文档管理系统使用规定(试行草案).doc

文档管理系统使用规定（试行草案）为了规范公司文档管理系统的使用，更好地推进文档电子化和知识共享，合理、充分利用此平台存放和使用文档信息，实现集中、统一管理和维护，结合公司实际情况，特制定本规定。适用范围：公司所有系统使用人员。管理部门：生产管理部。该系统提供“我的工作台”，文档，常用流程（文档审批、任务、提醒、流程定时器、报表中心、邮件发送、权限申请、借阅），工作计划，人事档案管理，合理化建议，客户管理，论坛等模块。每个员工均有属于自己的工作台，可以在“我的工作台”中处理自己工作相关的文件。文档模块中可以按公司组织结构分为不同的文件夹，每个部门有独立的文件夹，存放与该部门相关的文件。文档管理系统的系统管理员负责账户管理、权限分配的前期工作、后期做好系统备份和故障排除等工作。对于各部门文件夹及其子文件夹和文件的创建、上传、删除、通知和权限分配等管理工作应由各部门指派专人负责。权限等级：管理人本文件夹下拥有全部权限，包括审核文件、分配权限、设置标签组等上传人可上传或编写文件，并拥有文件夹0级查看权限查看人0级可进入这个文件夹，但没有查看文件的权限1级0级基础上，可以查看所有非保密文件的标题和描述2级1级基础上，可以在浏览器中预览文件3级2级基础上，可以打印，下载PDF4级3级基础上，可以下载原始文件，复制文件5级与4级相同兼容旧版本超级5级基础上，可查看保密文件其它审核人可发布/打回文件，同时也是超级查看人编辑人添加、编辑文件，和4级文件查看权限创建人可创建子文件夹，并拥有文件夹0级查看权限权限分配原则：1. 员工对其本人的个人内容具有完全管理权限，其它任何人未经审批只有0级查看权限。2. 部门所属员工对其部门文件夹具有完全管理权限，即新建、读写、删除、通知和权限分配等，该部门根据工作需要可将其部门文件夹、或子文件夹、文件的操作权限自主分配给个人、部门或组。3. 文档模块中的工作计划，综合办具有完全管理权限。其它任何人未经审批只有1级查看权限和创建子文件夹，并拥有所创子文件夹的管理人权限。4. 文档模块中的信息中心由系统管理员负责。其它任何人只有1级查看权限。信息中心下的软件库，其它任何人拥有上传人和4级查看权限。5. 常用流程模块中的各模块，所有员工可做相应的需求操作。5.1 文档审批（技术文件审批和技术文件更改）：文档编制和变更审核流程。由文控文员负责审批组织，支持自定义审批设置，审批完毕文控管理员确认后存档。文档操作方面的细则； 5.2 任务：分配任务，自动跟踪执行，按期做好每件事； 5.3 提醒：设置提醒，定时自动发送，并激活工作； 5.4 流程定时器：根据流程模板和时间设置定时启动流程。在“流程定时器”这里点击“新建”，填写启动时间、重复周期、流程模板等信息。“流程模板”是你希望定时启动的流程的模板，可以先创建一个流程，填写字段的默认值，提交后把该流程的状态改为暂停。然后在这里选择该流程为“流程模板”。如果需要批量为多个个人或群组内的每个人都定时启动流程，在“按负责人批量创建”中填上这些个人或群组。到了设定的启动时间，系统会自动依据流程模板和提供的信息创建流程单。 5.5 报表中心：统计报表中心 5.5.1 文档贡献统计，罗列出人员的文档贡献情况统计；5.5.2 文件夹内容统计，统计各个子文件夹的文档数量和本月新增量；5.5.3 新增文件统计，按月统计文件夹内的文件增长情况；5.5.4 日志统计，用于统计用户的上传、删除、编辑、评论等日志；5.5.5 登录统计，统计用户的登录次数； 5.6 邮件发送：在有权限控制、有期限、有审批控制的情况下允许没权限或匿名用户预览、下载或将文件发送到其邮箱； 5.7 权限申请：提出申请后，文档所在文件夹的审核人或管理员会收到通知，审批通过后，自动授权；、 5.8 借阅：提出申请后，安装预先定义的审批流程进行审批，审批通过后，自动给予文件外发授权。 6. 工作计划模块，综合办具有完全管理权限，其他任 何人只能进行被授权的相关操作。 7. 人事档案管理模块，综合办具有完全管理权限，其他任何人只能进行被授权的相关操作。8. 合理化建议模块，所有人可以添加数据和查看所有非保密的表单。9. 客户管理模块，营销部具有完全管理权限，其他任何人未经审批无权访问。10. 论坛模块，所有人可以添加数据和查看所有非保密的表单。 文档操作方面的细则：1. 上传的文档内容一律不得违反国家法律、上级主管和公司保密等相关制度的规定，并与工作、知识技能、员工活动、经营、生产、管理等主题相关，凡属个人私密文档一律不允许上传到文档管理系统中；2. 文档格式尽量为Windows平台常见格式，如微软OFFICE支持的全部类型以及PDF、TXT、CSV、WPS、BMP、JPG、GIF、TIF、DWG、WMV、MP4、MP3、RAR、ZIP、XML、HTML等类型；3. 文档命名，应反映出主题内容，对于比较正式的文档应按照公司相关制度的规定来命名；4. 文档的内容如有更新，由此文档的创建人或发布人负责更新，应使签出、更新、签入一系列操作来将文档版本进行升级，保证文档内容及时更新；5. 在确认文档废弃掉时候，方可删除文档，在删除操作前应先将该文档下载到本地做好备份，保留备份应不少于10天，以免误删除有用的文档；6. 文档管理系统可作为文件或档案归档和共享的集中、统一平台，各部门应按照相关的规定和