M-2-002采购管制作业程序.doc

採 購 管 制 作 業 程 序=文 件 編 號：M-2-002修 訂 記 錄制修訂日 期DCN NO.修 訂 內 容 摘 要頁次版本 版次總頁數04.12.29變更內容以*為標示修改4.1.2,4.2.1,4.2.4,4.3.3,5.1.3,5.2.1,5.2.3,5.2.4,5.3.1,5.3.6,5.3.7,5.4.1,5.4.2,6,7.1,刪除原5.3.2，5.4.4,7.4,7.5,8.51/44/4A/3405.05.15變更內容以*為標示修改5.1.2，5.1.3，5.2.4、5.3.1、5.3.8，5.4.2，8.2，8.6增加5.3.9，5.3.10，5.4.4，5.6，7.7，7.8，8.68.18刪除原8.71/44/4A/4405.08.28變更內容以*為標示修改5.91/44/4A/5405.12.15變更內容以*為標示修改5.3.1，5.3.91/44/4A/64核 准恩得利電子(東莞)有限公司E&T ELECTRONICS (DONG GUAN) CO. LTD.會 簽審 核制 作恩得利電子(東莞)有限公司文件名稱採購管制作業程序文件編號M-2-002頁次1/4制定部門資材部版本/版次A/6制定日期2003/09/21修訂日期2005/12/15一、 目的： 規範物料採購作業流程，確保購買產品的品質及合理的成本與如期交貨。二、範圍：所有恩得利電子(東莞)有限公司，用於新產品開發量試與大量生產的計劃性、非計劃性之原物料、零件、半成品均屬之。三、 定議： 無 四、 權責：4.1採購單位4.1.1 供應商資料的收集與初選。4.1.2 協助品保作供應商評鑑與供應商輔導。4.1.3 採購合約簽擬，主導定價及其它成交條件的商定。 4.1.4 採購單的管理，帳款結報作業之生成。 4.1.5 配合工程/品保單位的樣品承認。 4.1.6 協助品保處理進料品質異常。4.2 品保單位：4.2.1 主導對供應商評鑑和改善輔導。 4.2.2 進料品質管制 4.2.3 主導處理進料品質異常4.2.4 協助工程作樣品的承認4.3 工程單位4.3.1 工程文件的制作4.3.2 配合做供應商的評鑑 4.3.3 主導對廠商送樣的評估，承認 4.3.4 配合處理進料品質異常與供應商輔導五、 作業內容： 5.1 採購依據： 5.1.1根據物控之請購單進行物料訂購。5.1.2 業務所需之樣品材料，由業務填寫新產品需求單提出。 5.1.3 由資材主管審查請購內容(品名/規格)之適切性、緊迫性，核准OK後，採購則依核準之請購單開立采購單。 5.2 訂購單(樣品需求單)填寫 5.2.1 採購根據請購內容，先與已登錄合格供應商名冊之供應商，進行詢、議、比價作業，OK後填寫采購單。 5.2.2 首次採購的供應商依【供應商評鑑管理程序】進行選擇。 5.2.3 資材主管根據物控提供之請購單對采購單，審核其可行性，如可行則核准，如未核準則重復上述之作業。 5.2.4 樣品採購則根據業務單位提供的新樣品需求單開立采購單,由資材主管核恩得利電子(東莞)有限公司文件名稱採購管制作業程序文件編號M-2-002頁次2/4制定部門資材部版本/版次A/6制定日期2003/09/21修訂日期2005/12/15 准其可行性，如未核准則重復上述之作業。5.3 採購作業*5.3.1 由採購將核準後之采購單FAX至供應商處，並要求供應商於規定時間內回簽交期，本地采購2個工作日內簽回，跨廠、國外采購3個工作日內簽回。如交期緊迫，亦可要求供應商於1個工作日內簽回。供應商收到訂單後，需告知何時開始生產及交貨時間，若在貨品生產前，公司之生產排程變更，在通知供應商後，公司有Cancel訂單及延後交期之權利，若未回復開始生產及交貨時間，則公司亦有立即Cancel訂單之權利。若是G.P產品，交貨時必須在外箱和內箱小包裝上，分別加貼我司G.P標簽。