有效沟通与协调.ppt

沟通与协调 一 沟通的重要性 组织间的冲突导因于沟通与协调不良企业组织中有70 的时间花于沟通与协调上 组织绩效的绊脚石即是缺乏有效沟通与协调 二 沟通与协调的目的 组织目的 为达成管理 激励 建立共识 满足需求 信息流通等功能沟通对象 人是传递与接收讯息的主角 所以会有情绪 感觉 观念 思考模式等不同 石匠的故事 认知 第一位石匠说 我在谋生 第二位石匠一边敲着锤子一边说 我在做着全县最好的切割石材作 第三位石匠的眼里闪着愿景的光芒 仰着头说 我在建造一座大教堂 非洲黑人的故事 认知 有一个黑人看到白人每天过着优闲生活请教白人为何可以过如此生活白人告诉他需要靠智慧黑人问什么是智慧白人手放树干叫其一拳打过来黑人手放头上叫人一拳打过来 三 人类的需求 生理上的需求有如对空气 水 食物及休息等的需要 人尚有维持生命的需求 安全与安定的需求人对于存在生活环境以及生活条件之中的危险 疾病 伤害 灾祸及失业等 想要避开 并有想获得生存或生活安定的需求 归属与爱的需求希望团体接纳他为其成员 及与其它的伙伴之间保持密切关系的需求 自尊的需求希望别人肯定自己是有用且又有价值的人 及想被别人尊敬的需求 自我实现的需求想实现自己理想及可能性的需求 将自己的能力表现淋漓尽致的需求 找借口辩解 加以合理化逃避 寻求避风港攻击替代行为升华同化形式化放弃退化固执 四 需求不满所引起的行为 五 建立良好人际关系的方法 1 了解自己并做适度的自我开放 2 接纳与尊重别人 3 适切的与人沟通 4 要设身处地的为别人着想 5 给与别人适度的赞美 6 关心别人 7 顷听别人的意见 8 乐观常带微笑 9 逢迎策略的运用 六 团体里为何有沟通的问题 沟通的障碍 不信任感利益不同语言不同地位不同时间不同认知不同 疏离感效忠对象不同经历不同出身不同年龄不同生活方式不同 七 沟通协调原理原则 如何掌握沟通当事人之需求如何使沟通当事人知道你的需求如何使双方需求获致满足完成沟通与协调沟通与协调禁忌之避免 八 有效的沟通技巧 1 专注的听2 沉默耐心3 感应对象人格4 观察身体语言5 避免中途打岔6 掌握观键词汇7 不受情绪影响8 运用身体语言引导说明 1 听的技巧 1 会谈感应技巧的运用2 缩小范围技巧的运用3 利用反射概要4 开放与闭锁结构运用5 运用描述性语言助长意见交换6 以建设性语法结束晤谈 2 说的技巧 1 距离远近2 态度的类似3 相互交涉频度4 需求相辅性5 能力6 外表与容貌 3 容易建立人际关系的技巧 九 沟通的方法 确定协调目的分析问题分析对方的可能看法预先听取相关人员的意见预估对方的态度 想出适当的因应选定适当的时机及场地 心理准备 能令对方产生好感 表示亲切的态度表示诚心与善意尽力保持能与对方站在共同的基础上以建设性的心态互相接触对方所表示的事实与意见 应坦诚接纳 彼此均应保持舒畅心情注意倾听对方言词的内容适当表达幽默的言词不宜被对方的观念及立场受拘束适当改正自己的观念及意见尽量保持公正的态度 仔细听对方的想法及信息 适当的发问 何事 何人 何地 何时 何物 如何注意倾听 体会对方的感情 藉以产生共鸣 不宜过早表示认同不宜争辩力求体会与我方意见的对方意见冷静思考对方所提意见的理由 保守互相约定的秘密掌握时机 诚恳表达个人的意见对对方言词不贸然否定或批评不提出忠告与建言避免说服的言词及态度不盛气凌人的态度不卑躬屈膝的态度掌握整体对话的条理及要点 争取对方赞同 阐明理由使对方了解我方的意见及问题所在对方意见中我方可采纳的部分尽量纳入于我方方案内诚意恳请对方合作与援助 应互相确认问题的关键性对对方的意见及提案应气仔细倾听互相提供数据针对提案分析其利害及影响 并与我方方案比较 使对方了解我案有利意见对立 结论内容及目的与我方 方案偏离的沟通方法 对事实再确认彼此尊重对方的立场我方与对方意见不同时 可就更高层次之整合性结论进行探讨对难以赞同的对方意见 运用发问技巧提供对方并不了解的必要信息 协助对方修改其想法 意见对立 结论内容及目的与我方方案偏离的沟通方法 找寻重新对话的机会就彼此的意见进行归纳及整理使对方能就我方的目的与计划有充分了解 尽可能掌握可令对方接纳的我方言词 心态的关键对难以赞同的对方意见 须保持冷静 或加入幽默的口气说明原由 诚恳表达难以认同的观点 十 沟通的体系 模式 方式 沟通体系 正式管道 直行 平行 斜行非正式管道 传闻 谣随时沟通条理化陈述 耐心 受排斥不逃避意见箱电话意见要尊重 电话有所因应刊物与布告栏员工谘商模式 单向 双向沟通方式 口头 书面 态度 视觉 听觉 会议语言运用 非语言运用 肢体语言 十一 沟通与协调成功关键点 1 综合目的沟通与协调的目的真正获得双赢2 达成目标一方之欲求已使对方听进去 并使对方感受到而接受你的欲求纵有少数目标不一致 仍能保持对话空间与下次沟通机会使相互修正达成一致 3 过程方法 遣词用字 声调 表情动作三者一致性高用眼沟通时能使人感受专注安定无压迫感用姿势 动作使对方感到你的自信 自然 身体适度前倾沟通时手势与表情能展现你的活力与亲切穿着得体 修整仪容争取对手沟通意愿讲话声调有共鸣感 声音能释出你的情绪 用合适 明确的字眼 运用有目的的停顿 不用虚字以增