信息工作汇编.doc

采购入库流程一：地采 第一步： 千方百计采购管理采购入库-双击打开单据。表头填写地采供货单位为验收入库单填写单位-收货仓库即01总仓库-经手人为地采为验收入库单填写经手人-审核人回车即可（录入单据人员）第二步;-表体用实货的自带码进行入库 -录入完后检查条码,、品名,规格,剂型,产地，批号,有效期（信息入库商品名称是禁入商品，需通知采购部禁入商品是否入库）,-采购部确认入库将禁入符号取消后-按照验收入库单实际数量填写-,含税价格除采购部通知调价以外商品默认系统价格，,税率及零售价-核对票据总金额与系统总金额正确后过帐-打印-验收员签字后-白联附随货同行传财务-红联交地采供应商-黄联交验收员与实货交库管员点收数量 注意：入库单价为：含税价单价 2,地采品种价格基本默认机子上的价格，除以下供应商按票面价格录入（ 青海新隆-经手人宋明 魏源自采商品）二：外采 第一步：千方百计采购管理采购入库-双击打开单据，根据随货同行的清单表头填写外采供货单位-收货仓库即01总仓库-，经手人023（唐志刚）-经手人（录入单据人员） 回车到采购入库表中-采购入库表中 第二步：用票据商品名称的首拼字母内容进行入库-录入完后检查核对条码,品名,规格,剂型-（信息入库商品名称如果是禁入商品，需通知采购部禁入商品是否入库）-手工填写批号,有效期, ,-采购部确认入库将禁入符号取消后-按照验收入库单实际数量填写-,数量,-,含税单价依据系统含税价与票据含税价对比，如果价格一致 票据含税价填写后核对单品小计金额，如果不一致需在原始单据中标注清楚系统价格为多少，到采购确认实际含税价在进行填写价格核对单品小计金额-关注税率及零售价-并检查采购价格不能低于零售价格-第三步：系统入库总金额和随货同行原票据金额 相符-如果系统金额与原票据金额不符需填写外采商品验收入库未入库退货品种-采购部经理确认签字-金额准确过帐-打印-白联附随货同行清单、外采商品验收入库未入库退货品种、传财务-黄联传库房库管员核对数量，外采商品验收入库未入库退货品种中有退货商品传递一联验收员做退货-红联以及外采商品验收入库未入库退货品种传递采购部经理签收。注意事项：1、兰州强生信息入库经手人为:：023唐志刚 按照实际到货数量入库，如有破损、实货与票据不符商品2验收员与兰州强生沟通协查。 2、兰州九州通信息入库经手人：023唐志刚 按照票据数量入库，如果有破损商品验收员出具到货验收拒收单在进行 信息报损（除兰强生以外的外采到货入库均按照九州通入库流程一致） 3：票据含税价与系统含税价不一致一定要到采购部核实确认准确含税价入库。三：器械第一步:：千方百计采购管理采购入库-双击打开单据。表头填写地采供货单位为验收入库单填写单位-收货仓库即01总仓库-经手人为地采为验收入库单填写经手人-审核人回车即可（录入单据人员）（除魏源自采经手人为：023唐志刚地采商品以外），审核人回车即可（录入单据人员）第二步;-表体用实货的自带码进行入库 -录入完后检查条码,、品名,规格,剂型,产地，批号,有效期,数量为验收入库单实际数量,含税价格除采购部通知调价以外商品默认系统价格，,税率及零售价-核对票据总金额与系统总金额正确后过帐-打印-验收员签字后-一联附随货同行传财务 注意事项：1、票据含税价与系统含税价不一致一定要到采购部核实确认准确含税价入库。 2、公司自采器械商品入库严格按照单据含税价入库，有问题商品及时与采购员沟确认后过账，票据金额与实际入库金额一定要相符。四:中药第一步：千方百计采购管理采购入库-双击打开单据。