深圳经济特区文件与档案条例.doc

深圳经济特区文件与档案条例（草案稿）第一章 总 则第一条 为了加强文件与档案的管理，有效保护和利用文件与档案，为经济和社会发展服务，根据中华人民共和国档案法等有关法律法规，结合本经济特区实际，制定本条例。第二条 本条例所称文件，是指国家机构、国有企事业单位（以下简称国有单位）在履行法定职责、义务或者在业务活动中形成、接收并保管的信息记录。本条例所称档案，是指法人、其他组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子等各种形式、不同载体的历史记录。第三条 文件工作应当遵循统一领导、全程管理，维护文件真实、完整、有效与安全，纸质文件与电子文件并存的原则。档案工作应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会利用的原则。第四条 档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律，具备档案和相关专业知识，持证上岗。第二章 文件管理第五条 市档案行政管理部门是本市的文件工作主管部门，依法对本市文件工作实行统筹规划，起草文件管理的法规、规章和政策，制订文件工作制度、规范和标准，并组织实施，组织文件工作执法检查，组织协调、监督和指导各区和各国有单位的文件工作。市信息化主管部门应当配合市档案行政管理部门协调文件中心和各国有单位之间文件信息资源的共享和交流，研究开发文件管理的关键技术，为各区和各国有单位的文件工作提供技术服务和技术支持。第六条 市、区信息化主管部门应当将电子文件管理工作纳入信息化发展规划。第七条 市、区档案行政管理部门设立的文件中心是集中保管与提供利用同级国家机构处理完毕文件的机构。其主要职责：（一）接收同级国家机构处理完毕、属于归档范围的文件；（二）对接收的文件进行整理、鉴定、保管和数字化处理；（三）建立电子文件中心，对接收的电子文件进行管理并长期保存； （四）向文件移交单位提供文件利用服务；（五）依法向社会提供已公开文件利用服务；（六）向同级国家综合档案馆移交具有永久、30年保存价值的档案。第八条 文件中心应当根据实际制定文件接收计划，确定移交单位，并对移交单位的文件移交工作进行监督与指导。文件中心收集文件的具体范围和办法由同级档案行政管理部门提出，报同级人民政府批准后公布实施。第九条 国有单位应当加强对本单位文件工作的领导，配备人员负责本单位的文件工作，健全文件工作制度，对文件材料的形成、处理、收集、积累、归档、保管和利用进行全程规范管理，保证归档文件材料的真实、完整与有效。第十条 国有单位在制定本单位信息化规划时，应当同步规划电子文件管理工作，并从管理制度、工作流程、技术措施、系统功能设计、真实性保障及长期保存策略等各方面规范电子文件的管理。国有单位形成的、具有保存价值的电子文件，应当适时生成纸质文件等硬拷贝。归档时，应当将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。第十一条 文件纳入文件中心管理范围的单位，其纸质文件、电子文件和声像材料应当于办理完毕的次年6月底前向文件中心移交，其他文件按国家和本市有关规定办理。文件未纳入文件中心管理范围、但档案列入国家综合档案馆接收范围的单位，其形成的具有永久或者30年保存价值的电子文件，应当于办理完毕的次年6月底前向文件中心移交。第十二条 文件在文件中心保管10年后，经鉴定具有永久或者30年保存价值的，移交同级国家综合档案馆；不需要向国家综合档案馆移交的，由文件中心提出处置意见，经文件移交单位同意并经档案行政管理部门核准后，由文件中心予以销毁。暂时不能销毁的，由文件中心继续保管。第十三条 市、区国家机构应当按照中华人民共和国政府信息公开条例、广东省政务公开条例等有关规定，将已公开的政务信息自形成或者变更之日起1个月内报送同级国家综合档案馆。市、区政务信息公开主管部门和有关部门，应当对各国家机构向档案馆移送已公开政务信息的情况进行督促检查，并列入年度机关作风建设考评。第三章 档案管理第十四条 市档案行政管理部门是本市档案工作的主管部门，依法对本市档案事业实行统筹规划、组织协调、监督和指导，协调各类档案管理机构和文件中心之间档案与文件信息资源的整合与共享，并对区档案行政管理部门进行业务监督与指导。第十五条 市、区档案馆是永久保存各门类档案的国家综合档案馆，是国家重要档案的永久保管基地、社会教育基地和档案信息中心、已公开政务信息查阅场所。第十六条 市城市建设档案馆是负责收集、整理、保管和提供利用城市建设领域档案资料的国家专门档案馆。区城市建设档案室是收集、保管、提供利用本区城建档案的区级城建档案管理机构，业务上接受市、区档案行政管理部门的监督与指导。未设立城市建设档案室的区，由区档案馆履行此项职能。第十七条 市档案中心集中存放市档案馆、市城市建设档案馆、市文件中心和市属单位档案、文件及已公开政务信息。