工程造价技术管理制度.doc

广州市致合工程咨询有限公司目 录一. 管理范围2二. 管理职能21. 职能分工22. 责任23. 权限2三. 管理内容与要求21. 档案的收集与管理22. 档案的借阅23. 档案鉴定与销毁34. 档案安全保密35. 档案库房管理36. 档案统计37. 档案接收管理4四. 检查与考核41. 本制度执行情况，按月检查与考核。42. 考核内容为本标准规定的职责和管理内容及要求部分。43. 考核结果与奖惩挂钩兑现。4归档文件整理方法5一. 整理原则5二. 质量要求5三. 整理方法51. 装订52. 分类53. 排列54. 编号55. 编目56. 装盒67. 检索标识6归档文件整理步骤12技术档案管理制度一. 管理范围本制度对造价技术档案管理职能，档案的收集、整理、借阅、鉴定与销毁，库房管理，以及档案管理检查与考核作出具体规定。二. 管理职能1. 职能分工1.1 公司的技术管理部负责对技术档案的管理工作。1.2 公司的造价咨询部负责将日常已结案的技术资料在每月月底送交技术管理部归档。2. 责任2.1 技术管理部集中管理本企业技术档案资料，为本单位和基层单位工作提供利用服务。2.2 技术管理部对各造价项目部部门文件、资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。2.3 技术管理部负责对本企业档案工作进行业务指导和业务培训。2.4 各造价项目部对文件资料进行收集、整理、归档，定期按有关要求向档案室移交。3. 权限3.1 根据档案法的规定，任何部门和个人都无权保存属于档案的文件材料原件，技术管理部有权向有关部门或个人索取应归档的档案材料。3.2 有权拒绝接收不符合标准要求的档案归档，并指导监督有关人员按标准要求重新归档。3.3 有权向有关人员收集属于归档范围的文件资料、声像制品、奖品实物等档案材料。三. 管理内容与要求1. 档案的收集与管理1.1 各造价项目部要按照档案管理标准、档案归档落围及保管期限要求，由兼职档案员负责对本部门形成的文件、图纸、资料、声像材料进行收集、整理移交档案室。1.2 凡属归档的文件材料，必须符合国家规定的案卷质量要求，经档案室验收合格后办理移交手续。1.3 任何部门和个人，不准将应归档的文件、图纸、资料、声像等材料据为己有。因工作需要，经批准后可进行复制，原件须交技术管理部保管。1.4 各造价项目部的档案资料归档时间，要按照档案管理标准所规定的时间进行。1.5 各部门工作人员外出参加学习、考察和参加会议所带回的文件、资料，要按照归档范围规定，由各部门兼职档案员负责收集整理，向档案室移交。本单位领导带回的文件资料交文书档案员统一归档。1.6 凡不属归档落围的文件、图纸、资料，由各部门兼职档案员按规定进行整理、自行集中保管。1.7 档案要分门别类系统整理，按其自然形成规律和内在有机联系组成保管单位，排放有序。1.8 案卷排列，以本单位为一个全宗，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列，案卷排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。1.9 按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置，在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。1.10 案卷目录应区别不同的保管期限，分年度或混年编制目录。1.11 档案管理现代化应与机关办公自动化系统同步发展，档案信息微机管理。2. 档案的借阅2.1 借阅档案，必须办理借阅手续，由借阅者填写档案利用登记表，归还时填写利用效果。2.2 本企业员工一般只能借阅秘密以下的档案，需经有关单位领导签字，方可借阅机密档案。2.3 本企业员工的档案，原则上只能在技术管理部查阅。如确因工作需要外借，必须经技术管理部批准，外借的档案一般在一周内归还，所借档案达到规定借阅期限，如需继续使用，借阅人必须到技术管理部办理续借手续。借出的档案，技术管理部有权根据工作需要随时催还，借阅人不得拒还。2.4 借阅档案要注意爱护和保管，不得转借。阅卷时严禁吸烟、拆叠、剪裁、拆卷、抽页、圈画、涂改、撕毁。涉及密级内容和内部控制事项的档案，要注意保密，如有上述违规行为，要追究当事人责任。2.5 查(阅)一般档案材料，经档案管理人员审核同意后方可进行复制、拍照、摘抄。2.6 借出或归还档案时，档案管理人员和借阅人要当面检查案卷的完整情况，如发现档案缺损的情况要严肃查处。2.7 借阅者未按本规定办理借阅手续，档案管理人员一律拒借，否则，追究档案管理人员的责任。3. 档案鉴定与销毁3.1 档案鉴定由有关领导和有关专业人员组成鉴定小组定期进行，档案室负责具体组织工作，禁止擅自销毁档案。