填写表头供货单位地采为验收入库单填写单位，外采为入库单位，收货仓库即01总仓库，经手人为地采为验收入库单填写经手人，审核人回车即可（录入单据人员）第二步;-表体用实货的自带码进行入库 -录入完后检查条码,、品名,规格,，数量为验收入库单实际数量,含税价格按照采购清单含税价录入，价格高于系统价格的中药材需到采购部确认价格后在录入，,关注税率13-核对票据总金额与系统总金额正确后过帐-打印-白联附随货同行传财务 -红联交采购部经理签收-同时将入库中药材反调配送单过账通知总店接受数据。 采购退货流程一：地采(1)货在大库：千方百计采购管理-采购退货单-根据保管员提供的手写退货单据（退货单位，退货经手人，退货仓库，）进行退库-录入完后检查条码,品名,规格,剂型批号,有效期,数量,金额,税率及零售价-核对正确后过帐-打印单据-保管员签字确认后-红联附退货清单传财务-黄联传采购部业务员转交供应商-篮联传采购部经理-白联传库管员将退货商品及时撤货装箱交验收员。货在门店1，在系统里接收到各门店退货单据后：进入千方百计-其它-业务草稿-配送退回入库单-确认收货仓库-审核人（录入单据人员）-经手人（录入单据人员）在摘要处写明退货原因-确认退货品种及原因过帐打印并通知保管员做退货清单2，千方百计采购管理-采购退货单-根据保管员提供的手写退货单据（退货单位，退货经手人，退货仓库，）进行退库-录入完后检查条码,品名,规格,剂型批号,有效期,数量,金额,税率及零售价-核对正确后过帐-打印单据-保管员签字确认后-红联附退货清单传财务-黄联传采购部业务员转交供应商-篮联传采购部经理-白联传库管员将退货商品及时撤货装箱交验收员。二：外采千方百计采购管理-采购退货单-采购部、质管部或验收员、通知退货-查商品退货单位，及经手人进行退货-录入完后检查条码,品名,规格,剂型批号,有效期,数量,金额,税率及零售价-核对正确后过帐-打印单据-保管员签字确认后-红联附退货清单传财务-黄联交采购部业务员黄联传采购部业务员转交供应商-篮联传采购部经理-白联传库管员将退货商品及时撤货装箱交验收员。产生错误后需要调整的信息流程发生供货单位、药品品名、产地、规格错误的情况，信息需做作如下处理。药品在库房还没有发出的流程； 查询确认商品录入错误的单据，依据错误【采购入库单】作【采购退货单】按采购退货流程操作作正确【采购入库单】按采购入库流程操作。同一药品有部分数量已通过【配送单】【销售单】发出、但门店还未产生销售的流程；【配送单】 查询确认商品录入错误的单据，依据错误【配送单】明细作【配送退回入库单】在做错误【采购退货单】在按照【采购入库单】正确入库反调各店【配送单】。【销售单】 查询确认商品录入错误的单据，依据错误【销售单】明细作错误【销售退货单】按照错误【采购退货单】退出按照正确【采购入库单】入库反调【销售单】。备注：如对方不要调整后的品种，将打印出的退回单据交于保管员 ，以便查收退货。同一药品有部分数量已通过【销售单】【配送单】发出而且门店已经产生销售的流程；【配送单】 在产生销售的门店系统内对该品种做【报溢单】（必须同批号、同金额）依据错误做【配送退货入库单】-总库接受退回单做错误【采购退货单】在按照正确【采购入库单】入库【配送单】（总库-各店）在从各店帐套中将报溢商品数量做【报损单】。报损单附加说明要填写清楚原因。【销售单】预设售价错误 查询确认商品录入错误的单据，按原预设售价一做【销售退货单】-总库做错误【采购退货单】在按照正确【采购入库单】入库【销售单】（如预设售价1价格改变及时通知加盟店计划员沟通的同时通知加盟店调整预设售价1的原因）按正确的预设售价1做【销售单】。