物资管理系统需求分析资料.doc

物资管理系统开发物资管理系统开发 有关资料有关资料 第 2 页 共 59 页 目录目录 目录目录 2 第第 1 章章 引言引言 5 1 1 项目背景 5 1 2 系统描述 6 1 3 建设目标 6 1 4 文档概述 7 1 4 1 文档结构说明 7 1 4 2 使用工具 7 1 4 3 定义说明与符号 8 1 4 4 参考资料 8 第第 2 章章 功能模块概示功能模块概示 8 第第 3 章章 计划审核计划审核 11 3 1 功能描述 11 3 2 业务流程图 13 3 3 采购计划编制 15 3 3 1 功能编号 15 3 3 2 操作描述 15 3 3 3 数据输入 16 3 3 4 数据输出 16 3 4 部门领导审核 16 3 4 1 功能编号 16 3 4 2 操作描述 16 3 4 3 数据输入 17 3 4 4 数据输出 17 3 5 年度采购计划 17 3 5 1 归口管理部门审核 18 3 5 1 1 功能编号 18 3 5 1 2 操作描述 18 3 5 1 3 数据输入 18 3 5 1 4 数据输出 18 3 5 2 审核意见汇总 19 3 5 2 1 功能编号 19 3 5 2 2 操作描述 19 3 5 2 3 数据输入 19 3 5 2 4 数据输出 19 3 5 3 设备管理小组会议审核 20 3 5 3 1 功能编号 20 3 5 3 2 操作描述 20 3 5 3 3 数据输入 20 3 5 3 4 数据输出 20 3 5 4 归口管理部门整理最终意见 21 3 5 4 1 功能编号 21 3 5 4 2 操作描述 21 3 5 4 3 数据输入 21 3 5 4 4 数据输出 22 3 6 临时采购计划 22 3 6 1 有关部门会签审核 22 3 6 1 1 功能编号 22 3 6 1 2 操作描述 22 3 6 1 3 数据输入 23 第 3 页 共 59 页 3 6 1 4 数据输出 23 3 6 2 分管处领导审核 23 3 6 2 1 功能编号 23 3 6 2 2 操作描述 23 3 6 2 3 数据输入 24 3 6 2 4 数据输出 24 3 6 3 处领导审核 24 3 6 3 1 功能编号 24 3 6 3 2 操作描述 24 3 6 3 3 数据输入 25 3 6 3 4 数据输出 25 3 7 上级领导机关审批 25 3 8 最终采购计划形成 25 3 9 流程总结 26 第第 4 章章 采购跟踪采购跟踪 28 4 1 功能描述 28 4 2 业务流程图 30 4 3 计划采购总结 31 4 3 1 审核程序 31 4 3 2 采购部门 31 第第 5 章章 仓库管理仓库管理 31 5 1 入库管理 31 5 1 1 功能描述 31 5 1 2 业务流程图 32 5 2 出库管理 33 5 2 1 功能描述 33 5 2 2 业务流程图 34 5 3 仓管员权限 35 5 4 仓库物资查询报表 35 5 4 1 功能描述 35 第第 6 章章 物资追踪物资追踪 36 6 1 物资档案建立 37 6 2 物资维修保养 37 6 3 物资损失报损 38 6 4 物资报废更新 38 6 5 物资调拨 封存 转让 赠送 出租 38 6 6 保密物资 39 6 7 档案归档 39 第第 7 章章 制度空间制度空间 39 第第 8 章章 内部交流内部交流 40 8 1 细节要求 41 8 1 1 党建工作 41 8 1 2 通知公告 41 8 1 3 专题信息 41 8 1 4 资源共享 41 8 1 5 视频点播 42 8 1 6 交流园地 42 8 1 7 特殊控制 42 8 2 即时通讯 42 8 3 个人中心 43 8 3 1 我的工作台 43 8 3 1 1 我的公文处理 43 8 3 1 2 我的信息处理 43 第 4 页 共 59 页 8 3 1 3 我的工作任务 44 8 3 2 我的物资信息 45 8 3 2 1 我的预购车 45 8 3 2 2 我的领货车 45 8 3 2 3 我的物资收藏 45 8 3 2 4 我的物资推荐 45 8 3 2 5 我使用的物资 46 8 3 2 6 我保管的物资 46 8 3 2 7 我的物资评论 46 8 3 3 我的书架书签 46 8 3 4 我的个人收藏 46 8 3 4 1 我的文章收藏 46 8 3 4 2 我的软件收藏 47 8 3 4 3 我的视频收藏 47 8 3 4 4 我的文件收藏 47 8 3 4 5 我的网站收藏 47 8 3 5 我的网络硬盘 47 8 3 6 我的个人档案 48 8 3 7 我的密码修改 48 第第 9 章章 后台管理后台管理 48 9 1 基础管理设置 48 9 1 1 机构岗位设置 48 9 1 2 用户账号设置 48 9 1 3 特殊岗位权限设置 49 9 1 4 管理员管理 49 9 2 系统流程自定义 49 9 2 1 流程类别管理 49 9 2 2 流程自定义 49 9 2 3 管理员管理 50 9 3 制度空间管理设置 50 9 3 1 制度类型管理 50 9 3 2 制度管理 50 9 3 3 管理员管理 51 9 4 网站后台管理设置 51 9 4 1 信息管理 51 9 4 2 资源管理 51 9 4 3 管理员管理 52 