08采购控制程序.doc

Q/529-208-2003采购控制程序 版本/修订次 3/01 目的和适用范围 对采购过程进行控制，保证所采购的产品符合规定的质量要求。 适用于所承担工程中所需物资、分包工程的采购及向本组织提供物资或大型机械的供方及工程供方、输入劳务的评定。2 引用标准和文件 Q/529-217-2003不合格品控制程序3 定义4 职责4.1 项目部物资部门为物资采购的管理部门，负责施工项目所需全部物资（除顾客提供外）的采购，进货物资验证工作的组织协调。对采购物资供方评定并实施质量控制。4.2 项目部工程部门为工程采购的管理部门，负责编制工程项目施工计划，并负责对工程供方质量保证能力、施工技术管理、售后服务能力的调查、评定、复评及施工、质量管理工作。4.3 公司资产部门负责固定资产施工机械的采购控制。机械供方评定工作。4.4 项目部经营部门负责对工程供方资质能力，营业执照的评审。4.5 项目部的安全部门负责对工程供方安全管理能力的评审。4.6 项目部的人力部门负责对输入劳务的评审。4.7 国内支持保障部负责国外项目部在国内的物资采购工作。5 程序5.1 物资的分类5.1.1 按对工程质量影响程度分为A、B、C三类物资。 A类：钢材、水泥、焊材、钢丝绳、合金高压管材及管件、砖、砂、石、汽轮机润滑油、变压器油、计量器具、合金部件、耐火保温材料、防水材料，及规范、标准要求复检或验证的物资为A类。 B类：钢窗、机加产品（成品、半成品）、压型板、铝材、电缆桥架、开关柜、电缆、电线、金具、吊车滑线、电缆阻燃槽盒、封闭母线、高压瓷件、仪表低压电器主要元件、（高、中、低压）阀门、碳钢紧固件、防腐材料、支吊架、非标设备、中低压管件、氩气、起重工具，为B类。 C类：除A、B类以外的物资均属C类物资，C类物资可根据使用部位的主要程度进行升级。5.1.2 A类物资（计量器具除外）采购要对供方进行评定并进厂二次复检或质管部门验证。计量器具可不对供方进行评定，但必须具有出厂合格证且经入库前检定合格。5.1.3 B类物资要对供方进行评定。但对于国外工程使用的国内物资，国内采购前必须对产品的规格、型号、材质、数量、用途等有关参数和要求与项目部进行核对，无误后实施采购。发往国外工程的物资必须按有关规定进行检验、试验，并保存检验报告，将满足质量要求的物资运至各施工现场；国内供货的转机设备，根据厂家要求，安装前需要进行解体检查的，必须在发运前完成解体检查及检修工作。5.1.4 C类物资，不对供方评定，只做定点采购。5.2 供方的确定5.2.1 提供A、B类物资必须经合格供方评定。5.2.2 定点采购供方确定 经项目部物资部门计划员、采购员通过市场调查，以就近择优选购的原则进行筛选形成定点采购供方名单，报请项目部物资部门主管领导审批，合格者列入定点采购合格供方名单。5.3 采购文件的编制5.3.1 项目部责任部门依据施工预算或设计图纸、设计变更，编制（材料、设备）预算。5.3.2 项目部物资部门计划员依据经审批的（材料、设备）预算、工程项目施工计划、形象进度、标准规范，在核实“需用量”、“储备量”基础上编制季/月采购计划，季/月采购计划由项目部物资部门主管批准。5.3.3 当采购计划随工程进度、质量要求等发生变化时，应对计划进行修改或下发补充计划，补充的计划或修改的计划应履行原审批手续。5.3.4 施工机械的采购计划由项目部资产管理员编写，资产部主管审核，公司主管经理批准。并由资产部负责采购。5.3.5 采购合同书按国家统一版本进行填写。5.3.6 对于国外工程的物资采购，由国内支持保障部负责采购计划的确认及对物资供方的评定工作。评定方式按5.9条款要求进行，并保存评定记录。