索赔管理指导意见.doc

第一章 总 则 第一条 为提高工程项目索赔的预见性、计划性，加强索赔的系统性、规范性、及时性，特下发本指导意见。 第二条 工程索赔是项目经营管理的一项认真、细致的工作，是取得项目经营成果、挽回成本损失、弥补低报价的重要手段。 工程索赔贯穿于项目合同履行的全过程，有严格的程序规定和时效要求，需要详细完整的证明资料。它与项目管理的其他方面有密切联系，涉及到工程技术、质量安全、物质设备供应、经营管理、公共关系等各个方面。 第三条 各项目部应重视项目施工过程中的索赔管理，在项目部成立的同时应成立索赔小组，组织各级管理人员认真阅读合同文件，制定索赔计划，并上报工程局合同管理部门。 第四条 为使索赔成功，项目部要充分发挥各级管理人员的主观能动性，针对不同的业主及不同的索赔项目，策划出不同的索赔方案，及时与业主、监理沟通，争取得到他们的支持。第二章 工程索赔管理机构设置及职责范围第五条 工程索赔管理机构设置所有施工项目均应设立索赔工作领导小组，由项目经理任组长，经营部(科)为索赔的日常工作机构。 第六条 工程索赔职责范围 一、经营部(科)职责 1、认真研究合同，深入施工现场收集各种索赔线索，寻找索赔机会； 2、收集、汇总、分析、整理各部门、作业队报送的原始索赔资料； 3、按索赔的程序及时间规定向监理工程师提出索赔意向书； 4、计算费用索赔金额、工期索赔天数，撰写索赔申请报告； 5、对索赔项目进行跟踪、催办，积极配合监理工程师对索赔资料进行审核，及时提供进一步的资料，直到索赔事件结束； 6、做好索赔资料的档案管理工作； 二、工程部(科)职责 1、依据合同文件中技术条款、招标图纸、技术规范和工程清单，对照实际情况，为变更、索赔提供依据； 2、记录监理工程师供图时间和工作面交接时间，初步审查业主有无违约； 3、分析变更对项目造成的实质性影响，重点是施工难度、施工工期以及施工成本； 4、对于现场记录性资料要及时记录，需要监理工程师签认的要及时签认； 5、有关工程技术、工程进度、自然灾害等方面的索赔及时立项、准备资料并协助经管部（科）做好索赔的上报工作； 三、质安部（科）职责 1、依据合同文件中技术规范，对照实际情况是否有提高验收标准的情况； 2、做好现场验收记录，如验收时间、验收标准等。对于非承包方原因导致的未按时验收、非承包方原因导致的产品质量的情况提供相关证据；3、记录和审查业主是否按合同规定组织完工验收。当出现验收受阻时，记录全过程并存档以便为索赔提供证据；4、做好安全事故记录，如因业主、设计、监理原因导致的安全事故，一部分向保险公司索保，其余的应向业主索赔。5、有关工程质量标准、质量验收方面的索赔及时立项、准备资料并协助经营部（科）做好索赔的上报工作；四、机电物质部（科）职责1、记录由业主直接供应或业主指定的供应厂家各种设备材料的情况（到货时间、质量证明资料、质量缺陷等情况）；2、记录由业主委托的自行采购的设备、材料价格、材质等审批是否及时；3、有关工程设备、材料质量、供货情况方面的索赔及时立项，准备资料并协助经管部（科）做好索赔的上报工作；五、生产调度室职责配合工程部(科)做好索赔项目的施工记录，并协助经营部（科）做好索赔的上报工作；六、办公室职责积极配合经营部（科）对涉及索赔事宜的资料进行收集处理工作（如照片、录像、文件复印等）。七、施工作业队职责1、及时、准确做好施工记录如施工日志，这是索赔的基础工作。2、业主提供的水、电是否正常，负责记录停水时间、停电时间及产生的原因，并取得监理工程师的签认；3、记录业主提供的设备缺陷处理情况，尽可能取得监理工程师、厂家代表和业主的签证；4、记录特殊项目（如防洪、抢险等自然灾害）的施工情况。 第三章 索赔的基本概念及一般原则第七条 索赔的基本概念1、工程索赔的实质就是根据施工合同条款的规定，对合同价格进行适当公正的调整，以弥补承包商不应承担的损失，使承包合同的风险分担程度趋于合理。2、在承包工程中，对承包商来说，一般只要不是承包商自身的责任，而由于外界干扰造成工期延长和成本增加，都可以提出索赔，以维护承包商的合理的经济利益。第八条 工程索赔分类1、按索赔的范围分：合同内索赔；合同外索赔；道义索赔。2、按索赔的目的分：工期索赔和费用索赔。