9 5 个人中心控制设置 52 9 5 1 收藏数值设置 52 9 5 2 书架书签设置 52 9 5 3 网络硬盘设置 52 9 6 系统管理 52 9 6 1 系统属性 52 9 6 2 使用痕迹 53 9 6 3 使用统计 53 9 6 4 系统安全 53 9 6 5 权限分配 53 9 6 6 本节说明 54 第第 10 章章 非功能性需求非功能性需求 54 10 1 用户界面 54 10 2 通信安全 55 10 3 性能需求 55 10 3 1 承载能力 56 10 3 2 响应时间 56 10 4 安全性需求 56 10 5 运行环境 57 第 5 页 共 59 页 10 6 设计和实现上的限制 57 10 7 验收准则 58 10 8 特殊规定 58 第第 1 章章 引言引言 1 1 项目背景项目背景 计算机技术的日益发展与飞速进步 信息化管理系统大量并且 成功的应用 大大提高了政府机关 企事业单位内部管理的效率和 对外服务的水平 伴随着国家信息化建设的推广 目前很多单位企 业都将信息化发展工作列为重点工作来抓 积极开发各种信息化管 理软件来改变落后的工作模式以促进工作水平的进一步提高 我们 湛江航标处更是一直努力致力于谋求技术革新 尤其注重信息化技 第 6 页 共 59 页 术的开发与应用 针对当前单位内部物资管理仍然使用电子文档或 者纸质材料 走人工管理的工作模式 导致的大量电子文档或者纸 质材料的保存 处理困难 以及信息反馈 历史查询的麻烦等等 如此低效而浪费人力物力财力的现状 物资管理系统的开发应用已 成为必然要求 1 2 系统描述系统描述 为适应单位内部管理制度改革 特别是我处质量管理体系的动 态发展 该系统需要在对本单位所需物资的采购 使用 储备等行 为进行计划 组织和控制的过程中不断适应物资管理流程的变更以 及质量体系文档记录表格的更新 并在 无纸化办公 的基础上提 供面向用户的结构化系统 即既能提供自定义功能模块 可扩充性 强 又能在业务流程中某环节网上办理缺失而代以纸质材料办理的 情况下继续合理运行 以此来适应单位的不断发展 1 3 建设目标建设目标 物资管理系统的建设总目标是 以高度的灵活性提供一个供用 户自定义管理细节的通用平台 对不同的对象自定义不同的管理流 程 实现对品种繁多的物资采取智能化的统筹和管理 以达到物资 管理 无纸化办公 的目标 提高工作效率 提升管理能力 降低 管理成本 第 7 页 共 59 页 1 4 文档概述文档概述 需求分析是软件工程的基础环节 也是相对最重要的环节 鉴 于此 一般需求分析定义人员都是领域专家和计算机专门人才的结 合体 如此才能保证写出准确 全面 无歧义的需求分析说明书 从而正确的确定问题以开发出各方满意的软件系统 本文档所有分析 观点仅供系统开发方参考 其中冗余 错误 和缺漏等 还敬请双方多多合作沟通 从而做好需求分析 使得软 件开发成功后给各方带来福音 此即是编写本文档的目的 1 4 11 4 1 文档结构说明文档结构说明 本文档分为三大部分 第一部分主要是介绍项目基本情况和本文档的有关说 明 第二部分介绍整个系统的功能性需求 第三部分介绍整个系统的非功能性需求 1 4 21 4 2 使用工具使用工具 本文档编写使用工具 Microsoft Word 2003 for Windows Vista TM Home Basic Microsoft Visio 2003 for Windows Vista TM Home Basic 第 8 页 共 59 页 1 4 31 4 3 定义说明与符号定义说明与符号 JHSH 代表计划审核 CGGZ 代表采购跟踪 CKGL 代表仓库管理 WZZZ 代表物资追踪 ZDKJ 代表制度空间 NBJL 代表内部交流 HTGL 代表后台管理 1 4 41 4 4 参考资料参考资料 第第 2 章章 功能模块概示功能模块概示 经结合单位物资管理实际情况初步分析 系统总共分为七大功 能模块 包括计划审核 采购跟踪 仓库管理 物资追踪 制度空 间 内部交流和后台管理 各模块中所有涉及到的管理流程 实施 细则 记录格式等等均参考湛江航标处 制度汇编 及航测质量管 理体系相关文件 编制此模块时相对复杂的功能模块写的较宏观 而简单的功能 模块则较细致 但此表仅共宏观统计用 不作为系统设计的细节要 求 功能模块编号功能模块 第 9 页 共 59 页 1 JHSH一 计划审核 JHSH01 采购计划编制 JHSH02 部门领导审核 JHSH03 归口管理部门审核 JHSH04 审核意见汇总 JHSH05 设备管理小组会议审核 JHSH06 归口管理部门整理最终意见 JHSH07 有关部门会签审核 JHSH08 分管处领导审核 JHSH09 处领导审核 JHSH10 上级领导机关审批 JHSH11 最终采购计划形成 2 CGGZ二 采购跟踪 CGGZ01 查找合格供方列表 CGGZ02 查找供方列表 CGGZ03 录入供方信息 CGGZ04 计划合作供方列表 CGGZ05 签报审批 CGGZ06 采购 录入进展 CGGZ07 收货人发验收通知采购人组织验收 CGGZ08 验收 CGGZ09 购买部门处理 录入进展 CGGZ10 归口管理部门评审供方 CGGZ11 处领导批准合格供方 3 CKGL三 仓库管理 CKGL01 申请入库 