显示#号。输入文本文本在单元格内左对齐。文本超过单元格宽度部分自动隐藏；要显示全部内容，则设置文字的自动换行功能：选择要设置换行的单元格，单击格式/单元格命令，在“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡中选中“自动换行”复选框后确定。输入日期和时间日期的年月日之间用“-”或“/”相分隔；时间的时分秒间用“：”相分隔；日期与时间之间用空格相分隔。2、利用自动填充功能，快速输入数据（1）常用的填充序列：鼠标拖动法。点单元格直接拖动即可。（2）复制填充：先选定一单元格输入数据，拖动该单元格右下角填充柄至结束单元格。如图5-2图5-2（3）填充序列：先选定一单元格输入数据，拖动该单元格右下角填充柄按住Ctrl键至结束单元格。如图5-3图5-3（4）填充等差序列：先选定一单元格输入数据，在填充方向相邻单元格输入序列的第二个值，选中这二个单元格，拖动右下角填充柄至结束单元格。（5）使用序列填充数据a、选定填充区域的第一个单元格,输入序列中的初始值。b、选定填充区域的下一个单元格，输入序列中的第二个数值。c、选定这两个单元格以确定初始值和步长值。d、将鼠标指针移到选定单元格区域右下角的填充柄上，在填充序列的区域上拖动e、松开鼠标左键，在这个区域完成填充工作.（三）数据保护（1）单击“工具”中的“保护”选项，保护分“保护工作表”和“工作薄”选项。（2）单击“确定”按钮，打开“确认密码”对话框，确认密码。（3）单击“确定”按钮。如图5-4图5-4六、工作表的数据管理1、自动求和选择存放求和结果的单元格，单击“常用”工具栏上的“自动求和”按钮，按Enter键或单击“编辑栏”上的“输入”按钮。如图6-1图6-12、数据的排序使用一列数据作为关键字排序时，先选择该列数据的某一个单元格，再选择“常用”工具栏上的“升序”按钮或是“降序”按钮则子列的数据按升序或是降序自动排序。如图6-2图6-23、数据筛选自动筛选选择数据区的任一单元格后，单击菜单栏上的“数据”菜单，菜单里选择“筛选”，选择“自动筛选”命令。选择“自动筛选”命令后第一行每一个数据右边都出现了一个下拉按钮单击下拉按钮选择筛选条件，也可以选择“自定义”自行设置，选择完成后工作表内只显示符合条件的数据。如图6-3图6-3高级筛选如果数据清单中的字段比较多，筛选的条件也比较多，则可以使用“高级筛选”功能来筛选数据。要使用“高级筛选”功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据需要满足的条件，条件区域的第一行是作为筛选条件的字段名必须与数据清单中的字段名完全相同，条件区域的其他行则用来输入筛选条件。需要注意的是：条件区域和数据清单不能连续，必须用一个空行将其隔开。具体操作步骤如下：在数据清单所在的工作表中选定一个条件区域并输入筛选条件；选定数据清单中的任意一个单元格，单击菜单栏上的“数据”菜单，在其下拉菜单里选择“筛选”命令，在其二级级联菜单里选择“高级筛选”命令。如图6-4图6-4七、设置工作簿的打印通常在完成对工作表数据的输入和编辑后，就可以将其打印输出了。为了使打印出的工作表准确和清晰，往往要在打印之前做一些准备工作，如页面设置、页眉页脚的设置、图片和打印区域的设置等。在这里主要讲一下对于页面如何设置。它主要包括对页面方向、纸张的大小、页眉或页脚和页边距等的设置，下面就分别进行介绍。 1、页面设置设置页面方向就是设置页面是以横向打印还是纵向打印。若文件的行较多而是列较少则可以使用纵向打印；若文件的列较多而行较少时则可使用横向打印。设置页面方向的具体步骤如下：（1）单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中单击“页面”选项卡。（2）在“方向”选项区中选中“横向”或纵向“单选按钮。（3）单击“确定”按钮，页面方向设置完成。（4）在“纸张大小”下拉列表框中选择所需的纸张大小。（5）