机关单位文书档案管理规定.docx

机关单位文书档案管理规定第一条为加强局机关文书档案管理，保证各科室、单位文书档案完好保存，根据中华人民共和国档案法制定本管理规定。第二条各科室文书档案是局机关各职能部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料的归集。它是以各种文字、图表等不同形式作出的真实记录，是机关档案的重要组成部分。各科室应指定专人负责本科室的文书档案管理。第三条局机关文书档案管理采用按年度科室分工负责的办法。第四条文书档案按以下规定整理（一）局机关文书档案由各职能部门按照归档要求负责收集、整理、立卷，并定期向档案室移交，任何部门和个人不得保存或据为己有。（二）归档的文件材料应使用正式文稿，须经主管领导审核、签署完备。杜绝用铅笔、水彩笔、圆珠笔书写。局机关发文应归档二份，一份存档，一份作文件汇集。（三）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷。（四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。（五）卷内文件材料排列要条理系统，保持文件之间的有机联系，一般按时间顺序或重要程度排列。密不可分的文件，应依次排列在一起，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；一个案件的文件材料、结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后。（六）卷内文件的编页号。排列好的文件，应统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角编页号。折叠页不论大小在右上角编一个页号。空白页不编号。（七）填写卷内文件目录，应填写一式两份，一份装订在案卷卷首，一份移交档案部门。卷内文件目录项目包括：顺序号：卷内文件排列先后的序号，即件号。卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件。责任者：即文件的署名者。个人责任者只须填写姓名；团体责任者要填写全称或通用简称，不得填写“本局”、“本机关”。文号：文件制发单位的发文编号。题名：文件标题，一般照抄照录，不得简化。日期：文件形成的时间、正本与附件的时间以正本、正件的日期为准。页号：卷内文件所在页的起止编号。（八）案卷标题一般由作者、问题、名称组成。标题应简练、概括、准确，一般不超过五十个字。（九）案卷封皮应逐项填写清楚，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整清晰。（十）装订卷内文件材料，应去掉金属物，对破损的文件材料，应按裱糊技术要求托裱；字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。卷内文件应采用三孔一线的方法装订。（十一）填写卷内备考表，立卷时卷内文件短缺、损坏等情况由立卷人填写；归档后卷内文件变化情况由档案室人员填写，填写后应签名和注明填写日期。若无情况可说明，也应将立卷、检查人的姓名和时间填上以示负责；备考表置卷尾。第五条装订好的文书档案案卷，由立卷人填写归档清单于次年6月底前向档案室移交，并办理交接签字手续。第六条局机关文书档案按年度内的永久、长期、短期顺序排列，以永