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ERP与EAM系统集成案例分析发表时间:2006-6-29作者：摘要：引言 为了全面提高集团公司的整体管理水平，大唐国际发电股份有限公同借世行要求内蒙古托克托发电有限公司建立现代财务管理信息系统的机会，决定在大唐国际本部及其附属电厂全面实施和应用统一的财务管理信息系统的机会，决定在人庸国际本部及其附属电厂全面实施和应用统一的财务管理信息化平台，来规范集团的各项业务流程和管理标准，同时迸一步推动EAM的实施，优化设备资产寿命管理，提高机组运行的安全性和可靠性，降低设备维修和运营成本，达到企业经营高效化的目的。 大唐国际采用的统一财务管理信息化平台是ERP产品中的财务管理模块FMIS，目前4个直属电厂(陡河发电厂、张家口发电厂、下花园发电厂和高井热电厂)以及2个控股发电公司(内蒙古托克托发电有限公同和天津盘山发电责任有限公司)已实施完毕，投入正式运何。 EAM软件几乎同时在上述6个电厂实施，但产品末统一，除内蒙古托克托发电有限公司选择的是MAXIMO软件外，其他5家电厂使用的是Datastream 7I(D7I)产品。6个电厂的EAM均正式上线运行，并成功实现与FMIS的接口。一、ERP与EAM集成案例 陡河发电厂做为大庸国际的直属企业，积极落实总部的计划和各软件的实施要求，在保质量按时完成任务的同时，还实施了另一套ERP产品SRM供应商关系管理软件。这3套系统己在陡河发电厂实现了无缝集成，其相互关系如图1所示。 从图1中可以看出D7I、FMIS和SRM三者之间相互依赖、互为基础。FMIS的主要功能模块有总帐管理、项目会计、应付管理、应收管理、固定资产管理和现金调度管理等。FMIS通过接口向D7I传递项目信息，即在FMIS中创建项目结构并进行进行预算任务分解，批准店FMIS中的最底层任务传递到D7I;D7I以从FMIS传递过来项日任务信息为依据，进行实际项目预算及审批等业务流程，并控制物料的发放。经主管厂长批准后的预算自动生成采购申请，物资计划员通过预算汇总和平衡库存后，形成要采购的物资申请，D7I将已批准的采购申请通过接口自动传递到SRM采购网站;在SRM系统上通过询价、报价、反向拍卖和招投标等一系列过程，最终签定合同，形成实际购买的采购订单并通过接口程序自动传递到D71系统;计划员或保管员在D7I系统中以从SRM传递过来的采购订单为依据，进行接收、退货等操作，当然在D7I系统中进行的订单接收、发票接收、发料、盘点、退库、退货和物资报废等操作的业务数据都通过接口程序传递到FMIS系统。 EAM系统的主要功能这里不在赘述。SRM(供应商关系管理，俗称采购网或网上物资交易)是传统ERP的一个基本功能，它将作为大唐国际所属部分发电企业EAM系统或企业采购的一个对外窗口，通过中间件(业务连接器)可与日前正在使用的D7I或MAXlMO互联，共同完成采购流程、货源战略及目录管理等解决方案，实现自服务、招投标和实时竞价3种采购方式以及计费功能符，并计划以陡河发电厂的SRM为其础建立可持续运营的大唐国际集团网上集中采购平台，使内部各电厂通过该平台切实获利。二、ERP巧EAM接口分析 ERP与EAM的接口程序可选用标准的主产品可选件(如SAP的中间件业务连接器)，或重新开发程序(如FMIS与D7I的接口)。开发时一般要经过以下步骤:(1)确定需要处理的业务;(2)确定数据项，即接口要传输哪些数据;(3)建立映射表，EAM中要传输的数据项与其他应用系统中数据项的对应关系;(4)确定触发条件，包括何时传输、传输方式、传输内容等;(5)更新注意事项，包括关键点和错误处理等;(6)接口程序设计;(7)测试; (8)系统集成;(9)正式运行。 在此只以FMIS与D7I的接口为例进行方案分析。FMIS与D7I的接口通常有1种方案:一是物资管理之前(即使用FMIS的物资管理功能);二是在物资管理之后(即使用D7I系统的物资管理功能)。目前大唐国际的做法是采用第1种方案，各所属电厂使用EAM自己的物资管理功能，所有物资管理中的财务数据通过接口程序传递到FMIS。 2.l FMIS与D7I接口方案分析 FMIS与D7I的接口程序涉及的业务比较多，主要有以下方面: (1)涉及物料流转过程的业务。 1)订单接收;2)发票接收;3)向供应商退货;4)盘库;5)库存发放(成本、让售、资产、报废);6)退库。 (2)涉及财务核算的业务。