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工程项目档案管理知识东莞市档案局监督指导科联系电话:22839780 22839781主要内容n 一、基本术语和定义n 二、各参建单位档案工作的职责n 三、归档文件材料的编制要求n 四、项目文件的归档范围及收集工作n 五、归档文件材料的整理n 六、项目档案的审核与验收一、基本术语和定义n 建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。n 单项工程：指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。n 单位工程：指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。n 项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件。n 项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。n 项目前期文件：指在工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。n 项目竣工文件：指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。n 项目施工文件：指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。n 项目竣工图：指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。n 项目监理文件：指项目监理单位对项目质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。n 项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行以及项目竣工验收时形成的文件。二、各参建单位的档案工作职责n 基本职责的一般规定n 建设单位（业主、项目法人）的职责n 项目施工单位的职责n 项目监理单位的职责n 其它参建单位的职责n 基本职责的一般规定：n 项目建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据规范的要求，完成各自职责范围内或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。n 在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门的条款，明确有关方面提交相应项目文件以所提交文件的整理、归档责任。n 项目文件产生过程中，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围或岗位职责，并有相应的检查考核措施。n 建设单位（业主、项目法人）的职责：n 1、负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位等编制项目竣工文件和整理项目档案。也可委托监理单位监督、检查项目文件的形成、积累和立卷归档工作。n 2、负责收集和整理项目准备阶段形成的项目前期文件（包括可行性研究、任务书、设计基础文件、设计文件、项目管理文件等），并负责立卷归档。n 3、负责收集项目竣工验收阶段形成的文件（包括项目初检文件、试运行文件、项目竣工验收文件及声像材料等），并负责整理归档。n 4、负责收集汇总各参建单位（勘察设计单位、施工单位、监理单位、材料设备供应单位等）立卷归档的项目档案。n 5、负责组织建设项目档案的验收工作。n 6、负责向相关部门及档案管理机构提交符合质量要求的项目竣工档案。n 项目施工单位的职责：n 1、负责编制规范的项目施工及竣工文件。n 2、负责施工及竣工文件的立卷归档工作。n 3、负责向建设单位提交整理归档的项目档案。n 项目实行总承包的，总包单位负责，收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。n 监理单位的职责：n 1、根据建设单位的委托或根据合同的要求对勘察、设计、施工及材料、设备供应单位等的项目文件的编制、收集、整理归档等进行监督检查。n 2、负责收集、汇总项目监理文件，并负责立卷整理。n 3、向建设单位提交汇总经立卷归档的项目档案。n 其它参建单位的职责：n 1、负责编制各单位负责的项目文件。n 2、负责分别向建设单位、施工单位等提交汇总本单位形成的项目文件。三、归档文件材料的编制要求n 归档文件材料编制的一般要求n 竣工文件的编制要求n 竣工图的编制要求n 竣工图的更改要求n 竣工图章的有关要求n 归档文件材料编制的一般要求n 1、项目文件的内容和深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。n 2、项目文件的内容必须真实、准确，与实际相符。n 3、项目文件要字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。n 4、项目文件应采用耐久性的书写材料，不得使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等书写材料编制。n 5、复印、打印文件的字迹、线条必须清晰、牢固、耐久。n 6、照片要求冲晒质量好、图像清晰、画面完整，并附详细的文字说明。光学照片要要另外提交底片，数码照片要求另外提交刻制的光盘。n 7、录音、录像文件应保证载体的有效性。n 8、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。n 9、凡为易褪色的材料（复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附复印件一同保存。n 竣工文件的编制要求：n 1、项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和相关规定、标准及合同的要求编制项目竣工文件。n 2、竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。n 3、项目竣工文件应保证质量及数量的齐全完整。n 4、对施工文件、竣工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。n 5、与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷。n 竣工图的编制要求：n 1、项目在竣工时由施工单位负责编制竣工图，如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任。n 2、竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。