熟练掌握 Access 2007.doc

熟练掌握 Access 2007请参阅 2007 Office system 中的键盘快捷方式 Access 2007 模板指南 Microsoft Office Access 2007 中的新增功能 Access 2007 入门 Access 2007 用户界面指南 我应在 Access 2007 中使用哪种文件格式？ ACCDB 和 MDB 文件格式之间的区别 将数据库转换成 Access 2007 文件格式 下载数据库模板要创建数据库，最快捷的方式是从 Microsoft Office Online 下载模板。模板是预建的数据库，其中包含您即刻开始使用所需的对象、字段、数据类型和布局。 1. 在“开始使用 Microsoft Office Access”页上，选择一个模板类别。 2. 从该类别中的模板中，选择一个符合您的目的的模板。 3. 在下载窗格中的“文件名”框中，为数据库提供一个名称。 4. 单击“下载”。 功能区功能区按照常见的活动进行组织。每个功能区选项卡都包含执行该活动所需的各项命令，这些命令组成多个逻辑组。功能区包含两种选项卡。一种始终显示在功能区上，例如“开始”和“创建”选项卡。另一种仅在可以使用它们时才显示出来。当您在“布局”视图下工作时，将显示“窗体布局工具”和“报表布局工具”的选项卡。导航窗格Microsoft Office Access 2007 中的导航窗格代替了 Access 早期版本中的“数据库”窗口。要在导航窗格关闭的情况下将其打开，请单击窗格标题顶部的双 V 形 () 或按 F11。要选择导航窗格中的显示内容，请单击该窗格顶部圆形中的向下三角形，然后从显示的列表中进行选择。“对象类型”通常是一个十分有用的视图。通过在导航窗格中双击任一数据库对象的名称，可以打开该数据库对象。右键单击对象名称可以看到能够执行的其他操作。快速访问工具栏快速访问工具栏允许您自定义 Access 2007。通过将常用命令放到该工具栏上，可以轻松地找到它们。此工具栏的自定义化程度越高，您就会发现它越有用。要向快速访问工具栏添加任何命令，请右键单击该命令，然后单击“添加到快速访问工具栏”。要删除任何命令，请在该工具栏上右键单击该命令，然后单击“从快速访问工具栏删除”。要一次添加或删除若干个命令，请右键单击该工具栏，然后选择“自定义快速访问工具栏”。Office 按钮单击“Office 按钮”，您将看到以下内容： 一个菜单，其中包含用于处理文件的基本命令。 一个列表，其中列出了您最近使用的文档。 一个按钮，单击它可以查看并选择各种程序选项。 如果此菜单让您想起了 Access 早期版本中的“文件”菜单，那么您就应该知道可在此处查找哪些内容。根据模板创建表1. 在“创建”选项卡上的“表”组中，单击“表模板”。 2. 在模板列表中，单击符合您的需要的模板。 创建窗体或报表在“创建”选项卡上的“窗体”或“报表”组中，单击“窗体”或“报表”。设置窗体或报表的格式并预览结果在创建了窗体或报表后，您将在功能区上方看到“窗体布局工具”或“报表布局工具”。这些工具提供的选项卡包含用于更改窗体或报表的外观的命令。当您尝试更改时，Access 将向您显示更改的结果；您不需要保存，并可以立即进行更改。通过在“布局”视图中打开窗体或报表，可以随时使用这些工具。为此，请使用“开始”选项卡上的“视图”命令。选择符合需要的文件格式若要提高安全性、减小文件大小并获得有用的新增功能，可将数据库转换为 Access 2007 .accdb 文件格式。打开早期版本的数据库，单击“Office 按钮”，然后指向“另存为”，单击“Access 2007 数据库”。若要与不具有 Access 2007 的用户共享工作，可以将数据库的副本保存为早期的文件格式。打开 .accdb 数据库，单击“Office 按钮”，然后指向“另存为”。单击“Access 2002-2003 数据库”或“Access 2000 数据库”，具体单击哪个选项取决于这些用户所使用的版本。如果 Access 2007 数据库使用的功能要求采用 2007 文件格式，则不能将该数据库保存为早期的文件格式。如果您尝试此操作，Access 将显示一条包含此类功能示例的消息。 数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据另请参阅 显示数据表中的列汇总 统计数据表中的行 根据文本、数字或日期值排序记录 筛选器：限制视图中的记录数 通过设置数据表的格式来创建简单的报表 使用“汇总”行1. 在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“合计”。 2. 在“汇总”行中，单击给定的单元格中的箭头并选择一个函数。 排序数据1. 在列标题中，单击右侧的箭头。如果列标题未显示箭头，则排序将不可用。 2. 在“筛选/排序”菜单上，选择一种排序顺序，如升序或降序。 您可以对表中的多列进行排序。请记住，您应用的最后一次排序会重新排列其他排序。筛选数据1. 在列标题中，单击右侧的箭头。如果列标题未显示箭头，则筛选将不可用。 2. 选择特定项目，如名称或日期，或者指向“数字筛选器”、“日期筛选器”或“文本筛选器”，然后选择一种筛选器。 