94校务系统问题及改善建议调查.doc

校務系統問題及改善建議調查 日期：2020年1月30日_94校務系統問題及改善建議調查 - 提案單位別提案單位問題及建議處理說明醫資系採購 採購案件結束後須重新Login才能至差勤系統。 採購案件結束後，無須重新Login 即可回到校務系統入口並進入差勤系統。 若發生須重新Login 校務系統入口之情形，主要是您在系統頁面上太久沒動作，系統基於作業安全性考量，將您強迫退出校務系統。差勤 查詢宜採下拉式選單，方便使用者（可採用之處可儘量使用，如計劃編號、代理人）。 整合一般假、公差假。 查詢採下拉式選單：各查詢欄位之屬性及資料筆數不同若均採下拉式選單之方式，有些欄位將因筆數太多反而不易點選，所以系統修正時將參考查詢欄位之屬性及資料筆數做設計。另外，有關增加查詢條件（如：職代、計劃編號.等）會於95學年度系統修正時一併考量。 整合一般假、公差假：詢問過業務單位（人事室），一般假及公差假分屬不同之業務，申請表單、處理流程、法規辦法均不同，若就業務層面上實難整合。若在系統查詢功能面上，現行功能若不輸入任何假別可查詢到所有請假資料，另外在系統首頁已彙整出個人當學年度所有請假資料，按一下對應請假日/時數即可顯示明細。有關在查詢選項上加入一般假、公差假之大分類會於95學年度系統修正時考量加入。費用申請 請依照金額、學校規定自動送至下一站（或設過濾條件）。 併入95學年會計系統強化作業，依申請費用類別簡化下站主辦人名單。學生成績 請增加成績寄送個別學生功能。 學生已可於教務處學生服務系統中，查得當學期老師送出之期中、學期成績及個人歷年成績資料。教務 開放系所能列印在學生名單（學號、姓名、男女別、總人數）並能查詢學生通訊錄，最好能有Excel表格下載。 系所退學名單（需含退學理由-因為要統計學業因學業因素退學率、因興趣不合退學率），要統計退學率相對的就要系所新生註冊入學人數。 屬教務處權責範圍，會將此意見會教務處，並建議針對各系所助理，使用教師服務系統之目前相關功能做一補強。採購 請開放本系所老師可以是下一站，教學上的設備需求，應該是會簽使用人打上審查意見，並且可選擇下一站讓被指定者驗收。 依據會計、總務業務主辦單位規定：欲使用學校會計、總務相關系統，須向業務主辦單位提出系統使用申請。 系所老師若要使用學校會計、總務相關系統，請向業務主辦單位提出系統使用申請。 在下站承辦人名單會列出同一單位內所有具採購權限的人員，若要會簽單位內人員以審件或協同驗收，請選擇並確定下站承辦人。 如要會簽不同單位的人員，請在簽辦意見內說明會辦人員，送至採購組，由採購組長會辦。臨時停車證申請 兼任教師申請臨時停車證有限制校園內IP使用，資料須填車廠顏色等還要銀行帳號、還有繳費問題，填完後還有注意事項與繳費說明出現，請開放限制IP。請給老師自行申請的權限。 依據庶務組業務規定：兼任教師申請臨時停車證由行政相關單位業務承辦人員或系所助理代為申請，並做身份的確認。 依據會計、總務業務主辦單位規定：基於作業安全性考量，會計、總務系統限定校內IP使用。借用空間 社團有需要（看社團負責人是哪系的那個系就要填嗎？），系學會有需要，甚至其他非教學研討活動也會有需要借用空間使用。但學生根本會忘記借哪時或哪間，學生忘記了。還要找系助替他查詢，但該空間承辦單位並非系辦，不應該是我的職權。希望考慮系辦的工作量，讓學生自行處理。或請開放讓大家都能查詢申請的情形。否則同學每次借了又忘，跑來check N次中斷我的工作情形算有些嚴重。 學生社團及系學會都有權限借用場地及查詢借用明細，不需系助理代為填單。 系所辦的活動才要系助理代為審核填單，避免學生隨便借用場地。修繕 同上，研究生/研究助理也要能填修繕系統，畢竟實驗室並不是系辦在使用的。像電算中心維修服務系統就能開放，修繕為什麼不行？還有驗收人不要指定系所承辦人好嗎？不是我使用的東西，為何要驗收？ 依據會計、總務業務主辦單位規定：欲使用學校會計、總務相關系統，須向業務主辦單位提出系統使用申請。 研究生/研究助理若要使用學校會計、總務相關系統，請向業務主辦單位提出系統使用申請。 當你提出修繕申請時，系統會把指定驗收人設定為修繕申請人，若修繕驗收人並非是修繕申請人，請修改指定驗收人欄。畢審表 輔系的科目是顯示選修？不太符合畢審必修之條件。 畢業生資格審核e化已納入95學年度電腦化預排工作，有關修習輔系或雙主修同學，修習科目選別的顯示，會請教務處於提供電腦化需求時，一併納入考量。