广东某公司公文处理暂行规定--scgz.doc

中管网制造业频道广东兴邦产业信息传播有限公司公文处理暂行规定第一条 总 则一、行政公文处理是企业管理的一个重要组成部分，为加强公文管理工作，规范公文管理体系，特制订本制度。二、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。三、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。四、文书办理工作的全过程和所有环节中，必须严格遵守公司机密，要求职员及管理人员慎之又慎。有时间性的公开文件，未公开前，只办不讲。对于失密及泄露事情者应查明责任，严肃处理。五、本规定适用于公司总部、分区辖属单位，各级部门的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本规定并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。六、公司总裁办是公文处理的管理机构，主管公文处理工作并指导各单位、各部门的公文处理工作。各部门应配备或指定专人负责公文处理工作。七、公文处理工作实行分级负责、归口处理的组织形式。总裁办负责各类综合性公文和重要公文的处理；各职能部门负责各自权限独立处理业务范围内的各类公文；涉及几个部门的公文，可由一个部门牵头主办，联合处理。第二条 公文的种类文书的种类简称文种，主要包括：命令、指令、决议、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、规定、办法、细则、电报、传真等。 公司常用公文的种类：一、决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。二、通知适用于批转辖属单位公文，转发公司总部和不相隶属部门的公文；发布规章；传达要求辖属部门办理和有关部门需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。三、通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。四、报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级部门的询问。一般产生于事后和事情过程中。五、请示适用于下级部门向上级部门请求指示和批准的文书文种。请示要求上级必须回复。 六、批复适用于答复下级部门请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点。七、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。八、函适用于不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。 九、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是记录会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。需要下发执行的会议纪要，可以以“通知”形式发出。十、规定经过讨论通过，对某项工作或活动作出一定限制和约束，要求参与的方面或个人遵照办理的，用“规定”。十一、办法为贯彻上级的方针、政策或有关条例，就某一项工作制定具体作法和要求，用“办法”。十二、细则根据条例中某一条或某几条规定而制定详细规则，即条例某一部分的具体化，用“细则”。第三条 公文的格式一、公文一般由文件版头、发文单位标识、发文字号、标题、主送单位、正文、成文日期、落款名称、印章、附件、主题词、抄报、抄送、印刷份数、印发日期等部分组成。（一）文件版头一般应标明公文制发单位的字样，以单位名称和一条下划红色线构成。（二）发文单位标识发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称。 （三）发文字号包括发文单位代字、文件类别、年份、序号，由总裁办确定。如：粤兴邦总发XXXXXX号。（四）标题公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，正确规范使用公文种类；公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；公文标题用三号宋体字，可分一行或多行居中排布。（五）主送部门公文的主要受理部门，即需按照公文内容答复事项、办理工作的部门。应当使用全称或者规范化简称、统称。（五）正文正文是指公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题下方；正文用四号宋体字，一般每页排25行，每行排27个字，行距为单倍，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。（六）公文小标题公文小标题是正文分层次表述公文内容的概括性提示，可用小四号小标宋体字或黑体字，与上下文之间不需空行。（七）附件公文如有附件，应当在正文下空一行，成文日期之前标识“附件”，应当注明附件顺序和名称。（八）附注公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（九）成文日期成文日期以最高职务领导者签发的日期为准；联合行文以最后签发部门领导的签发日期为准，电报以发出日期为准。成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写“0”。（十）落款名称公文的落款名称、日期应列在正文末尾右下角，不得放在与正文脱节的空白页上。当公文排版后剩空白处不能空下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（十一）印章公文除“会议纪要”外，有条件的部门应当加盖印章，印章用红色。联合上报的非法规性文件，由主办部门加盖印章，联合下发的公文，发文部门都应当加盖印章。（十二）主题词公文应当标注主题词。（十三）抄报部门抄报部门指需知晓公文的上级领导及部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。