5.4 采购文件的主要内容和要求5.4.1 采购文件应清楚地说明采购要求，主要内容：5.4.1.1 物资名称、型号、规格、单位、数量、交货期、用途以及相应的质量要求。5.4.1.2 图样、规范、技术参数、加工要求及其它技术资料。国外工程需要国内进行加工的成品件，设计图纸要得到顾客确认。必要时，提供给顾客加工成品件确认。5.4.1.3 适用的质量标准的名称、编号、版本。5.4.2 其它要求5.4.2.1 对于一些现场安装中较重要的设备及材料需要供方到现场服务指导的，在采购文件中应明确提出。5.4.2.2 国内工程，需要到供方处验证或监造的，应将要求的内容在采购文件中提出。5.4.2.3 国外工程，国内采购的重要设备，要进行厂内设备监造。出现的缺陷厂内解决，并且在采购文件中提出。国外零星采购，控制方法与国内相同。5.5 采购合同的签订、审批和更改5.5.1 无法人委托书的人不能签订经济合同。5.5.2 A、B类物资零星采购的执行采购任务单，批量采购的执行采购合同。5.5.3 采购文件的更改应履行双方盖章认可手续。5.5.4 A、B类物资订货合同应根据物资要求与合格供方签订，C类物资合同与定点厂商签订。5.5.5 有特殊质量要求的物资要组织项目部有关专业人员参与技术协议及质量保证协议的签订，保证供货合同能满足施工的质量要求，并且明确验收标准。5.5.6 对顾客要求验证的或需到供方处验证、监造的物资，在采购文件中注明验证地点、时间、检验和试验等验证方法及产品放行方式等。5.5.7 五万元以下的订货合同由项目部采购部门的计划员主持签订；5万元20万元订货合同的签订由项目部采购部门的主管领导主持，20万元以上订货合同由项目部的主管经理批准并主持签订。5.5.8 对于国外工程的订货合同，可由该项目的项目经理授权于国内支持保障部签定采购合同，或由本项目部住公司总部的计划员签订，超过20万元的订货合同发传真给项目经理签订后实施采购。5.6 采购合同的发放及管理5.6.1 项目部生效后的采购合同由物资部门发放到财务部门、合同管理员计划员处登记备案。5.6.2 物资采购合同由项目部物资部门建档保管，以便查找。5.6.3 项目部的物资部门应对所签订的合同进行登记，便于随时掌握合同的履行情况。5.6.4 工程采购合同由项目部经营部门签订并管理。副本报公司经法部备案。5.6.5 国内工程：劳务合同由项目部人力部门签订并管理；国外劳务合同：国内的劳务人员的合同由支持保障部签订，劳务人员由现场进行管理。国外的劳务人员由国外项目部人力部门签订并管理，合同报公司人力部备案。5.7 采购5.7.1 采购员在执行采购任务时应先检查采购文件是否齐全，不齐全时应向计划员或部门领导报告，补齐必备条件。5.7.2 采购员应按物资分类在合格供方处或定点处实施采购任务。5.7.3 采购时应做到实物与采购文件一致、保证采购质量，并坚持就地、就近、优质优价的原则。5.7.4 对于国外工程所需的在国内采购的物资，国内支持保障部首先应确定所要采购的物资的名称、规格、型号、数量、图样、技术参数要求、加工要求、用途、交货日期等有关参数后进行采购。对于在国内加工的B类物资应考虑国外的气候、温度等参数。5.8 物资的验证5.8.1 供方提供产品时，必须提供产品质量证明文件。5.8.2 顾客对供方产品的验证5.8.2.1 当合同规定顾客要对供方产品进行验证时，项目部的物资部门提供供方的信息，顾客作出验证计划。5.8.2.2 项目部的物资部门依据顾客验证计划，填写“验证物资名细表”，并通知供方。5.8.2.3 验证活动由项目部物资部门组织协调，由顾客、组织、供方有关人员参加，保证验证活动顺利进行。