第五章_企业行政事务管理.ppt

第五章企业行政事务管理 学习目标主要内容本章小结思考练习知识结构图 通过本章的学习能够解释行政事务管理及其它的一些相关概念 能够掌握企业行政事务管理工作中一些基本的内容 原理和方法 能够了解企业行政办公室管理 文书档案管理 印章管理 会议管理等工作的一些基础知识 主要内容 第一节企业行政办公室管理第二节文书档案管理第三节企业印章管理第四节企业会议管理 第一节企业行政办公室管理 一 行政办公室的组织管理二 行政办公室的人员管理三 办公自动化管理 一 行政办公室的组织管理 1 行政办公室的工作要求2 行政办公室的管理方法3 行政办公室工作的管理方法 1 行政办公室的工作要求 企业行政办公室的工作 必须在企业行政领导的直接领导和具体指挥下开展工作 行政办公室的工作有下列具体要求 准确进行角色定位 合理进行职责分工 严格遵守工作纪律 圆满完成工作任务 2 行政办公室的管理方法 行政办公室常用的管理方法有 目标管理法 绩效管理法 岗位责任法 工作激励法 经验总结法 案例研究法 职能对应法 3 行政办公室工作的管理方法 作为一个重要的办事部门 要搞好企业行政办公室工作的管理 就必须掌握企业行政办公室在管理工作上的基本特征 并采取相应的管理方法 主要要做好两个方面的工作 一 掌握企业行政办公室工作的基本特征 适时性特征 严谨性特征 同步性特征 服从性特征 沟通性特征 合作性特征 服务性特征 保密性特征 二 掌握企业行政办公室的管理方法 进行企业日常行政事务的计划工作进行企业日常行政事务的组织工作进行企业日常行政事务的沟通工作进行企业日常行政事务的指挥工作进行企业日常行政事务的控制工作 1 基本素质技能要求2 企业行政办公室的人员考核3 企业行政办公室的人员结构 二 行政办公室的人员管理 基本素质技能要求 思想政治素养文化基础知识专业基础知识业务工作素养基本能力要求 企业行政办公室的人员考核 人员考核的涵义人员考核的意义人员考核的原则人员考核的内容 企业行政办公室的人员结构 1 人员结构的涵义 指企业行政办公室人员的岗位组织和人员组织形式 在企业行政办公室这个组织群体中 根据每个成员个体的知识 品质 能力 兴趣 特长 身体条件等因素 进行合理的职责与职能分工 便于形成一个得力的 互补的 团结高效的工作群体 从而有利于企业行政事务的顺利完成 企业行政办公室的人员结构 2 人员结构的意义 有利于扬长避短 优势互补 充分发挥企业人力资源的作用 有利于最大限度地挖掘每一个成员个体的工作潜力 有利于保持企业行政办公室成员在年龄上的梯形结构 形成知识上的合理搭配 有利于提高效率 促进企业发展目标的实现和完成 三 办公自动化管理 1 办公自动化的概念2 办公自动化的内容3 办公自动化的特点4 办公自动化的功能 办公自动化的概念 办公自动化 指的是企业行政事务处理过程中通过利用计算机 传真机 复印机等设备 以及利用英特网 各种有线无线通讯等方式进行迅捷 快速 方便 高效的现代办公 办公自动化的内容 利用计算机和文字处理机进行文字的起草 修改 编制 测绘 采用电子自动控制的印刷出版系统 采用电子计算机进行文件资料的管理储存 采用现代网络通信技术进行文件资料的传送 进行会议组织 联系协调工作 办公自动化的特点 有利于提高文书的编缉速度 有利于提高文书的印刷质量 有利于文书的储存 传输 使用 办公自动化的功能 加速企业信息处理 促进企业事务办理 方便企业工作协调 提高企业工作效率 第二节文书档案管理 一 文书管理概要二 档案管理概要 一 文书管理概要 1 文书管理的概念2 文书管理的性质3 文书管理的内容4 文书管理的目标5 文书的收发管理 文书管理的概念 文书管理的概念有广义和狭义的两种解释 广义的文书管理 是指企业的文书从形成 运转 保管 处理 到清退 立卷 归档 销毁及管理使用文书信息的全过程 狭义的文书管理 则仅是指企业的文书人员对企业文书的保管 利用及清退工作 这里我们介绍的文书管理是指企业广义的文书管理 