3、按索赔事件的性质分：合同变更引起的索赔；业主违约引起的索赔；不可抗力引起的索赔；业主、监理工程师不当行为引起的索赔；国家政策及法律法规变化引起索赔；合同文件缺陷引起的索赔。4、按索赔的合同依据分：合同中明示的索赔；合同中默示的索赔；第九条 索赔的一般原则1、以合同为依据遇到索赔事件时，项目经营管理人员必须对合同条件、协议条款进行详细认真的研究，从合同中找到相应的依据。2、以工程资料为支撑针对一切可能作为索赔证据的资料，如合同文件、各种会议纪要、来往信函、设计修改、变更通知、现场验收签证单等，均应按要求进行归档管理，并建立来往文函登记签收制度；但对于非正式文函，如现场设计变更、现场工程量确认、现场临时协调会以及现场监理工程师的各种指令等，均应作好现场记录，同时要求以书面形式让与会人员或业主现场代表签字认可，也作为正式文件存档。3、及时合理地处理索赔索赔事件发生后必须依据合同要求的期限及时对索赔进行处理。不要让索赔长时间积累，使问题复杂化。4、加强主动控制，减少工程索赔在工程管理中，应尽量把工作做在前面，减少索赔事件的发生。这样可以降低工程投入，减少施工工期。第四章 引起索赔的因素第十条 引起索赔的因素一、合同变更引起的索赔至少包括以下方面的内容1、增加或减少合同中任何一项内容；2、增加或减少合同中关键项目的工程量超过专用合同条款规定的百分比；3、取消合同中任何一项工作；4、改变合同中任何一项工作的标准或性质；5、改变工程建筑物的形式、基线、标高、位置或尺寸；6、改变合同中任何一项工程的完工日期或改变已批准的施工顺序；7、追加为完成工程所需的任何额外工作；8、改变其他合同条款，如材料的供应方式、付款方式等。二、业主违约引起的索赔至少包括以下方面的内容1、业主未按合同规定的时间、范围交付施工场地；2、业主提供的三通一平未按合同规定时间、标准交付使用；3、业主未及时提供有关工地工程地质、地下管网线资料；4、业主未及时交付水准点和坐标控制点；5、业主未按合同要求的工期开工和完工；6、业主提供的材料设备未能及时供应；7、业主未能及时提供施工图纸；8、业主未能按合同规定支付工程价款及预付款；或拖延、拒绝批准付款申请和支付凭证导致付款延误。9、业主要求赶工；10、业主提前占用部分永久工程项目；11、由于法律、财务等原因导致发包人已无法继续履行或实质上已停止履行合同的义务；12、其它业主违约行为。三、不可抗力引起的索赔包括以下方面的内容1、不可抗力事件应根据合同约定，如已向保险公司投保的，一部分由保险公司承担，剩下的应向业主索赔。2、不可抗力事件包括：自然灾害（如风、雨、地震等）超过了合同规定的标准；战争、社会动乱、暴乱等；3、施工中发现文物、古墓、古建筑基础和结构、化石、钱币等有考古、地质研究价值的物品或者其他影响施工的地下障碍物；4、一周停电时间超过八小时；5、不可预测的不利的现场地质条件等。四、业主、监理工程师不当行为引起的索赔至少包括以下方面的内容：1、监理工程师发出的指令、通知有误；2、设计修改及验收组织不及时；3、对施工单位的施工组织进行不合理的干预；4、对施工单位之间的组织协调不力；5、其他。五、合同文件缺陷引起的索赔包括以下方面的内容：1、设计图纸有误或不详影响施工；2、业主招标时提供的地质条件不详；3、合同条款漏洞引起索赔。六、国家政策及法律法规变化引起的索赔包括：1、物价大幅度上涨，造成人工、材料、设备上涨引起索赔；2、国家的法律、法规或国务院有关部门的规章及工程所在地的省、自治区、直辖市的地方法律和规章发生变更引起索赔。七、由于承包商恶性竞争、业主有意压低标底而造成不合理低价中标，致使承包商亏损或施工无法正常进行，也应要求业主在尊重事实的基础上给予补偿。第五章 索赔的证据收集第十一条 索赔的证据收集索赔资料（证据）是索赔中最重要的影响因素，工程索赔资料的收集是一个连续系统的工作，不是哪个人或哪一个部就能完成的，需要项目部各部门的配合。工程索赔资料收集责任单位一览表序号索赔资料主要收集部门1国家法律、法令、政策文件。