为满足财务部门查询库存明细帐的需求，通常有1种做法:是使用D7I系统中的数据，在FMIS中开发相关报表;二是在D7I系统中赋予财务人员一定的权限，直接查看D71系统申的核算报表。如果采用第1种方案，那么在每次库存业务发生时，都要将相关库存业务信息写入FMIS库存接口表中，然后FMIS以此接口表为依据编制报表。这样就造成2个出口，容易引起数据的不一致，所以采用第2种方案。但此时D7I系统中一定要包含如下功能的报表: 1)物资核算(采购、出库、让售、退库、退货);2)成本核算(成本分配);3)项目核算;4)资产核算。 (3)涉及预算管理的业务。一个发电企业无论涉及到哪种业务(如维修、维护、设备技改、外委以及基建等)，其降低成本的核心主要是严格计划项目预算，并坚持严格以项目预算控制项目的施工进度、物资使用、工程应付施工款等项日成本，同时严格按项日预算拨付项目资金，并按项目进行分析和考核。所以预算控制要贯穿整个项目的始末，涉及的业务主要包括:1)物资预算计划编制控制;2)采购预算控制;3)库存发放预算控制;4)预算比较分析;5)预算评估考核; 6)预算修正改进。 注意执行控制的原则通常有2种:一是数量控制;二是金额控制。 如果数量单价总量，往往采用数量控制，否则采用金额控制。 综上所述，FMIS与D7I的接口方案如图2所示，其中:项目及预算从FMIS中导入到D7I; D7I采购接收事务自动产生会计总帐凭证导入FMIS;D7I发票接收事务自动传递到FMIS的应付、总帐，并进行费用归集;D7I中的项目出库事务自动产生会计凭证导入FMIS，并进行项目成本归集;D7I中的其他出库事务、库存调整和并异处理等自动产生会计总帐凭证导入FMIS。 2.2 FMIS与D7I接口数据的输入和输出数据的输入和输出是相对而言的，在D7I是输出的数据到FMIS肯定是输入，反之亦然，FMIS与D7I接口程序的数据输入输出示意图如图3所示。 当在FMIS中发生需要反映到D7I中的事件时(如需要同步的数据表单的插人、更新操作等)，FMIS源表上的输出事件触发器将通过FMIS与D7I系统的映射表在接口表中插入一条纪录，作为远程集成事件的队列。远程驱动器XDRV认可该表中插入的数据后，调用与之相关的FMIS输出存储过程，并经由D71系统的API调用其相关的输入存储过程，然后以此为基准对D7I系统的源表进行操作，如插入记录或修改记录信息等。如果在D7I系统中发生需要反映到FMIS中的事件时(如入总帐分录、应付帐款的导入等)，与上述过程正好相反，此时D7I系统源表上的输出事件触发器通过D7I与FMIS的映射表，在D7I的接口表中插入记录，做为本地集成事件的队列。本地驱动器。远程驱动器XDRV认可该表中插入的数据后，调用与之相关的FMIS输出存储过程，并经由D7I的API调用其相关的输入存储过程，然后以此为基准对FMIS的源表进行操作，如插入记录或修改记录信息等。这只是一个示意图，每一个系统输入与输出的源表都不是同一个。如在D7I系统中输出时的源表可能是订单发票、库存交易等，对应到FMIS则是应付分录和总帐等;而D7I接收数据的源表可能是项目表，要执行FMIS下达的项目计划。 另外，FMIS与D7I的接口表涉及2个方面：一是FMIS的表主要有:应付发票表、应付发票行表、总帐表、项目会计表、项目表、供货商表、货币表和汇率表等;二是D7I表主要有物品台帐表、物品交易表、项目表、供货商表、货币表和汇率表等。三、ERP与EAM集成的关键点和注意事项 为了保证ERP与EAM集成后业务处理的可行性、可靠性和完整性，以下几个关键点需要特别注意:3.1 信息的一致性 当2个系统以上的软件进行集成时，所有系统中相关信息的一致性非常重要，否则不能进行正常的业务处理，或形成大量的垃圾数据直至系统不可用。当然接口程序的一个重要任务就是保证信息同步，其中EAM现FMIS接口需要同步的信息包括以下内容: (1)组织机构。如果EAM按多组织配置，数据接口要求传输组织信息到FMIS。 (2)时间同步。EAM与FMIS的系统时间要保持一致，可以一个系统的系统时间为准对另一个系统时间进行定期校时。 (3)项目和项目分类的同步。包括项目的建立(如项目任务编码、项目介类等)、预算的调整等信息都要及时从FMIS传输到EAM系统中，保证2个系统中的项目任务编码和项目类型描述一致，否则会造成项目任务同步不正常。 (4)部门的同步。为了满足FMIS对项目成本的归集、汇总和各种管理分析的需要，EAM和FMIS的部门信息必须一致。