领导的排名以职位大小依序排列，同级领导以姓氏的笔划顺序排列。（十四）抄送部门抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。二、文字从左至右横写、横排。三、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm x 297mm）, 左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。四、未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。第四条 行文规则一、行文应当确有必要，注重效用；行文关系要正确，行文规格要恰当。二、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。（一）部门文件一律只发至公司对口工作部门，不得滥发。（二）公司总裁办可以对上对下，对内对外行文。其它各部门不得代表本部门对外发出行政性质行文。（三）一般性业务工作如涉及多个部门的，以部门名义行文或由有关部门联合行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。（四）除领导直接交办的事项外，各部门按规定应由主管部门审批或先行审核，不得越过主管部门直接向领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。 因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越过的主管部门。 （五）各部门需要向上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见的，必须以部门的名义按程序行文。经所在部门负责人审核签字后，交上级部门专管人员登记后，再代为转送领导阅批。特殊情况除外。三、“请示”应遵循一文一事、只主送一个部门、不抄送下级部门的规则。不要在非请示公文中夹带“请示”事项 。四、受双重领导的部门向其中一个上级部门行文时，应同时抄送另一个上级部门。五、翻印、转发上级部门、同级部门和不相隶属部门的文件，如果没有新的要求和工作部署，采取以原文翻印的形式印发。翻印须在文件的首页右上角盖上“翻印”字样，转发须另附转发通知。六、对不符合行文规定的上报行文，接文部门可退回拟文部门。第五条 发文办理发文办理指以本部门名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、核稿、签发、编号、登记、复核、缮印、用印、存档、分发等程序。一、拟搞（一）文件的拟稿工作一般是“谁主管的事谁拟稿”；非业务、职能部门工作范围的综合性行政管理文件，由行政部门拟稿；非业务、职能部门工作范围的综合性人事管理文件，由人事部门拟稿；凡内容属各业务、职能部门业务范围内的文件，由业务、职能部门拟稿；内容涉及几个部门时，由主办部门会同有关部门协商拟稿、会签。（二）公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权与主送部门的行文关系确定。（三）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度并标注。（四）结构层次序数，第一层为“一、”第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（l）”。（五）拟制公文时，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。二、核稿、会签（一）起草部门完稿后，应在文稿首页附发文呈批表，并按要求填写有关栏目，经部门负责人审核并签名。未经部门负责人审核签字的文稿，不得由拟稿人直接越级送交领导。（二）各部门呈报公司领导的公文原则上由总裁办统一核稿，送公司领导签批，非业务类发文统一由总裁办配发编号、校对、缮印、用印、分发，拟文部门在提交行政部门发文时，请一并提交电子版本。特殊情况下未经总裁办核稿的发文，在总裁签批后，拟稿部门应主动将文件送总裁办补登记，并说明情况。（三）行文内容涉及两个及两个以上部门，必须履行会签手续后，方交总裁办核稿。（四）公文核稿的内容1行文是否确需行文，是否符合行文规则；2政策是否符合有关法律和法规、上级有关指示及单位有关规定；3协调涉及有关部门业务的事项是否经过协调（是否会签）；4文字是否符合公文起草的文风、文字结构要求；5体式文种、格式是否正确。6、事由行文内容是否符合业务操作规程，表达是否清晰。（五）对不符合要求的文稿，属文字表达上的问题，由总裁办审核人员负责修改。（六）属原则性问题或具体业务问题，由总裁办审核人员附上修改意见退交拟稿部门修改。（七）对修改幅度较大的文稿，由拟稿部门重新写清楚后再送审核。（八）人事任免、涉及个人事项、重大绝密事项由办文部门直接呈送主管领导签发。三、签发（一）公司总部及外区部门政策性强、涉及面广的重要公文，包括单位的重要规章和重要的请示、报告等，由总裁审签；内容属于主管总经理（总监）管理范围的公文，由主管总经理（总监）审签；如涉及其他领导共同分管范围的，须由有关领导会审。（二）公司总部及外区部门有关经费、人事教育、干部任免、基建项目、监察审计等方面的公文，按照领导分工，实行主管领导审核，总裁审批。若主管领导出差不能及时审签，应提前授权其他领导代签。（三）公文内容已经公司管理机构会议决定的，属于履行手续的公文，由主管总经理（总监）审核，总裁审批。（四）外驻单位以单位名义发文，一律由单位经理或主持全面工作负责人审签，部门总经理（总监）审核，总裁审批。（五）以单位名义办理出差的请示，分别由部门负责人（外派单位负责人）、人事行政经理、财务经理、财务监理、总裁办主任、总裁审签。（六）般例行公事性公文以及以单位名义联系日常业务事项的便函、介绍信等，由总裁办主任审签，总裁审批。（七）文稿经领导核准签发后，即成定稿，原则上不得再作修改。若确需修改，需征得签发人同意。（八）各级领导审批公文要认真负责，文件主批人需在发文呈批表上签署自己的意见、姓名和日期，以备查考。