Office_2007高级讲义.ppt

Office在人事 行政管理工作中的高级应用 市职业中专学校 肇波QQ 在人事 行政管理工作中的高级应用 批量制作文档 高级排版功能的使用 文档编辑实用技巧 两个小提示选择文本与快速移动光标联合公文头文本表格互相转换不同页眉和页脚书签与目录查找与替换文件插入到文档 第一部分文档编辑实用技巧 两个小提示 1 空格是 字 2 一节一页面 文档 第一部分文档编辑实用技巧 两个小提示 1 空格是 字 所以 首行空两个字符应该设置段落格式 而不是输入两个空格 否则首行缩进就会是四个字了设置 开始 段落 第一部分文档编辑实用技巧 两个小提示 2 一节一页面 文档 设置不同的页面方向 页边距 页眉和页脚 或重新分栏排版等 这时 如果通过 文件 菜单中的 页面设置 来改变其设置 就会引起整个文档所有页面的改变 怎么办呢 这就需要对WORD文档进行分节 第一部分文档编辑实用技巧 两个小提示 2 一节一页面 文档 不同节 可以 不同页面设置 例如 页眉页脚的设置 1 奇偶页不同页眉 脚 偶数页 左 书名奇数页 右 章节名 2 分页不同页眉 脚 第一章是第一页的页眉 脚 第二章是第二页的页眉 脚 第一部分文档编辑实用技巧 两个小提示 2 一节一页面 文档 1 如何分节 页面布局 分隔符 下一页 2 怎样设置不同节 页 的 页眉页脚 插入 页眉 设计取消 变灰暗 链接到前一条页眉 则可以设置不同页的不同页眉 脚 第一部分文档编辑实用技巧 选择文本与快速移动光标1 End Home 当前光标移到行首 行尾2 Ctrl Home End 光标移到文档首 尾 3 shift Home shift End 从当前光标选择到行首 行尾4 ctrl shift Home 从当前光标选择到文档首5 ctrl shift End 从当前光标选择到文档尾6 ctrl A全选 第一部分文档编辑实用技巧 联合公文头如下 第一部分文档编辑实用技巧 员工出差管理制度 1 表格法2 双行合一法 开始 段落 中文版式按钮 文本转换为表格 第一部分文档编辑实用技巧 表格转换文本 第一部分文档编辑实用技巧 查找与替换 第一部分文档编辑实用技巧 把文件插入到文档 第一部分文档编辑实用技巧 插入 文本 对象 文件中的文字插入后的文字版面 格式与原文件相同 书签与目录 第一部分文档编辑实用技巧 1 插入书签 2 插入目录 第二部分高级排版功能使用 1 表格的使用2 拆分表格3 表跨页时标题行自动重复4 表格公式5 主控文档和子文档6 绘制树状结构7 邮件合并8 Pdf转doc 第二部分高级排版功能使用 1 表格的使用 插入表格 绘制表格 单元格合并与拆分绘制斜线表头 先激活表格 再单击 布局 选项卡 第二部分高级排版功能使用 2 拆分表格 1 上下拆分 Ctrl Shift End 2 左右拆分 拖动法 第二部分高级排版功能使用 3 表跨页时标题行自动重复 选中标题行 单击 重复标题行 第二部分高级排版功能使用 4 表格公式 选中 总分 单元格 单击 fx公式 第二部分高级排版功能使用 5 主控文档和子文档 1 创建原因 多人合作 各做一章 便于管理文档过长 占用内存 打开费时防止长文档意外损坏 很难恢复 2 创建方法 大纲视图下 如下图 第二部分高级排版功能使用 6 绘制树状结构 第二部分高级排版功能使用 7 邮件合并 1 邮件合并需要两个文档 Word作填充数据桶 桶 Excel作为数据源 水 数据桶 数据源 水 第二部分高级排版功能使用 7 邮件合并 2 方法如下图 邮件合并是Word中的一个功能 第三部分Excel高级应用 1 单元格格式2 数据有效性3 排序4 公式5 相对引用 绝对引用 混合引用6 条件格式7 筛选8 分类汇总9 图表10 合并计算11 身份证12 打印区域 第三部分Excel高级应用 1 单元格格式 