建筑设计院档案管理工作分析

建筑设计院档案管理工作分析 孟荣麟（安顺市建筑设计院 贵州 安顺 5610）摘 要 ： 本文旨在研究建筑设计院档案管理工作的发展现状 ， 对存在的问题讨论对策，为我国档案管理工作的发展提供一些可行性的思路。 关键词：建筑设计院 档案管理 发展现状 分析中图分类号： S611文献标识码： A文章编号：建筑设计院作为国家建筑设计企业 ， 担任着各行各业的建筑设计工作 ， 其具有资料多 、 任务重 、 管理复杂等特点 ， 这直接决定了建筑设计院档案管理工作的重要性 。 同时 ， 建筑设计院档案管理工作是否高速有效影响着企业的建设与发展 ，为建筑工程提供了丰富的依据和资料，具有重要的参考意义。一、建筑设计院档案管理工作的两功能、三特点 1.两功能： 原始记录功能档案管理作为社会系统中必不可少的关键部门，主要以管理性、政治性 、 服务性为主要工作性质 。 建筑设计院的档案管理还具有自身的一些特点 。 建筑设计院的档案管理工作主要分为设计图纸和设计文件。其中设计文件涉及诸多内容 ，例如 ： 设计的主要任务书 、 工程项目的设计计划书 、 地质勘查审核报告 、 各项工程立项批文 、 预算计划书 、 专业计算书 、 技术联系单以及会审综合纪要等 。 这些内容和项目的记录体现着档案管理工作的最基本属性 原始记录的功能 ， 为设计院今后的工作提供着丰富的参考依据和历史文献。 使用功能建筑设计院的档案管理工作由于自身具有工程多 、 项目杂的特点 ， 所涉及到的资料和数据都要充分参考历来工程项目的原始数据 ， 以保证设计的准确性和精确度。因此，设计院的档案在使用频率和使用范围上都具有极高的利用价值 。 例如 ： 工程设计的重复选择 、 施工单位的图纸设计 、 工程项目的验收 、 质量评估标准 、 建筑工程的扩建 、 技术人员的职称依据等 ， 这些都需要频繁得应用建筑设计院的档案。 2.三特点 数据多建筑设院由于承担着国家各领域 、 各部门 、 各单位的建筑设计工作 ， 每天面临着众多资料和数据要进行处理 。 同时 ， 随着建筑设计工作的不断进展 ， 科技化 、信 息 化 的 建 筑 设 计 技 术 也 逐 渐 应 用 到 实 际 的 设 计 当 中 。 例 如 CAD设 计 软 件 的 应用 ， 大大提高了设计的效率和质量 ， 缩短了传统设计所需要的时间 ， 一定程度上促进了设计数量的增加，加重了设计院档案管理工作的任务。 分类详尽建筑设计院的资料和数据一般采用分门别类的方法进行管理 ， 为每一个工程进行编号 ， 从而组成庞大的设计体系 ， 以方便管理和掌控 。 另外 ， 每一个工程所涉及的数据和资料从设计初期的图纸设计、文件设计到最后的工程竣工审核 ， 都关系着整个工程的施工质量和施工效率 。 如果不建立完善的管理体系 ， 很难做到统一规划、处理，影响整个施工进程。 专业独立如果说分类详尽是从整个工程的内部进行纵向管理 ， 那么专业独立就是从宏观的角度进行横向分类。建筑设计院的工程种类多种多样。例如：地质勘查 、 结构 、 暖气 、 预算 、 基坑围护 、 给排水等 。 每一项专业具有很强的独立性和单一性 。所以在进行档案管理时 ， 一定要将相关的专业进行单独整理 ， 统一交到档案管理部门进行管理。 二、建筑设计院档案管理工作的发展现状 1.归档意识薄弱 当前，我国建筑设计院的档案管理工作存在着归档意识薄弱、归档制度不完善的特点 ， 这在一定程度上制约了建筑设计院档案管理的发展 ， 影响了建筑设计院的工作效率和工作质量。主要表现为：一些设计人员在设计图纸和文件时 ，没有强烈的归档意识 ， 认为 “ 归档工作只是档案管理部门的责任和义务 ， 自身只负责设计就可以了 ” 。这种思想造成了档案管理和设计部门之间的脱节，限制了档案工作的质量 ， 也为档案管理人员造成一定困难 。 另外 ， 归档意识薄弱还表现在 档 案 管 理 人 员 自 身 方 面 。 