5.8.2.4 顾客的验证不免除组织的责任和顾客的拒收。5.8.3 组织在供方处验证根据采购物资的重要性，需要到供方货源处进行物资验证时，应由项目部物资部门组织有关人员参加，验证物资的实物质量并商定供货期和放行方式。5.8.4 验证合格的物资执行“签证单”。验证不合格的物资运行不合格品控制程序。5.8.5 物资验证活动结果可作为公司对供方质量控制的依据，不减轻公司提供合格产品的责任。5.9 供方评定5.9.1 供方评定准则5.9.1.1 调查评定的内容a) 供方的质量保证能力：是指供方的资质能力（营业执照、生产许可证）和体系产品是否通过认证及质量管理方面的能力。b) 安全管理：是指工程供方的安全资质及在安全管理方面具备的能力（如是否通过职业健康安全体系认证）。c) 产品质量：是指产品的外在质量和内在质量（产品近期的国家监督机构认可的检验报告）。d) 业绩及信誉：是指用外界评价（曾获得的成绩、其它使用者使用情况、合同履约等）来证明供方供货的质量和信誉。e) 售后服务：是指供方在产品销售后的服务是否及时、周到。5.9.2 物资供方5.9.2.1 对提供A类、B类物资的供方进行评定。若是通过中间环节进货时只对生产厂家进行评定。5.9.2.2 项目部(国内支持保障部)物资部门计划员，通过对供方进行调查分析、比较，填写“供方保证能力调查表”。5.9.2.3 评定准则：具备5.9.1.1调查评定内容中的a条款及其他相关内容中的任意二项列为初选范围，经相关部门评定并由主管领导批准后的供方为合格供方。5.9.2.4 评定方法：会议评审、传阅评审。5.9.2.5 参评部门根据供方质量保证能力、业绩、信誉或产品质量的相应的证据，得出结论，填写“供方评定表”。5.9.2.6 项目部的物资使用单位、工程部门、物资部门等，至少应有两个以上部门参加供方的评定。5.9.2.7 若供方产品体系通过认证，调查表中的其它各項可不作调查。5.9.2.8 如供方产品为国家监督机构的免检产品，该产品勿需评审。5.9.2.9 “供方评定表”由项目部物资部门计划员填写后参评人员签字，交部门领导审核，经项目部主管经理批准。5.9.2.10 “供方评定表”由项目部物资部门计划员填写后参评人员签字，交部门领导审核，经项目部主管经理批准。国外工程材料采购由支持保障部计划员填写后，公司市场部、资产部参评人员签字，交保障部主任审核，经公司经营经理批准。5.9.2.11 各项目部批准的合格供方在全公司范围内有效。5.9.2.12 对于首次合作的供方，应先小批量供货，按有关标准和程序进行检验。5.9.2.13 每年供应物资的不合格品超进货总量10%者，将撤消该供方资格。特殊情况经公司主管经理同意签字后方可采购，且需增加进货检验数量。用于国外工程的物资，进货检验的比例视实际情况加大，保证发往国外的物资全部为合格的物资。5.9.3 机械采购供方5.9.3.1 属于固定资产施工机械，价格在十万元以下的固定资产不进行供方评定，直接进行市场采购；价格在十万元以上的固定资产，必须在合格供方处选购。5.9.3.2 资产部及机械使用部门应根据“供方保证能力调查表”的内容，并结合实际情况选择填写能反映供方主机、配件质量事实的证据，进行分析，作出初评结论,评定准则同物资采购供方。5.9.3.3 对购置特大型机械由资产部组织有关专业技术人员，进行技术、经济、质量论证。5.9.3.4 初评结论填写在“供方评定表”中由部门领导审核，公司主管领导批准后方为合格供方。5.9.4 工程供方5.9.4.1 项目部工程部门或授权部门组织供方评定工作。5.9.4.2 由项目部工程部门对策划的供方进行施工能力、安全管理能力调查，确认其具有相应能力，列入初选范围内。