注意：1、所有单据必须按照单据流程操作，共计1个流程。 【采购入库】、【采购退货】、【配送单】、【销售出库】、【销售退货】、【顾客退回】、【报损】、【报溢】、【盘点流程】、【自采流程】、【自采退货流程】2、 每张单据摘要说明需简单明了；调整日期，单据类型，单据编号，及什么错误（例如：修改8月20日2083#采购品种录入错误；1 修改药品品名、数量、供应商、单价、产地、经手人录入错误。2 修改盘点时实物漏盘或多盘。3 修改实物多发、少发错误。4 *月*日盘点*柜组报损/报溢3、每张单据内明细：供货单位、仓库、日期、经手人、数量、价格、批号、效期。单据传递：4、如调整地采品种，需将调整的采购入库单据及采购退货单据全部传递给供应商 ，并在原始单据上标注。5、要求：按100%正确率操作。6、罚款：按错误扣发制度扣除。 备案说明：1 【配送单】适合直营湟光中心店、深度加盟店东台店、城南店、2 【销售出库单】适合一般加盟店药店名称贵德迎宾西路店贵德迎宾东路店贵德东大街店贵德西大街店贵德河东店贵德河东二店贵德王屯店贵德拉西瓦店共和青海湖南大街店共和倒淌河店共和滨河路店贵南解放路二店同德东大街店过马营店海南州共和第十五分店供应商采购入库单对帐流程 09一， 适用范围：湟光店二， 流程：根据地采供应商提供的采购入库单进入千方百计系统库存管理库存状况单品查询在药品查询处输入商品编号或商品名回车按单据核对药品名称回车药品单品库存查询左下角处可看到该商品的库存余量将采购入库单数量和已销售的数量核对已销售的数量大于等于采购入库单的采购数量可签字结款三、说明：1、签字时标明已销 签字人及日期（例：已销 某某 某月某日） 2、代销商品按此流程操作（A产品除外）四、奖惩办法：1、当日对账不得以任何理由推卸责任、拖延时间影响公司形象。2、操作人员严格按照以上流程执行，不按照流程执行一经发现予以200-500元处罚，造成损失的个人承担经济责任。3、严格按照规定的工作时间完成工作内容，每逾期一天予以50元罚款；关于对禁入商品的操作流程 因公司商品在经营中需要有淘汰更新或因供应商方面的原因，产生长期断货，但是所有系统录入的基本信息又不能随时进行删除处理，这样会导致计划组出具计划时经常出不经营的商品，增加各连锁门店对公司的抱怨，因此要求上游部门对不经营的商品做好标识以及对供应商的管理。一、出现商品不经营的可能性有以下几种：A、供应商不经营，采购渠道中断；B、厂家停止生产；C、厂家暂停生产；D、供应商连续3次以上断货；E、商管部分析后淘汰品种；二、采购部对每批未到货商品做跟进，确认未到货原因，并在供应商分级中做好记录，对于连续3次未送货的供应商及品种，采购员出具预警表，在后期送货时严格按照采购协议收取相关罚款。三、因以上原因造成购进暂停的操作流程图：*暂停经营，中断采购： *恢复经营，继续采购： 注明：为了能清楚地在信息中看到“禁入”商品的禁入原因，采购部在填写禁入通知单时，需标注原因，并将每一种原因标注不同的标识，便于后期取消禁入时，不在重复查找原因。