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文档简介

文件编号与管理规定1 目的为了便于文件记录、检索、查询，入档，本文以文件编号作为其唯一标识，对质量体系文件和技术文件进行编号规定，并通过文件编号和分类，规范本检测所的文件管理。2 范围本规定适用于本所的文件编号和管理。3 术语3.1 质量体系文件文质量体系文件分为质量手册、程序文件、作业指导书。3.2 技术体系文件技术文件指原始记录、检定证书、检验报告、检定规程、检验规范等文件。4 编号规定4.1 质量体系文件编号质量体系文件编由单位名称代号、文件名称代号、顺序号、年代号由四部分组成，字母或数字之间分别用双音节字符“”连接，单位名称代号用SZJ表示，见图1所示。文件名称代号见表1。SC单位名称文件名称（字母代号）顺序号（两位）年代号（四位）2013SZJ01图1表1文件名称字母代号质量手册SC程序文件CX作业指导书ZY4.2 技术体系文件编号1、原始记录、检定证书、检验报告用年代号、被检物品名称代号、顺序号三部分组成，之间分别用双音节字符“”连接，见图2所示。2013001HQ顺序号(三位 )被检物品名称代号代号年代号（四位）图22、检定规范/规程类文件编号沿用原编号、没有编号的其它外来文件编号按照外来文件代号、年代号、顺序号三部分组成。外来文件代号统一用“WJ”表示，用“/”将外来文件代号和年代号分开，年代号与顺序号间用双音节字符“”连接。见图3所示。WJ2013001顺序号（三位）年代号（四位）外来文件代号图35 文件管理要求5.1 检测所建有资料档案室，设有专职文件档案管理员。质量体系文件和技术体系文件均存资料档案室存放。5.2 文件档案管理员应建立各类文件编号台账。各技术人员编写各类质量技术文件时，应向文件档案管理员索号。5.3 各类文件应有可控制标识，对于在用文件用盖受控专用章，被替换或作废文件应该作废文件用章。5.4 传阅文件资料时，应在文件资料上贴有标签。阅文者应署名。5.5 借阅文件资料，应在资料档案室登记署名日期和姓名。如需借出本所文件资料，则应填写文件借阅申请单，并由质量负责人批准。5.4 凡外出学习培训所发资料，培训归来，应将所发资料归档。新发资料，则应编号和入账。5.5 各种文件记录、
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