国外工程工程供方由市场部依照工程供方所在国的有关法律具有独立承担民事责任的法人企业，且具有施工能力、质量、安全管理能力可列入初选范围。5.9.4.3 评定准则：具备5.9.1.1调查评定内容中的a、b条款及其它三项内容中的任一项列为初选范围，经相关部门评定并由主管领导批准后的供方为合格供方。国外工程工程供方的确定由公司总经理批准5.9.4.4 对列入初选的供方，由项目工程部门组织参评部门对供方进行调查考核。并填写“供方保证能力调查表”，提出专业意见，由项目工程部门归纳各职能部门的建议，形成供方名单。5.9.4.5 国内工程供方名单经项目主管经理审核，最后报送公司总经理批准，成为工程合格供方。国外工程供方名单由公司经营经理审核，公司总经理批准，成为工程合格供方。5.9.4.6 “工程合格供方名单”由项目部的工程部门分发给安全部门、经营部门。国外工程，“工程合格供方名单”由公司市场部分发给经法部、安全部、工程部。5.9.4.7 国内工程的分包工程合同签订由项目部经营部门组织，项目部主管领导参与签订；国外工程，分包工程合同签订由经法部组织，公司经营经理、总经理参与签订。5.9.4.8 供方被选用后，由项目部直接进行现场施工管理。供方对工程再次分包，或在施工过程中满足不了施工质量要求时，可立即解除分包关系。5.9.5 劳务供方项目部（技术支持保障部人力部门除对输入劳务力工、技工要进行年龄、身份证、精神及身体状态的审查外，对技工的相应技能还需进行考评，执行“（ ）劳务评审表”，符合要求后方可录用。派往国外工程的劳务供方，需进行全面的身体体检，合格后派往国外。5.9.6 供方复评5.9.6.1 为确保供方能稳定地提供所需产品，每年年初由各责任部门组织原参评部门，根据对供方积累的业绩证明材料对供方进行一次复评，机械、物资采购积累进货10%不合格，取消该供方，复评合格的“合格供方名单”报主管经理批准方可实施采购。5.9.6.2 对物资合格供方的复评重点应根据对供方进货物资质量的统计分析、合同履约能力等情况进行评定。5.9.6.3 工程供方复评重点应对其施工质量、安全保证进行评审，并实行质量、安全一票否决制。5.9.5.4 复评后的“合格供方名单”按原发放范围重新发放，同时原“合格供方名单”作废。5.9.6 相应的责任部门对经评审合格供方建立合格分供方档案，实行动态管理。6 质量记录6.1 物资采购计划6.2 物资采购任务单6.3 定点采购合格供方名单6.4 签证单6.5 验证物资明细表6.6 （ ）供方质量保证能力调查表6.7 （ ）供方评定表6.8 合格供方名单6.9 供方质量保证能力复查表6.10 （ ）劳务评审表 78 Q/529-208-2003物资采购控制程序 版本/修订：3/0附录A1（标准的附录）物资采购流程图项目主管经理/支持保障部理资产部项目工程部门/支持保障部项目物资部门/支持保障部物资分类C类B类A类放弃N提供产品的符合性供方评定、复评审批质保能力Y顾客满意度合格名单合格名单及评定资料售后服务编制采购文件审批编制采购文件20万元以上合同采 购Y6.2采购 N外观检验验证或复检放弃是否合格不合格品处置是否合格NNYY入库贮存发 放附录A2（标准的附录）工程供方管理流程图项目部工程部门/公司市场部最高管理者供方施工能力调查N放弃是否合格Y列入初选范围对供方实地调查考核供方质量保证能力调查表供方质量保证能力调查表放弃批准项目部领导审核NY合格供方名单签订工程分包合同纳入现场管理复评解除关系是否合格NY继续采购附录B1（标准的附录）物资采购计划HS0801 年 月 日 编号：备 注 主管： 计划：需用时间质量要求用 途数量单位型号及规格物资名称序号附录B2（标准