招标项目档案资料管理.doc

招标项目档案资料管理一、档案资料招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。二、归档及备案时间总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。监管机构资料备案时间：序号项目类型监管机构最迟备案时间备注三、档案资料的整理1、电子资料电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书 、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见公司电子档案归档指南），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。2.1档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。实施时间11.06HNZK11111招标人名称项目名称1/1保存期至：2.2湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.2.1盒内目录2.2.2备案资料2.2.3招标文件2.2.4投标文件正本2.2.5中标通知书2.2.6资料移交登记表2.2.7客户反馈意见表2.2.8其它资料成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。公开招标采购归档盒内目录招标编号：HNZK- 项目名称： 序号公开招标采购归档内容份数保存位置页码备 注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议（或合同）4进口产品采购申请及论证5招标文件论证资料6采购人对招标文件的确认资料7招标文件（可另册装订）8招标公告（附打印的网页）9招标文件发售资料10澄清修改资料11评审专家抽取记录12投标文件递交登记表13开标唱标记录表14评标委员会签到表及有关工作人员签到表15评审专家评审承诺书16评标实施细则17评审报告18评审专家评审工作情况记录表19投标人投标文件正本（可另册装订）20采购人对评审结果的确认资料21中标公告（附打印的网页）22中标通知书23质疑投诉处理文件24采购合同25政府采购合同验收报告单26废标情况记录27资料移交登记表28客户反馈意见表29其他有关的重要文件项目负责人： 日期： 邀请招标采购归档盒内目录招标编号：HNZK- 项目名称： 序号邀请招标采购归档内容份数保存位置页码备 注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议（或合同）4变更采购方式申请及审批文件5采购人对招标文件的确认资料6资格预审公告（附打印网页）7选择被邀请参与投标供应商的方式及名单8进口产品采购申请及论证9招标文件（可另册装订）10招标公告11招标文件论证资料12招标文件发售资料13澄清修改资料14评审专家抽取记录15投标文件递交登记表16开标唱标记录表17评审委员会签到表及有关工作人员签到表18评审专家评审承诺书19评标实施细则20评审报告21评审专家评审工作情况记录表22投标人投标文件正本（可另册装订）23采购人对评审记结果的确认资料24中标公告（附打印的网页）25中标通知书26质疑投诉处理文件27采购合同28政府采购合同验收报告单29废标情况27资料移交登记表30客户反馈意见表31其他有关的重要文件项目负责人： 日期：竞争性谈判采购归档盒内目录招标编号：HNZK- 项目名称： 序号竞争性谈判采购归档内容份数保存位置页码备 注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议4采购方式申请审批文件5谈判小组成员组建资料6采购人对谈判文件的确认资料7谈判小组对谈判文件的确认资料8谈判文件（可另册装订）9谈判采购信息公告（附打印的网页）10谈判文件的发售资料11澄清修改资料12谈判文件递交登记表13谈判记录及报价文件14谈判小组成员签到表及有关工作人员签到表15谈判小组成员评审承诺书16谈判小组评审报告17谈判小组评审专家评审情况记录表18供应商谈判响应文件正本（可另册装订）19采购人对谈判结果的确认资料20成交公告（附打印的网页）21成交通知书22质疑投诉处理文件23采购合同24政府采购合同验收报告单25资料移交登记表26客户反馈意见表27其他有关的重要文件项目负责人： 日期：询价采购归档盒内目录招标编号：HNZK- 项目名称： 序号询价采购归档内容份数保存位置页码备 注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议4采购方式申请审批文件5询价小组成员组建资料6采购人对询价文件的确认资料7询价小组对询价文件的确认资料8询价文件（可另册装订）9询价采购信息公告（附打印的网页）10询价文件发售资料11澄清修改资料12询价文件递交登记表13询价小组成员签到表及有关工作人员签到表14询价小组成员评审承诺书15询价小组评审报告16询价小组评审专家评审工作情况记录表17供应商报价文件正本（可另册装订）18采购人对询价采购结果的确认资料19成交公告（附打印的网页）20成交通知书21质疑投诉处理文件22采购合同23政府采购合同验收报告单24资料移交登记表25客户反馈意见表26其他有关的重要文件项目负责人： 