标注商品禁入的可能性有以下几种：1、供应商不经营，采购渠道中断；标识为：禁入2、厂家停止生产；标识为：禁入13、厂家暂停生产；标识为：禁入24、供应商连续3次以上断货；标识为：禁入35、商管部分析后淘汰品种；标识为：禁入46、门店不经营，但连锁有需求品种： 标识为：禁入5四、其他部门的配合要求：为了对以上流程的执行做好监控，需要其他相关部门的配合，具体流程如图：A、信息组对禁入商品的监控流程： 五、管理办法：1、信息组退回采购部，经查为采购部未对商管做通知，对采购部责任人按差错处理；2、经查属商管部未按照流程在系统中做取消或添加标识，对商管责任人按差错处理；3、经查属信息未反馈采购，在进入中做录入，对信息责任人按差错处理； 4、经查商管部在做标识时标识错误，对商管责任人按差错处理； 5、三次以上任何岗位出现重复类型差错，按重大事故处罚。商品配送单流程 1、 适用范围：湟光店，东台店，城南店2、 流程总店配送单：信息员收到配送计划进入千方百剂系统配送管理配送出库单根据计划在表头填写门店（中心店、城南或东台）发货仓库01即总仓库，经手人为各店店长（中心店3699华蕾、东台店045栗芳、城南店1044卢霞）审核人回车即可（录入单据人员）价格方式选择成本价。价格方式（见以下说明中价格方式）及摘要说明表体录入商品编号或商品品名、数量核对配送单位、商品名、规格、剂型、产地、数量与配送计划无误后过帐打印单据保管员发货盖章后一白传财务部红联、黄联 传各店篮联留底备查说明：1，门店：根据配送计划填写 2，仓库：总仓库 3，经手人：各店负责人 4，摘要说明：根据业务内容填写 5，价格方式：总店为成本价，东台店、城南店 成本单价系统默认1.17的含税价配送 6，效期管理：严格按近效期先出库原则，商品过期及效期仅为一个月时不得出库7、中心店每张单据不超过50个品种，连锁店（城南、东台）按类别录入，确认表头、表体后过账打印出单据中心店，打印选择中心店（两联）东台店、城南店打印（3联）选择连锁打印。注：过账前再次选择价格方式（成本价）中心店保健品、器械打印选择中心保健（方便库管发货）注意：不能漏打单据目前公司直营店及深度加盟店目录（附表1）单据类型负责人收货单位价格方式配送单华蕾湟光店成本价配送单栗芳东台店成本价（单据设置*1.17）配送单卢霞城南店成本价（单据设置*1.17）配送退回入库单流程；退货条件：1，商管通知地采可退货品种 2,库房确认未发货品种 3，及其它原因退货总店配送退回入库单：1、库房未发货商品退回：进入千方百剂点击点击业务草稿一单据类型选择配送退回入库单确定一选择日期一双击打开单据一填写表头收货仓库01即总仓库一经手人、制单人、审核人、回车即可（录入单据人员）附加说明按照原始退回说明摘要复制黏贴填写退回原因-一信息员接受数据（注：总店一打印单据登记票号反馈负责总店传递票据人员一管理票据人员在一定时间内将票据传递到总店2、采购部、质管部通知退回供应商退回：进入千方百剂点击点击业务草稿一单据类型选择配送退回入库单确定一选择日期一双击打开单据一填写表头收货仓库01即总仓库一经手人、制单人、审核人、回车即可（录入单据人员）附加说明按照原始退回说明摘要复制黏贴填写退回原因-一信息员接受数据一按照退回说明通知做调整（例如：退回供应商、调其它店销售）一严格按照采购退货单执行一调整后各项单据保留传递信息通知调整退回：进入千方百剂点击点击业务草稿一单据类型选择配送退回入库单确定一选择日期一双击打开单据一填写表头收货仓库01即总仓库一经手人、制单人、审核人、回车即可（录入单据人员）附加说明按照原始退回说明摘要复制黏贴填写退回原因-一信息员接受数据一按照退回说明通知做调整（例如： 、调其它店销售）一在按照正确调整一在反调配送总店注：例如退回供应商严格按照采购退货执行东台店、城南店配送退回入库单1、库房未发货商品退回：进入千方百剂点击点击业务草稿一单据类型选择配送退回入库单确定一选择日期一双击打开单据一填写表头收货仓库01即总仓库一经手人、制单人、审核人、回车即可（录入单据人员）附加说明按照原始退回说明摘要复制黏贴填写退回原因-一信息员接受数据按照退回说明通知做调整（例如： 