公司制度汇编-十-行文流程及规范管理-农业公司.docx

行文流程及规范管理一、行文管理内容行文管理主要内容包括公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等及公司外部文件。公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、信函、会议纪要等；公司下发的公文由行政后勤部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由行政后勤部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政后勤部以公司名义发文。外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。二、收、发文处理程序与要求1、发文的处理一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向行政总监（行政总管）提出口头申请。各类文件拟稿承办部门：公司总部对外文件由行政后勤部负责拟稿；各部门间的往来文件由本部门负责人拟稿；职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。各类文件拟稿后进行审核签发，首先送行政后勤部初审。经行政后勤部审查修改后的文稿，送行政总监核稿。以总公司名义对外文件由行政总监核稿；各部门间的往来文件由行政总监核稿；公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；公司各种规章制度由各部门负责人、行政总监、总经理、会审。其次进行会签、发送。文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。公司行政公文、规章制度，由行政总监、总经理署意见后下发；公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由行政总监以上领导签发。经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送行政后勤部存档，并由行政后勤部负责打印、校对、登记后发布。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送行政后勤部存档，并由行政后勤部负责打印、盖章、装订、登记、下发。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由行政后勤部收发文管理员按年份依流水号码一文一号编列。2、收文的处理收文一般为公司的外部来寄的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等。公司外部来文，有指名收件人的，由行政后勤部收发员负责登记、签收、直接交给收件人。如系公文，统一由收发员处理。为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。公司内部文件的收文，以部门为单位，指定专人负责收文工作。公司内部文件收文处理程序：登记、填写部门收文阅办单部门，负责人批示、传阅、归档。凡是收到公司内部的单据（包括：发票、账簿、凭证、报表、税票等），收文员应做好详细记录，根据文件规定的传阅范围或领导指示，由接收人签字接收后为办结。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其它人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。经办人如未能如期按要求办妥交办事宜，应于处理期限届满前，请示相关领导同意后，以口头方式通知公司或部门收文员更改处理期限以保证文件的及时传阅。三、关于收、发传真及快件的管理1、发传真时必须标明传真内容、收件单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确认传真是否收到。2、收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，由接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。3、总部发送、接收快件及挂号信一律在行政后勤部登记，由行政后勤部通知收件人签收，凡收到的快件要当面打开，由行政后勤部登记邮件资料明细方可交给收件人。收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。4、公司内部传给总部和各部门之间的收、发快件双方必须记录所邮寄资料明细，由直接收发人记录，以便查询。四、行文格式要求（一）标题的要求1、正文必须要有标题。标题使用三号黑体加粗、居中，不得将标题字打印大小不一或中间加入其它艺术体。2、标题字数较多时，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当，不能把词、词组和专用术语分开。3、标题由单位名称、主要内容和文种三部分组成。标题中除规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。（二）正文的要求1、正文要与标题隔一行。2、正文使用四号宋体字。每自然段开头空2字符，回行顶格，数字、年份不能回行。文中一级标题使用小三号黑体加粗，二级、三级标题使用四号宋体加粗，四级以下级标题与正文字体相同。一级标题后不使用标点符号。3、上报表格一律用word制表，表格中的栏目项为黑体，表中内容为宋体，字号可依据具体情况结合比例适当调整；多页表格均要有表头，表下面均要标注制表单位、制表人、制表时间等内容。4、行文格式的要求（1）每个自然段的首行必须左空两格（包括序号）。（2）请示、报告、通知等有称谓的，文章的第一行称谓须顶格。（3）公文如有附件，附件应与正文最后一行隔一行，左空2字符，用4号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称（如：“附件：”）；附件超过1个以上的，要标明序号。如：附件：1、2、3、附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。（三）页面设置要求1、文件统一用A4纸印发；上、下、左、右页边距均为2.5厘米，行距设置为单倍行距；多页材料要标注页码（位置为页脚居中）；一律左侧装订，上下距页边距三分之一处各装一处书钉。2、落款及时间的写法。（1）正文结尾要有单位名称（全称或规范简称）。单位名称一般在正文的右下方适当的位置，名称的结尾与右边距空四格。（2）时间在单位名称的下一行，时间结尾与单位名称结尾右侧对齐。（3）落款多个单位时，应该每个单位占一行，两端对齐。五、公文的拟写要求每一份文件（文字材料）都要根据工作中的实际需要来拟写，必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的。包括以下几项内容：1、文件的中心内容。比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样，存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级答复或解决问题等。2、根据文件内容，确定采用的文种。比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报。3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关部门推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体员工进行传达。4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文部门贯彻执行，还是参照执行、研究