日期：单一来源采购归档盒内目录招标编号：HNZK- 项目名称： 序号单一来源采购归档内容份数保存位置页码备 注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议4单一来源采购论证资料5单一来源采购批复文件6单一来源谈判文件7单一来源采购公告（附打印的网页）8谈判小组成员签到表及有关工作人员签到表9谈判小组成员评审承诺书10单一来源谈判报告11谈判小组评审专家评审情况记录表12供应商谈判文件正本（可另册装订）13成交公告14成交通知书15质疑投诉处理文件16采购合同17政府采购合同验收报告单18资料移交登记表19客户反馈意见表20其他有关的重要文件项目负责人： 日期：2.3湖南省建设工程类项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.3.1盒内目录2.3.2招标投标情况报告2.3.3备案资料2.3.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）2.3.5中标人投标文件2.3.6中标通知书2.3.7资料移交登记表2.3.8客户反馈意见表2.3.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档盒内目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。湖南省建设工程招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK- 项目名称： 序号资 料 内 容份数保存位置页码备 注1招标条件（1）发改委招标方案批复（复印件）（2）建设工程规划许可（复印件）（3）初步设计审查批复（复印件）（4）施工图审查备案表（复印件）（5）建设方银行资金到位证明（复印件）2委托代理合同3招标代理中标通知书4招标计划书5招标方案6资格审查文件另册7招标文件（邀请招标附投标人购买招标文件情况登记表）另册8招标公告（含“两报两网”之一发布的）9资格审查评审报告10投标邀请函（邀请招标）11答疑纪要及补充通知12招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）13招标投标情况报告14中标候选人公示（含“两报两网”之一发布的）15中标通知书16资格审查申请文件另册17中标投标文件另册18未中标投标文件（标注存放地点）19招标人评委资料20其他法律、法规、文件应提交的资料21资料移交登记表22客户意见反馈表（必需有，不装订）项目负责人： 日期：2.4长沙市本级（各区县）政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.4.1盒内目录（参考长沙市政府采购归档表）2.4.2备案资料2.4.3招标文件2.4.4中标人投标文件2.4.5中标通知书2.4.6资料移交登记表2.3.7客户反馈意见表2.4.8其它资料成册的资料要求胶装（资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。政府采购一般项目归档盒内目录类 别编 号归档编号2010一、基本情况（合同编号、申报表编号采购办填写，其他由代理机构填写）项目名称项目编号政府采购编号：代理机构编号：原采购方式变更采购方式合同情况标段标段简称合同编号申报表编号预算额中标额中标人简称二、项目归档资料（代理机构填写）序项目资料是否提交页码序项目资料是否提交页码一项目前期19投标人授权代表签到表1政府采购申报审批表20评委监委采购人签到表2非公开方式审批表21开标会情况记录表3项目委托通知单22评委承诺书二进口产品审批23资格性符合性审查表4进口产品申请表24变更采购方式的通知5行业主管部门意见25更改谈判文件实质性条款的通知6专家组论证意见26询标答疑记录表7专家组成员名单27竞争性谈判投标报价汇总表8专家论证意见公示28评分统分表三项目专家论证29评委意见书9政府采购随机抽取表30评标结论书10专家组个人论证意见六定标上网公告11专家组综合论证意见31项目定标备案登记表12论证意见采纳说明32中标（废标）公告四项目上网公告33中标人投标书副本13项目公告备案登记表34中标结果变更公告14委托代理协议七合同备案15采购公告35项目合同备案登记表16采购文件36中标通知书17项目变更公告37政府采购合同五开评标会资料38超预算单位来函18政府采购随机抽取表说明：1、“”表示提交，“”表示未提交。2、凡公示公告均要求为网站打印版。3、采用简单询价方式的，提交所有投标书正本。4、标记“”的，由采购办经办人提交。5、标记“”的，要求紧随本表装订。代理机构经办人（签名）：提交日期： 年 月 日采购办监管一科经办人（签名）：审核日期： 年 月 日采购办计划核算科经办人（签名）：备案日期： 年 月 日三、公司要求的资料序项目资料份数保存位置备注1未中标人投标文件2资料移交登记表3客户意见反馈表（必需有，不装订）2.5长沙市市本级（各区县）建设工程类项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.5.1盒内目录2.5.2招标投标情况报告2.5.3备案资料2.5.