会议工作指南与准备检查清单.doc

会议工作指南与准备检查清单1. 出席预期出席会议总人数2. 日期（1） 大多数会议出席者到店日期（2） 大多数会议出席者离店日期（3） 未使用客房可销售日期3. 住宿（1） 大约所需客房数，按标间、大床房、套房分类（2） 会议出席者房价（3） 预订确认：会议代表、会议负责人或协会秘书长（4） 预订复印件地送给_4 VIP室（1）数量 价格（2）服务时间、小吃、茶水（3）服务人员称呼、联系方式（4）是否有小费/服务费产生5. 客人（1）是否邀请当地名人（2）是否提供入场券（3）重要嘉宾的交通安排（4）关于发言的提前沟通（5）是否安排欢迎/接待6. 设施设备（1）专门通知是否放在了贵宾席或包厢里（2）会议资料是否齐全，分装好了？（3）签到台、VIP休息室、会议出席者、欢迎条幅等指示标识（4）灯光灯光师、聚光灯、追光灯等（5）舞台大小、规模、是否需要一次性地毯（6）黑板、磁性板、法兰绒板（7）图表架、黑板/白板、板架（8）有照明的讲台、小台架、演讲辞提示器、会议主席用的小木槌、座位划区（9）会议参加者所需座位是否足够了（10）冷/热空调是否正常（11）扩音系统是否正常（12）录音设备工作是否正常（13）麦克风的配备数量和类型是否符合预订要求（14）讲坛是否到位？照明灯亮否？（15）是否有会议主席用的小木槌？席位划区否？（16）讲坛上水杯是否到位？（17）会议出席者所需水杯是否摆放到位（18）入场处警卫是否到位（19）是否放置烟灰缸和火柴（20）是否有投影机、屏幕、架子、现场放映员（21）演讲词提、示器工作是否正常（22）铅笔、拍纸簿、纸是否到位（23）图表架、黑/白板、板架（24）钢琴、风琴是否按要求放置（25）告示牌、旗帜是否到位（26）灯光设备是否符合预订要求（27）花卉植物是否符合预订要求（28）其他特殊设备是否按要求到位（29）会议厅如果难找的话，楼层是否需放置方向告示牌（30）如果会议室更改，是否在明显之处张贴告示7. 会议（1）会议召开前的检查内容A. 提供场所楼面布置图B. 每次分会的正确日期和时间C. 每次分会的分配厅、租金D. 组委会办公室E. 每次分会的席位数、席位图、演讲者台子F. 错开安排会议、以保人流畅通、电梯不拥挤G. 需要舞台规模、大小H. 每个分会所需设备对照设备清单检查I. 其他特殊要求J. 速记是否在场（2）临开会前的检查内容：A. 会议室门是否打开，服务人员是否到位B. 席位是否按照预定要求排好C. 电费D. 货运箱包的储存保管E. 场地分隔、背景F. 警卫服务（3） 会议结束清场工作A. 撤走会展主办单位用品B. 检查是否有遗忘物品8. 展览信息（如穿插展览）（1）展品数量和楼面布置图（2）展出时间（3）布展时间（4）撤展日期（5）展示用场地（6）各展位参展公司名称（7）每日租金（8）方向告示牌（9）劳务费用（10）电工、木工及美工服务（11）电力、蒸汽、煤气、水、废水管道（12）特殊节庆录音或现场演奏（13）演出录音或现场演奏（14）演员或管弦乐队排练（15）乐队或者管弦乐队是否提供乐谱架（16）扩音系统、话筒类型、数量（17）录音设备、操作人员（18）投影放映设备、灯光控制操作人员（19）特定花草植物（20）钢琴、风琴（21）留声机唱片、录音机和磁带（22）印刷服务（23）演员化妆间（24）停车场、修车问题（25）装饰布置应与消防规定核对（26）特殊设备（27）关于额外服务和总价的协议（28）电话（29）摄影师（30）速记员（31）旗帜、国旗、其他国家国旗（32）无线电广播和电视播放（33）闭路电视（34）实况播送与工程费用9. 签到（1） 签到天数（2） 签到表、内容、数量（3） 签到桌、数量和尺寸（4） 填写表格所需桌子、数量及尺寸（5） 椅子（6） 烟灰缸（7） 打字机、数量、类型（8） 电脑、数量、类型（9） 人员展出单位人员或展会工作人员（10） 水罐、杯子（11） 照明（12） 布告栏、数量、大小（13） 指示牌（14） 便条纸、钢笔、铅笔、杂物（15） 现金抽屉、数量、大小（16） 扩音系统、话筒类型、数量（17） 保险箱、数量、大小（18） 开始签到前要检查：A. 签到工作人员以及对签到程序的了解B. 文件箱、数量、大小C. 保险箱D. 接受支票的规定E. 退款的规定F. 需要填入签到卡的信息G. 胸卡信息H. 入场券价格及有关规定I. 贵宾与名流的接待J. 个人票的销售K. 接待台口废纸篓L. 应急遮盖物（19） 在签到期内应有人：在签到台停止接待后，安排与会者的签到和住宿执行有关决策在停止接待签到时，检查收取钱款是否有误10. 音乐招待会用录音或现场演奏宴会用录音或现场演奏11. 杂项（1）是否为男士、女士和儿童策划了有趣的文艺节目（2）婴儿照看人员（3）安排观光游览的短途