办公软件培训excel篇.ppt

2020 2 2 1 办公软件使用 Excel电子表格 主讲 景思 2020 2 2 2 Excel2003是MicrosoftOffice办公系列软件的组成部分 具有强大的数据计算与分析的功能 含有丰富的命令和函数 可以把数据用各种统计图的形式表示出来 被广泛地应用于财务 金融 经济等各个领域 当一个文档主要是由大的表格构成时 Excel比Word更能胜任该项工作 中文电子表格Excel2003 2020 2 2 3 1 1Excel简介1 2工作簿和工作表的操作1 3工作表中的常用运算1 4Excel图表 中文电子表格Excel2003 2020 2 2 4 1 1Excel简介 1 1 1启动与退出Excel1 1 2Excel窗口的组成1 1 3Excel窗口的常用术语 2020 2 2 5 1 1 1启动与退出Excel 启动 启动Excel的方法与启动其他应用程序的方法相同 有3种方法 退出 有4种方法 无论哪种退出 若没有执行 存盘 命令 则会自动弹出存盘提示对话框 从桌面启动双击桌面 EXCEL 快捷图标从开始菜单启动单击 开始 程序 EXCEL从已有文件启动双击已存在的EXCEL文件图标 启动了Excel的同时打开了这个Excel文件 方法1 单击 文件 退出 方法2 单击窗口右上角退出按钮 X 方法3 双击应用程序窗口标题栏左侧的控制框方法4 按Alt F4 2020 2 2 6 1 1 2Excel窗口的组成 编辑栏 当前单元格 工作表控制按钮 当前工作表 工作表标签栏 列号 行号 全选按钮 工作表区域 当选择单元格或区域时 相应的地址或区域名称即显示在编辑栏左端的名称框中 名称框主要用于命名和快速定位单元格和区域 在单元格中编辑数据时 其内容同时出现在编辑栏右端的编辑框中 编辑框还用于编辑当前单元格的常数或公式 由于单元格默认宽度通常显示不下较长的数据 所以在编辑框中编辑长数据将是非常理想的方法 包括当前工作表中所有的单元格 可输入数据或编辑单元格 图表 公式等 初始为Sheet1 Sheet2 Sheet3 代表着工作表的名称 当前正在使用的工作表标签以白底含下划线显示 名称框 编辑框 2020 2 2 7 1 1 3Excel窗口的常用术语 工作簿工作表行列单元格单元格地址 即一个EXCEL文件 用来存储并处理工作数据的文件 一个工作薄可包含若干工作表 默认的工作簿名是book 扩展名是 xls 一个工作表包含若干单元格 默认的名字是sheet 默认包含3个独立的工作表 自动为这3个工作表命名为sheet1 sheet2 sheet3 一个工作簿最多可包含255个工作表 以数字标识的为行 如D3 从1 65536 以英文标识的为列 如D3 从A Z AA AZ BA BZ 共256列 一行一列交叉处为一个单元格 每个单元格最多可容纳255个字符 一个单元格对应一个单元格地址 先行号后列号 即列的字母加上行的数字来表示 D3 2020 2 2 8 1 1Excel简介1 2工作簿和工作表的操作1 3工作表中的常用运算1 4Excel图表 中文电子表格Excel2003 2020 2 2 9 1 2工作簿和工作表的操作 工作簿与工作表基本操作在工作表中输入内容工作表的编辑与修改工作表的格式化 2020 2 2 10 1 工作表基本操作 单元格选取单个单元格 单击所需的单元格连续多个单元格 单击首单元格 Shift 单击末单元格多个不连续单元格 Ctrl 单击单元格整行或整列 单击行头或列头清除选定的单元格 工作表任意处单击 2020 2 2 11 2 在工作表中输入内容 a 常用输入方法b 使用自动填充输入 2020 2 2 12 