CKGL02 申请出库 CKGL03 指示入库 CKGL04 指示出库 第 10 页 共 59 页 CKGL05 即时入出库 CKGL06 仓管员核对物资 CKGL07 申请核实流程 CKGL08 入库 CKGL09 使用部门接收者网上确认签收即自动入库 CKGL10 申请出库各审核流程 CKGL11 指示出库流程 CKGL12 核发物资 CKGL13 领取者网上确认收到物资 CKGL14 领取人催促 CKGL15 物资统计查询 4 WZZZ四 物资追踪 WZZZ01 物资档案建立 WZZZ02 物资维修保养 WZZZ03 物资损失报损 WZZZ04 物资报废更新 WZZZ05 物资调拨 封存 转让 赠送 出租 5 ZDKJ五 制度空间 ZDKJ01 各规章制度的章节阅读 ZDKJ02 各制度点击率统计 6 NBJL六 内部交流 网站形式 NBJL01 党建工作 NBJL02 通知公告 NBJL03 新闻动态 NBJL04 航标文化 NBJL05 专题信息 NBJL06 共享资源 NBJL07 软件下载 NBJL08 交流园地 第 11 页 共 59 页 NBJL10 即时通信 NBJL11 个人中心 NBJL12 各模块点击统计 7 HTGL七 后台管理 HTGL01 机构岗位设置 HTGL02 用户账号设置 HTGL03 特殊岗位权限设置 HTGL04 管理员管理 HTGL05 流程类别管理 HTGL06 流程自定义 HTGL07 制度类型管理 HTGL08 制度管理 HTGL09 信息管理 HTGL10 资源管理 HTGL11 个人中心控制设置 HTGL12 系统管理 第第 3 章章 计划审核计划审核 3 1 功能描述功能描述 各使用部门根据实际需要制定年度设备采购计划 据采购类型 向归口管理部门提出设备购置书面申请 归口管理部门根据设备报 损情况做好年度设备采购计划审查工作并汇总审查意见 提请处设 备管理小组召开会议审核 形成最终采购计划 在遇到应急或特殊 需要的临时性采购时 需求部门在业务系统内以签报的形式申请 第 12 页 共 59 页 经各级审核批准后即形成临时采购计划 处无权决定的须报上级批 准后形成采购计划 最终形成的采购计划由归口管理部门负责整理 并发送到采购部门领导和采购员以及参与该采购计划编制 审核的 所有有关人员周知 系统将在这些人员的待办事项列表显示 计划 员负责此项业务流程的电子资料及纸质资料的整理归档 处理步骤和流程在待办事项列表 已办事项列表 被回收事项 列表等有关列表提供查询功能 且在上行处理者未处理之前 本处 理者有权回收重新处理 回收后 该事项从上行处理者待办事项列 表转到被回收事项 且在本处理者未办列表显示 再次处理送上审 核后进入自身已办事项列表 同时从其被回收事项列表自动移到代 办事项列表 系统自动记录每一步骤以供查询 上行处理者指的是 该业务流程的下一个环节处理者 实际上 本流程的描述将是本系统所有流程自定义的样板 即 管理员可以方便的通过后台管理程序自定义本流程 请注意 以下 各流程都不再对各流程及其对应各环节需求情况做详细描述 开发 人员参照本流程设计流程自定义通用模块 本章的最后一节 3 9 流程总结 将对此作详述 3 2 业务流程图业务流程图 本业务流程仅供参考 实际上本流程的开始即由计划员分开是 临时采购计划还是年度采购计划 年度采购计划可据采购类型细分 各自编制计划送部门或单位领导审核 各流程由后台管理程序按流 第 13 页 共 59 页 程分类自定义实际运转的业务流程 因本单位较小 职能管理部门 并不多 涉及到的管理内容并不多 所以物资管理的业务流程相对 比较简单 业务流程的边沿界限清楚 管理权限明确 但物资管理 业务需求将随着单位改革而变化 所以要求系统提供业务流程自定 义功能 第 14 页 共 59 页 采购计划编制 部门领导审核 归口管理部门审核有关部门会签审核 年度计划临时计划 退回 退回 项目办审核 设备管理小组审核 审核意见汇总分管处领导审核 处领导审核 退回 退回 退回 临时申请 同意 三项计划 同意 退回 最终采购 计划形成 批示上报 有权决定 报批 上级领导 机关审批 同意 有权决定 归口管理部门整 理意见 决议上报 批示上报 年度申请 批示 退回 非三项计划 注 年度计划和临时计划开始即由计划员分开 年度计划据采 购类型再细分 各自编制计划送审 没有体现事项回收功能 因绘 图方便美观才作此图 第 15 页 共 59 页 3 3 采购计划编制采购计划编制 3 3 13 3 1 功能编号功能编号 全部功能标号暂略 详见第 2 章 3 3 23 3 2 操作描述操作描述 1 网上查看各仓库 浏览物资信息 选取需要采购物资 添加 到预购车 注意某些物资是不能被购买的 并不能添加到预购车或 者是领货车 将其放入仓库只是供查询查看统计使用的 例如获得 奖状 没有查到的物资由本人添加该物资信息并选取的物资的预购 车 确认预购后系统自动根据预购车的选择情况自动生成完整的采 购计划清单 详见 第 4 章 采购跟踪 2 撰写书面申请 说明设备购置的理由 技术规格 选型依据 和安装地点等 支持 office 文件附件形式 3 申请书并采购计划清单发送本部门领导审核 当本部门领导 亲自发起申请的时候直接发送下一环节处理 此需求本系统所涉及 到的各流程均须满足 