财务部制度1.doc

财务部管理制 度目录一、总则（3）二、财务机构设置与会计人员职责权限分工（3）三、会计核算原则及科目(4)四、资金、现金、费用管理(5)五、其他事项(6)六、处罚办法(7)六、费用报销作业指导书(8)一、总 则 为加强财务管理，根据国家有关法律法规，结合公司具体情况，制定本制度。 1、 财务管理工作必须在加强宏观控制的基础上，严格执行财经纪律，以”提高经济效益、壮大企业经济实力”为宗旨，财务管理工作要贯彻“要销量、要结果、要利润”的九字方针，勤俭节约、精打细算、在企业经营中制止铺张浪费和一切不必要的开支，降低消耗，增加积累。2、 财务管理工作的执行须财务人员的相互配合、相互监督下完成，对此，财务人员应具备以下要求：（1）公司财务人员应认真贯彻执行国家有关财政法规及会计制度。（2）具备爱岗敬业，诚实守信等职业道德,不做有损于公司利益的事。（3）具备良好的保密意识和服务意识。（4）严格按照公司财务制度和要求做好自己的本职工作。（5）贯彻公司质量方针和质量目标。二、 财务机构设置与会计人员职责权限分工1、公司财务部设有财务总监、开单员、主办会计、会计助理、出纳5名人员,职责分工如下:1) 财务总监：在董事会和总经理领导下，管理公司会计、报表、预算工作；负责制定公司利润计划、资本投资、财务规划、开支预算或成本标准；组织编制公司财务计划、成本计划、努力降低成本、增收节支、提高效益；监督公司遵守国家财经法令、纪律，以及董事会决议。2) 开单员：主要负责开具入库单，销售单（提货单和送货单），退货单及赠送单；开单过程中，严格执行公司的价格体系，报损，及赠送单须有总经理签字确认；根据仓库签字确认单据及过磅单开具入库单；做好油品出入库统计；根据购销合同登记各供应商油品库存表；根据每天出入库存数量登记公司油品库存表；负责月底与仓库进行对账，负责监督库存盘点并录入电脑，出具盘点情况报告表，协助仓库管准、管好库存。3) 会计助理：负责各部门费用申请报销审核；月底负责所报费用明细与总账会计进行核对；协助总账会计开具税票及报税等相关工作；负责凭证的整理及装订；负责通知业务员催收款；4) 主办会计：每天负责审核入库存单、销售单、收款单及费用单，录制会计凭证，保证日清月结；负责公司总账帐务处理；负责公司的纳税申报和统计；负责各客户月末往来对帐；每月按时出具内部报表；协助总经理管理好财务会计工作。5) 出纳：主要负责收付款、登记现金及银行存款日记账，按日出具日报表，保证日清月结；应收款保管并催收；月底负责现金及欠条与主办会计核对。2、出纳员不得兼管会计档案保管和债权债务账目的登记工作。3、财会人员都要认真履行岗位责任制度，各司其职，互相配合，如实反映和严格监督各项经济活动。记账、算账、报账必须做到流程清晰、手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚、日清月结。 4、财务人员在办理会计事务中，必须坚持原则，照章办事。对于违反财经纪律和财务制度的事项，必须拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行，并及时向总经理报告。 5、财会人员力求稳定，不随便调动。财务人员调动工作或因故亦不得中断会计工作。移交交接包括移交人经管的会计凭证、报表、账目、款项、公章、实物及未了事项等。移交交接必须由总经理监交。三、会计核算原则及科目 1、公司严格执行中华人民共和国会计法、会计人员职权条例、会计人员工作规则等法律法规的规定。 2、记账方法采用借贷记账法。记账原则采用权责发生制，以人民币为记账本位币。 3、一切会计凭证、账簿、报表中各种文字记录用中文记载，数目字用阿拉伯数字记载。记载、书写必须使用碳素类黑笔，不得用铅笔及圆珠笔书写。 4、公司以单价2000元以上、使用年限一年以上的资产为固定资产，分为四大类：（1）办公设备（如电脑、复印机、打印机、传真机等）；（2）运输工具；（3）生产设备 （4）其他。 5、各类固定资产折旧年限为：（1）办公设备、运输工具5年；（2）其他设备5年。 6、固定资产以不计净残值提取折旧。固定资产提完折旧后仍可继续使用的，不再计提折旧；提前报废的固定资产要补提折旧。 7、购入的固定资产，以买价加相关税费等费用作为入账原则。四、资金、现金、费用管理1、财务部要加强对资产、资金、现金及费用开支的管理，防止损失，杜绝浪费，良好运用，提高效益。2、银行账户必须遵守银行的规定开设和使用。银行账户只供本单位经营业务收支结算使用，严禁借账户供外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转账套现。 3、银行账户的账号必须保密，非因业务需要不准外泄。 4、银行账户印鉴的使用实行分管并用制，即财务章由出纳保管，法人代表章由总经理保管，不准由一人统一保管使用。印鉴保管人临时出差由委托人代管。 5、银行账户往来应逐笔登记入账，不准多笔汇总登记。按月与银行对账单核对，未达收支，应作出调节。6、根据已获批准签订的订单付款，不得随意改变支付方式和用途； 7、库存现金不得超过限额，不得以白条抵作现金。现金收支做到日清月结，确保库存现金的账面余款与实际库存额相符，银行存款余款与银行对账单相符，现金、银行日记账数额分别与现金、银行存款总账数额相符。 8、因公出差、经总经理批准借支公款，应在回公司后3天内交清，不得拖欠。任何人严禁无故借支公款。 9、严格现金收支管理，除一般零星日常支出外，其余支出都必须通过银行办理转账结算，不得直接兑付现金。10、领用空白支票必须注明限额、日期、用途及使用期限、并报总经理批准。所有空白支票及作废支票均必须存放保险柜内，严禁空白支票在使用前先盖上印章。11、正常的费用开支，必须有正式发票，印章齐全，经手人、部门负责人签名，经总经理批准后方可报销付款。