文书管理的性质 效用性 效用性是企业文书管理在属性上的基本特点 时限性 时限性是指企业的文书管理工作在时间上的规定 机要性 机要性有两方面的内涵 一是指文书工作的机密性 二是指文书工作的重要性 规范性 规范性是指企业文书管理工作在长期的实践过程中形成的的比较一致和趋定的做法 文书管理的内容 企业文书管理的内容有以下十个方面 即 1 文件的收发登记 7 文件的立卷归挡 2 文件的承办传阅 8 文件的清退销毁 3 文件的分发运转 9 来信来访的处理 4 文件的催办检查 10 会议信电的记录 5 文件的缮印校对 11 领导文档的起草 6 文件的监印封发 文书管理的目标 企业文书管理有以下六个方面的目标要求 坚持实事求是 实行分类管理 提倡精简高效 注意及时准确 强调安全保密 做到党政分开 一 文书的收发管理 收文管理 企业文书的收文管理包含五个具体环节的工作 签收 拆封 登记 分发 传阅 二 文书的收发管理 发文管理 一般企业的发文管理 包含六个具体环节的工作 拟稿 拟定主题词 会签 核稿 呈批 签发 二 档案管理概要 1 档案管理的概念2 档案管理的内容 档案管理的概念 企业档案指企业在自身日常经济活动过程中直接形成的 具有特定保存价值的各种文字 图表 声象等不同形式的历史记录资料 理解这个概念要注意以下三点 1 企业档案是在企业自身日常经济活动过程中直接形成的 2 企业档案有文字 图表 声象等各种不同形式 3 企业档案是一种历史记录资料 档案管理的内容 1 档案的收集 2 档案的整理 3 档案的鉴定 保管及利用 档案的收集 企业档案的收集范围是 商业来往文书 财务存档资料 销售单据 重要温家 重要图表 电脑资料 记录要件 会议资料 参考资料及报刊杂志等 档案的整理 企业档案整理工作要注意以下几点 第一 设立档案卷宗第二 进行档案分类第三 根据档案编排第四 进行档案编目 档案的鉴定 保管及利用 档案的鉴定就是对企业单位中的档案资料进行审察 鉴定 甄别 进而提出处理意见 档案的保管就是按照国家有关档案管理的规定 对企业单位中的档案进行保管和存储 档案的利用就是指档案的具体使用 第三节企业印章管理 一 印章管理概述二 印章的种类三 印章的管理及使用 印章管理概述 一 印章的作用1 机关对外制发的公文 加盖公章才有效力 不加盖公章便无效力 其它机关可不予承认 2 介绍信加盖了机关公章 持信任凭借它既可以证明自己的身份 有可以在一定范围内行使职权 执行公务 对方则以它为据协助工作 提供帮助 如果持有无印章的介绍信 对方就可以拒绝 3 在财务 贸易往来的凭证上加盖机关单位印章 就起凭证和制约作用 并有了法定的效能 二 印章的规格和制发 1 印章的形状和规格2 印章的名称文字3 印章的刻制和制发 印章的形状和规格 1 形状要求 一是国家机关 各级党委和政府 各级机关和企事业单位的印章形状印章形状一律规定为圆形 二是各级机关印章的大小均有所不同 三是其它专用章的型状有圆形的 也有方形或三角形的 2 规格要求 一是我国国家党政机关印章规格的统一标准为 党的机关 国家机关印章的中心图案明确规定为镰刀锤子 权力机关 审判机关 检察机关的为国徽 国务院和县级以上政府为国徽 省以下行政部门为五角星 二是各级党政机关 企事业单位的印章必须按照上述规定执行 任何单位不得自行确定印章规格 样式 更不得未经允许粗糙制造 印章的名称文字 1 印章的文字必须自左至右 环形书写 2 印章的文字一律使用规范的宋体字 3 印章的文字只能使用国务院公布施行的简化字 4 在实行民族区域自治地方的党政机关的印章 可将汉字和当地通用的少树民族文字并列 5 各级党政机关的印章名称应写全称 如机关全称文字过多 印章容纳不下的 必须使用约定俗成的 通用 规范和符合规定的简称 印章的刻制和制发 1 下级机关单位的印章由上一级机关制发 2 本级机关不能制发自己的印章 3 各印章均由各自直属的上一级党委 人大常委会 政府制发 4 印章不能自行刻制 5 套印印章应报上一级党政机关备案后自行制做 