a 常用输入方法 输入数字输入文字输入日期和时间输入公式 2020 2 2 13 输入数字 选中单元格 输入数字 如输入 在编缉栏中将显示三个工具按钮 为取消按钮 为确认按钮 fx 为函数按钮 单击 确认 按钮 当输入的数据位数太多 一个单元格不能完整显示时 系统自动用科学计数法表示数据 2020 2 2 14 输入文字 选择需要输入文字的单元格 选择合适的输入法输入文字 2020 2 2 15 输入日期和时间 在单元格中输入可识别的时间和日期时 系统会自动将 通用 格式转换为相应时间或日期格式 输入日期的通用格式 使用 或 来分隔年 月 日 输入时间的通用格式 使用 来分隔时 分 秒 也可以同时输入日期和时间 但中间需用空格分开 2020 2 2 16 输入公式 Excel允许使用公式计算 在单元格中输入公式必须以等号开始 操作步骤如下 单击需要输入公式的单元格 在单元格内输入以 开始的公式 单击 确认 按钮或按回车键 操作完成后单元格内只显示计算结果 不显示公式内容 2020 2 2 17 b 使用自动填充输入 输入序列利用鼠标拖动填充柄输入序列 利用鼠标拖动填充柄复制公式相对地址 绝对地址 混合地址 2020 2 2 18 输入序列 选择第 个单元格输入数据 选择单元格区域 单击菜单栏上 编辑 填充 序列 命令 弹出 序列 对话框 设置 行或列 类型 步长值 单击 确定 按钮 2020 2 2 19 利用鼠标拖动填充柄输入序列 选择A1单元格输入起始数据 如输入2 在A2单元输入6 以确定步长值为4 等差 选中A1 A2两个单元格 移动鼠标到单元格右下角 鼠标指针会变成黑十字 拖动填充柄 选择单元格区域A3 A4 松开鼠标 则单元格A3 A4被填充为10 14 注意 如果在A2单元格没有输入6 则拖动填充柄后 A2 A4均被填充为2 2020 2 2 20 单击单元格直接在单元格输入数据双击单元格在编辑框内输入数据 有规律的数据 例如等差 等比数列可自动填充 拖曳填充柄到结束 单元格数据的输入 系统提供的序列数据例 甲 乙 丙 星期一 星期二 方法 输入一个数据 利用自动填充柄拖曳到结束填充 2020 2 2 21 利用鼠标拖动填充柄复制公式 单击单元格 输入公式 移动鼠标到单元格右下角的填充柄上 按下鼠标左键 拖动鼠标到目标区域 松开鼠标左键 2020 2 2 22 相对地址 Excel中默认的单元格地址为相对地址 如A5 G6等 相对地址是当公式在复制时会根据移动的位置自动调整公式中的单元格的地址 绝对地址 在行号与列号前均加上绝对地址符号 则表示绝对地址 公式复制时 绝对地址的行号与列号将不随着公式位置变化而改变 混合地址 混合地址是指单元格地址的行号或列号前不同时加 符号 当公式因为复制或插入而引起行列变化 公式中的相对地址部分会随位置变化 而绝对地址部分仍不变 IV 相对地址 绝对地址 混合地址 2020 2 2 23 IV 相对地址 绝对地址 混合地址 相对地址的形式是地址直接用列号行号组成 绝对地址的形式为 A 1 B 1 有些公式引用单元格是用混合型地址 2020 2 2 24 3 工作表的编辑与修改 修改单元格数据恢复修改操作单元格内部分数据的复制和移动单元格或单元格区域的复制与移动插入与删除查找与替换调整行高与列宽工作表窗口的拆分和冻结 2020 2 2 25 修改单元格数据 如果需要修改的单元格内的数据较少 可以选中该单元格 重新输入数据 如果数据较多 可以进入编辑栏进行修改 具体操作步骤如下 单击需要修改内容的单元格 则编辑栏显示出该单元格中的数据 同时状态栏显示编辑状态 在编辑栏移动光标到欲修改的位置 修改相应数据 修改结束后 单击 按钮或按回车键 2020 