下文不再详述 第 16 页 共 59 页 3 3 33 3 3 数据输入数据输入 要素名描述说明操作方式约束条件 物资信息 物资类别 名称 型号 规格 单价 单位 功能简介 照片等 手工录入 物资采购计划清单 符合本单位或部门需求的全部物 资列表 确定选择后系统 自动生成 采购申请书 说明设备购置的理由 技术规格 选型依据和安装地点等 手工录入或是 office 文档附件 3 3 43 3 4 数据输出数据输出 要素名描述说明操作方式约束条件 物资信息送部门或单位领导审核只读 物资采购计划清单送部门或单位领导审核只读 采购申请书送部门或单位领导审核只读 3 4 部门领导审核部门领导审核 3 4 13 4 1 功能编号功能编号 3 4 23 4 2 操作描述操作描述 单位或部门领导收到下属的采购计划申请书及物资采购计划清 单后 根据本单位或部门实际情况进行审查 发现不妥之处时退回 修改或修改 同意采购计划时或修改过后 判断若是年度计划则根 第 17 页 共 59 页 据物资类型发送对应归口管理部门审核 若是临时计划则发送签报 到有关部门会签 3 4 33 4 3 数据输入数据输入 要素名描述说明操作方式约束条件 计划员拟定采购计 划清单 据实际情况审核手工修改 退回保留修改痕迹 计划员拟定采购申 请书 据实际情况审核批示意见 3 4 43 4 4 数据输出数据输出 要素名描述说明操作方式约束条件 本部门或单位采购 计划清单 经本部门或单位领导 修改 带修改痕迹 送归口管理部门审 核或送会签 只读 本部门或单位采购 申请书 带有本部门或单位领 导的批示意见 送归口管理部门审 核或送会签 只读 3 5 年度采购计划年度采购计划 此时的年度采购计划可以是按采购类型细分的采购计划 也可 以是笼统的采购计划 系统提供的自动汇总功能不受此影响 若是 笼统计划则按细分的采购类型分类汇总 第 18 页 共 59 页 3 5 13 5 1 归口管理部门审核归口管理部门审核 3 5 1 13 5 1 1 功能编号功能编号 3 5 1 23 5 1 2 操作描述操作描述 归口管理部门收到采购计划清单和申请书后 经调研据实际情 况审核 发现不妥之处时退回到计划员或是退回到发送者或修改 同意采购计划时或修改过后 将该采购计划汇入该类型物资采购计 划总表 全部部门及单位采购计划汇总完成后提交设备管理小组会 议审核 3 5 1 33 5 1 3 数据输入数据输入 要素名描述说明操作方式约束条件 部门或单位采购计划清单据实际情况审核退回 手工修改保留修改痕迹 部门或单位采购申请书据实际情况审核批示意见 3 5 1 43 5 1 4 数据输出数据输出 要素名描述说明操作方式约束条件 该部门或单位采购计划清单带自己修改痕迹可手工修改保留修改痕迹 本归口管理部门物资采购计 划总表 部门或单位计划通 过后或自己修改后 系统即时自动生成 可修改保留修改痕迹 第 19 页 共 59 页 3 5 23 5 2 审核意见汇总审核意见汇总 3 5 2 13 5 2 1 功能编号功能编号 3 5 2 23 5 2 2 操作描述操作描述 归口管理部门收到各单位 部门的采购申请及计划表后 随时 可以启动采购计划分类汇总功能查看目前某采购类型的某具体类型 设备的总体需求情况 同时系统会在归口管理部门修改各单位 部 门上报的计划表后即时自动进行采购计划的分类汇总 以供查看 航标管理科的项目办为三项计划的归口管理部门 3 5 2 33 5 2 3 数据输入数据输入 要素名描述说明操作方式约束条件 各单位部门上报的采 购计划表 分类的或笼统的 选择自动分类汇总功能 拟意见 添备注等 本归口管理部门物资 采购计划总表 部门或单位计划通 过后或自己修改后 系统即时自动生成 系统自动生成 可修改保留修改痕迹 3 5 2 43 5 2 4 数据输出数据输出 要素名描述说明操作方式约束条件 本归口管理部门物资 采购计划总表 归口管理采购类型 采购计划定稿 提交设备管理小组会议 或分管处领导审核 只读 第 20 页 共 59 页 3 5 33 5 3 设备管理小组会议审核设备管理小组会议审核 3 5 3 13 5 3 1 功能编号功能编号 3 5 3 23 5 3 2 操作描述操作描述 设备管理小组会议收到归口管理部门物资采购计划总表及相关 申请资料后 经调研据实际情况审核 发现不妥之处时不予批准或 讨论修改 权利范围之外的采购计划报上级机关审批 与会有关人 员撰写会议纪要 发送主持人签名生效 各归口管理部门据会议纪 要确定采购计划 设备管理小组需明确由某成员或指定某与会者人 员负责此模块的操作 本操作各成员均可见 3 5 3 33 5 3 3 数据输入数据输入 要素名描述说明操作方式约束条件 归口管理部门物资 采购计划总表 据实际情况审核批准 不批 修改保留修改痕迹 会议纪要设备管理小组会议撰写 送主持人签名 会议记录设备管理小组会议手工撰写 3 5 3 43 5 3 4 数据输出数据输出 要素名描述说明操作方式约束条件 会议纪要 经主持人审核 设备管理 小组各成员可见 送各归口管理部门整理 采购计划 只读 会议记录设备管理小组各成员可见只读 第 21 页 共 59 页 3 5 43 5 4 归口管理部门整理最终意见归口管理部门整理最终意见 3 5 4 13 5 4 1 功能编号功能编号 3 5 4 