6 钢印及其他专用章在规格和样式上应与正式印章有所区别 7 财务用章 收文印章 外调用章 调干用章等专用章和领导人名章可按刻制印章的手续办理 自行刻制 8 盖印都要做到端正 清晰 庄重 和谐 美观大方 印章的种类 印章的种类共有七种 1 公章2 专用章3 钢印4 缩印5 套印6 领导人名章7 纪念章 印章的管理及使用 印章的管理包括五个方面的内容 即 1 印章的刻制 2 印章的启用 3 印章的保管 4 印章的收缴 5 印章的销毁 印章的管理及使用 印章的使用共有八个方面的要求 即 1 重要文书的用印必须经本企业单位领导批准 2 企业文件用印时 文件的单位落款名称必须同印章的名称相互一致 3 企业文件中若属代章性质的 在用印时必须注明 代章 二字 4 资信文书 必须填写清楚姓名 人数 日期 有效期 资信内容及性质等 并经企业领导人同意后方可用印 5 用印必须坚持办理手续 每次用印都要认真做好详细记载 以便查考 6 印章必须由企业单位文秘部门中的专门人员保管 7 启用通知印模应用蓝色印油 以示第一次使用 8 使用印章时还必须讲究用印的方法 位置和盖印质量 第四节企业会议管理 一 会议概要二 会议管理的控制三 会议组织 会议概要 1 会议的概念2 会议的构成要素3 会议的种类4 会议的功能5 会议管理的原则 会议概要 1 会议的概念会议中的会是会面 聚会的意思 议则是讨论 商议的意思 所谓会议 指的是企业领导者本着一定的工作目的 有意识地组织和召集下属商议事情 了解情况 布置工作 作出安排的具体行动过程 会议概要 2 会议的构成要素企业会议的构成 包括有以下六方面的基本要素 1 企业会议的名称 2 企业会议的时间 3 企业会议的地点 4 企业会议的人员 5 企业会议的组织 6 企业会议的主题 会议概要 3 会议的种类 1 按会议的内容划分 可分为 综合性会议 专题性会议 2 按会议的目的划分 可分为 办公会议 业务会议 生产会议 3 按会议的规模划分 可分为 小型会议 中型会议 大型会议 4 按会议的范围划分 可分为 内部会议 外部会议 5 按会议的召开时间划分 可分为 定期会议 不定期会议 会议概要 4 会议的功能主要有五方面 即 1 商议事情 了解情况 2 布置工作 作出安排 3 实施管理 辅助决策 4 加强沟通 促进协调 5 强化监督 实施检查 会议概要 5 会议管理的原则 1 强调务实 注重成效的原则 2 多方筹措 精心准备的原则 3 改进会风 改革作风的原则 会议管理的控制 1 会议的数量控制2 会议的质量控制 会议的数量控制 企业会议数量控制的常用方法有以下六种 第一 对会议召开的时间作出必要的硬性规定 第二 合并会议 变多会为一会 第三 压缩会议 变大会为小会 第四 减少会议数量 能不开就不开 第五 减化会议程序 能短开就短开 第六 规定企业的无会月 无会周或无会日 会议的质量控制 会议质量控制的方法有以下九种 第一 树立科学 合理的企业会议观念 第二 建立和健企业会议召开的内部制度规章 第三 尽量压缩企业会议会期 第四 尽可能减少参会人员 第五 合并会议内容 第六 限时发言 第七 站立式开会 第八 把会议场地前移到第一线 如车间 厂房等 第九 举办非接触会议 会议组织 一 会前准备 二 会中服务 三 会后工作 会前准备 会前准备通常包括以下十个方面的准备工作 1 制定企业会议计划2 制定企业会议预案3 准备企业会议文件4 发送企业会议通知5 布置企业会议会场6 排列企业会议座次7 进行与会人员编组8 制发会议名册证件9 编制会议代表手册10 进行会议会前检查 制定企业会议计划 制定企业会议计划时要注意四点 要根据企业的工作需要和企业领导的意图 就会议召开的情况做出总体筹划 要将会议召开的名称 时间 地点 主题 主持人 议事日程 与会人员初步确定下来 报送有关方面进行会前审核 确定召开会议后要事先通知所有的与会者 以便让其有和缓的与会准备 调节和安排与会时间 要根据企业会议召开的实际需要制定出会议预算 制定企业会议预案 