但考虑到2个系统的部门数据牵涉内容广泛，不可以随意进行修改和删除，并且原始数据一旦形成很少变化，因此采用接口软件自动同步的方法并不适合。如果企业进行机构调整，可采取在管理制度上予以保证的作法，由财务部门批准后对相应的信息进行维护，并通知有关人员对EAM进行同步维护。 (5)供应商的同步。供应商基本信息将在FMIS中建立和维护，然后通过接口自动完成同步，也就是说接口程序中的接口适配器可将供应商信息从FMIS输入到EAM的供应商源表中。 (6)货币的同步。通过接口程序自动完成。货币信息在FMIS中建立和维护，接口适配器将货币信息从FMIS传入到EAM系统中。 (7)汇率的同步。通过接口程序自动完成。汇率信息在FMIS中建立和维护，接适配器将汇率信息从FMIS传入到EAM系统中。 (8)资产编码的同步。EAM系统中的资产编码要与FMIS中的资产编码保侍一致，当EAW系统接收新的资产时，其信息要同步传入到FMIS，并在FMIS建立相应的资产卡片。3.2 操作的规范性 系统集成后业务用户之间的协作关系和制约关系显得越来越紧密，每一个流程节点的用户操作都 可能影响其他用户的判断和处理， 所以必须制定一个操作规则来规范人们的行为。通常将该系统中的操作分为1类:一是基础信息维护; 二是业务操作。 基础信息的维护往往容易被人轻视，认为不如业务操作重要，这种思想是不可取的。因为基础信息是业务操作的基础和对象，数据源错误是不可能有正确结果的。例如，在创建物品台帐时，如果选错物资分类，就会影响到物品的发放和财务稽核，因为设备资产不允许发放到费用项目和虚拟项目类，只能发放到工程项目;另外设备资产通常按含税价进入库存成本，所以在创建物资台帐时一定要清楚物资的分类，特别要界定清楚是否是设备资产。当然在创建项目时分类也要特别注意，同时项目任务的编码和描述不能随意更改。 业务操作需要注意的主要有以下几个方面。3.2.1 项目传递、任务分解和项目管理 在FMIS中刨建的项目(项目的状态为项目活动)和任务，只有批准预算后，最底层的任务才会传递到D7I，所以批准前一定将预算做好。 己经传递到EAM中的项目任务不能再盲目进行最底层任务的拆分。如果己经发生成本，则不可以进行任务的拆分，因为该成本己经传递到FMIS，拆分会导致FMIS的会计发生混乱。对于己经发生成本的项目，如确需拆分或修改，只能将原项目或任务停用，并新建项目或任务;如果末发生成本，可以进行任务拆分，但拆分前需要在EAM中将FMIS底层任务对应的EAM项目关闭，然后向EAM传递一个新的项目任务。 项目管理(如项目冻结和关闭)要先在EAM中完成，最后才能在FMIS中关闭对应的项目。 3.2.2 供应商管理 新增供应商要走供应商申请纳新流程，批准后其编码和描述统一在FMIS中创建，然后传递到EAM系统。完成后不允许进行供应商编码的修改，因为FMIS修改供应商编码会导致D7I中重复建立供应商。如果供应商的编码确实需要调整，也不能更改编码，只能让旧编码失效，开新建供应商。按照以下流程进行:(l)D7I管理员检查旧供应商在D7I中必须没有未完成的订单、发票;(2)财务人员检查旧供应商是否有未支付信息;(3)FMIS中新建新编码的供应商;(4)如果旧供应商有未支付信息，将新旧供应商进行合并。 除编码、描述和组织以外的其他供应商信息可在D7I中进行补充，另外供应商主要信息必须在FMIS,D7I和SRM 3个系统中保持一致和同步。 3.2.3 订单和发票接收处理 在进行订单和发票接收处理时要注意采购税、发票运杂费以及运余费税金问题。例如发票输入时，对于设备资产在发票行页面只输入含税价,不输入税码。对于非设备资产，在发票行页面输不含税价和税码，EAM将不含税价和税都传递到FMIS；EAM将不含税的运杂费影响库存，并传递到FMIS中;运杂费的税金不影响EAM的库存，然后传递到FMIS。3.2.4 网络、服务器和数据库管理 ERP(FMIS、SRM)与EAM(D7T)的系统集成主要是通过接口完成的。FMIS的服务器放置在大唐国际总部，各电厂只作为客户端登录做业务处理，SRM的服务器托管给唐山市网通，D71服务器安放在陡河发电厂信息中心计算机房，即3个系统的服务器异地存放，所以网络流量、可靠性和安全性显得尤为重要。为保证各项业务的正常进行，在采用专用VPN和虚拟VPN及防火墙等安全技术的同时，注意系统和数据备份。另外服务器不能随意启停或修改IP地址，必须重启时耍注意这几台服务器的启停顺序。 目前这3套系统个部使用 Oracle数据库，接口比较容易。但任何一套