相关各部门2招标文件、合同文本及附件经营部（科）3工程资料来往信件、各种会谈纪要、各种指令和通知相关各部门施工组织设计（含施工进度计划）和实际进度记录工程部(科)施工现场的各种记录 （ 如：承包商施工记录、监理填写的施工记录和各种签证、资料的交接记录等）工程部(科)、调度室、作业队工程照片（如：表示工程进度的照片、工程损坏的照片）相关各部门气候报告工程部(科)、调度室工程中的各种检查验收报告和各种技术鉴定报告质安部（科）建筑材料和设备的有关记录、凭证和报表机电物质部（科）结算报表、支付清单经营部（科）各种会计核算资料如：工程款帐单、各种收付款原始凭证财务部（科）第六章 工程索赔报告及资料管理 第十二条 工程索赔报告 一、索赔报告是承包商在合同规定的时间内向监理工程师提交的要求业主给予一定费用补偿及工期补偿的正式书面报告。 二、索赔报告通常包括以下三个部分 1、总论部分: 简要介绍索赔的事项、理由和要求。 2、索赔报告正文：主要包括索赔事件的陈述、索赔的理由（引用合同）、该事项对承包商施工的影响（重点围绕该事项造成的成本增加和工期延长）、对上述事项的索赔作出最后总结（工期索赔和费用索赔） 3、附件：对于报告中所列举事实、理由、影响的证明文件和各种计算基础、计算依据的证明文件。 三、工期延长索赔和费用索赔的分析 1、工期延长索赔的分析 对工期延长进行论证时，应对工期延长、实际工期、理论工期等工期的长短进行详细的论述，说明自己要求工期延长或增加施工费用的根据。对工期的认证方法主要有：横道图表法、关键线路法、进度评估法、顺序作业法等。 2、费用索赔的分析（1）工程量增加费：主要有设计变更、不可预见性障碍、监理工程师指令等引起的工程量增加而发生的费用；（2）可补偿延误损失费：不可预见性障碍处理引起的延误、不确定性障碍处理引起的延误、异常恶劣气候条件引起的延误等发生的费用增加；（3）加速施工费：是指由于加速施工，比正常进度状态下完成的同等数量的工程量多付出的那部分费用；（4）与工期无关的业主违约损失费：主要有业主供应的材料设备过早进场、业主付款过迟、监理工程师工作失误等造成的损失费；（5）业主提前使用保修期责任费；（6）中断及解除合同损失费；（7）国家政策、法规变更影响费用； 第十三条 索赔资料管理 事实依据（证据）是索赔能否成功的重要因素，索赔的成败常常不仅在于事件本身的实情，而且在于能否找到有利于自己的证据。收集索赔事实资料应注意以下事项： 1、对工程的设计或施工变更应及时请业主、设计、监理签字确认。 2、施工过程中的记录资料，如施工日志，施工进度记录、质量检查记录及监理工程师填写的各种签证等，在时间上要及时记录，同时要监理工程师及时签字确认，在内容上要求准确反映真实情况，特别是对可能影响工期及造价的因素详细记录在案。 3、来往信件、各种会谈纪要、各种指令和通知等文档资料，要有接收记录，注意分类、分析，在保管中要注意函件的时效和经济关系。 4、各种凭证和报表在填写时要注意真实准确， 5、报告类资料一定要及时跟踪。 6、其它，如施工组织设计、施工进度计划一定要经监理批准，在措施中一定要考虑到索赔费用的计算。第七章 项目索赔的实施 第十四条 内部索赔工作程序 1、项目部所属各部室和作业队负责编写各自范围内的变更、索赔事由，做好变更、索赔记录和提供证明资料（应有监理工程师签认）。 2、经营部（科）在接到各部门和作业队的索赔资料后，立即组织人员对事件进行核实，对相关资料进行补充完善，及时编写索赔意向书和申请报告。 3、项目部主管领导签发后及时报送监理工程师。 4、经营部（科）人员对变更、索赔项目进行跟踪，直到该项索赔结束。 第十五条 外部索赔工作程序 1、发出索赔意向通知（或索赔意向书） 按合同条款约定，在索赔事件发生并造成损失后的28天内，向监理单位提交索赔的书面意向通知。任何未在约定的时限内提交索赔书面通知，均可视为放弃索赔主张。 2、提交索赔报告 在索赔意向书发出后的28天内，向监理工程师提交索赔申请报告，详细说明索赔理由和索赔费用的计算依据，并附必要的记录和证明资料。如果索赔事件继续发展或继续产生影响，承包人应按监理工程师要求的合理时间间隔列出索赔累计金额和提出中期索赔申请报告，并在索赔事件结束后的28天内，向业主和监理工程师提交包括最终索赔金额、延续记录、证明资料在内的最终索赔申请报告。 第十六条 索赔谈判 是工程索赔中最重要的环节，也是索赔中最困难的环节。为在索