会议规章制度.doc

XXXXXXX有限公司文件编号TJTC-HR-002文件名称关于会议的规章制度制订单位人力资源部发行日期2014-07-01页次3/3版次1.0关于会议的规章制度目的:为使所有会议规范,高效,有用,要求大家按如下的10有、5不、1追求的原则进行.一. 有准备; 1.所有会议,先向人力资源部申请会议室,确定出会议议程,参会人员名单,时间,地点, 由人力资源部用QQ或其它书面形式通知到各参会人员,所有会议,原则上,至少要提前1小时发出通知,当天紧急的磋商会议,至少提前10分钟发出通知,特别重要的会议,还要电话再通知确认，会议一旦发出通知,尽量不要变更推移.2.会议主持人要提前进行会议准备,做到准点开会(需要使用笔记本、投影仪等设备的,会议主持方应在会前5分钟安装调试完成).3.如果会议时间较长,或是有嘉宾/总经理等领导参会时,人力资源部应准备安排茶水。二. 有纪律;1.所有参会人员，尽可能提前2分钟到会议室，提前完成签到. 2.会议进行时,要让发言人讲完个人意见,不能随意打断插话,确实有必要插话时,请先说,等等,对不起等文明用语.3.原则上，会议时间要严格控制在预订的时间内，不过考虑到不可控因素，最大误差请尽量控制在+/-1分钟,个别事项讨论时间过长的,需要另行安排专题讨论会议,但注意,不允许连续安排会议.4.各参会人员都要求提前进行会场,若特殊原因,不能来参加的人员,需要提前向会议主持人请假并指派能解决问题的代理人参会.5.会议要求严肃性,开会时所有手机需要调整到振动模式，若有重要电话,需要先与主持人说明，得到允许后到会场外接听.三. 有议程;重要会议议程必须提前跟相关部门做初步的沟通.四. 有预案;所有会议提问者对自己的问题要先给一个或多个解决预案，让大家先行评估，节省讨论时间五. 有效率;1.提前准备会议可能需要的资料,实物样品2.会中发言时，必须先有内容提纲或打好腹稿,内容要“精”、“短”、“实”.3.会中涉及两个部门间的沟通问题,尽量采取会下点对点沟通协调的方式达成.六. 有结论;1.会议中的各议程结论都要求记录文员准确记录,会议结束后4小时内,以书面形式发布给相关单位和个人,2.一个问题一般分4个结论:短期对策;长期对策;衍伸类似问题的短期,长期对策.3.会议上达成的共识就是执行标准或下达的任务,各部门要遵守,严格执行,关系到产品性能标准的变更或是流程的修改决议,要求先按共识执行,后补正式文件和修改流程.七. 有责任;1.会议讨论的问题,都要求提问方或会议主持人指定责任改善单位或个人;2.会议中大家的发言内容必须真实，不得不清楚中间过程直接下结论,要对自己的言行负责.八. 有时限;会议上下达的任务或自己承诺的工作要在规定期限内落实完成，有异常延误的需提前通报,给出新的完成计划,完成的结果或阶段性处理的进度,需要在QQ群组或者其它书面形式通报给相关部门,同时CC给到会议记录人员九. 有追踪;会议讨论的问题,会议记录人或会议主持人要追踪责任单位的改善进度和完成情况,直至问题彻底改善后才能关闭追踪.十. 有改善;会议讨论的问题,会议记录人或会议主持人要追踪责任单位将问题彻底改善,否则追究的问题不能关闭十一. 不迟到;若迟到超过3分钟,需站立开会,如果一个月内两次以上迟到者,按相关规定给予扣绩效处理。十二. 不走神;会议期间要集中精力,坐姿端正, 积极投入,认真聆听,不随意离开会场,严禁吸烟,不玩手机,不窃窃私语,不打瞌睡及不做跟会议无关的事情。十三. 不跑题;会议要围绕会议主题开展，不得发表与本会议议题无关或关联很小的言论.十四. 不狡辩;所会议中提及的问题,相关的责任部门要就事论事,正面回答. 十五. 不推诿;发言人针对问题,都应该先检讨自己或自己部门的问题,告知大家短期,长期如何改善,再指出其它配合部门或个人的错误,最好同时还能给出改善建议.要做到这点,必须深刻理解下面括号的内容:(认识公司文化:“用心做人，尽心做事”,严谨务实,快乐工作，快乐生活，团队和谐进步。和谐并非要大家不去指出别人的缺点或错误,跟打小报告区别在于目的指向性不同,如果指出别人的错误是在面对面,是为了同事进步,公司发展,这是就是和谐的; 而打小报告的目的是要陷害别人,陈述问题时存在不真实性,不全面性,这是具有破坏性的).十六. 追求高效团队力 高效团队力解析:沟通效率高,配合衔接快,执行效率强,目标统一.附则1. 散会准备及要求 1.散会前,可以就会议有效性进行抽查提问,有必要时,可以向人力资源部申请,会后考试.2.所有人员退场后，会议主办方或人力资源部应清理会议现场，关灯、断电并锁好门窗才能离开。 3.借用的设备，样品，资料应及时归还;4.会议记录人员需在会后半天内及时整理完整的会议记录，并上报给会议主持者审阅签字后，QQ或书面发行给参会人员及其它相关人员,所有会议记录和会议签到表统一由人力资源进行规档.附则2. 执行有效性以上条例,如参会人员有违规,第1次口头警告,在1个月内同种性质的相似问题重复发生的，第2次绩效