第三部分Excel高级应用 2 数据有效性 第三部分Excel高级应用 3 排序 第三部分Excel高级应用 4 公式 SUM求和Average求平均值Max最大值Min最小值Countif求满足条件的个数如 Countif D2 D6 85 表示计算D2到D6区域内值大于或等于85的单元格数目 个数 IF条件判断格式 if 表达式 真值 假值 第三部分Excel高级应用 5 相对引用 绝对引用 混合引用 相对引用 D2 引用的地址会变绝对引用 D 2 引用的地址始终不变混合引用 D 2 D2 引用的地址列变或行变 三种引用的切换快捷键是F4 第三部分Excel高级应用 6 条件格式 设置满足条件的字体和单元格格式 以便突出显示 第三部分Excel高级应用 7 筛选 1 自动筛选2 高级筛选 第三部分Excel高级应用 8 分类汇总 1 例如统计职工男女性别人数 各部门人数 特别提示 必须先对 分类字段 列标题 进行排序再进行分类汇总 即 先排序 再汇总 第三部分Excel高级应用 8 分类汇总 2 例如统计各部门人数 第三部分Excel高级应用 9 图表 1 上面这张 表格 你看出什么信息动态没有 看出什么规律变化没有 第三部分Excel高级应用 9 图表 2 规律 动态在图表中图表 形象 快捷 易懂 第三部分Excel高级应用 10 合并计算 第三部分Excel高级应用 11 身份证 1 当输入身份证后 性别 生日 年龄自动显示为此 我们必须学习以下公式 问题是什么 第三部分Excel高级应用 11 身份证 2 相关公式 1 Mid函数 截取单元格字符2 Date函数 截取年 月 日信息3 Mode函数 两数相除取余数4 DatedIF函数 计算两个日期间的相差年 月 日5 Today函数 获取计算机当前系统日期6 IF函数 条件判断 满足取真 不满足取假 第三部分Excel高级应用 11 身份证 3 1 Mid函数 截取单元格字符 格式 Mid 字符单元格地址 开始位 宽度 例题 如上 截取杨坤身份证中的1985四位数解题 在C3单元格中 输入如下公式 mid B3 7 4 输入完毕 按回车键 C3单元格显示1985解疑 表示截取B3单元格字符 从第7位开始 取4位 第三部分Excel高级应用 11 身份证 4 2 Date函数 截取年 月 日信息 格式 date 年 月 日 例题 在D3单元格中输入 date 1998 12 25 解题 输入完毕 按回车键 D3单元格显示1998年12月25日解疑 年 4位数月 日 2位数 第三部分Excel高级应用 11 身份证 5 3 Mode函数 两数相除取余数 格式 Mod 被除数 除数 例题 求C16余数 解题 在C16单元格中输入 Mod A16 B16 输入完毕 按回车键 得到值1解疑 Mod 括号 内可以直接写数值 也可以写被除数 除数的单元格地址 第三部分Excel高级应用 11 身份证 6 4 DatedIF函数 计算两个日期间的相差年 月 日 说不清楚 直接上图了 这个 Y 表示相差年 year 数 改成 M 表示相差月 month 数 改成 D 表示相差天 day 数 格式 Datedif 起始日期 结束日期 Y 第三部分Excel高级应用 11 身份证 7 5 Today函数 获取计算机当前系统日期 注意 该函数没有任何参数 只有一对空括号 写完按回车即可 显示当前计算机系统日期 第三部分Excel高级应用 11 身份证 8 6 IF函数 条件判断 满足取真 不满足取假 格式 if 表达式 真值 假值 在D16单元格中输入 IF C16 1 男 女 即表示 如果C16 1 那么D16为男 条件成立 否则D16为女 条件不成立 第三部分Excel高级应用 11 身份证 9 最后所有身份证信息 公式 如下 第三部分Excel高级应用 11 身份证 9 最后所有身份证信