3.2 鉴定档案的依据是档案法，超过保管期限的档案须重新鉴定。有继续保存价值的要重新确定其保管期限，失去保存价值则进行销毁。3.3 经鉴定小组鉴定失去保存价值的档案，要编制销毁清册，编写销毁报告各一式二份，经档案鉴定小组领导审核批准，方可销毁。3.4 销毁档案由技术管理部负责执行，同时由领导指派监销人，销毁执行人、监销人要在销毁清册上签名。3.5 经批准销毁的档案，不得当废纸出售或做其他用，也不得用于物品包装。3.6 超过保管期限，经领导审查不准销毁的档案，需重新组卷整理，并在销毁清册上详细注明。4. 档案安全保密档案管理人员要严格遵守党和国家的有关保密规定，加强管理，防止失密、泄密。5. 档案库房管理5.1 档案库房实行专人负责整理，非档案管理人员不得进人库房，确因工作需要而进入库房的人员必须经库房管理人员同意，方可进入。5.2 档案库房要备有防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防霉、防鼠等设备和安全措施。5.3 档案库房内严禁吸烟或使用明火，走廊严禁堆放易燃易爆物品及其他杂物，确保畅通无阻。5.4 库房要做到清洁、卫生。下班要关好门窗、关闭电源。5.5 做好库房温湿度记录，对不适宜的温湿度及时进行调整。5.6 每年年末对库房档案进行一次清点、核对、检查，做到账物相符。对破损或褪变的档案，要及时修补和复制。5.7 档案架柜排列要合理，架柜与墙壁之间留有适当间隔，便于通风。5.8 档案的排列要合理有序，按顺序从上到下，从左到右排列上架。5.9 不定期对库房“八防”设备进行检查，发现问题，及时查找，保证档案的存放安全。6. 档案统计6.1 为了给分析、研究工作提供数据，要认真做好档案统计工作。6.2 建立健全各种统计台账。6.3 统计数据要以原始记录为依据，做到准确、可靠。6.4 档案管理人员将收集的文件材料及时整理登记、编号入库。6.5 每年末进行前一年归档卷数汇总，报送上级机关。6.6 年终统计当年档案借阅人次，分析利用率，总结档案利用与效果。7. 档案接收管理7.1 接收内容与范围7.1.1 永久保存的各类载体档案。7.1.2 永久、长期、短期保存的档案。7.1.3 全宗历史考证、参考工具、参考资料。7.1.4 撤销单位的档案和领导决定需由本室接收的档案。7.2 质量要求与交接手续7.2.1 移交单位按照相应的分类标准要求组卷、整理、装订完毕。7.2.2 交接检查案卷质量，达到要求时，方可移交，并办理交接手续。7.2.3 交接双方根据案卷目录逐卷清点，对清点中发现的问题，应予以改正或注明。7.2.4 移交的档案须打印案卷目录(一式二份)、卷内目录(一式三份)，以便利用。7.2.5 接收撤销单位的档案时，档案装具同时接收。7.2.6 档案交接完毕，经双方单位领导人、经办人在移交登记表上签名盖章后各存一份。四. 检查与考核1. 本制度执行情况，按月检查与考核。2. 考核内容为本标准规定的职责和管理内容及要求部分。3. 考核结果与奖惩挂钩兑现。归档文件整理方法一. 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。二. 质量要求归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。三. 整理方法1. 装订归档文件应按件装订。件，是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件。来文与复文中，外机关的来文与本机关的复文作为一件，本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件。简报一期一件。会议文件每份文件作为一件，会议记录原则上一次会议记录为一件，也可一本(册)为一件。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。永久、长期保管的档案必须去掉金属物，用线装订。短期保管的档案可保持原装订方式。2. 分类各单位一般采用“保管期限年度”的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。在分年度时，按文件形成的年度分，取消按文件针对的年度分类。跨年度的会议文件，放在闭幕年；来文与复文跨年度并作为一件的，放在复文年。3. 排列永久、长期保管的归档文件应在年度内按事由结合时间或重要程度排列。会议文件、统计报表等成套性文件应集中排列。短期保管的文件可按办理完毕、归档的先后顺序排列。4. 编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。盖归档章，自制文件在文件首页上端的空白位置，收文在文件阅办处理单上端的空白位置加盖归档章。归档章设置“全宗号、保管期限、年度、件号(含室编件号、馆编件号)”等项目。