办公室管理条例.doc

办公室管理条例一、 办公室职责1、档案管理：负责社团资料的收集、统计和保管工作；管理社联人事档案，各协会人事档案。2、联系方式：各协会负责人联系方式，社联委员联系方式。3、会议工作：安排社联会议场地及各项工作，准备会议材料，通知参会人员，到会人员签到，分发会议材料，会后整理会议材料。4、文件管理：负责社联文件的起草、打印、备份和发放；收发各级各类来文；审查协会的各种申请资料。5、财务管理：负责管理社联财务预算、审批、报销。6、协调工作：协调与其它各部门之间的沟通，为其它部门的工作提供必要的资料和帮助。二、办公室内部制度1、严格遵守国家法律法规、及时传达上级部门的有关通知和精神、遵守学院各项规章制度，出现问题按学院有关规定处理。2、坚持集体领导分工负责制，按照主任负责制规定，主任对全部工作负总责，在主任领导下，坚持分工负责制，谁分管的工作谁抓落实。工作中出现的问题，分管人员要负主要责任。3、对主席团布置的工作要认真，按时完成，积极与上级交流，对工作要勇于提出意见和建议，要积极维护好社团联合会办公室的良好形象。4、按时参加社联各会议，不得无故迟到、缺席。5、不私自接受各社团、校外企业等给予的特殊报酬、好处；不私自以社联的名义开展活动。三、办公室文档管理制度1、社团联合会的办公室负责对各社团的章程、学期工作计划、学期工作情况、大型活动总结等各种文件进行存档管理。对各社团出版的刊物进行备份。2、对学校有关社团的各项规章制度进行存档。3、社团联合会对档案进行管理，档案管理要严格化、规范化、制度化，存档资料要保证每式两份，书面文档和电子文档各一份，分类清晰，定期检查、整理。4、每个协会上交资料（如计划、总结、章程制度等），要求分别有书面和电子两种形式，以便办公室存档和使用。四、社联会议制度为了各部门更好地合作开展工作，社联将定期召开社联部门会议，各部门成员必须遵守以下规定：1、 参加人员非特殊原因不得迟到、早退、缺席。 2、严肃会场纪律，非自由讨论时不得说话，自由发言时不得讨论与会议无关的内容，所有的通信工具进行妥善处理。 3、与会人员认真作好会议记录。 4、社联办公室负责对会议内容及情况进行记录与监督考核，出席会议的情况列入社联干部评优标准。五、经费管理 1、社团必须设财务负责人员2名。一名负责记账管理，一名负责现金管理。社团联合会为院级社团提供账本（系级社团可参照执行），各社团对各项收费和开支应逐笔详细记录并附各种有效票据。2、社团活动经费实行学生自筹或赞助，自负盈亏。3、 社团必须严格履行财务登记制度，每学期的期中和期末进行定期财务汇报，社团联合会对社团进行账目检查时发现有严重问题的社团，将暂停其活动六、社联印章公章管理使用制度大学生社团联合会印章是其组织的标志及权利的象征，它体现着社团联合会的地位和组织责任，社团联合会各成员必须尊重公章。社团联合会公章由社联主席团保管。 社团联合会的公章的使用制度1、凡是社团联合会上报、下发和对外交流的正式文件均需由各部长上交主席团审阅后加注批准意见加盖社团联合会公章；2、印章由主席团专人保管，其他干部需使用公章时必须经社团联合会主席团同意，或以书面批准由办公室人员记录在案（包括时间、文件内容、文件数目、申请人、批准人、记录人）；3、颁发聘书需加盖公章时，必须先由主席团审核被聘人是否胜任，经主席团同意后方可在聘书上盖章；4、盖章前，主席团必须仔细阅读文件，对一些行文不规范及内容不合理的文件一律不准盖章；5、任何随意违反上述规定的部门或个人将在例会上予以通报，事件直接负责人将视情况处理，必要时可直接将当事人革职开除。七、附则1、本章程适用于广州涉外经济职业技术学院社团联合会办公室。2、学生社团有权对本章程提出意见、建议，并通过社团联合会委员会讨论修改。3、凡是以前规定和本章程相抵触的，以本章程为准