n 3、按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位加盖并签署竣工图章。n 4、一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。n 5、涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过三分之一的，应重新编制竣工图，重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字样。n 6、同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图，但应在图纸目录中列出图号，并指明该图所在的位置并在编制说明中注明。n 7、建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。n 8、应编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。n 9、竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。n 竣工图的更改要求：n 1、文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。n 2、利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。n 3、无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。n 4、图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉、不遮盖其它线条。n 5、有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。更改内容较多时，可采用注记说明。n 6、新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。n 竣工图章的有关要求：n 1、竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章，竣工图章中的内容填写应齐全、清楚、不得代签。n 2、竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。竣工图章样式四、项目文件的归档范围及收集工作n 项目文件归档的范围n 做好项目文件的收集工作项目文件的归档范围n 一般项目文件主要分以下几方面的文件：n 1、项目前期形成的文件，包括可行性研究、任务书、设计基础文件、设计文件、项目管理文件等。n 2、项目施工、竣工时期形成的文件，包括施工文件、工艺设备文件、科研项目文件、涉外文件、生产技术准备、试生产文件、财务及器材管理文件、竣工验收文件n 3、项目监理过程中形成的文件 具体的归档范围见下文建设项目文件归档范围（简表）n 1 可行性研究、任务书等编制、报批文件n 2 设计基础文件n 3 设计文件n 4 项目管理文件 41征地、移民文件 42计划、投资、统计、管理文件 43招投标、承发包合同协议 44专项申请、批复文件n 5 施工文件 51建筑施工文件 52设备及管线安装施工文件 53电气、仪表安装施工文件n 6 监理文件 61施工监理文件 62设备采购、监造工作监理文件n 7 工艺设备文件n 8 科研项目文件n 9 涉外文件n 10 生产技术准备、试生产文件n 11 财务、器材管理文件n 12 竣工验收文件 建设项目文件归档范围（详表）n 1 可行性研究、任务书n 11项目建议书及其报批文件n 12项目选址意见书及其报批文件n 13可行性研究报告及其评估、报批文件n 14项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件n 15环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复n 16设计任务书、计划任务书及其报批文件n 2 设计基础文件n 21工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明n 22地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录n 23水文、气象、地震等其它设计基础资料n 3 设计文件n 31总体规划设计n 32方案设计n 33初步设计及其报批文件n 34技术设计n 35施工图设计n 36技术秘密材料、专利文件n 37工程设计计算书n 38关键技术试验n 39设计评价、鉴定及审批n 4 项目管理文件n 41征地、移民文件n 411征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书n 412建设前原始地形、地貌、状况图、照片n 413施工执照n 42计划、投资、统计、管理文件n 421有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划n 422概算、预算管理、差价管理文件n 423合同变更、索赔等涉及法律事务的文件n 424规程、规范、标准、规划、方案、规定n 425招标文件审查、技术设计审查、技术协议n 426投资、进度、质量、安全、合同控制文件n 43招标投标、承发包合同协议n 431招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件n 432投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件n 433开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告n 434中标通知书n 435合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件n 44专项申请、批复文件n 441环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件n 442水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件n 443原料、材料、燃料等供应来源协议文件n 5施工文件n 51建筑施工文件n 511开工报告、工程技术要求、交底、图纸会审纪要n 512施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件n 513原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单n 514建筑材料试验报告n 