23 5 4 2 操作描述操作描述 归口管理部门据设备管理小组会议纪要或是分管处领导的批示 意见或是处领导的批示意见或是上级领导的批示意见 创建上报审 批文件送办公室秘书邮寄 或整理形成采购计划送到采购部门领导 和采购员以及参与该采购计划编制 审核的所有有关人员周知 结 束计划审核流程 3 5 4 33 5 4 3 数据输入数据输入 要素名描述说明操作方式约束条件 设备管理小组会议纪要 经主持人审核 设备 管理小组各成员可见 查看 分管处领导批示意见的 采购申请 查看 处领导批示意见的采购 申请 查看 上级领导机关批示意见 的采购申请 查看 最终采购计划整理 上报审批文件整理 修改 创建 第 22 页 共 59 页 3 5 4 43 5 4 4 数据输出数据输出 要素名描述说明操作方式约束条件 最终采购计划 送到采购部门领导和采购员以及参与该采购 计划编制 审核的所有有关人员周知 只读 上报审批文件送办公室秘书邮寄 3 6 临时采购计划临时采购计划 临时采购计划编制时同年度采购计划 可以按采购类型各自编 制送审 或笼统送审 审核者可以不需要汇总功能 3 6 13 6 1 有关部门会签审核有关部门会签审核 3 6 1 13 6 1 1 功能编号功能编号 3 6 1 23 6 1 2 操作描述操作描述 归口管理 财务 审计 纪检等会签部门先后收到来自需求单 位或部门的采购计划申请后 待办事项列表显示此项 各自行使自 身职能 签署意见 本部门签署意见后同意则自动到达下一部门或 分管处领导 不同意通过则可选择退回到会签部门下行各环节处理 者 关于签报会签参与部门系统后台管理程序提供自定义功能 依 序设置 只有会签部门下行各环节处理者根据会签意见才能做出修 改 然后重新送上审核 此流程可不提供汇总功能 由后台管理程 序控制 关于签报 此处为样板 以后不再详述 第 23 页 共 59 页 3 6 1 33 6 1 3 数据输入数据输入 要素名描述说明操作方式约束条件 收到采购计划签报批示意见 确定 3 6 1 43 6 1 4 数据输出数据输出 要素名描述说明操作方式约束条件 采购计划签报已签署意见自动发送下环节处理只读 3 6 23 6 2 分管处领导审核分管处领导审核 3 6 2 13 6 2 1 功能编号功能编号 3 6 2 23 6 2 2 操作描述操作描述 分管处领导收到经会签部门均通过的采购计划签报后 批示意 见 不同意则退回到会签部门下行各环节处理者 只有职能会签部 门下行各环节处理者 即计划员和其领导 能修改 同意 在权力 范围内即时形成采购计划 发送采购部门领导和采购员以及参与该 采购计划编制 审核的所有有关人员周知 超过权力范围则发送处 领导审批 第 24 页 共 59 页 3 6 2 33 6 2 3 数据输入数据输入 要素名描述说明操作方式约束条件 采购计划签报 已经过会 签同意 阅审 批示 计划不可修 改 3 6 2 43 6 2 4 数据输出数据输出 要素名描述说明操作方式约束条件 采购计划签报 经分管处 领导 送到采购部门领导和采购员以及参与该采购 计划编制 审核的所有有关人员周知或退回 只读 采购计划签报经批示送处领导审核只读 3 6 33 6 3 处领导审核处领导审核 3 6 3 13 6 3 1 功能编号功能编号 3 6 3 23 6 3 2 操作描述操作描述 处领导收到签报后 做出批示 不同意则退回到会签部门下行 各环节处理者 只有职能会签部门下行各环节处理者 即计划员和 其领导 能修改 同意 在权力范围内即时形成采购计划 发送采 购部门领导和采购员以及参与该采购计划编制 审核的所有有关人 员周知 权利范围之外的采购计划报上级机关审批 第 25 页 共 59 页 3 6 3 33 6 3 3 数据输入数据输入 要素名描述说明操作方式约束条件 采购计划签报分管处领导同意阅审 批示计划不可修改 3 6 3 43 6 3 4 数据输出数据输出 要素名描述说明操作方式约束条件 采购计划签报经批 送到采购部门领导和采购员以及参与该采购 计划编制 审核的所有有关人员周知或退回 只读 采购计划签报送归口管理部门整理上报批 只读 3 7 上级领导机关审批上级领导机关审批 此环节的处理本系统不负责 归口管理部门整理纸质文件送上 级领导机关的审批 收到回复后 业务管理部门据上级领导机关的 批示意见 形成最终采购意见 会退回申请 具体见本章 3 5 4 归口管理部门整理最终意见 3 8 最终采购计划形成最终采购计划形成 此环节的处理本系统不负责 归口管理部门据设备管理小组会 议通过的采购计划或是分管处领导批示同意的采购计划或是处领导 批示同意的采购计划或是经上级领导机关批示同意的采购计划 整 第 26 页 共 59 页 理从而形成最终采购计划 具体见 3 5 4 归口管理部门整理最终意 见 3 9 流程总结流程总结 前面讲过 该流程的描述仅供参考 比喻若各部门 单位领导 要求其下属在网上做好个人各自的个人资源需求计划 发给其制定 的人员 然后再才进入该计划审核流程 该需求今后 可能明年 完全有可能是必须的 但是现在还不需要 可该计划审核流程根本 没有解决这项需求 所以要求后台管理程序提供流程自定义功能 满足现在以及不久的将来的实际需求 故该流程程序的自定义绝对 不可以仅仅满足此流程的流程图所描述的要求就完毕 写出此流程 