研究所助學金/工讀金 明明只要改月份和調整給付金額，卻不能調閱舊單號修改，系助得Keyin非常多人的身分證字號耗費半小時（不含當機），但比較以前excel書面動作卻只要1分鐘，修改月份該欄便完成了，電腦化卻增加工作量，書面也還是沒廢除!Keyin身分證比學號複雜（大學部工讀金是用學號）。 研究所助學金/工讀金因每月均要申報，業務承辦單位擬於雜項費單獨立一個系統，納入95學年開發。鐘點費 學校並沒有給我醫師職級表，不應該是系所處理的範圍。請設計為可以直接帶出其職級去換算。 有關外地醫師因有交通費不算外地外加的情形，不能在鐘點費申報，要改成雜項去報，很奇怪。 學校鐘點費支給標準共四種: 教授、副教授、助理教授、講師，並無醫師職級，系所助理如不知醫師所屬職級，可洽相關業業務單位人事室或課務組查詢。 業務主辦單位規定：有關外地醫師因有交通費不算外地外加的情形是屬於合聘教師的特殊情況，並不適用於兼任教師的鐘點費申請規則。最新消息公告 主旨有字元長度設限，英文題目就很難符合。 可否有系所學生群組信？畢竟全系所學生數還滿多的。 加大主旨欄輸入值字元長度，排定暑假期間修改。 系統內設定之群組信分類是依據本校電子郵件通訊錄之群組分類，目前群組信分類為教師同仁、行政同仁、全體學生、慈大實小及慈大附中，未細分至系所學生。 暑假期間修改系所公告欄功能時，將新增以電子郵件寄送該系所學生及教職員之公告管道。研究成果 目前會發生輸入者若沒有按照格式建立資料的話，例如：中文姓名打成英文姓名，助理這邊便無法調出該筆資料，老師那邊卻還是可以查出該筆資料。 希望能有系所統計報表，例如輸入時間2001-2005便可產生全系所（或全院/全校）SCI、EI、論文、專書統計表。 希望可以參照招生總量報部有關系所教師著作的填報，讓研究系統能產生欄位能跟其電子檔要求格式一致。 老師已輸入成果資料但系所助理無法查詢到是因老師在輸資料時並未將本身之中文姓名列在作者群內，所以系統無法辨別是那位教師，系統修正方式為：若填寫資料者未在作者群中輸入本身中文姓名時在送出時跳出確認視窗請填寫者再行確認，排定95學年度修改。 系統目前已有提供系所（院）助理查詢單位內教師所填寫之資料；依據所屬單位做權限區分，系所科助理可查詢所屬單位內（主聘）教師資料，院助理可查詢院內所屬教師資料。 報表格式會因為需求及年度不同而不同，可行之方式為系統提供將查詢資料所有欄位轉出成Excel檔案由助理彙整，排定95學年度修改。Web Mail 缺乏Time-Out設計。 無加密措施。 本校Web Mail 是使用 Microsoft 產品, 無source code 可修改設計, 軟體合約內微軟亦未授權使用者可以修改。 經查系統內有提供此功能, 擬於951學期加入 SSL 加密防護。解剖學科財產保管 因解剖學科能填寫及查詢整體會計系統權限之人員僅學科行政助理及學科主任，其他同仁僅能查詢個人保管財產；礙於財產填單作業只能由其所屬保管人自行填單，希冀向開發組申請設定獨立開放財產轉移及減損申請單權限，讓學科無權限之同仁能自行填單。 依據會計、總務業務主辦單位規定：欲使用學校會計、總務相關系統，須向業務主辦單位提出系統使用申請。 學科同仁若要使用學校會計、總務相關系統，請向業務主辦單位提出系統使用申請。傳播學系兼任師資鍾點費 遇到合聘師資時，因不可報2小時的外地外加，必需至雜項費用單報，也必需一個一個的追機票票根，若追不到又必需報到合聘老師的所得內，不合理，且過程煩瑣又漫長，是否可於此系統中可自行消除外地外加，以簡便行政作業流程。 業務主辦單位規定：合聘教師的特殊情況，並不適用於兼任教師的鐘點費申請規則。教務處出版組公文 建議存取公文系統附件電子檔以另存新檔方式下載，而不是郵寄自己信箱。 公文線上簽核施行後會提供此項功能。學務處諮商中心校內場地借用申請 填單時間為當日至一個月內，造成有時重要活動會錯過填單，無法借用適合的場地，是否可將填單開放時間延長。 設定一個月內填單是避免有申請者太早佔用場地，又常常取消申請，造成其它使用者無法借用。新增：高關懷學生輔導 對於每年大一新生進行篩檢出高關懷學生，或者列為高關懷學生，能建立資料庫，進行追蹤輔導。 已於95學年度電腦化工作預排時，提出需求並已納入預排工作。學務處衛保組衛生保健管理 改善系統中傷病統計紀錄，同一天內無法輸入二次之問題。 改善教職員傷病統計中，離職或新進人員無法更新或儲存問題。 改善歷年疾病狀況統計中，只有科系別查詢沒有年級別。 增加學生團體保險申請紀錄及統計。 第13點屬現行系統強化範圍，將排定於95學年處理。 第4點屬新系統開發需求，於暑假期間安排時間，先進行需求訪談，了解業務單位實際需求。衛生保健組網頁 增加