五、其它事项1、按照上级主管部门的要求，及时报送财务会计报表和其它财务资料。2、积极参与资金的筹措工作，通过筹集资金的活动，尽量使资金结构趋于合理，以期达到最优化。3、自觉接受上级主管、财政、税务等部门的检查指导，并按要求不断完善制度、改进工作。六、处罚办法一、出现下列情况之一的，对财务人员予以警告并扣发本人月薪1-3倍：1、超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的； 2、用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的； 3、未经批准，擅自挪用或借用他人资金(包括现金)或支付款项的；4、利用帐户替其他单位和个人套取现金的； 5、未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的；6、保留帐外款或将公司款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的；7、违反本规定条款认定应予处罚的。二、出现下列情况之一的，财务人员应予解聘。1、违反财务制度，造成财务工作严重混乱的； 2、拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的； 3、伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的； 4、利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的； 5、弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的； 6、在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的； 7、有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。费用报销作业指导书 一、目的：为了规范公司管理费用的报销流程,及时、高效地为公司后勤部门员工办理报销事宜。二、范围：全体员工的费用报销三、职责：3.1各报销员工负责报销单据的填写、粘贴；3.2各部门经理、主管总经理在审批权限内负责本部门员工报销单据的审批后报总裁、董事长审批；3.3财务部负责报销单据的审核及款项支付。四、报销流程图： 出纳处付款财务审核部门总经理签字核实总经理签字经办人填写报销单五、费用报销单的编制的具体要求1、报销单据填写要求：A、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准；B、报销单据一律用黑色、深蓝色钢笔或签字笔填写；C、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，并附采购申请单。D、的士票据请注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，每张的士票背面需有部门经理签字确认；E、报销交通费须注明出差路线及各路线金额；F、报销差旅费须附经有效批准的出差申请单，报销业务招待费、礼品费须附经有效批准的特殊费用申请单；G、报销单填写内容须与附件内容一致（如报销事由为差旅费的，附件必须是交通票），原则上附件必须是发生业务时实际取得的发票，少数因特殊情况确实无法取得发票的，经领导核实批准后可用其他合法票据代替，但填报销单时应根据发票内容填写，同时在备注栏用铅笔注明真实业务情况以供核实；H、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改。2、报销单据张贴要求：A、报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；B、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；C、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；D、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块；E、报销票据在张贴时，审核人需可以完全清楚地审阅报销金额。六、费用报销管理办法1、 差旅费A、各部门的差旅费用适用业务部相关规定。B、私车公用所需费用参照用车管理规定。a、 报销标准级别交通工具标准住宿标准伙食补贴备注总裁、董事长飞机、海轮船一等仓及豪华大巴。副总总经理飞机六折以下（包括六折）、火车卧铺、豪华大巴其它人员火车卧铺、豪华大巴送货人员货车50-10035元/天早餐5元/中、晚餐各15元b、不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具，但须经分管副总批准。c、到达目的地后，除部门经理以上员工原则上（市内）不得打的，应乘坐公交汽车。因招待客户等需打的的，应在的士票背面详细注明时间、起止地点及事由。d、在市内多人打的（需三人以上）及无公交汽车乘坐摩托车的，应在车票背面详细注明打的（坐摩托车）时间、起止地点及具体事由。e、上述标准为一个标准间标准。同性2人一道出差需住宿的仅享受一个标准间住宿标准。f、不同级别的人员一同出差住宿时可享受最高级别所适用的住宿标准，但需总经理批准。g、因工作需要为客人代垫住宿费的，须经分管副总经理同意后方可有效（如临时需要为客人代垫住宿费的，可先电话申请），代垫住宿费每晚超过400元的，须经总经理批准方可有效。h、参加各种会议如住宿费、伙食费已含于会务费中的，不得报销住宿费、伙食费。i、公司集体出外考察，其住宿费用由公司统一安排。 