故县水电厂档案管理制度.doc

故县水电厂档案管理制度1. 目的本标准规定了我厂档案管理体制与职责，文件材料的形成和归档，档案的分类管理、保管、统计、借阅、开发利用、移交、鉴定与销毁、图纸的修改和补充、监督检查与考核。 2. 范围本制度适用于故县水电厂。 3.下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 中华人民共和国档案法 国家档案局、国家经贸委和国家计委联合颁发的国营企业档案管理暂行规定 中国电力投资集团公司档案管理规定（试行）（中电投内规200316号文） 4.1 档案管理是企业管理的重要组成部分，是促进企业生产建设和发展、维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项专业技术工作。 4.2 本厂档案是指在生产、经营和管理各项活动中形成的对国家、社会和企业具有利用保存价值的各种文件材料（包括不同的载体形式）。 4.3 本厂档案以科技档案为主；科技、文书、会计、人事档案实行档案室集中统一的管理原则。 4.4 档案管理工作涉及生产、经营、建设等各项活动，涉及党群、行政各个部门。档案工作必须纳入我厂目标管理，列入发展规划和年度计划，并制定档案工作发展规划和年度计划，并确定一名厂级领导分管档案工作。 4.5 厂长工作部设置档案资料室，配备档案管理专职人员，负责全厂各类档案的收集、接收、整理、立卷、保管和提供利用。负责制定档案管理工作各项规章制度，对各部门档案管理进行业务指导，对全厂各部门实行文件材料归档考核，向厂部提出文件材料归档奖惩建议。 4.6 各部门要配备兼职档案工作人员，负责本部门形成的应归档文件材料的体制、整理和归档工作。 4.7 我厂档案工作接受上级档案业务管理机关的指导、监督、检查。 4.8 档案工作人员应遵纪守法、忠于职守、具备相应的档案专业知识和业务能力，并熟悉和了解企业的各项管理活动。 5.文件材料的形成和归档 5.1.1 文件材料的形成、积累应纳入到生产、经营、科研及基建等各项活动的工作计划和管理程序；纳入到各部门的职责范围和有关人员的职责中。文件材料的运转遵循文书处理的程序。 5.1.2 各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须定期向档案管理部门归档，任何部门和个人不得据为已有。 5.1.3 对归档文件材料的基本要求： 5.1.3.1 归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备，正件与附件，印件与底稿，请示与批复，转发文与被转发文要放在一起，不得分开，文电应合一。 5.1.3.2 归档的文件材料必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式符合规范要求（包括文字修改、签字等不能超出左侧装订线），书写材料要适于长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯篮墨水和热敏纸。 5.1.3.3 归档的文件材料应为原件。 5.1.3.4 重要的电子文件，应另外形成纸质文件材料归档保存。 5.1.3.5 归档的文件材料如不符合上述要求，档案室有权要求有关人员进行重新整理和补充。 5.1.4 归档工作要求： 5.1.4.1 各部门在各项管理工作中形成的文件材料，须在次年6月份之前，将应归档的文件材料向厂档案室归档（也可根据本部门的实际情况实行随办随归档）； 5.1.4.2 基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，将应归档的文件材料向档案室归档； 5.1.4.3 科技成果鉴定、基建工程验收必须保证档案的完整性。文件材料不完整、不准确、不系统的、不能通过鉴定、验收； 5.1.4.4 新购重要设备仪器（含进口）到货，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料，并及时归档； 5.1.4.5 工作人员因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料，按照文件材料归档范围的要求向档案室归档。 5.1.5 各类文件材料归档份数一般为一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数。 5.1.6 档案室要对全厂各业务部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督。 5.2 档案的分类管理 5.2.1 选择对归档文件材料进行系统整理的分类方法，要符合国家有关标准和规范的要求。 5.2.2 在工作中形成的电子文件，各部门根据实际情况做好归档和统一。 5.2.3 档案管理部门应根据实际需要编制档案的编目和检索工具。 5.3 档案保管 5.3.1 接收档案要认真验收并办理交接手续。 5.3.2 存放档案有专用柜，排架方法要科学和便于利用。 5.3.3 已经归档的文件材料不得修改，底图除外。