的目的就是为了举例说明该如何自定义流程以及自定义具体流程环 节的操作功能 另外 项目办作为归口管理部门的地位比较尴尬 它只在 3 5 1 归口管理部门审核 3 5 2 审核意见汇总 与 3 5 4 归口管理 部门整理最终意见 等环节才是归口管理部门 在本系统提到的物 资申请领取 分发审核等场合并不具备归口管理部门的权限与职能 而流程自定义功能能够很好的解决这个以及这类问题 对此下文将 不再进行描述 流程自定义 后台管理系统提供新建 修改 删除流程的功能 且可以自定义流程的每一个环节的下一个环节的接收者 也就是上 行处理者或下行处理者 虽然使用人员 本环节处理者 的主观能 第 27 页 共 59 页 动性使得我们可以将全部的处理者定义到每一个环节 这也是流程 自定义的能实现的功能 但是并非所有的使用人员 本环节处理者 都能够准确的找到下一个环节的接收者 从而有了流程流转混乱的 可能性 为了避免这种可能性成为既定事实 以及工作实际要求系 统对特例流程以及今后很快的行政规章制度的改革的良好适应 必 然要求系统可以自定义流程的每一个环节的下一个环节的接收者 环节功能自定义 系统设计一个流程环节的处理功能汇总模块 后台管理程序通过此模块向管理员提供设定某流程的某环节的所应 具备的功能 环节功能包括 自定义 office 文档格式 设置自定义 的 office 文档的表格的单元格与系统数据库表格列之间的关联 即 office 文档与系统共享数据 也可以不是 office 文档而是系统提 供的自定义报表 批示意见 修改收到的文档 分类汇总已自定义 的固定格式 某 excel 表格 的业务数据 上传附件 留言功能 注释 解释 提醒某环节处理者尽快处理 查询有关数据等等 需要注意的是供批示意见的文档发送到下一个环节进行批示的时候 才自动添加供攥写批示意见的方格或是版块 从而避免最终打印的 公文文档的某些环节批示意见处为空白 最具体的例子即是某些流 程不需要处领导审核批示意见而最终打印的批示文档拥有处领导批 示意见一栏 并且该栏是空白 而这中空白就是要避免的 注意 自定义文档的需求能够很好的解决各种报表的需求问题 流程接口自定义 某流程结束后 其结果可能作为下一个工作 流程的输入而又开始一个新的工作流程 据此 系统提供管理员设 第 28 页 共 59 页 置该流程结束者可以将该流程处理结果 输出 发送到的某岗位或 部门 单位或人员的功能 同时系统在收到方自动开始一项新的工 作任务并列入其未办事项列表 系统完成后 其应该是没有一个业务流程存在的 管理员可以 根据单位实际情况自定义符合要求的全部业务处理流程 至少必须 能够后台定制本文档所提到的所有流程 并定义有关联流程之间的 关系 第第 4 章章 采购跟踪采购跟踪 4 1 功能描述功能描述 计划审核流程结束后 其输出即是最终被批准而形成的已被采 购部门的采购员收到的采购计划 同时也是采购跟踪流程的输入 采购跟踪流程开始后 采购员首先在系统内查找相关合格供方 并针对某一具体需求资源选取合格供方添加到计划合作供方列表 没有合格供方的由采购员从供方列表中查询择优或是调查研究有关 供方并手工输入其尽量详细的情况到供方列表 并针对某一具体需 求资源选取并添加到计划合作供方 然后各自询价 并将询价情况 和费用签报审批 流程自定义 不批则重复会签 直到批准后购买 采购员需将执行进展情况 合同签订时间 货物物流信息及有关工 作计划或政府采购网站链接地址等 更新录入系统 收到货物后 由收货方在系统内发起验收通知 各验收相关部门在系统内协调好 第 29 页 共 59 页 时间后由采购员组织采购验收会议 验收会议决定产品是否合格 不合格时 由采购部门处理 一般退货 并将处理情况 进展情况 更新录入系统以供查询 连续两次 后台管理程序可以设定次数 不合格的从合格供方自动回到供方列表 合格的产品由归口管理部 门负责对供方评审 确定合格供方报处领导批准 采购员将采购到 的验收合格的产品提交仓库管理员申请入库或是交付使用 至此 采购跟踪流程结束 可以看到 很多操作都是采购员完成的 但大部门都是简单的 鼠标点击 只在会签及录入系统内没有的供方时需要手工输入 以 此来尽量减少用户的不必要的麻烦 从而体现本系统对于人性化的 要求 第 30 页 共 59 页 4 2 业务流程图业务流程图 计划合作供方列表 查找合格供方列表查找供方列表无无 有 有 录入供方信息 采购员收 到批准的 采购计划 开始采购 自动加入 签报审批 报批 采购 录入进展 批准 验收 购买部门处理 录入进展 重新购买 不合格 归口管理部门评审供方 处领导批准 定为合格供方 合格供方报批 不批准 合格 采购员申请入库 合格 收货人发验收通知采 购人组织验收 第 31 页 共 59 页 4 3 计划采购总结计划采购总结 4 3 14 3 1 审核程序审核程序 实际上本单位的资源采购包含三次审核 首先是采购计划审核 然后是采购设备供方审核 最后是采购合同审核签订 但是并不是 所有的物资采购都需走这几次审核 根据物资实际情况 通常是单 价 确定实际该走哪些审核程序 有的物资采购无需签订合同 4 3 24 3 2 采购部门采购部门 本单位的采购部门是养护中心 某些其他部门也相应的采购权 限 例如非政府采购用具的采购部门是办公室 电子耗材与电脑配 件的采购部门是信息中心 