南汀河发电分公司文档管理制度.doc

文山电力文山电力 南汀河发电分公司文档管理制度 1 目目 录录 1 1 总则总则 2 2 2 文档的收集与积累文档的收集与积累 3 3 3 文档的整理文档的整理 4 4 4 文档的归档文档的归档 4 5 5 检验检验 4 南汀河发分公司文档管理制度南汀河发分公司文档管理制度 1 1 总则总则 1 1 对文档的形成 积累 鉴定 归档保管实行全过程 文山电力文山电力 南汀河发电分公司文档管理制度 2 管理 应当由主管部门统一协调 指定专门机构或人员负 责 保证管理工作的连续性 1 2 电子文档形成部门负责电子文档的积累 保管和整 理工作 1 3 纸质文档的管理由档案管理员负责 电子文件形成 部门要提供协助和支持 1 4 文档存放时应认真填写 资料库结构及分类表 明确存放位置 文档名称 编制部门 领导审批 收文人 员 发布对象 创建时间 修编时间等 1 5 为保证电子档案的可利用性 从电子文件形成就应 有严格的管理制度和技术措施 确保其信息的真实性 安 全性和完整性 1 6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式 的文件时 则应在内容 相关说明及描述上保持一致 1 7 具有保存价值的电子文件 必须适时生成纸质文件 进行归档时 必须将电子文件与相应的纸质文件等一并归 档 1 8 纸质或其他载体形式的文档无电子版本时 则应扫 描进行图象电子文档归档存放 2 2 文档的收集与积累文档的收集与积累 2 1 收集范围 上级部门下发文件 分公司各种制度 规程及技术资 料 日常记录等 2 2 收集积累要求 2 2 1 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时 要与 纸质等文件之间 相互建立准确 可靠的标识关系 2 2 2 在 无纸化 计算机办公或事务系统中产生的电 子文件 应采取更严格的安全措施 保证电子文件不被非 正常改动 同时必须随时备份 存储于能够脱机保存的载 体上 井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷 贝件保留 2 2 3 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件 文山电力文山电力 南汀河发电分公司文档管理制度 3 收集时应注意其对设备的依赖性 以及易修改性等问题 不可遗漏相关软件和各种数据 2 2 4 用视频设备获得的动态图象文件 收集时应注意 收集其压缩算法和软件 2 2 5 用音频设备获得的文件 收集时应注意收集其属 性标识和相关软件 2 3 收集 积累方法 2 3 1 及时按照要求制作电子文件备份 2 3 2 每份电子文件均需在 资料库结构及分类表 中 登记 2 3 3 资料库结构及分类表 应与电子文件的备份一 同保存 3 3 文档的整理文档的整理 3 1 文档的整理 应按内容 保管期限 密级等因素相 对集中 3 2 归档电子文件应填写 资料库结构及分类表 4 4 文档的归档文档的归档 一经发布的文档必须立即进行归档 4 1 归档要求 4 1 1 每年必须对所有电子文档进行一次刻录保存 一 式两份 一份由电子文档形成部门保存 一份交由档案管 理员保存 4 1 2 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签 标 签内填写编号 名称 保管期限 4 1 3 将相应的电子文件机读目录 相关软件 其他说 明等一同归档并附归档电子文件登记表 4 1 4 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后 保留时间至少 1 年 4 1 5 文档的移交与保管 文档归档后按移交至档案管理员 作为档案进行保管 文山电力文山电力 南汀河发电分公司文档管理制度 4 5 5 检验检验 5 1 档案管理员应配备相应的处理设备 以保证完成电 子档案的检验工作 归档的每套载体均应接受检验 合格 率应达到 100 与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽 样检验的方法样本数不少于总数的 20 合格率应达到 100 5 2 使用 5 2 1 使用时要遵守保密规定 5 2 2 使用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内 5 3 文档的销毁鉴定 5 3 1 文档的销毁 应在办理审批手续后 方可实施 5 3 2 非保密文档可进行逻辑删除