理想中国分公司会议管理制度.doc

珠海理想科学工业有限公司 编号：GZ-SA-001-03/A珠海理想科学工业有限公司分公司会议管理规定（2005年5月）第一章 目的第一条 会议的规范化、制度化是公司建立正常工作秩序，强化内部管理的要求。为了加强分公司内部员工之间的沟通与交流，保证公司政策、指令的上传下达，提高工作的实效，使分公司经营活动过程中各种会议，通过合理的组织能够高效率、高质量地进行，保障每次会议均能产生预期的、较好的作用，特制定本规定。第二章 适用范围第二条 本管理规定适用于珠海理想科学工业有限公司各分公司。第三条 各事务所应参照执行。第三章 职责第四条 总经理是分公司会议的负责人。第五条 管理部经理负责分公司全员会议及中层干部会议的组织和管理。第六条 各业务部门经理负责其所属部门会议的组织和管理。第四章 会议管理第七条 会前准备：所有的会议须事先制定会议计划，提前通知参会人员，详细准备会议资料，开会前须对所准备工作进行全面检查。第八条 会间管理：建立会议签到制度；明确会议纪律；会议主持人应把握好会议进程，控制会议时间，维持会议秩序，提高会议效率；做好会议记录。第九条 会后工作：（一） 根据会议情况需要发“会议纪要”或“决定”的，会议记录人员负责根据会议记录整理、拟写“会议纪要”或“决定”；经分公司经理审批后签发；（二） 有会议纪要和会议决定的，由管理部送到相关部门，由部门经理负责进行传达和贯彻；（三） 对于会议决定、决议和分公司经理在会上作出的指令，分公司各部门要及时进行督办，并将结果及时准确地向分公司经理反馈；（四） 会议的宣传报道。包括照相、采访等应指定专人负责；（五） 会议完毕，应有专人对会议的所有资料进行搜集、整理并归档。会议资料包括：会议申请、会议计划（方案）、会议通知、发言稿、会议文件、会议记录、会议纪要（决定）、会务费用清单等；（六） 重要和大型会议，会后应进行认真总结、分析得失，不断提高会议质量和会议的组织水平。第五章 内部会议规定第十条 分公司内部会议分为四个大类：全员大会、中层干部会议、部门会议，其他会议。第十一条 全员大会、中层干部会议由总经理主持，管理部经理负责进行会议记录及会议资料的保管，中层干部会议必须在会议结束后三个工作日内由管理部经理整理出会议纪要，并按要求下发各部门。部门会议和其他会议由主持人指定专人负责会议记录，保管会议资料。第十二条 分公司全员大会有：早会、月度总结会、季度总结会、半年及年度总结会。（一） 早会内容1、 分公司总经理主持，至少每周一次；2、 各部门经理汇报近期的经营、管理、人事及行政事务等；3、 部门间的交流、沟通、提议；4、 公司重大政策、重要信息等情况通报；5、 其他需说明的事项。（二） 月度总结会内容1、 分公司经理主持，全体员工参加；2、 月度结束后的五个工作日内召开，遇季末可与季度总结会合并召开；3、 各部门经理简要汇报本部门经营管理状况、现存问题及本月计划，建议及提案；4、 听取员工意见；5、 分公司总经理对上月的经营、管理、财务状况、总公司相关政策及通知进行说明，并对本月工作计划做出安排。（三） 季度总结会内容1、 分公司总经理主持；2、 须在每季度结束后十个工作日内召开，第二季度和第四季度的总结会可和半年及年度总结会合并召开；3、 部门经理总结：部门经营管理现状、现存问题及改善方案、下一步工作计划等；4、 总经理总结：分公司销售及财务状况分析、现存问题及改善方案、下一步工作计划、总公司相关政策及通知的说明等；5、 其他事项。（四） 分公司半年及年度总结会1、 分公司总经理主持；2、 半年总结会须在七月份的前二十个工作日内召开，年度总结会须在第二年的一月份召开；3、 员工半年总结：工作态度、业绩能力、管理能力、存在问题及下一步改善方案、提案及建议（书面提交经理或在会上发言）；4、 部门经理总结：部门经营管理情况分析、下一步工作计划，提案及建议等；5、 分公司总经理总结：分公司经营、管理、财务状况分析、下一步工作计划等；6、 分公司总经理、副总和部门经理的半年及年度总结，在会后五个工作日内上交总公司销售部；7、 其他事项。第十三条 中层干部会议1、 总经理主持，各部门经理参加；2、 每月召开一次，月度结束后的五个工作日内召开；3、 管理部经理汇报分公司的经营、财务、人事、行政管理情况及有关提议；4、 业务部门经理汇报部门经营、管理情况，以前会议中有关问题的改善状况及有关提议；5、 分公司总经理做出工作安排。第十四条 部门会议（一） 部门早会1、 部门经理主持，每天一次；2、 业务员说明当天的行动计划；3、 员工间的交流、沟通；4、 其他事项说明。（二） 部门日总结会：有可能的情况下，各部门应在每日工作后进行简要总结。（三） 部门周会1、 部门经理主持，每周一次，周末召开；2、 业务员说明本周工作情况及下周工作计划；3、 员工间的交流、沟通（如：成功经验推广等）；4、 部门经理总结、安排工作；5、 其他事项说明。（四） 部门月度会议1、 部门经理主持；2、 月度结束后的四个工作日内召开；3、 业务员说明上月工作情况及本月工作计划；4、 员工间的交流、沟通；5、 部门经理总结、安排月度工作；6、 其他事项说明。第十五条 其他会议：分公司根据经营管理的具体情况，可针对性的安排一些临时性的会议，但须组织严密，保证会议效果，包括：（一） 部门间会议（二） 专项会议（三） 培训会议（四） 其他临时性会议第六章 外部主要会议规定第十六条 分公司外部会议主要包括：产品展示会、用户座谈会、经销商会等，须按照总公司有关规定执行。第七章 附则第十七条 本规定自2005年6月1日起执行，以往其他规定与本规定相冲突之条款，以本规定为准。第十八条 本规定属分公司管