商业活动推广准备事项.doc

商业活动推广准备事项1、 活动资源的概况图1-11 物料：活动所需要的设备、装饰等物品材料，物料的齐全可保证活动的顺利进行。通常活动用到的物料具体如：签到台、签到簿、水牌（指示牌）、活动简介、桌椅、桌布、宣传栏、活动标语、花卉、音响设备、入场券、纸巾、纸杯、饮水机或矿泉水、奖品、装饰道具（气球、彩带、彩笔）等（图1-1）；同时根据场所和天气影响，也需把特殊道具考虑在内，如：雨伞、防火设备、安保人员的配备、场地搭建的管架布料等。 物料的准备需详细的列出清单，且清单上要明确物料的名称、数量和管理责任人、领用登记人以及物料摆放的位置描述，也可另外画图示意。要做到细节重于一切 。2 人员：活动现场实施和参与的人员也是活动过程中必不可少的。从现场的演艺人员到活动搭建人员和活动过程中执行的人员是缺一不可且要互相配合。具体人员分配如：舞蹈、演唱、演奏等表演者，主持人、活动搭建人员、花艺师、宾客服务人员、音响师、摄影摄像师、活动执行专员等一系列人才（图1-2）。图1-2 活动现场人员之间的配合十分重要，对每个环节的掌控和对自己岗位的了解决定活动过程是否进行顺利，因此人员的积累和安排都要做到事前巨细，并能应对各种突发事件。3 活动的策划和实施方案：活动的可行性决定活动是否可以开展，有价值的活动策划保证了活动开展，而详细的实施方案则保证活动全面有序的准备和进行。 在资源充足、人员齐全的情况下，制定符合商家需求或大众发展趋势的策划案，以保证活动的实施能更大程度的吸引大众眼球，从而促进商家和自身的发展。在策划案具有可行性并被接受加以实施后，就需配以详细的实施方案来配合活动的准备和开展，并根据策划活动所需的物料及人员来进行准备工作，同时需要随时与商家保持良好的关系和密切联系，让商家更大程度上感受我们的服务，从而放心把活动的实行交于我们。4 活动总结：活动结束后要对活动执行的过程和效果进行总结，其中包括对物料使用明细的整理，人员演出效果和成本，活动现场氛围等各个环节进行全面分析了解，保证下次实施的更合理性，同时从中找出可学习借鉴之处，整理并积累下来。2、 活动的准备工作1 物料和人员准备 物料和人员资源是需要长期积累下来的，而且物料和人员使用是具有反复性的。不论是哪一种活动，常见的物料大致是相同的，如气球、彩带、场景搭建的布料管架、花卉、音响设备等。因此我们可以开发一些长期合作的商家为我们供应相关物料和人员，如：图2-3图2-2图2-11 场景搭建和现场设备，活动现场往往需要有舞台、T台、灯光、音响等设备的配合，活动达到的效果往往也取决于活动现场氛围的好坏，一场氛围好的活动可以更深入人心，吸引更多的观众，甚至比节目内容更引人入胜，如：2012年春晚，节目的政治性极强，不能调动大众的观看欲，但震撼的视觉效果和现场氛围却弥补了其中的不足，因此营造好的氛围是提高活动成效的有力手段，而营造氛围比不可少的就是舞美灯光和音响效果，舞台的搭建可以按大小来决定所需材质，小型简易的活动现场除了必备的桌椅，管架搭建的气球装饰是最为普遍的，如：剪彩仪式、开业活动等（图2-1）。中型的活动现场是现下最常见的活动，如：街头表演、超市促销等（图2-2），这些涉及到演职人员或主持人的活动就需要舞台搭建，最常用的就是桁架，其次活动还需要音响的配合，不管在繁华的街道或人流量多的商场超市，没有音响的辅助，活动只能在一片嘈杂声中进行，同时演职人员的歌舞也需音响的辅助，现在常见的音响设备都是音箱配以调音台和麦克风，设备的发展对人员要求也越来越高，专业的调音师也是一场活动必不可少的。大型活动现场除了之前所需的音响设备，演职人员，舞台搭建等常见设备，最重要的就是灯光效果，如：演唱会、年会等（图2-3），这类活动多在大型酒店或户外夜晚具体，而且活动时间较长，为了时刻调动观众的积极性，就更要加强氛围的营造，而灯光效果就是一个成效快的方法，常用灯光如：帕灯、地排、摇头灯等，现在科技的发展也或用到LED屏的配合来达到一些神话效果。