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）2.5.5中标人投标文件2.5.6中标通知书2.5.7资料移交登记表2.5.8客户反馈意见表2.3.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。长沙市建设工程招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK- 项目名称： 序号资 料 内 容份数保存位置页码备 注1招标条件（1）发改委招标方案批复（复印件）（2）规划局工作联系单（复印件）（3）初步设计审查批复（复印件）（4）建设方银行资金到位证明（复印件）2委托代理合同3招标申请书4招标文件（邀请招标附投标人购买招标文件情况登记表）另册5招标公告（含“两报两网”之一发布的和交易中心发布的）6资格审查资料7投标邀请函8答疑纪要及补充通知9标底或上限值及相关资料10评标报告11中标候选人公示（含“两报两网”之一发布的和交易中心发布的）12中标通知书13投标文件（未中标投标文件标注存放地点）另册14项目负责人招标备案资料15劳务分包招标备案资料16其他法律、法规、文件应提交的资料17（1）招标方法人代表证（复印件）或授权委托书（原件）18（2）建设方工程款支付承诺书（3）投标文件电子光盘另册（4）招标人评委资料（5）评委承诺词19项目招标投标分段征求意见表20资料移交登记表21客户意见反馈表（必需有，不装订）项目负责人： 日期：2.6公路（交通）建设工程类项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.6.1盒内目录2.6.2招标投标情况报告2.6.3备案资料2.6.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）2.6.5中标人投标文件2.6.6中标通知书2.6.7资料移交登记表2.6.8客户反馈意见表2.6.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。公路工程招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK- 项目名称： 序号资 料 内 容份数保存位置页码备 注1招标条件（1）发改委立项批复（2）发改委招标方式核准（3）施工图设计审查批复（交通主管部门）2委托代理合同3资格预审公告或招标公告（“湖南省招标投标监管网”和湖南日报）4资格预审文件另册5答疑及补充通知6资格预审报告7资格预审申请文件另册8招标文件、工程量清单或合理定价清单另册9答疑纪要及补充通知10评标报告11中标候选人公示（“湖南省招标投标监管网”和湖南日报或湖南省交通运输厅网站）12中标通知书13中标投标文件另册14未中标投标文件（标注存放地点）15资料移交登记表16客户意见反馈表（必需有，不装订）项目负责人： 日期：2.7土地整理项目招标投标档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.7.1盒内目录2.7.2招标投标情况报告2.7.3备案资料2.7.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）2.7.5中标人投标文件2.7.6中标通知书2.7.7资料移交登记表2.7.8客户反馈意见表2.7.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。土地整理招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK- 项目名称： 序号资 料 内 容份数保存位置页码备 注1招标条件发改委招标方式核准2委托代理合同3资格预审公告或招标公告（“湖南省招标投标监管网”）4资格预审文件另册5答疑及补充通知6资格预审报告（省部级投资项目除外）7资格预审申请文件另册8招标文件、工程量清单或合理定价清单另册9答疑纪要及补充通知10评标报告11中标候选人公示（“湖南省招标投标监管网”）12中标通知书13中标投标文件另册14未中标投标文件（标注存放地点）15资料移交登记表16客户意见反馈表（必需有，不装订）项目负责人： 日期：2.8货物（设备）招标投标档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.8.1盒内目录2.8.2招标投标情况报告2.8.3备案资料2.8.4招标文件2.8.5中标人投标文件2.8.6中标通知书2.8.7资料移交登记表2.8.8客户反馈意见表2.8.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。