（九）签批公文，应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔，不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等油性笔。四、编号、登记已签批的公文，由总裁办视公文的种类，进行编号登记工作。发文登记项目一般包括：发文部门、发文日期、字号、文件标题、发送单位、签发人、份数、附件等。五、复核公文正式印制前，由总裁办进行核对，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等。经核对需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。六、缮印文件的缮印。即对经领导签发后的文稿进行打印、复印或胶印而制成正式文件。 （一）必须以经领导签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得改动。 （二）印制文件，要做到准确高效，文字清晰，版面美观，装订牢固。急件应按时限要求及时印制。 （三）要注意保密，文印人员不得让无关人员随便翻阅文稿。对印制的底稿、清样、废页也要管理好，防止泄密。七、用印（一）付印过程要重视校对工作，一般经拟稿人一校，总裁办人员二校进行。（二）经校对无误的文件方可付印，印件必须盖得端正清晰。（三）以公司或行政人事部门名义发文，由行政人事部门负责到印章保管人处盖公章；各部门内部行文，盖本部门印章。八、分发（一）分发工作原则上统一由人事行政部门负责。秘密文件或单位外秘密文件以及秘密事项，由制发部门的负责人负责，请专人进行分发和传送，但必须履行规定的手续。如属于部门业务类或部门间的工作联系文件由部门按下列程序分发。 （二）在发文过程中，应查对发送单位、平密、急缓、是否有无附件和编号用印等情况，无误后分别分发，并做好签收工作。（三）文件的递送按照文件的性质及急缓程度，采取邮递或直接递送等办法。（四）发送前应先查清发送单位名称、地点，以免误投。（五）让他人代送信件，必须进行登记，并有代送人签字。（六）文书上的日期一般以实际发出的日期为准。会议通过的文件以会议通过日期为准；属于请示重要的报告等，应以签发日期为准。需在文件的左下角注明实际发出日期。（七）发文后原件交总裁办归档，复印件由经办部门存底。第六条 收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、阅批、批办、承办、催办等程序。一、签收（一）各单位收文应由各部门指定专人统一负责办理，并认真履行签收、登记手续，及时送部门负责人阅示。需几个部门阅知或办理的文件，所到部门应迅速阅知后送回总裁办或主办部门，以便转下一部门传阅。（二）对于“亲启”信件，一律由收件人或其指定的人员收启。（三）署名收件人为部门、中心等的信件，由该部、中心拆封；其他信件一般由人事行政部门指定专人拆封。（四）对员工来信，交由人事行政部门负责人，能办理答复的及时办理答复。不能答复的送有关领导阅示。来信内容也要作好保密工作。二、登记登记的内容主要包括收文字号、收文日期、来文单位、字号、日期、文件标题、紧急程度、密级程度等。三、阅批（一）阅件系指各部门或外驻单位主送相关部门参阅、知照性质的公文以及其他不需要拟办环节即可处理的公文。 （二）经办人员应首先确定阅件传阅范围，附上文件阅批单，经主管领导批示后，从需要传阅的最高领导开始，逐级往下传递。在送阅过程中如领导修改传阅范围或顺序，或有重要批示，经办人员应及时了解并予以执行。（三）阅件人在阅批时，将批示填写在文件阅批单上，不能直接在文件上批示。（四）对附件较多或两件以上一并送阅的公文，应使用文件夹夹好传递，保持正文和附件的完整，防止其他文件混杂等情况发生。 （五）一般参阅性文件，如无规定期限的，各部门从收到文件之日起，必须在3天内阅毕，每位阅件人必须在文件阅批单签名，也可在部门例会组织学习后签名，送交总裁办备案。如属部门日常往来业务，由主办部门按上述程序送阅后备案。四、批办（一）各部门送呈需要办理的文件，由部门填写报告，并提出拟办意见，送总裁办主任审核并明确办理时限。经总裁批示后，总裁办将文件及报告及时交给承办部门，要严格按照批示意见办理落实。（二）批办的公文涉及两个部门以上，应明确主办部门，由主办部门负责会同有关部门处理。（三）对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的部门，以书面形式说明理由。五、承办（一）承办部门收到交办的公文后，应按公文要求，根据领导批示的意见认真、负责、迅速的办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明，提出预计完成日期，送主管领导审批。（二）凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文部门，同时抄送交办部门销案； （三）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协商，如仍不能取得一致，可以报请总裁办协调或裁定。（四）批办的公文有规定期限的，必须按规定期限办理完毕，无规定期限的一般应在5个工作日内办理完毕。 六、催办、督办（一）有关规定按广东兴邦产业信息传播有限公司督办制度执行。（二）领导批示或交有关部门办理的公文，各级文书工作人员应及时掌握公文运转和处理情况，对办理的公文要负责检查催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办、般公文定期催办。承办的公文办理完毕后，立即报告主管领导，防止漏办或延误。第七条 公文归档一、公文办理完毕后，按档案管理有关规定，应及时将公文交档案管理人员整理（立卷）、归档，其它人员不得保存应当归档的公文。二、向档案管理员移交公文时，应履行有关手续。文书结案后，原稿（件）交由档案管理员归档，经办人根据实际需要，经主管领导批准可留存复印件。三、公文立卷的原则是：要真实地反映部门活动和主要工作情况，有利于保管、查找和利用。四、公文归档的范围：凡是在工作活动中形成和办理完毕且具有查考价值的文件、合同、资料、图纸、照片（底片）、录音（像）等，均属归档范围。 五、要保证归档公文的齐全、完整，文件与定稿（签发稿）及有关背景材料应归在一起，便于保管和利用。六、归