活动现场的各个细节都是至关重要的，开发这些长期合作的伙伴也是至关重要的，同时在开发供应商时也不要局限于一家，要取各家之所长，建立一个完整的体系。图2-42 花材和装饰物，现在大部分有规模的花店都可以供应不同花材的需要，同时兼备花艺师的需求，而现在的活动现场要突显其档次就需要花艺师来设计与众不同的花形进行装饰（图2-4），因此对花材和花店的了解也是先阶段需要积累的。同时，一场活动不关需要花材装饰，也会需要许多其他的道具装饰，如：气球、彩带、充气拱门等，好的活动表现在于细节，只有把这些细节全方面准备好，才能做到临危不乱。3 人员方面的提供，活动现场的人员更具多样化，如节目表演者、主持人、活动执行员、服务人员、安保人员等，武汉市内的主持人基本是通用的资源，对其有个大致的了解即可，其次演职人员很多是工作室或以个体为单位的，需要长期的合作累积方可，另外活动执行人员，是本公司今年发展的目标所需的，要想扩大活动的规模和范围，活动方面的人才需要不断吸纳。在一些特殊的活动现场，如：酒会、画展等高端品质活动中，服务人员以及安保人员也是需要配备，此内人员更多的是活动场地所提供，我们只需使其配合我们的活动执行即可。不论是物料方面还是人员方面都是一个积累的过程，只有长期的保持良好的合作关系，才能使其成为我们活动执行的强力后盾。2 活动策划的准备 活动策划是基于物料和人员资源丰富的基础上，对活动过程及实施方案进行有创意的合理安排，同时物料和人员的准备更多的是外在需要，而活动策划的准备则是内在的积累成果，一场活动的时间、地点、场地、活动流程、活动人员的一系列安排，怎样使其更具可行性和创意就需要策划师自身的经验积累，一场精彩的活动是需要几十场不同的活动来奠定的。图2-6 就目前的情况首要做的就是积累，可以根据活动流程的具体形式来进行积累，如歌舞表演、相声小品、游戏互动、产品介绍等，保证应对各种样式的活动都能顺手拈来，其次，针对不同阶层的商家而采取的活动也是多元化的，中低端的商家更偏向于大众化的活动，如：街头表演、超市促销等。而中高端客户的比重在日益加强，他们更注重时尚潮流，追求当下热门流行的活动，如：演唱会、汽车展（图2-5）、服装展等。另外高端客户一般是以集体单位为主，他们更多的注重活动带来的效益和图2-5宣传效果，因此他们更多注重有特殊意义的活动或以盈利为目的的活动，如：开幕仪式（图2-6）、年会、春季产品展销等。 除此之外，在已有的活动资源下，收集各家之所长并化为己用，因为现阶段自身的活动资源十分少，所以要借鉴其他优秀的作品，从中学习符合自己的知识，并在积累经验的同时，对已进行的活动进行总结，取其精华去其糟粕，来完善自身基础，从而提高自身的发展空间。 最后，要保证活动中有亮点，亮点可以不是很多，但是要有创意的，能很快抓住大众视线，并让人印象深刻，只要有这么一个亮点，一个创意，观众才会被活动吸引，达到活动举办的目的。3、 商业活动的准备1 商业活动是商业主体和客体双方共同参与的活动，双方围绕着商品互相询问、互相试探、互相了解、互相协商等，同时商业活动是人类最基本的实践活动，它的目的、方式和意义都表明：商业活动是“双赢”或“多赢”的。图3-12 商业活动的分类：主要分为行业峰会、论坛会议、沙龙三大类（图3-1）。行业峰会属于大规模会议，一般用于政府、大型企业之间等；论坛会议一般于大中型企业内部适用较多，是对内部的发展起到一定的驱动作用的；沙龙主要指规模较小、议题简要、非正式化的，由行业内的企业聚集在一起进行讨论的会议，一般更具休闲轻松氛围的活动。 3 商业活动属于活动中的一种，它更多的表现在中高端或高端客户之间，因此这类活动更具有时尚感和特殊意义，它更多的是企业与企业间、企业与消费群之间带有盈利或宣传为目的的活动，因此商业活动的准备，除了对于活动准备外，更多的要对其商家进行了解，这样才能策划符合商家需求的活动，另外除了应对单一的商家，还需要把眼界打开，要能找到商家之间共同的活动模式，这样才能把优秀的策划广泛用于各行各业，比如我们可以从节日上来