515设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等n 516施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探等n 517土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基础工程记录、地基验槽记录n 518施工日记、大事记n 519隐蔽工程验收记录n 5110各类工程记录及测试、沉降位移、变形监测记录、事故处理报告n 5111工程质量检查、评定n 5112技术总结、施工预、决算n 5113交工验收记录证明n 5114竣工报告、竣工验收报告n 5115竣工图n 5116声像材料n 52设备及管线安装施工文件n 521开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要n 522施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、技术措施文件n 523原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单n 524建筑材料试验报告n 525设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录n 526焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录n 527隐蔽工程检查验收记录n 528强度、密闭性试验报告n 529设备、网络调试记录n 5210施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告n 5211系统调试、试验记录n 5212管线清洗、试压、通水、通气、消毒记录n 5213管线标高、位置、坡度测量记录n 5214中间交工验收记录证明、工程质量评定n 5215竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算n 5216竣工图n 5217声像材料n 53电气、仪表安装施工文件n 531开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要n 532施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、技术措施文件n 533原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单n 534建筑材料试验报告n 535设计变更通知、工程更改洽商单、材料、设备、零部件代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等n 536系统调试、整定记录n 537绝缘、接地电阻等性能测试、校核n 538材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告n 539操作、联动试验n 5310电气装置交接记录n 5311中间交工验收记录、工程质量评定n 5312竣工报告、竣工验收报告n 5313竣工图n 5314声像材料n 6 监理文件n 61施工监理文件、资料n 611监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复n 612施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审n 613施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核，施工进度、延长工期、索赔及付款报审n 614开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书n 615设计变更、材料、零部件、设备代用审批n 616监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示及来往信函n 617工程材料监理检查、复检、实验记录、报告n 618监理日志、监理（月季年）报、备忘录n 619各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录n 6110施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告n 6111工程进度计划、实施、分析统计文件n 6112变更价格审查、支付审批、索赔处理文件n 6113单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、评估n 6114主要材料及工程投资计划、完成报表n 62设备采购、监造工作监理资料n 621设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划n 622市场调查、考察报告n 623设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表n 624原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告n 625开工、复工报审表、暂停令n 626会议纪要、来往文件n 627监理工程师通告单、监理工作联系单n 628监理日志、监理月报n 629质量事故处理文件、设备制造索赔文件n 6210设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件n 6211设备采购、监造工作总结n 63监理工作声像材料n 7 工艺设备文件n 71工艺说明、规程、路线、试验、技术总结n 72产品检验包装、工装图、检测记录n 73设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明n 74设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品、备件单n 75设备图纸、使用说明书、零部件目录n 76设备测绘、验收记录及索赔文件n 77设备安装调试、测定数据、性能鉴定n 8 科研项目n 81开题报告、任务书、批准书n 82协议书、委托书、合同n 83研究方案、计划、调查研究报告n 84试验记录、图表、照片n 85实验分析、计算、整理数据n 86实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书n 87实验装置操作规程、安全措施、事故分析n 88阶段报告、科研报告、技术鉴定n 89成果申报、鉴定、审批及推广应用材料n 810考察报告、重要课题研究报告n 9 涉外文件n 91询价、报价、投标文件n 92合同及其附件n 93谈判协议、议定书n 94谈判记录n 95谈判过程中外商提交的材料n 96出国考察及收集来的有关材料n 