企业会议预案就是企业会议的总体进行方案 其内容包括 1 会议名称 2 会议主题 3 起止日期 4 议事日程 5 与会人员 6 会议筹备班子 7 会议会场布置 8 会议活动安排 准备企业会议文件 企业会议文件的具体内容一般包括 1 开幕词 2 领导人讲话稿 3 工作报告 4 交流材料 5 会议须知或会议手册 6 闭幕词 发送企业会议通知 会议通知上要写明的内容包括 1 会名 2 会因 3 会期 4 报到和开会的时间 地点 5 参会的人员范围 6 接站及行车路线 7 需携带的材料 8 需缴纳的会议费用 布置企业会议会场 会场是举行会议的具体场所 会场布置要根据会议的实际需要和其它各种相关因素考滤 重点要注意会场大小 座位多少 音响效果 话筒设施等 布置企业会议会场的基本原则是朴素大方 简洁庄重 能够体现会议的气氛和主题 排列企业会议座次 企业会议座次包括主席台座次和其它座次 主席台座次以与会人员的职务或社会地位 名望高低排列 最高者排在主席台第一排的正中间 其余按高低顺序 以正中间作为为起点 面向会场 依左为上 右为下的原则交叉排列 座次安排须报领导者审定 其他与会者的座次排列 有按汉字笔画顺序 按地理位置 按行业系统等排列方式 进行与会人员编组 较大规模的企业会议 需要对与会者进行编组 目的是方便分组讨论和会间活动 编组的方法有三种 按地区编组按专业编组按职务职称层次编组 制发会议名册证件 与会人员名册是与会者之间进行联系的必要工具 应尽快尽早进行编印 名册应包括姓名 性别 年龄 工作单位 职务 电话号码 通讯地址 房间号等项目 大型会议还常需要印制有关证件 如出席证 代表证 嘉宾证 签到证 工作证 记者证等 以便于识别身份 统计人数和保障安全 编制会议代表手册 会议手册 或会议须知 是大 中型企业会议用以指导会话者活动的印刷制品 会议手册项目包括大会各级工作机构 一般情况介绍 分组情况 大会日程表 各项活动时刻表 会场及分会场平面图等 进行会议会前检查 企业会议正式召开以前 要对会议的各项准备工作进行全面 认真 细致的检查 重要会议还需要进行反复检查 企业会议检查的重点包括会议文件 会场布置 安全保卫等 会中服务 1 会议签到2 会场服务3 会议记录4 编写会议简报5 进行会间调度6 组织会议选举7 安排会间生活 会议签到 会议签到的方法有三种 1 簿式签到 即与会人员在签到簿上签署名字 表示已经到会 2 卡式签到 即会议组织者将事先印制好的证件卡预先发给与会人员 报到时交卡即可作为签到 3 电子签到 即会议组织者利用电子签到方式让与会人员签到 会场服务 即会议工作人员在会场提供的茶水 纸笔 声讯等服务 会议记录 会议记录是会议组织者对会议情况进行的最原始 最全面 最真实的记录 会议记录包括 文字记录录音记录录像记录文稿存留 编写会议简报 即编写具体反映会议情况 进程 动态的书面材料 以便向与会者或非与会者通报会议情况 会议简报的内容包括会议的时间 地点 议程 内容 参会人员 列席人员 主持等内容 进行会间调度 指会议组织者在会议进行期间对会议程序 会议内容 会场服务等情况进行临时的变通 调整和安排 组织会议选举 指会议进行期间举行的选举 其一般程序是 1 宣布参加选举的人数和选举内容 2 通过会议选举办法 3 通过监票人 总监票人名单 4 核实出席会议并选举参加选举的人数 5 检查票箱 6 分发选票 7 填写选票 8 宣布投票顺序和进行投票 9 宣布开箱清点选票 报告收回选票数 10 宣布选举是否有效 11 进行计票 12 宣布选举结果 安排会间生活 即安排好与会者的食宿 交通 活动 参观访问和业余文化生活 会后工作 1 清理会议文件2 印发会议纪要3 进行会议总结4 会后的检查催办 清理会议文件 即在会议结束以后及时地进行会议文件的清理 回收 整理及立卷归档 清理会议文件的目的在于保存会议进行的原始资料 为今后的工作提供方便 印发会议纪要 即将会议的议题议程 通过事项 主要精神以会议纪要的形式反映出来 会议纪