一 些 档 案 管 理 人 员 没 有 充 分 认 识 到 档 案 管 理 的 重 要性 ， 工作态度不积极 ， 常出现少归 、 迟归 、 漏归的现象 ， 严重造成了档案管理的时效性和完整性，降低了档案的使用率和使用价值。 2.档案管理制度不完善由于建筑设计院没有建立完善的档案管理制度 ， 直接导致了档案分门别类时的随意和混乱 ， 破坏了文件之间的历史性和联系性 。 主要表现为 ： 设计院的主要工作内容为图纸设计和文件设计 ， 两者之间相互影响 、 相互作用 ， 共同构成了完整的建筑工程体系 ， 建立了完善的历史联系和科学体系 。 但是在实际的档案管理中 ， 管理人员经常将图纸设计和文件设计进行分类管理 ， 从某种程度上割裂了工程建设的完整性和系统性，也为查找档案、多次利用档案带来了相当大的困难 。同时 ， 我国的档案管理一般采用纸质管理的方式 ， 很容易因纸质处理不当或保存不完善而导致数据丢失，破坏了文件的有效性。另外 ， 底图档案作为档案管理的重中之重 ， 经常出现底图损坏的现象 。 这主要是由两方面原因造成的 ： 自然条件因素 。 档案管理储存室由于温湿度的不断变化以及自身设备的限制，一些底图档案老化严重，均出现变黄、易碎的现象 ，这为底图档案的使用带来了巨大的损失 。 人为因素 。 档案底图设计图纸的规格多种多样 ， 大小不一 ， 造成了储存时的必要折叠和卷动 ， 增加了数据的损失几率 。同时，随着数据的不断使用、搬运，也会形成一定损失。 3.管理水平低 我 国 建 筑 设 计 院 的 档 案 管 理 工 作 已 由 传 统 的 纸 质 化 管 理 转 为 现 代 化 的 信 息管理 ， 但是由于档案管理部门与其他部门的相对独立以及自身很难掌握先进的管理水平和管理技术 ， 制约了信息管理的发展 。 同时 ， 管理人员的素质低下也成为管理水平低的重要决定因素，一些管理人员自身没有充分掌握现代的管理技术 ，很难应用到实际的工作中去。三、优化建筑设计院档案管理工作的措施 1.强化归档意识 归档意识是整个档案管理工作的关键因素，是实现档案有效管理的前提 。 加强归档意识的提高 ， 首先要建立完善的归档制度 ， 明确各部门的具体职责和义务 ，将归档工作摆在实处 。 对于归档意识低下的人员要重点叮咛和催促 ， 防止不归档的现象发生 。 同时 ， 档案管理部门要加强同其他部门的合作 ， 建立良好的合作机制 ， 从催档到主动交档的转变 。 另外 ， 建立严格的奖惩制度 ， 提高归档工作的执行力和效率，促进档案管理工作的顺利进行。 2.建立完善的档案管理制度建立完善的档案管理制度 ， 首先要细致规范档案管理的各项工作 ， 进行科学合理的分类设计 ， 对每一环节都要明确规定责任和义务 ， 以免出现责任推脱的现象 。 第二 ， 丰富档案管理的软件设施和硬件实施 。 实现严格的档案储备室管理制度 。 定期做好档案晾晒 、 保存 、 处理 、 修整工作 。 工作人员要遵守档案管理室的有关规定 ， 对档案要轻拿轻放 ， 妥善保管 。 另外 ， 档案管理制度还体现在对工作人员行为准则的规定上 ， 要保持良好的工作态度 ， 积极的工作热情 ， 工作认真负责，爱岗敬业。对于消极怠工、玩忽职守的人员要坚决予以严惩。 3.现代化信息档案管理的实施提高对档案管理部门的重视，大量引进先进的信息管理设备和管理人才 ， 建立现代化的档案管理网络系统 ， 实现档案管理的科技化 、 自动化 。 同时 ， 培养专业型的档案管理操作人员 ， 定期组织学习小组和培训小组 ， 提高档案管理的实际效用。总结： 建筑设计院的档案管理工作作为整个建筑设计的关键环节 ， 具有十分有效的借鉴意义 。 加强档案管理工作的力度 ， 丰富档案管理的体制 ， 完善档案管理的制度 ， 强化档案管理人员的技能 ， 真正将科技化 、 信息化 、 自动化融入现代化的档案管理中来，以适应未来建筑设计的发展趋势。 参考文献： 1杜芳芳 .建筑设计档案管理的思考 J.中国西部科技 ,2011,(11).2蔡金福 .对建筑设计档案管理的几点思考 J.云南档案 ,2010,(07).3李 彦 聪 .设 计 院 档 案 信 息 化 建 设 内 容 及 模