j、管理人员出差因公招待客人、其招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。C、实际出差天数按“算头不算尾”方法计算，从所乘坐的交通工具实际出发当日起到回程到达当日的总天数，扣减一天作为出差天数，计算相关的出差补助。如4月1日出发，4月8日回程，出差天数减1天，即7天为出差天数。2、业务招待费A、部门因公需招待时，应事先申请，经主管总经理报总裁、董事长批准后方可招待。B、报销招待费用时，应详细注明招待事宜、地点、金额。C、其它非公招待客人一律由个人承担。3、办公费用办公费用系指公司管理部门使用的办公用品、办公用具及其它办公性消耗品。A、办公用品、用具由行政部统一购买，统一管理。应建立办公用品、用具进销存及领用登记制度。B、各部门需用办公用品时，由各部门按时统一填写办公用品采领申请单。C、每月办公用品保管人员应按部门进行费用统计分析、发现异样应限制其领用。每月并按部门填制办公费用明细表。D、财务部门应定期对办公费用的使用情况进行检查、监督。4、会议费A、各部门因工作需要举办或参加各种会议的，应填写参加会议申请单或会议费用预算报告，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费。B、参会人员应严格控制其费用总额，不得无故超支。C、会后结束按财务规定严格、及时办理费用报销手续。报销单据后附参会申请表。5、借款标准A、员工借款须有确实公务需要，个人借款一般不超过其1个月工资额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的签字审核人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）。B、试用期员工借支现金，须由正式员工担保，方能办理手续。若借款人未能偿还借款，担款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）。C、各办事人员因公务需借支时，应合理预计所需金额并填写现金借款单，经有效批准后到财务部支取现金。D、办公人员借用公款，在原有借条未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。7、报销时限A费用类：原则上应在业务发生后7日内到财务部办理报销手续。B借款类：公务处理完毕，经手人应于7日内办理费用报销手续。无合理理由又逾期不办理财务报销手续的，不得再次办理借款，同时财务部有权通知人力资源部将借支款从其工资中扣除，直至扣完为止，并处以每人每次50元罚款以示惩戒。七、审批管理1公司所有货币资金支付的审批权限上报董事长、总经理审批；2、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。3、货币资金支付业务的批准方式为书面方式，批准人必须在付款通知书上签字批准方能生效，批准人在外地急需用款的可在本人的批准限额之内委托本单位的货币资金主管人员代理批准手续，但批准人回来后要立即补办批准手续。4、签字批准后的货币资金支付通知书首先由财务部门的货币资金核算人员或财务负责人对货币资金的用途和批准权限进行审核，对超越支付范围和批准权限的，审核人员有权拒绝受理或要求补办手续，批准人拒不配合的，审核人员有权向批准人的上级授权部门报告。货币资金支付通知书经审核正确无误后，由审核人员在通知书上签字，然后交出纳员填写有关支付凭证，办理货币资金支付业务。5、公司对货币资金支付的审批建立以 “谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违公司财务财务制度的规而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。6、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5-20%的罚款。7、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额3%-15%的罚款。8、因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。9、报销人填写好报销单并经相关部门负责人审批后，交由财务部负责审核人员处审核。如果违反上述开支标准或手续不齐全，报帐时列入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销，财务有权拒绝受理。特殊费用须经总部归口部门审批。10、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时传出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。11、出纳收到报销单后应检查部门经理、主管副总、总经理、董事长会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。八、本细则由财务部制订并解释，修订亦同。九、本细则自公司审批之日起生效。编制： 审核： 批准：财务部工作流程一、出纳岗工作流程（一）现金收付1、收现（1） 客户上门提货根据财务部提供的提货单或客户欠款单收款 检查单据开具的数量金额是否正确、有无相关人员签名收款后，在单据上签名将单据第联客户联给交款人登记现金流水账（2） 清点司机收回现金货款根据司机提供的提货单或送货单及开具给客户的收据，对司机收回的现金数进行清点，并在相关单据上签名确认。2、付现（1）费用报销审核报销单上经办人是否签字，财务部是否审核，总经理、部门负责人是否审批。若无，应补，否则不予报销。附在报销单后的原始票据是否有涂改。若有，问明原因或不予报销。正规发票是否与收据混贴。若有，应分开贴