2 2 26 恢复修改操作 在单元格数据的修改编辑过程中 若发现修改错了 需要恢复改前的数据 可以单击常用工具栏中的 撤消 按钮 单元格恢复修改前的状态 2020 2 2 27 单元格内部分数据的复制和移动 操作步骤如下 单击单元格 单元格的数据显示在编辑栏内 在编辑框栏内选择数据 单击鼠标右键 弹出快捷菜单 单击快捷菜单中的 复制 或 剪切 命令 右击目标位置单元格 在弹出的快捷菜单中单击 粘贴 命令 2020 2 2 28 单元格或单元格区域的复制剪切与移动 1 复制或剪切 选择欲复制或剪切的单元格或单元格区域 单击鼠标右键 选择 复制 或 剪切 命令或使用快捷键Ctrl C或Ctrl X 移动鼠标到目标位置 单击鼠标右键 选择 粘贴 命令或使用快捷键Ctrl V 如果在同一工作表中进行复制 选择欲复制的单元格或单元格区域后 可以按住Ctrl键 再拖动鼠标到目的地址完成复制操作 2020 2 2 29 2 移动 选择欲移动的单元格或单元格区域 移动鼠标到选择区域的边框线上 单击鼠标左键由十字变成空心箭头 拖动鼠标到目标位置后释放鼠标 2020 2 2 30 插入与删除 1 插入插入单元格 插入位置选择单元格或单元格区域 单击 插入 菜单中的 单元格 菜单项 弹出 插入 对话框 选择插入方式 单击 确定 按钮 插入行 列 选择插入的位置 在 插入 对话框选择 整行 或 整列 2020 2 2 31 2 删除删除单元格 选择欲删除的单元格或单元格区域 单击 编辑 菜单中的 删除 命令 弹出 删除 对话框 选择删除方式 单击 确定 按钮 清除单元格 选择欲清除其内容的单元格区域 按 Del 键 也可以选择 编辑 菜单中的 清除 命令进行清除 2020 2 2 32 查找与替换 1 查找 单击 编辑 菜单中的 查找 菜单项或使用快捷键Ctrl F 出现 查找 对话框 在 查找内容 文本框中输入需要查找的内容 选择查找方式 在 搜索范围 下拉列表框中选择所需类型 单击 查找下一个 按钮 2020 2 2 33 2 替换替换操作与查找相似 先执行查找操作 后更新单元格内容 单击 编辑 菜单中的 替换 菜单项 屏幕出现 替换 对话框 在 查找内容 文本框输入需要查找的内容 单击 替换 或 全部替换 按钮 查找替换结束后 单击 关闭 按钮 2020 2 2 34 调整行高与列宽 精确调整列宽 单击菜单栏上 格式 列 列宽 菜单项 弹出 列宽 对话框 精确调整行高 单击菜单栏上 格式 行 行高 菜单项 弹出 行高 对话框 利用鼠标调整列宽与行高移动鼠标到欲调整行号的底边框 移动鼠标到欲调整列号的右边框 2020 2 2 35 工作表窗口的拆分和冻结 2020 2 2 36 a 工作表窗口的拆分菜单法步骤 1 选定要开始拆分的那一行或列 或选定某一单元格 2 选择菜单栏 窗口 拆分窗口 即可完成拆分 鼠标法步骤 1 将鼠标指针移到垂直滚动条的顶端或水平滚动条的右端 指向拆分条 鼠标指针变成一个双向箭头 2 按住鼠标左键往下 左 拖拉 拖到想要的位置后 松开鼠标按钮 b 工作表窗口的冻结步骤 1 选择一个要冻结的窗口 2 单击菜单栏 窗口 冻结拆分窗口 命令 c 取消冻结和拆分区域1 取消标题或拆分区域的冻结 单击菜单栏 窗口 撤消窗口冻结 2 取消对窗口的拆分 双击拆分栏的任何部位 或者单击菜单栏 窗口 撤消拆分窗口 命令 2020 2 2 37 4工作表的格式化 数字格式的设置设置对齐方式设置单元格内字体格式表格边框线的设置工作表中单元格批注 2020 2 2 38 a 数字格式的设置 单击 格式 菜单的 单元格 菜单项 或单击右键选择快捷菜单中的 设置单元格格式 选项 在弹出的 单元格格式 对话框中单击 