(见图A)全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限：归档文件的保管期限，年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如 1999。件号：文件排列的顺序号。包括室编件号和馆编件号。室编件号，在归档文件整理时，依排列顺序逐件编号并填写在归档章的相关项目内。永久、长期、短期各编一个顺序号。馆编件号，按进馆要求标注。5. 编目归档文件应按照室编件号顺序，编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。(见图B)件号：填写室编件号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。文号：文件的发文字号，包括发文机关代字、发文年度(用方括号括人)、发文顺序号。题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，外加“”日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文件需说明的情况。归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长X宽297mmX210mm)。归档文件目录应装订成册并编制目录封面。归档文件目录封面设置全宗名称、保管期限、年度等项目(见图C)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。6. 装盒将归档文件按照室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒的外形尺寸为310mmX220mm(长X宽)，盒脊厚度可 根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。为方便归档文件借阅后归还，避免还错，档案盒封面项目增加为六个项目：全宗名称、全宗号、保管期限、年度、室编起止件号、馆编起止件号。(见图D)档案盒盒脊设置全宗号、保管期限、年度、起止件号、盒号等项 目。(见图E)起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”。盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。备考表，置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。(见图F)盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。7. 检索标识按实施细则进行归档文件整理的检索标识项目为“全宗号保管期限年度件号”。全宗号保管期限年度室编件号馆编件号65mm18mm（长宽）图A 归档章式样归 档 文 件 目 录件号责任者文号题名日期页数备注图B 归档文件目录式样归档文件目录全宗名称 保管期限 年 度 297210（长宽）图C 归档文件目录封面式样（全宗名称）全 宗 号 保 管 期 限 年 度 室编起止件号 馆编起止件号 310220（长宽）图D 档案盒封面项目式样全宗号保密期限年 度起 止 件 号室馆盒 号31020、30、40（长宽）图E 档案盒脊式样盒内文件情况说明 整理人 检查人 年 月 日备考表 297210（长宽）图F 备考表式样归档文件整理步骤第一步，收集。将属于归档范围的需要整理的文件材料收集齐全、完整。所谓齐全，就是把应归档的所有文件全部收齐，包括收文、发文、编了号的文件、没编号的文件、会议文件等等；所谓完整，就是每份文件的正件、附件、底稿、签发单、处理签、领导批示等都收齐。第二步，分年度。将收集的文件材料按文件形成的年度分开。即相同年度形成的文件材料归在一起整理。第三步，分大类。将各年度的文件按单位内部组织机构分成若干大类。即根据文件的内容和办理文件的内部组织，属于哪个部门职能范围，由哪个部门办理的文件材料，就分到哪个大类去。如果单位文件材料很少，内部组织机构的职能又不十分严格，且变动频繁的单位，也可将一年之内形成的文件材料按问题分成几个大类。不管用哪种分类法，当确定了一种方法后，就不要随意变动。第四步，划定保管期限。将每一个大类文件材料按保管期限表规定，划定为永久、长期、短期三种保管期限。在某一大类文件材料中，不定三种保管期限的文件材料都有，大多数情况可能有长期、短期两种或一种保管期限的文件材料。就是说，在划定保管期限时，根据保管期限表规定，该划什么保管期限，就划成什么保管期限，不能去硬凑三种期限。第五步，装订。对划分为永久、长期保存的文件材料应分别按“件”用线进行装订。对划分为短期保存的文件材料，可以用订