市档案行政管理部门为市档案中心的行政主管部门，按照行政监管、分类管理、集中存储、资源共享的原则，对市档案中心进行管理。具体范围和办法由市人民政府确定后公布实施。第十八条 属于国家档案馆接收范围的档案，任何单位不得拒绝移交；按照规定档案应当进驻市档案中心的单位，不得拒绝进驻。第十九条 城建档案管理实行预验收认可和移交认可制度。建设、交通、水务、民防等行政主管部门在办理建设项目竣工备案以及规划行政主管部门在受理建设项目规划验收时，应当查验城建档案管理机构出具的工程档案预验收认可文件。未提交工程档案预验收认可文件的，有关部门不得为其办理相关手续。房屋产权行政主管部门在办理房屋产权初始登记、政府投资审计部门在进行建设项目竣工结算审计、国有资产主管部门在办理国有资产登记手续时，应当查验城建档案管理机构出具的城建档案移交证明文件。未提交城建档案移交证明文件的，有关部门不得为其办理相关手续。工程档案预验收和城建档案移交的具体办法，由市人民政府另行制定。第二十条 市、区档案行政管理部门应当加强对重大活动和重大项目档案、涉及公众利益和公共安全档案以及其他重要档案的监督和管理。有关单位应当依法做好上述档案的收集、归档和向国家档案馆的移交工作，确保其完整与安全。第二十一条 市、区国家综合档案馆应当对管辖范围内发生的重大政务活动、外事活动、突发事件、自然灾害和城市建设变迁进行声像档案采集工作，有关单位应当予以配合。第二十二条 档案管理权发生变更的，按照下列规定处理；发生争议的，由同级档案行政管理部门裁定。（一）国有单位转为非国有单位的，其党群、行政等管理类档案自单位转制之日起3个月内移交其上级主管部门，无上级主管部门的移交同级国家综合档案馆；其产品、设备、基建、科研等类档案按照双方的约定确定归属；（二）国有单位（含非常设机构）消亡的，自消亡之日起3个月内将档案移交其上级主管部门，无主管部门的，移交同级国家综合档案馆；（三）国有单位合并、分立的，自单位变动之日起3个月内将档案移交其上级主管部门，无主管部门的，移交同级国家综合档案馆；（四）中外合资企业、中外合作企业以及中外合资、合作项目在协议、合同生效后形成的档案，为中外双方共同所有。该协议、合同终止时，档案原件归中方所有，外方可以保存复制件。第二十三条 非国有单位形成的档案归该单位所有。市、区档案行政管理部门应当根据非国有单位的要求，为其提供档案法律法规咨询、业务指导、专业知识培训等服务，并依法对其档案管理情况进行监督。第二十四条 非国有单位以及个人保存的对国家和社会具有重要保存价值或者依法应当保密的档案，应当向档案行政管理部门申请备案登记。第二十五条 各级各类国家档案馆、国有单位和市、区文件中心、市档案中心实行文件与档案安全第一责任人制度，其法定代表人对文件与档案的安全负首要责任。上述单位应当配备安全保管各类文件与档案的设施设备，采取必要的文件与档案灾难预防和恢复措施，建立文件与档案安全责任制、重要档案与电子档案备份制度以及事故和灾害应急预案。对特别重要和涉密的文件与档案，应当采取特殊的保管和灾难预防与恢复措施，确保其安全。国家档案馆应当建立重要档案和电子档案异地备份中心。第二十六条 档案的形成和保管单位丢失、损毁个人档案的，应当采取必要的补救措施。经有关主管部门认定的补办材料与原档案具有同等的法律效力。具体管理办法由市档案行政管理部门提出，报市人民政府批准后公布实施。第四章 文件与档案的利用第二十七条 文件中心必须保障文件移交单位对本单位文件利用的需求。 文件移交单位利用本单位涉密划控文件的，需经本单位领导书面批准。持单位介绍信或者本人工作证、身份证，可以利用文件中心保管的已公开文件。利用未公开文件的，需经文件移交单位书面同意。第二十八条 各级各类国家档案馆保管的档案应当向社会开放，但依法应当保密或者不宜向社会开放的除外。各级各类国家档案馆应当通过报纸、刊物、图书、电台、电视台、网站等媒介或者采取陈列、展览等形式向社会公布开放档案及其利用办法，并为社会利用档案提供便利。第二十九条 市、区国家综合档案馆应当依法设置已公开政务信息查阅场所，配备相应的设施、设备，向社会提供利用同级国家机构报送的已公开政务信息。第三十条 市、区政府应当将档案信息化建设纳入同级政府信息化建设的整体规划，积极推进国家档案馆、文件中心和国有单位文件与档案信息资源的共享。市档案行政管理部门应当制定本市档案信息化建设规划并组织实施。第三十一条 市档案馆和市城市建设档案馆应当建立本市的档案电子目录中心。区档案馆应当定期向市档案馆报送档案电子目录，区城市建设档案室应当定期向市城市建设档案馆报送档案电子目录。第三十二条 市档案行政管理部门应当加强对市档案中心各进驻单位文件与档案信息资源开发利用和业务、技术服务的统筹规划与协调，健全信息资源共享机制和综合利用平台，建立统一的文件与档案查阅、陈列、展览和业务、技术服务场所。第三十三条 公民出生、学籍、户籍、就业、失业、社保、低保、离退休、病案、婚姻、计生、公证、诉讼等档案应当向本人提供利用，档案保管单位应当为公民利用本人档案提供便利。