、调其它店销售）一在按照正确调整一在反调配送（注：东台店、城南店严格按照配送含税价、成本单价做退回）2、采购部、质管部通知退回供应商退回：进入千方百剂点击点击业务草稿一单据类型选择配送退回入库单确定一选择日期一双击打开单据一填写表头收货仓库01即总仓库一经手人、制单人、审核人、回车即可（录入单据人员）附加说明按照原始退回说明摘要复制黏贴填写退回原因-一信息员接受数据一按照退回说明通知做信息调整（如果退货做采购退货单）一严格按照采购退货流程执行（注：东台店、城南店严格按照配送含税价、成本单价做退回）3、信息通知调整退回：进入千方百剂点击点击业务草稿一单据类型选择配送退回入库单确定一选择日期一双击打开单据一填写表头收货仓库01即总仓库一经手人、制单人、审核人、回车即可（录入单据人员）附加说明按照原始退回说明摘要复制黏贴填写退回原因-一信息员接受数据一按照退回说明做调整一调整正确一在反调配送东台店、城南店（注：东台店、城南店严格按照配送含税价、成本单价做退回）4、东台店、城南店 2011年8月以前有税率问题商品退回：东台店、城南店在退回单前自行核对含税价、成本单价做退回一信息员进入千方百剂点击点击业务草稿一单据类型选择配送退回入库单确定一选择日期一双击打开单据一填写表头收货仓库01即总仓库一经手人、制单人、审核人、回车即可（录入单据人员）附加说明按照原始退回说明摘要复制黏贴填写退回原因-一信息员按照说明对退回商品进行核查含税价、成本单价后接收数据一按照退回说明信息调整（退货、调总店销售等）一（注：东台店、城南店严格按照配送含税价、成本单价做退回）销售单流程一：一般加盟店信息员收到销售计划进入千方百剂系统销售管理销售出库单根据计划在表头填写门店（一般加盟店店名）发货仓库01即总仓库，经手人（029、王永花）审核人回车即可（录入单据人员）价格方式选择预设售价1。表体录入商品编号或商品品名、数量核对销售单位、商品名称、规格、剂型、产地、数量与销售计划数量在过账前在点击预设售价1核对预设售价1准确没无误后过帐打印单据保管员发货盖章后白联传财务部红联、黄联 传各店篮联留底备查注意：不能漏打单据，在过账前再次点击预设售价1。见附表1单据类型收货人收货单位价格方式销售单席长英贵德西大街店预设售价一销售单赵文君贵德河东店预设售价一销售单姚志勇贵德东大街店预设售价一销售单伍崇远同德东大街店预设售价一销售单三智贵南解放路二店预设售价一销售单白忠孝共和倒淌河店预设售价一销售单李云清贵德拉西瓦店（贵德河东二店）预设售价一销售单马玉伟共和青海湖南大街店预设售价一销售单马继虎共和滨河路店预设售价一销售单才藏贵南过马营店预设售价一销售单全勤春贵德迎宾西路店预设售价一销售单祁云贵德迎宾东路店预设售价一销售单宋高云贵德王屯店预设售价一销售单赵启福贵德拉西瓦店预设售价一销售单齐迎梅海南州共和第十五分店 预设售价一销售退补单流程 说明：销售退补单仅适用于销售单过账后发现少量品种价格错误需要调整的情况，为避免先销售退货后再按正确价格录入销售单的繁琐流程，且每张退补单仅能针对一个往来单位的品种做单据。 第一步 接到配送需要调整销售单价格的纸介质通知或电子版通知 - 登陆配送版千方百剂系统 - 销售管理 - 销售退补单 第二步 销售退补单表头（往来单位：需要退补的单位名称、原单据编号：需要退补的品种所在单据编号，选择单据编号后再选取单据中的品种，不同单据编号的品种不能体现在一张销售退补单上、经手人：王永花、审核人：直接回车，系统不允许更改，制单人由系统直接生成不能更改）。