修改后的底图入库要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。 5.3.4 存放胶片、照片、磁带等需用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜内。 5.3.5 要定期进行库藏档案的清理、核对工作，做到帐物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因并保存记录。 5.3.6 档案库房的一般要求： 5.3.6.1 库存档案必须有专门的库房，并且具有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防有害生物和防污染等安全措施； 5.3.6.2 档案库房温湿度要符合国家有关规定要求。 5.4 图纸的修改和补充 建立图纸的修改、补充制度，具体要求如下： 5.4.1 凡因设计、施工、生产、检修等原因引起图纸与实物不符应及时更改图纸，使图纸与实物相符。 5.4.2 对图纸提出更改的部门，持签字齐全的图纸更改通知单，方可向档案室借出相应图纸进行更改。 5.4.3 图纸更改应按通知单的内容进行，要确保更改后的图纸完整、统一、清晰、正确。蓝图更改后，应将其对应的底图作相应的更改。更改后的蓝图和底图同时归档。 5.4.4 图纸更改一般用杠改、刮改，并在修改处标注“修改标记”及在备考表中说明；改动较多时应重新绘制并描晒新图。 5.4.5 整个保管单位内图纸作废由新图代替时，应重新编制保管单位，并注明原保管单位编号。原保管单位应另行保管。 5.4.6 修改、补充底图，由责任单位提出，安全生产部负责签署图纸更改通知单。 5.4.7 档案管理人员应认真检查归还的图纸，如发现未按规定更改、改得模糊不清，只改蓝图未改底图等，应及时追究补正。 5.5 档案鉴定与销毁 5.5.1 档案鉴定包括档案的保管期限鉴定、失去利用价值和超过保管期限档案的销毁鉴定。厂部成立档案鉴定小组，主持本厂档案的鉴定与销毁工作。 5.5.2 归档单位应对所移交的档案标明保管期限，档案管理人员在整理立卷时应核实文件的保管期限，永久、长期、短期等不同保管期限的档案应分开立卷，对保管期限不明确的应提交鉴定小组确定。 5.5.3 对超过保管期限而仍有保管价值的档案，应重新进行鉴定，重新划定保管期限，保管期限仍从文件制成之年算起。 5.5.4 档案人员应定期对档案进行清查，对确无保存价值和超过保管期限的档案应登记造册，报鉴定小组进行鉴定，如需销毁时，由鉴定小组写出“鉴定销毁报告”填写“销毁清册”，经主管领导批准后方可销毁。 5.5.5 经批准销毁的档案，应由档案管理人员和有关人员2人共同在指定地点监销。 5.5.6 应销毁的档案要集中销毁，要注意保密，不得自行处理和出售。销毁前应对照“销毁清册”认真清点核实，在档案未完全销毁前不得擅自离开现场，销毁后监销人员要在销毁清册上签名盖章，销毁清册要永久存档。 5.6 档案统计 5.6.1 档案统计主要包括档案管理基本情况统计、档案的数量统计、档案提供利用及利用效果的统计等，统计结果应按规定向有关部门上报。 5.6.2 档案统计应以原始记录为依据，统计数据应做到准确可靠。 5.7 档案管理现代化 5.7.1 档案管理现代化是本厂实现现代化管理的组成部分，应列入本厂现代化管理整体计划、统筹考虑，同步发展。 5.7.2 档案管理部门要借鉴现代管理方法，逐步应用以电子计算机为主，包括先进的监控装置、通信设施和办公自动化等在内的现代化管理手段。 5.8 档案的借阅、开发利用 5.8.1 档案管理部门根据本厂中心工作和档案的库存情况，积极开展档案信息的编制和开发工作，更好地利用档案信息资源，以满足本厂生产、经营、管理和发展的需要。 5.8.2 档案室应建立档案借（查）阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。5.8.3 查、借阅档案，均需办理登记手续，爱护档案，不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密，应追究当事人责任，情节严重的要依法追究法律责任。 5.8.4 档案归还时应填写利用效果。档案人员当面清点核实归还档案是否齐全，填写归还日期，并签名。 5.8.5 本厂档案一般不外借，外单位因工作需要借阅时，须持所在单位介绍信，经厂领导批准，限在阅档室内借阅利用。 5.8.6 工作人员调动、离退休时，必须向档案室交还所借阅的档案。 5.9 档案的移交 5.9.1 单位撤销或合并时必须将本单位的全部档案进行认真整理，妥善保管，不得分散，并按下列办法处理： 5.9.1.1 被撤销单位划归几个单位的，其档案材料不得分散，可由其中一个单位代管或由主管单位代管； 5.9.1.2 一个单位并入另一个单位或几个单位合并为一个新的单位，其档案材料应移交给合并后的单位代管； 5.9.1.3 一个单位改变了领导关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的卷宗，实行集中统一管理。 5.9.2 各种临时机构撤销时，其档案应向有关的市管单位移交。 6.1 厂长工作部对各部