因此 本系统的自定义功能所提供各审 核流程的设定将能够自定义资源采购的所有审核程序 充分满足期 间各信息 公文等 传递的需求 第第 5 章章 仓库管理仓库管理 5 1 入库管理入库管理 5 1 15 1 1 功能描述功能描述 采购计划完成后 所有的物资均须入库 采购员立即交付使用 的物资适用即时入出库 由使用部门接收者负责确认签收 物资自 动进入使用部门仓库 该物资库存量不变 一般为零 采购员申请 第 32 页 共 59 页 入库的 相应的仓库管理员收到采购员的入库申请或是领导 一般 是仓库所在单位 部门的领导 的入库指示 主要针对上级下发等 非自身购买性物资 后核对入库物资确认入库 系统自动修改库存 量 5 1 25 1 2 业务流程图业务流程图 入库申请书含入库物 资清单 即时入出库 使用部门接收者网上 确认签收即自动入库 是 否 采购员购买 并经验收合 格物资 仓管员核对物资 入库结束 正确 指示入库流程 申请核实流程 指示入库 物资 错误 错误 第 33 页 共 59 页 5 2 出库管理出库管理 5 2 15 2 1 功能描述功能描述 根据经过各不同物资的领取流程批准同意的出库申请 出库物 资由领货车自动生成 或是领导指示出库 发奖 赠送 转让等 核发物资 系统自动暂时修改库存量 领取人确认领取物资也即出 库确认 指示出库的出库确认人一般是仓库所在单位 部门的领导 或发起指示的领导 后系统自动确认库存量 第 34 页 共 59 页 5 2 25 2 2 业务流程图业务流程图 各审核流程 同意 核发物资 出库结束 确认 指示出库流程 指示出库 物资 同意 申请出库 领取者网上 确认收到物资 正确 错误错误 申请出库 物资 还未收到或催促 未确认 仓管员 第 35 页 共 59 页 5 3 仓管员权限仓管员权限 仓库管理员除了拥有一般用户的所有权限外 还可以修改库存 量 添加新建物资信息 修改物资存放位置等 系统记录操作痕迹 5 4 仓库物资查询报表仓库物资查询报表 5 4 15 4 1 功能描述功能描述 仓库物资目录分四级 第一级是仓库名称编号 拥有须分发设 备的部门均设置仓库 基本是各部门 单位均拥有仓库 第二级 目录是物资采购类型 分航标器材类 船舶备件 车辆 信息设备 宣传用品 办公用品 电子耗材与电脑配件 易耗品等 第三级目 录是采购类型子类别 如信息设备分计算机 打印机 U 盘等 第 四级目录是具体物资名称 下含型号 规格 单价 供方 生产厂 商 生产日期 使用期限 使用说明 库存量 录入人 领取人 使用人 保管人 定义人 谁录入的信息 设备序列号等信息 具 体情况待下一步详细讨论确定 各级目录均在后台自定义 仓库物资的查询与显示仿 淘宝网 模式 系统显示物资信息 的录入人 在 第八章内部交流 的 个人中心 设置我的预购车 我的领货车 我的物资收藏 我的物资推荐 收到的推荐 我使用 的物资 我保管的物资 我的物资评论等功能 以方便物资的计划 采购和物资的领取使用 在某具体物资信息显示的页面下只有 加 第 36 页 共 59 页 入到收藏 加入预购车 加入领货车 推荐给别人 四项按 钮 上级单位或领导可以查询到所有下级单位或个人所使用的物资 情况 含单位 部门或个人使用过的和正在使用的物资情况 以及 各仓库的库存量等信息 重点说明的是对于稍微大型仓库 如本单位养护中心仓库 不 排除其他仓库也有如此需求 的出入库记录采用条形码扫描 仿超 市商品条形码扫描识别 关于条形码扫描系统待进一步明确 以尽 量减少仓管员的手工输入操作 另外 此处的链接是相当多的 以 为用户提供必须的全面的导航功能供查阅到所需信息 并且此处有 很多的统计报表及其打印导出等需求 具体需求将讨论商议后确定 第第 6 章章 物资追踪物资追踪 物资追踪实际上仅仅是记录物资的去向而已 首先要物资使用 人建立物资档案 然后由使用人或保管人记录物资使用过程中所发 生的一切事情 在本章的最后一节中汇总 物资物资追踪的很多环 节不需要进行采购的由相应模块提供接口发起申请审核流程 涉及 到采购的按采购流程处理 本章的流程并不是所有设备都具备的 某些设备仅具备其中的某部分流程 系统可以对此做出灵活处理 有了前面第 3 章最后的总结的流程自定义的功能 本章 6 2 6 11 的 操作流程将不再详述 全部放在后台管理程序自己按照实际需求自 第 37 页 共 59 页 定义即可 物资的报损 报废流程已经另有本系统之外的管理系统处理 为了保证本系统中物资档案的全面性 物资保管人须将有关物资损 失报损 报废更新等信息按照本系统提供的人性化的操作流程 尽 量减少手工录入 录入系统 供有关审核部门核实后生效 报废报损 的核实部门实际上是固定资产登记管理部门 再次强调 后台管理 程序的流程自定义功能能够随时满足在本系统新建这些业务处理流 程的需求 以满足快速变化的实际形式的要求 6 1 物资档案建立物资档案建立 物资的网上档案不同于实际档案 此处的档案只的是物资本身 所具备的特性以及相关使用情况的档案整理 物资本身的特性包括 物资信息添加时所录入的物资信息以及此外的其他全部信息 使用 情况包括使用部门 使用人 保管人 用途 使用评论 仿淘宝网 使用期限等 并不是所有物资都全部具有这些信息 具体细则待定 物资的档案由使用人负责创建整理和完善 6 2 物资维修保养物资维修保养 