货物（设备）招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK- 项目名称： 序号资 料 内 容份数保存位置页码备 注1招标委托协议2立项批复（如有的话）3招标人技术及商务要求4招标文件评审专家意见5招标人反馈意见表（如有的话）6招标文件审批表7招标文件8招标文件送审函（机电办）9招标文件购买记录表10招标文件补充文件及投标人回执11投标保证金登记表12评标报告（含全套开标、评标资料）13中标通知书14投标人投标文件（正本）15招标过程中的其他重要资料和文件16资料移交登记表17客户意见反馈表（必需有，不装订）18对残缺资料的情况说明项目负责人： 日期：2.9湖南省外分公司档案资料的要求湖南省外分公司项目如果当地监管机构对档案管理有要求的，将相关要求报送总公司备案后按当地要求进行整理。如果没有具体要求的统一按湖南省项目的要求进行整理。3、未中标投标文件未中标人投标文件应先用纤维绳捆扎牢靠，后用牛皮纸打包。侧面贴上归档标签，一般项目未中标投标文件保存期限为5年，重点项目的未中标投标文件保存期限另行确定。实施时间11.06HNZK11111招标人名称项目名称1/3保存期至：正面贴上归档目录，当投标人多需分包时，需在备注栏内用“”标注本包内所包含的投标文件。未中标投标文件目录招标编号：HNZK- 项目名称： 序号投标人名称商务标书技术标书其他文件备 注1（填写份数）（填写份数）（填写份数）项目负责人： 日期：4、资料移交向委托人（招标人）、监管机构移交资料时应当面清点，填写资料移交登记表，资料移交登记表应进入档案盒。资料移交登记表招标编号：HNZK- 项目名称： 序号资料名称份数备 注1招投标情况报告2备案资料3评标报告4中标通知书5招标文件投标文件序号投标人名称商务标书技术标书其他文件备 注1234 移交人： 签收人： 移交时间：特别说明： 移交人： 签收人： 时 间：说明：1、本表格资料如果不是一次性移交，请在对应资料备注栏注明具体移交时间，资料签收人。2、投标文件填写按中标人-未中标人的顺序填写，同时在中标人序号上加“”以示区别。3、如有特别事项（如保密项目委托人需要将所有相关资料带回保存等）请在特别说明中注明，以备查。4、本表格作为归档资料保存在项目档案中。5、客户意见反馈表（省招标办、长沙市招标办执业手册填写的需复印后归档）省管项目及长沙市工程建设类项目客户反馈意见表按湖南省招标办、长沙市招标办执业手册上的表格样式，建设工程类项目参照湖南省招标办、长沙市招标办执业手册上的表格样式，非建设工程类项目的客户意见反馈表均按下表，所有需注明的地方均应按标注。客户意见反馈表尊敬的客户：衷心的感谢您对我司的信任和支持！为不断提高我们的服务质量，完善我们的工作，为向您和其他客户提供更优质的服务，在致以我们诚挚问候的同时，请您在百忙之中填写以下意见反馈表。并期盼您对我们的工作提出宝贵的意见和建议，我们将不胜感激，谢谢！ 客 户 信 息客户名称联 系 人客户地址联系电话项目信息项目名称服务范围工程施工 材料采购设备采购 服务采购其它 评 价 范 围评价内容评价结果从业规范是否签订招标代理委托合同是 否招标范围是否符合国家法律法规是 否是否按国家法律法规发布招标信息是 否是否按核准备的招标方式进行招标是 否招标程序及评标方法是否符合国家法律法规是 否质疑投诉处理是否有投诉、质疑以及行政主管机关最终认定结果服务质量是否按委托合同规定的服务范围和标准提供服务是 否是否按规定时间组织采购人与中标人签订采购合同是 否评 价 结 论 及 建 议 反馈单位（盖章）： 20 年 月 日为能及时收到您的反馈意见及建议，并确保反馈意见的公正性，请不要将此表直接交给我司工作人员，在填写完毕后传真至我公司，传真号码再次感谢您的支持！ 湖南中科项目管理有限公司6、册内目录每本单独装订成册的资料均应有编写册内目录，主要资料均应在目录中列明，注明页码，方便查找。页码编码及可以用自动号码机打码，目录页码可以手工填写。自动号码打码机目录示范（具体内容根据归档资料结合盒内目录的要求进行编列）：目 录1.招标委托协议012.立项批复（如有的话）033.招标人技术及商务要求074.招标文件评审专家意见105.招标人反馈意见表136.招标文件审批表17 四、档案资料的归档程序 档案资料达到归档要求后，操作人员按上述要求整理电子资料和纸质归档资料，将电子资料上传到公司FTP网站，中央投资项目达到规模应上传中央投资项目管理网站的应将相应资料上传，并经集团资质管理员确认，档案管理员根据本文件所列目录查阅电子资料和纸质归档资料，符合要求的准予归档。 招标业务资料（含中标人投标文件）档案收藏于八楼档案室，档案管理员做好相应的记录。未中标投标文件打包后收藏于其他档案室，按实施年份堆垛，档案管理员做好相应的记录。档案登记台账序号项目编号项目名称资料名称密级份数是否完整电子档归档时间归档人存放地点接收人备注五、档案资料的借阅 所有归档档案实行借阅审批登记制度。 1、保密资料除非董事长或其授权人可以直接查阅之外，其它均需经董事长批准后方可借阅；2、集团直属部门、子公司负责人（含副职）借阅非密级资料可以直接到资料管理员处办理借阅手续；3、其他工作人员借阅资料需由其所在部门（公司）的主管领导审批后方可借阅；4、借阅资料的要求：爱护档案，保持整洁，严禁涂改；注意安全保密，严禁转借或遗失；5、招标人或行政监督部门因需要调用已存档资料应经董事长批准后方可借阅。档案管理员应有资料借阅登记台账，注明借阅人、借阅缘由、借阅时间、预计归还时间、批准人。档案资料借阅审批单项目编号项目名称借阅人借