第三步 选择单品核对品名、规格、生产厂家、批号、效期和原单价 - 输入现更改的单价 - 核对无误后过账 - 打印格式选择（销售退补单） -单据由三联纸打印（白联交财务、红联交客户、黄联交配送留存）。赠品入库单流程 公司赠品分两大类进行管理：第一类是供应商赠送给公司的商品，此类商品入总仓库做正常销售；第二类是供应商做活动捆绑式销售的商品，如强力枇杷露买五赠一，此类商品入公司赠品库随正常商品配送至门店； 第一部分：供应商赠品 信息员收到验收员填写的收货单据 - 进入千方百剂系统 - 库存管理 - 获赠单 - 填写表头部分（往来单位：A-公司、仓库名称：总仓库、经手人：唐志刚、审核人：直接回车、附加说明：2011年8月18日西安派昂赠品入库（格式） - 表体录入商品（单价为0、注意批号效期） - 录入完毕后检查表头和表体 - 完成后单据过账 - 打印单据（本单据一式三联，白联交财务、红联交采购、黄联交保管）。注意：1、表体录入商品时必须仔细核对商品基本信息，不能出错。 2、商品的单价为0、合计金额也为0。第二部分：供应商活动赠品 信息员收到验收员填写的收货单据 - 进入千方百剂系统 - 库存管理 - 获赠单 - 填写表头部分（往来单位：A-公司、仓库名称：总库赠品库、经手人：唐志刚、审核人：直接回车、附加说明：2011年8月18日西安派昂赠品入库（格式） - 表体录入商品（单价为0、注意批号效期） - 录入完毕后检查表头和表体 - 完成后单据过账 - 打印单据（本单据一式三联，白联交财务、红联交采购、黄联交保管）。注意：1、表体录入商品时必须仔细核对商品基本信息，不能出错。 2、商品的单价为0、合计金额也为0。 3、入库仓库为总库赠品库。赠送单（城南、东台赠品调拨）；赠送单：东台店、城南店没有设置赠品库，如果要配送赠品按照赠送单配送赠品。进入千方百剂点击库存管理点击赠送单双击打开单据填写表头往来单位城南店或东台店仓库总仓库赠品库经手人东台店045栗芳、城南店1044卢霞审核人回车即可（录入单据人员）表体按赠品品种录入药品九位条码、数量核对过账（白联交财务、红联交客户、黄联交配送留存）。注：赠送单只针对城南、东台赠品调拨同价调拨单（中心店赠品调拨）同价调拨单：总库赠品库赠品同价调拨总店赠品库赠送的商品调拨进入千方百剂点击库存管理点击同价调拨单双击打开单据填写表头发货仓库总库赠品库收货仓库湟光赠品库，经手人3699华蕾审核人回车即可（录入单据人员）表体按赠品品种录入药品九位条码、数量核对过账（白联交财务、红联交客户、黄联交配送留存）。注：同价调拨单只针对中心店赠品调拨批号修改单进入千方百剂点击库存管理点击批号修改单双击打开单据填写表头仓库总仓库经手023唐志刚审核人回车即可（录入单据人员）表体按修改品种录入药品九位条码核对规格、产地数量选对原批号、原有效期需修改现批号、现有效期过账、注；批号修改一定按照保管提供实货批号做修改信息盘点制度及流程 08为强化公司对于盘点过程数据准确性进行加强管理，确保盘点后系统和实物数据保证一致，特制定本制度。一、盘点前的准备：1、盘点前信息、票据要求：信息部负责盘点时点前当月各项单据完整、准确并在当月28日前传到财务部。（实物流向与票据流向一致，即当时发生当时完成）2，盘点前保证将系统内业务草稿里的所有单据过帐.3、配送中心经理进行检查以上2项工作。二、盘点中要求：1、进入门店千方百剂点击其他业务草稿查询日期（