数字 选项卡 2020 2 2 39 使用 格式 条件格式 命令 可运用条件显示不同的格式 数字条件格式 2020 2 2 40 b 设置对齐方式 选择需要设置数字格式的单元格或单元格区域 在 单元格格式 对话框中单击 对齐 选项卡 2020 2 2 41 c 设置单元格内字体格式 选择需要设置字体格式的字符或单元格或是单元格区域 在 单元格格式 对话框中单击 字体 选项卡 2020 2 2 42 d 表格边框线的设置 选择欲设置的单元格或单元格区域 在 单元格格式 对话框中单击 边框 选项卡 2020 2 2 43 e 工作表中单元格批注 增加批注 选中要增加批注的单元格 选 插入 菜单下的 批注 在批注框中输入批注即可 或选中要增加批注的单元格后 右击鼠标 在弹出的快捷菜单中选 插入批注 在批注框中输入批注 编辑 删除 隐藏或显示批注 选中已作批注的单元格 右击鼠标 在弹出的快捷菜单中选择相应的菜单项 即可进行编辑 删除 隐藏或显示批注的操作 2020 2 2 44 1 1Excel简介1 2工作簿和工作表的操作1 3工作表中的常用运算1 4Excel图表 中文电子表格Excel2003 2020 2 2 45 1 3工作表中的常用运算 1 3 1自动求和1 3 2利用公式和函数1 3 3Excel数据管理 2020 2 2 46 1 3 1自动求和 选中要求和单元格 包括放置结果的单元格 单击工具栏上的自动求和按钮 2020 2 2 47 双击 看到计算结果 2 求和 单击 看到计算公式 1 选取存放结果的单元格 2020 2 2 48 1 3 2使用公式和函数 1 公式的使用2 函数的使用 2020 2 2 49 公式的使用 公式是指一个等式 是一个由数值 单元格引用 地址 名字 函数或操作符组成的序列 当公式中相应的单元格中的值改变时 由公式生成的值也将随之改变 运算符 算术运算符 比较运算符 文本运算符和引用运算符 2020 2 2 50 公式的使用 a 公式的基本语法Excel所有的公式都以符号 开始 Excel中有4类运算符 即算术运算符 比较运算符 引用运算符 文本运算符 2020 2 2 51 2020 2 2 52 b 运算符的优先级如果一个公式中含有多个运算符号 其执行的先后顺序为 冒号 逗号 负号 百分号 幂 乘 除 加 减 比较 括号可以改变运算的先后顺序 如果不想受运算顺序的约束 可以使用括号 在公式中 总是最先计算括号内的内容 括号外的内容则按照规定的顺序计算 2020 2 2 53 公式形式 操作数和运算符操作数 单元格 数字 字符 区域名 区域 函数算术运算符 字符运算符 比较运算符 引用运算符 2020 2 2 54 函数的使用 在Excel中函数共分为九类 财务 日期与时间 数学与三角函数 统计 查找与引用 数据库 文本 逻辑和信息函数 单击要显示结果的单元格 插入 菜单 函数 命令 弹出的 粘贴函数 对话框 在左侧选择函数的类型 在右侧选函数名称 确定 弹出该函数窗口 或者单击工具栏上的 粘贴函数 fx按钮 2020 2 2 55 在公式中使用函数函数是指Excel附带的预定义或内置公式 函数由函数名和参数组成 格式如下 函数名 参数1 参数2 单击编辑栏上的工具按钮fx或 插入 菜单下的 函数 菜单打开插入函数对话框选择要插入的函数 2020 2 2 56 常用的函数 a 求和函数格式 SUM 范围 功能 对指定范围内的数值求和 b 求平均值函数格式 AVERAGE 范围 功能 求出指定范围内所有数值的平均值 c 条件函数格式 IF 条件表达式 值 值 功能 当条件表达式为真时返回值 为假时返回值 2020 2 2 57 d 求最大值函数格式 