国家另有规定的，从其规定。公民利用本人上述档案被拒绝的，有权向同级档案行政管理部门申诉。第三十四条 法人、其他组织和个人对国家档案馆以档案未开放为理由拒绝提供利用有异议的，有权向同级档案行政管理部门申诉。第三十五条 任何单位、个人利用或者公布档案，应当遵守有关知识产权保护的规定，不得损害国家利益和他人的合法权益。第五章 档案中介服务第三十六条 本条例所称档案中介服务是指依法登记成立的档案中介机构运用档案专业知识和技能，按照一定的业务规则或者程序向委托人提供的档案咨询、整理、寄存、数字化等有偿服务。第三十七条 档案中介机构应当在领取营业执照30日内向档案行政管理部门备案登记。在市工商行政管理部门注册登记的，到市档案行政管理部门备案登记；在区工商行政管理部门注册登记的，到该区档案行政管理部门备案登记。档案中介机构变更名称、住所、机构负责人等备案登记事项时，应当在经工商部门办理变更登记后10日内，到有关档案行政管理部门办理备案登记变更手续。档案中介机构歇业或者终止档案中介服务活动，或者营业执照被注销、吊销的，其取得的档案中介机构备案登记文件自然失效。第三十八条 档案中介机构的执业人员应当符合下列规定：（一）取得市档案行政管理部门颁发的执业资格证书，并达到档案工作人员继续教育要求；（二）有不少于1年的档案工作经历；（三）专职执业人员不得少于3人并有不少于1人取得档案系列中级以上专业技术资格；兼职执业人员不得超过专职执业人员的三分之一；（四）不得在两个或者两个以上的同行业中介机构执业。第三十九条 档案中介机构应当明示本机构的资格证书、执业人员、执业纪律、工作程序、服务项目、收费标准和自律监督电话、档案行政管理部门投诉监督电话等内容。凡提供档案中介服务的，必须以中介机构名义与委托人依法签订书面合同。第四十条 档案中介机构及其执业人员在执业过程中，应当遵守法律、法规和规章的规定和职业道德，遵循自愿、平等、公平、公正、诚实信用的原则，并遵守下列规定：（一）提供的信息、资料以及出具的书面文件应当真实、合法；（二）及时、如实地告知委托人应当知道的信息；（三）对服务过程中知悉的商业秘密、技术秘密及其他秘密事项予以保密；（四）如期完成委托合同约定的事项。第四十一条 档案中介机构应当接受档案行政管理部门的监督。市、区档案行政管理部门应当建立档案中介机构监管档案，定期向社会公布档案中介机构及其执业人员的不良行为，并将监管信息向市、区工商行政管理部门通报。公民、法人和其他组织发现档案中介服务中出现违法行为的，可以向档案行政管理部门投诉举报。第四十二条 档案中介机构提供的服务违反档案法律法规，不符合档案业务规范和标准要求，拒不接受档案行政管理部门的监督，未在规定期限内整改的，或者在从事中介服务过程中，损毁、丢失委托人档案、泄露委托人秘密以及给委托人造成其他损失的，档案行政管理部门可以依法取消其备案登记。第四十三条 凡有不良行为记录的档案中介机构和执业人员，国有单位和政府投资项目三年内不得委托其提供档案中介服务。第四十四条 国有单位不得聘请没有备案登记的档案中介机构提供档案服务。属于国家所有的档案不得交由国家档案馆以外的机构代管。第六章 法律责任第四十五条 有下列行为之一的，由同级档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，由同级档案行政管理部门建议行政监察部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予处分：（一）违反本条例第四条，在国有单位从事档案工作的人员玩忽职守，造成档案损失的；（二）违反本条例第十一条、第十二条、第十八条、第二十二条，不按规定移交文件、档案，或者拒绝归档、移交的；（三）违反本条例第十三条，不按规定向市、区国家综合档案馆报送已公开政务信息的；（四）违反本条例第二十九条，国家档案馆未按规定向社会开放档案和提供利用档案、已公开政务信息的；（五）违反本条例第四十三条，国有单位和政府投资项目委托有不良行为记录的档案中介机构及其执业人员提供档案服务的。第四十六条 有下列行为之一的，由档案行政管理部门给予警告；根据违法情节，对单位处以一万元以上三万元以下的罚款，对直接责任人处以五百元以上一千元以下的罚款： （一）违反本条例第四条，档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；（二）违反本条例第二十五条，各级各类国家档案馆、国有单位和市、区文件中心、市档案中心未配备安全保管设施，或者未建立健全安全责任制、容灾备份制度以及事故与灾害应急预案，造成档案损失的；（三）违反本条例第四十四条第二款，将国有档案交由国家档案馆以外的机构代管的。第四十七条 有下列行为之一的，由档案行政管理部门根据违法情节，对单位处以三万元以上五万元以下的罚款，对直接责任人处以一千元以上三千元以下的罚款： （一）违反本条例第十一条、第十二条、第十八条、第二十