物资使用单位负责本单位的设备管 用 养 修工作 具体做 好年度维修保养计划和日常物资维修保养组织实施工作 物资维修 保养工作未涉及到采购的由使用人在本模块发起申请审核流程 涉 及到采购的按采购流程申请 物资的同一维修保养事项不在该模块 第 38 页 共 59 页 及采购流程同时出现 单价在 5 万元 后台设定 以上的设备必须 要有专人 保管人 维修保养 保修保养记录自动添加到物资档案 记录而永久存于系统数据库 并不是所有的物资均需要维修保养 本模块的维修保养申请审 核流程主要是物资使用部门保管人发起签报或是申请 签报走签报 流程 申请经物资使用部门领导审核到归口管理部门审核再到分管 处领导 据权力分配确定是否需要处领导审批 具体申请流程此处 不再详述 后台自定义流程将满足定义此流程的需求 6 3 物资损失报损物资损失报损 本系统物资的损失报损的大部分操作将在其他软件系统中处理 本小节仅仅是保管人记录下档案交固定资产登记管理部门核实生效 但是不排除在本系统自定义流程从网上处理该工作的实际需求可能 性 6 4 物资报废更新物资报废更新 物资的更新首先是物资的报废 物资的报废同 6 3 物资的损 失报损 拥有同样的属性 不再重复描述 物资的更新同时伴随着 物资的采购或是物资的领取 各自按本系统的相应模块流程化办理 此处同样仅记录档案 更新设备的档案记录应注明其所替换的设备 的名称编号 直接链接到其档案 同样 后台管理程序可以自定义 需要在本系统处理的业务流程 第 39 页 共 59 页 6 5 物资调拨 封存 转让 赠送 出租物资调拨 封存 转让 赠送 出租 物资调拨 封存 转让 赠送 出租等须由保管人记录档案 报归口管理部门核实生效 系统的流程自定义功能满足自定义各自 需要在本系统内审核批准的流程的需求 6 6 保密物资保密物资 本节主要是涉密物资的保密管理 涉密物资主要是涉密计算 机 服务器及涉密网络设备 要求系统能够自动提取涉密计算机 的台式还是手提 硬盘序列号 网卡 MAC 地址 IP 地址 杀毒 软件的版本及状态 计算机登陆密码有否 屏保密码有否等 涉 密计算机的信息还包括系统内物资的通用属性 型号 名称 厂 商 供方 使用人 保管人等 保密物资的信息只有特定人员 有权查看 后台设置特定人员 本节要求提供各种统计报表 汇总表等 及其打印功能 具 体待定 6 7 档案归档档案归档 物资档案归档参照现有 OA 系统 第第 7 章章 制度空间制度空间 航测质量管理体系质量手册 程序文件 记录表格 湛江航标 处制度汇编 其他法律法规等的添加 修改 使用状态 是否作废 第 40 页 共 59 页 替代文链接等 以及其查询 章节阅读和阅读率排行等 各部门负 责本部门的规章制度的添加修改和状态设置 法制管理部门负责全 处的规章制度 含法律法规 上级规章制度 的添加修改和状态设 置 可以将自己关注的制度添加到我的书架 书架中的书可以插入 书签 在线看的可以添加书签同时自动添加到我的书架中 关于制度的显示按树形结构以方便查找 仿 windows 资源管理 器 实际上本系统提供的流程自定义功能完全能够满足单位内部新 的规章制度的拟稿到批准生效的流程处理工作 是否提供此功能完 全由系统管理员根据单位实际与否在后台管理程序中定制流程 这 样叙述对开发者对于流程自定义 流程环节功能自定义 智能化系 统等概念的理解应该会起到很好的作用 第第 8 章章 内部交流内部交流 内部交流实际上就是单位内网网站 此处的需求相对不是很多 而且内容单一性强 内网网站共有党建工作 通知公告 新闻动态 航标文化 专 题信息 资源共享 视频点播 交流园地 即时通讯 个人中心等 模块 党建工作 通知公告 新闻动态 航标文化 专题信息的信息 样式具有同样属性 且同现有 OA 系统的通知公告具有相同的样式 但是功能上需要添加各自的网上审核流程 大多数审核在部门 单 第 41 页 共 59 页 位领导处即结束 所有信息的发布系统显示发布作者 链接到其个 人档案 发布部门 链接到其部门介绍 以及点击率 对于网站的每模块均要求支持名称 作者 部门等的查询及按 名称 作者 部门对应年 月等的历史查询 并且后台可以设置各 部分显示的最多条数 但是一般情况下因网站版式固定的原因而不 修改此条数 8 1 细节要求细节要求 8 1 18 1 1 党建工作党建工作 记录并显示阅读人员及阅读时间 8 1 28 1 2 通知公告通知公告 通知公告发布后 每部门 单位制定人员负责签收 并传达到 本部门 单位的所有人周知 8 1 38 1 3 专题信息专题信息 专题类型的新建 修改权限只属于宣传工作主管部门 在撰写 并发表文章党建工作 通知公告 新闻动态 航标文化等模块的时 候选定所属专题后 该文章在 个人中心 的 我的信息处理 里 面通过流程审核后将在本身发表模块和专题信息模块同时显示 第 42 页 共 59 页 8 1 48 1 4 资源共享资源共享 文档 书籍 音频 视频 软件等资源的上传与下载 该浏览 模块时始终显示该模块的管理人员 以供用户联系咨询问题等 本 模块管理员具有添加 修改 删除分类以及上传 修改 删除资源 的权限 系统对用户显示资源的上传 修改 删除记录 8 1 58 1 5 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