3. 完成任何对话框，然后单击“确定”。 4. 如果您不喜欢该结果，可在该列单击“从.清除筛选器”，然后重新开始。 使用“搜索”框查找特定记录1. 在“搜索”框中输入搜索词。 2. 按 Enter 查找表中与您的搜索文本匹配的其他记录。 3. 您可以使用星号等通配符。 计算中空格没办法计算怎么办建立个查询，在出库字段的位置用 出库:iif(isnull(出库),0,出库)代替在计算时加 nz 就可。窗体顶端选择控件若要选择控件，请单击它。被选择的控件周围将出现小的方形手柄。 若要一次选择几个控件，请在按住 Shift 的同时单击每个需要的控件。调整控件大小 选择某个控件，指向控件的边框直到出现一个箭头，然后拖动该箭头。 使用“格式”菜单中的“大小”命令使所选控件的大小与其文字、网格或另一个已选控件的大小相匹配。左侧对齐的控件。 排列控件若要移动控件，应指向其边框直到出现手的图形，再拖动该手图形。 若要使两个或更多个控件沿一侧对齐，请选择它们，再在“格式”菜单上，单击“对齐”命令来选择要对齐的一侧。 条件：少于 40。格式设置：黑色背景上的深黄色数字。 设置控件格式若要更改控件的外观，请在“设计”视图中选择它，并从“格式（窗体/报表）”或“格式（页面）”工具栏中选择按钮。（如果看不到工具栏，请使用“视图”菜单中的“工具栏”命令。）要应用条件格式，请选择控件，再在“格式”菜单中单击“条件格式”以打开对话框。 窗体底端假设一个控件用于输入作为礼品包装颜色的值，有红色、绿色、蓝色和金色可供选择。如果将这些值放进列表框或下拉列表框中，人们只需单击他们想要的颜色即可输入，而不用键入。如果希望用户既能从列表中选择，也能自己键入数据，则可以使用组合框控件。它为您提供选项，但不限制选择范围。可以从工具箱中插入这些控件。如果控件向导已打开，向导将指导您逐步完成为列表输入数据值的过程。注意 下拉列表框只用于数据访问页，组合框只用于窗体。使控件只读窗体和报表 是否有效 是否锁定 说明 是是控件可以接收焦点。可以复制但不能更改数据。否否控件不能接收焦点。不能复制或更改数据。是否控件可以接收焦点。可以复制或更改数据。这是插入控件时的默认属性。否是控件不能接收焦点。不能复制或更改数据。数据访问页 禁用 说明 真控件不能接收焦点。不能复制或更改数据。课程文本您可能想要控件显示数据，如产品编码数字，并且用户不应当更改数据。要防止数据被更改，就需要锁定控件。还可以防止控件接收焦点，这意味着用户不能单击它或通过 Tab 激活它。用这种方式禁用控件表明其数据不能更改。要在窗体或报表中应用这些属性，请选择控件，单击“窗体设计”或“报表设计”工具栏中的“属性”按钮 ，再单击“数据”选项卡。其中对“是否有效”属性选择“否”值，对“是否锁定”属性选择“是”值。要在数据访问页中应用这些属性，请选择控件，单击“页设计”工具栏中的“属性”按钮 ，再单击“其他”选项卡。其中对“是否禁用”属性值选择“是”。该表提供了有关属性及其相互作用的详细信息。创建输入掩码输入掩码字符 所指示的数据类型 0数字（必选）9数字（可选） A字母或数字（必选） a字母或数字（可选）L字母（必选）?字母（可选）#数字或空格（可选，如果有空白区域，则用空格）&任何字符或空格（必选）输入掩码示例 数据示例 (000) 000-0000(206) 555-0248(999) 999-9999() 555-0248 (000) AAA-AAAA(206) 555-TELE L?L?000L0GREENGR339M3L0L 0L0T2F 8M400000-9999 98115-3007ISBN 0-&-0ISBN 1-55615-507-7课程文本您担心电话号码、日期或其他数字可能在同一窗体以几种不同方式输入吗？例如，有人可能输入 11/3/2007，另外有人可能输入 11/03/07，甚或 Nov. 3, 2007。这样的格式混乱将使数据难于使用。 输入掩码为您的用户提供指导，帮助他们以一致的方式在窗体的文本框和组合框中键入数字、连字符、斜线和其他字符。例如，日期的输入掩码可能在窗体控件中显示为 #/#/#，因此人们知道使用何种格式 (11/03/2007)。要为窗体控件创建输入掩码，请选择控件，并单击“属性”按钮 ，再单击“数据”选项卡。然后单击“输入掩码”属性框，再单击三个点。“输入掩码”向导将打开。 该向导提供了常用的数据类型列表，包括电话号码、社会保险号码、日期和时间。您可以编辑基本输入掩码，然后查看所做更改将是什么样子，再将输入掩码应用于窗体控件。注意 向导将询问您是否存储输入掩码中所使用的非数据格式字符（如上述日期中的斜线）。您可以在已存储的数据中保留这些字符，也可以使它们仅临时出现在控件中。请务必确保您的回答与已经存储的所有数据保持一致。 检查数据有效性有效性规则有效性文本0 请输入一个非零值。 0 or 100 数值必需是 0 或大于 100。 =#1/1/2004# and #1/1/2005# 日期的年份必须是 2004 年。 Not myself请输入您的名字。课程文本在数据被输入窗体前，有效性规则将向用户报告错误。例如，如果不会将产品运到一个特定的州，则可以创建规则防止在发货窗体中输入这个州。创建有效性规则时应该谨慎并全面考虑。如果没有