97国外各设计阶段文件及设计联络文件n 98各设计阶段审查议定书n 99技术问题来信函电n 910国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件n 911国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明n 912设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件n 913国外设备、材料的防腐、保护措施n 914外国技术人员现场提供的文件材料n 10 生产技术准备、试生产文件n 101技术准备计划n 102试生产管理、技术责任制n 103开停车方案n 104设备试车、验收、运转、维护记录n 105试生产产品质量鉴定报告n 106安全操作规程、事故分析报告n 107运行记录n 108技术培训材料n 109产品技术参数、性能、图纸n 1010工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录n 11 财务、器材管理文件n 111财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计n 112工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明n 113主要材料消耗、器材管理n 114交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册n 12 竣工验收文件n 121项目竣工验收报告n 122工程设计总结n 123工程施工总结n 124工程监理总结n 125项目质量评审文件n 126工程现场声像文件n 127工程审计文件、材料、决算报告n 128环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件n 129竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件n 1210项目评优报奖申报材料、批准文件及证书做好项目文件的收集工作n 1、重视项目文件的收集工作n 2、制定相应的归档制度，各单位应当把文件的形成、积累、整理和归档纳入项目工作程序和计划当中，列入有关人员的职责范围。n 3、明确收集工作的责任人，一般由各参建单位指定专人负责此项工作。n 4、建设单位、监理单位要切实加强检查、监督和指导。五、归档文件的整理n 项目档案整理的含义：整理就是按一定的原则和方法，对项目档案进行整理和编目，通过整理将项目应归档文件组成案卷，并揭示项目档案的内容和成份。n 项目档案的整理的两个过程：第一是将将归档项目文件组成案卷；第二是将组成的案卷分类排列，编制出项目档案的目录。n 主要内容：n 组卷整理的责任n 组卷整理的一般要求n 组卷整理的步骤n 案卷编目的步骤（一）组卷整理的责任n 项目建设的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，一般应由建设单位负责整理。n 勘察、设计过程中形成的基础材料和项目设计文件，一般应由勘察、设计单位整理。n 施工文件由施工单位负责整理。n 监理文件由监理单位负责整理。（二）组卷整理的一般要求n 1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学组卷合理，手续齐备，符合档案管理要求。n 2、建设单位形成或收到的有关项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按时间、项目的单项或单位工程整理组卷。n 3、施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理组卷；竣工图按建筑、结构、水电等专业顺序整理组卷。n 4、监理文件按单位工程、文件的种类整理组卷。n 5、设备文件按专业、设备的种类、台件等整理组卷。n 6、管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件等形成的时间顺序整理组卷。n 7、原材料试验文件按单项、单位工程整理组卷。n 8、经整理组成的案卷为同一保管期限、同一密级的文件。n 9、经整理组成的案卷厚度适中，一般为15厘米之间为宜。（三）组卷整理的步骤n 1、进行文件材料的鉴别。对文件材料的属性、准确性、完整性、保存价值、秘密程度等进行鉴别。n 2、分类组卷。依据组卷整理的要求，对文件材料进行分类并组成案卷。n 3、卷内文件的排序。管理性文件按问题、时间或重要程度进行排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收顺序排列；竣工图按专业、图号进行排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维护等顺序排列；组成的案卷内文字材料和图样材料混杂的，先排文字材料再排图样材料。n 4、卷内文件材料的折叠、裱糊。图样（复制图）材料要求折叠为A4大小的图幅，一般按GB/T10609.3进行折叠，图样的标题栏外露，文字材料要求小于A4的进行托裱。n 5、卷内文件材料的装订。一种方式为整卷装订，要求去除可生锈的金属装订物及不耐久的装订材料，整卷用绵线，采用三孔一线的方法装订；另一种方式为，单件文字型材料装订，图样材料不装订，文字型材料用符合要求的方式单件为单位装订。n 5、卷内文件材料的页号编制。采用组卷装订方式的，卷内文件材料依次按有书写内容的页面进行编制，位置于正面右下角及背面左下角；采用不装订组卷方式的，文字材料多于1页的以件为单位编制页号，图样材料不编页号。n 6、加盖并填写档号章。整卷组卷装订的案卷不须加盖档号章；单件文字型材料装订、图样材料不装订的，逐件文件、逐张图样加盖档号章。档号章加盖的位置，文字材料在文件首页的右上角空白处；图样材料在图样标题栏所在幅面右上角图样空白处。档号章的印泥颜色为耐久的红色。档号章填写的内容为该件文件在本卷内的顺序号即“序号”，“档号”一栏根据建设单位的要求用铅笔填写，或暂不填写。n 档号章的样式见图示档号章样式n 7、编写卷内目录。卷内目录是卷内文件材料内容和数量的清单，便于对文件材料的查找、统计和管理。项目依次为： （1）序号：用阿拉伯数字从1依次标注卷内文件的顺序。 （2）文件编号：填写文字材料的文号、图样材料的图号、证书的编号，无编号则不填。 （3）责任者：填写文件的形成部门或主要责任者。 （4）文件材料题名：文字型材料为文件标题，图样为图名。无题名或题名不规范要重新拟写。 （5）日期：填写文件材料的形成日期。 （6）页号：整卷装订的案卷填写每份文件的首页顺序号，末份文件要填写起止页号；单件文件装订，图样不装订的，则填写该份文件的页数。 （7）备注：填写需要备注的事项。卷内目录样式卷内目录n 8、填写卷末备考表。项目负责部门填写备考表第一部分，内容为卷内文件完整