5.3.2 採購根據生產緊急狀況及采購單的要求實施跟催供應商交貨，以保證本公司利益。5.3.3 如供應商交貨異常，應研究對策且與供應商協調，以確保料品的及時性。5.3.4 如供應商交期無法配合生產，則採購應與物控/生管協商處理辦法。5.3.5 供應商交期延誤，應列入考核扣分項目。5.3.6若有涉及到材料/規格等的工程變更時，應由採購提供有效的工程變更文件給供應商，並需重新送樣承認。5.3.7 若接物控通知，訂單數量與交期有變更時，於相對應之訂購單作修改，物控簽名確認後FAX給供應商，並要求回復。5.3.8 計劃性采購作業具體操作，可參考【ERP作業辦法】之相關采購流程。*5.3.9 樣品及承認書經追蹤送至我司後，由樣品採購附上我司供應商送樣申請單，送至工程處予以承認。如所需樣品有環保要求，採購人員依各單位提供的標準，選擇符合我司環保要求的供應商(SONY綠色合作伙伴之供應商優先選用)，明確向供應商傳達我司環境管理物質相關的信息，並要求供應商在提供樣品時須作相應的環保檢測；供應商送承認時需附上相關檢測報告，並簽定禁用/限用物質保證書。承認書同時需附MSDS、協力廠商制品(材料)清單，SGS報告有效期為1年，由IQC負責登錄(見：SGS報告統計表)。如報告過期，IQC需提前15天提出，采購向供應商索取新的SGS報告。5.3.10當供應商產品有任何變更時，需以我司變更申請報表格式，書面通知我司相關單位確認。5.4 產品檢驗5.4.1 IQC依【進料管制作業程序】辦理來料之檢驗。5.4.2 進料不良由IQC以廠商品質異常通知單會簽採購，由IQC文員FAX廠商品質異常通知單至供應商處，採購協助追蹤其處理結果。並依【進料管制作業程序】辦理。 5.4.3 若本廠須至供應商處進行驗證，可由採購聯絡供應商于開始生產日通知品保及工程人員前往供應商處執行之。5.4.4來料經IQC檢驗OK，品保文員需將廠商送貨單及進料驗收單(非計劃用料)收貨單(計劃用料)送至採購處予以做月底對帳作業。5.5 記錄保存 5.5.1 相關驗證及記錄依【記錄管制程序】予以保存。5.6 帳款結報作業5.6.1 每月26日,採購將我司的對帳單(非計劃用料) E&T支付帳款明細報表(計劃用 恩得利電子(東莞)有限公司文件名稱採購管制作業程序文件編號M-2-002頁次3/4制定部門資材部版本/版次A/6制定日期2003/09/21修訂日期2005/12/15料)FAX給供應商核對，於三個工作日內簽回，並附廠商的對帳單及正本INVOICE.5.6.2 與廠商核對OK後開立我司E&T支付帳款明細報表(計劃用料)、對帳單(非計劃用料)附上送貨單、進料驗收單(非計劃用料)、收貨單(計劃用料)及廠商對帳單和 INVOICE交由資材主管審核，OK後交財務；如審核異常則需重復上述作業。5.6.3 採購根據已審核之對帳單做出應付金額比例明細、應付金額分類明細及每月單價升/降明細交資材主管審核後再由廠內最高主管或其代理人核準，核準OK後交資材主管助理保存.六、 流程圖：見附件七、 相關文件：7.1進料管制作業程序7.2供應商評鑑管理程序7.3記錄管制程序7.4 客戶樣品需求作業辦法7.5 工程變更管制程序7.6 生產計劃管制程序7.7 ERP作業辦法7.8綠色產品作業管制程序八、 使用表單：8.1 請購單8.2 新產品需求單8.3 采購單8.4 合格供應商名冊8.5 廠商品質異常通知單8.6 供應商送承認申請單8.7 應付金額比例明細8.8 應付金額分類明細8.9 單价升/降明細8.10 變更申報表8.11 進料驗收單8.12 收貨單8.13 對帳單8.14 E&T 支付帳款明細報表8.15 禁用/限用物質保證書 8.16 廠商基本資 8.17 品質環保協約書 8.18協力廠商制品(材料)清單恩得利電子(東莞)有限公司文件名稱採購管制作業程序文件編號M-2-00