MAX 范围 功能 求出指定范围内所有数值的最大值 e 求最小值函数格式 MIN 范围 功能 求出指定范围内所有数值的最小值 f 求四舍五入函数格式 ROUND 单元格 保留小数位数 功能 对单元格内的数值四舍五入 g 统计数据个数函数格式 COUNT 范围 功能 求指定范围内数据个数 2020 2 2 58 函数形式 函数名 参数表 参数 常量 单元格 区域 区域名 公式或其他函数 函数输入 粘贴函数法直接输入法 2020 2 2 59 函数中的出错信息 2020 2 2 60 1 3 3Excel数据管理 记录单的使用数据排序分类汇总数据筛选数据透视表 2020 2 2 61 a 记录单的使用 便于对数据清单进行插入 删除以及查询选定数据清单中所有单元格 选择 数据 菜单中 记录 命令 打开 记录单 对话框 对话框的顶端显示工作表的名称 左边显示了记录的字段名 在与字段名相对应文本框中 显示当前记录单元格数据 单击 上一条 或 下一条 按钮 或用滚动条上的箭头来查看数据记录 2020 2 2 62 b 数据排序 a 简单排序操作方法是 1 单击需要进行排序的表格中某列中的任一数据单元格 2 单击 常用 工具栏上的 升序 或 降序 按钮 即可对工作表数据依据本列数据进行默认状态的升序或降序的排列 2020 2 2 63 b 多条件排序 1 选择排序范围 2 指定排序关键字 3 选择排序选项 4 排序 2020 2 2 64 c 分类汇总 选定需汇总的列进行排序 选择 数据 菜单中的 分类汇总 命令 选择需要用来分类汇总的数据列 选择所需的用于计算分类汇总的函数 选定与需要对其汇总计算的数值列对应的复选框 单击 确定 按钮后 2020 2 2 65 d 数据筛选 a 自动筛选在要进行筛选的工作表中选定单元格后 选择 数据 菜单中的 筛选 命令后弹出子菜单 选择其中的自动筛选命令 2020 2 2 66 b 自定义筛选单击下拉按钮 单击 自定义 选项 屏幕出现 自定义自动筛选方式 对话框 2020 2 2 67 c 取消自动筛选单击 数据 菜单指向 筛选 级联子菜单 单击 自动筛选 菜单项 去掉 标志 则工作表恢复筛选前状态 2020 2 2 68 e数据透视表 单击 数据 菜单下的 数据透视表和数据透视图 弹出 数据透视表和数据透视图向导 单击 下一步 按钮 在选定区域选择要建立数据透视表的数据区域 单击再单击 下一步 按钮 选择数据透视表显示位置 单击 完成 按钮 将 数据透视表字段列表 中的字段拖至数据透视表 2020 2 2 69 数据清单 数据列表 由工作表中单元格构成的矩形区域特点与数据库相对应 表中的一列为一个字段 一行为一条记录同列数据的数据类型和格式应完全相同表中不允许有空行或空列 2020 2 2 70 数据透视表可实现按多个字段分类汇总 2020 2 2 71 1 1Excel简介1 2工作簿和工作表的操作1 3工作表中的常用运算1 4Excel图表 中文电子表格Excel2003 2020 2 2 72 1 4Excel图表 创建图表 创建图表的操作步骤 1 在工作表中选择数据区域 按住 Ctrl 键同时拖动鼠标 可以选择数据区域中不连续的单元格区域 2020 2 2 73 2 单击常用工具栏的图表向导按钮 屏幕出现图表向导第 步对话框 2020 2 2 74 3 选择柱形图中的 簇状柱形图 单击 下一步 按钮 屏幕出现图表向导的第 步 2020 2 2 75 4 该对话框有 数据区域 和 系列 两个选项卡 数据区域 选项卡用于确定图表所包含的数据区域 在数据区域栏中显示目前包含在图表中的所有数据单元格的范围 系列 选项卡用于修改数据系列的名称 数值和分类轴标志 5