快递收发管理制度.doc

制 订审 核批 准 东莞市翔通电子科技有限公司三 阶 文 件快递收发管理规定受控印章 文件编号： 主导部门： 行政部 生效日期： 2014-11-24版本修 订 内 容修订日期修订者审核批准A/0快递收发管理规定NO.010203040506070809部 门总经理管理者 代表行政部采购部物控部研发部品质部生产部生产工 程部需会签部门会 签需分发份数 东莞市翔通电子科技有限公司文件类别标题：快递收发管理规定文件编号：三阶文件生效日期：版本：页次：一、 目的为进一步规范公司快递物品的收发管理，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，特制定本规定。二、 范围本规定中所指的快递收发均指公司员工因工作所需，向外部寄送或外部寄至内部到付取件，从而实际产生公司快递费用支出的活动。三、 权责3.1、行政前台、值班人员：负责公司快递物品的收件管理。3.2、各部门： 对本部门的快递费进行管控、寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快递。四、 作业要求：4.1、快递的接收4.1.1、行政部前台、当天值班人员在收到快递时，应对快递作以下处理：要求快递公司人员电话通知收件人本人签收，若收件人非公司人员或己离职人员，应当场退回；如收件人因有特殊情况或不在公司不能亲自签收时也可以委托保安代收。检查信件、快递包装是否完好无损；了解清楚付费情况（如是到付，需联系收件人收件或电话知会收件人，收件委托其他人签收处理）；快递物品与快递单内容（特别是托寄内容）是否无误。4.1.2、在快递单收件人签名处签上本人的名字，并注明日期和时间，如果不是本人签收需在快递签收记录表上登记快递情况（备注：收件人本人签收快递，保安可不在快递签收记录表登记）。4.1.3、前台通知快递收件人到前台领取，快递收件人在快递签收记录表上签字接收，特殊情况下，收件人不在公司，可拔打手机号码告知对方，快递收件人若交待告知部门同事帮忙代领，代领取人必须在快递签收记录表上签字确认，以备查验核对。4.1.4、如是到付件，收件人应提前填写快递申请表（返修机有维修退货单的除外），交上级主管批准后交行政部签收。4.2、快递的发送4.2.1、因工作需要，需向外部寄送文件、资料、样板、货物及其他物品者必须填写快递申请表（有出货申请单、维修送货单及快递费用不是公司付款的除外）经部门负责人审批后，方可将快递申请表、快递单、快递物件一起交往行政部前台，由行政部前台联系快递公司统一发送。（各需求部门于每日16:30前提出需求），快递申请单未经部门负责人审批的，行政部可拒接受理，且快递费用可酌情不予报销，或本人承担相关费用。4.2.2、发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠），交到物流部，对于打包有问题的物品，行政部有权拒发该物品。4.2.4、填写快递单：用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。4.2.5、底单按月份与登记表一同保存，月底结算快递费用；行政部负责核对费用清单，核对无误须经分管领导签字审核，总经理批准后，由财务部进行支付。4.3、寄件、付费相关规定4.3.1、快递公司选择参照表：序号寄件类型选择快递公司1A类：紧急件、贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）；发顺丰快递、EMS2B类：普通件（如资料、文件、普通配件等）；发一般的快递公司3C类：产品、收费配件出货等；发物流、汽运4D类：普通信函、贺卡等；邮政（发平信）4.3.2、选择的原则是合理、负责任、低成本；寄件人必须根据所寄物品的性质，合理、负责任的选择性价比高的快递公司，以低成本完成寄件；能以普通邮寄处理的不选择快递。4.3.3、针对各客户返回返修机(指已过保)，往返快递费一律由客户支付，经批准的特殊情况除外；4.3.4、公司给各总代理、加盟商等所有客户的出货（包含成品、收费配件等）一律以出货申请单上批准的（包含快递公司、物流方式、付款方式等）为准执行； 4.3.5、客户申请的配件首重内可优先选择顺丰快递（超首重的选择顺丰、EMS、航空等快运，发前应该先与客户沟通快递方式），运费全部以到付方式；4.3.6、所有发票均可以选择EMS（优先）、顺丰快递配送；4.3.7、普通信函、贺卡等均选邮政，以平信方式邮寄。4.5、其它要求4.5.1、严禁公费寄私人物品。4.5.2、严禁私自寄公司产品，一经发现按该产品市场价值的5-10倍处罚，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。4.5.3、为便于寄回公司物品损坏时的索赔，如需选择公司合作之外的物流公司，必须选择有资质能出具发票的快递物流公司。4.5.4、公司所有寄件的快递单统一由行政部保管（保管期为三年），便于对账和查询。4.5.5、为了保证前台已签收快递的安全和维护公司前台的形象，要求收件人或委托人必须在前台通知后即时将收件从前台领走（下班签收的快递除外），如果当天未领走的，每超1天对收件人可记绩效投诉一次。4.5.6、各相关部门应知会寄件人（供应商、客户等），尽量选择与公司有合作关系的快递公司（顺丰、EMS、联邦），重要文件采用顺丰快递。4.5.7、所有寄出快