协议采购解决方案.doc

天津分公司MAXIMO系统设计报告协议采购解决方案中海石油（中国）有限公司天津分公司协议采购解决方案华瑞特管理咨询项目名称MAXIMO推广应用及优化完善项目编写编写日期2005年03月21日审核批准文档编号版本号1.0目 录第一章 概述3第二章 解决方案4第一节 方案一41、 实现方式42、 功能实现53、 相关报表94、 特点95、 推荐程度10第二节 方案二101、 实现方式102、 功能实现113、 相关报表114、 特点125、 推荐程度13第三章 实施计划141、 数据141.1工作内容141.2人员安排151.3时间安排152、 方案确定163、 功能164、 报表165、 培训17第四章 常见问题的处理方法181、 一个物资有多个协议的处理方法182、 协议物资与其它物资在同一张采购单中183、 协议采购单的时效184、 在将采购申请行复制到采购单时，如何搜索多个采购申请的内容195、 协议采购相关管理制度19第一章 概述“价格协议”类型的采购单是特殊采购单，与标准采购单相比更像合同，因为它们是非采购型的采购单。创建协议型采购单时，在采购单上阐明从指定供应商进行订购的有关条款，但不实际订购任何物品，需要指定该供应商提供特定库存项目的价格。价格协议上不显示总成本，因为其不是实际订单，而且价格协议没有成本限制。需要订购“价格协议”条款所涵盖的库存项目时，必须创建另一采购单进行采购。天津分公司目前已批准35个价格协议采购单，准备在MAXIMO系统中执行。为了充分使用MAXIMO的协议采购单的功能，并与天津分公司的采购管理相结合，该协议采购解决方案要达到以下功能目标： 缩短采购周期 减少申报采购申请人员的工作量 方便采办人员生成采购单 不影响从采购申请到采购单的过程跟踪下面详细描述该设计方案。第二章 解决方案根据协议采购的特点，我们下面设计了两个方案，再比较其优缺点后，推荐使用第一种方案，下面是这两个方案的具体内容。第一节 方案一1、 实现方式业务模式：上图中：1、 节点1表示采购申请的填写过程。 在填写时，可以将协议物资和其它物资放在一起，填写人不管申请的物资是否有协议。 如果是协议物资，系统会自动将协议采购单号关联到采购申请行中。2、 节点2表示采购申请的审批过程。该过程与原来一致。3、 节点3表示在“采购单”中将采购申请行复制到当前采购单的操作过程。 需要将协议物资与其它物资分开，单独生成采购单； 不同的协议，生成不同的采购单； 该环节由采办控制4、 节点4表示采购单的审批过程。该过程与原来一致。2、 功能实现1、 操作方式（1） 在采购单中创建采购单（2） 运行“选择操作”中的“采购申请行项目复制到采购单”（3） 在选择批准的采购申请行时，可以按协议采购单号或协议合同号进行查询：（4） 在选择协议采购单号时，可以将系统中批准的协议采购单列出来：（5） 查找到采购申请行后，点击确定：（6） 将该采购单发送工作流进行审批。2、 功能设计业务模式图中的除节点3（将采购申请行复制到采购单）外，其它的节点与原来的功能上是一致的，在此不做说明。下面对节点3的功能实现进行介绍：（1） 在“将采购申请行物资复制到采购单”程序中，能在它的搜索界面按“协议采购单号”或“协议合同号”进行搜索：原来的搜索界面：需要修改该程序，增加“协议采购单号”、“协议合同号”字段，进行搜索：增加“协议采购单号”、“协议合同号”（2） 能选择系统中已有的协议采购单：选择已有的“协议采购单”（3） 在选择洗衣采购单时，能查询采购单编号、描述、协议合同号能查询“协议采购单号”、“协议合同号”等内容（4） 能在明细表中显示“协议采购单号”以及该协议采购单对应的“协议合同号”，能对“协议采购单号”进行排序。增加“协议采购单号”及“协议合同号”3、 相关报表I、增加报表：（1） 以批准的采购单（协议物资）为内容，打印“送货通知单”；（2） 一个物资多个协议查询表查询系统中同一物资有多个协议的物资清单（3） 没按协议合同进行采购的协议物资统计II、修改相关报表：（4） “天津-采购申请”如果是协议物资的话，能显示协议号；4、 特点（1） 采购申请填写的操作性：好 不用区分是否为协议采购物资 不用因为协议采购物资的原因填写多张采购申请（2） 采购申请的审批操作性：好 由于采购申请的数量相对方案二少，审批时的工作量小。（3） 采购申请行复制到采购单的操作性：一般 需要对协议采购单号进行过滤操作，不过操作过程并不复杂。（4） 采购单的审批操作性：好 在复制采购申请行的时候，可以将不同采购申请的协议物资进行合并到一张采购单中，减少采购单的数量，审批时的工作量小。（5） 该方案的执行过程出错的可能性：小在协议采购的执行过程出错的结果只有一种：生成的采购单中协议物资和非协议物资在同一张采购单中。该方案导致出错只会发生在“将采购申请行复制到采购单”环节。 “将采购申请行复制到采购单”的环节是由采办负责的，他们是对协议采购的内容最熟悉的，出错的可能性小。（6） “一个物资多个协议”的可操作性：好目前，协议物资中有个别的物资存在多个协议的情况。这种物资在采购时需要人为选择协议采购单。 “将采购申请行复制到采购单”的环节是由采办负责的，他们是对协议采购的内容最熟悉的，在生成的采购单中，手工选择协议采购单号。5、 推荐程度高第二节 方案二1、 实现方式业务模式：上图中：1、 节点1表示采购申请的填写过程。 在填写时，协议物资和其它物资不能放在一起，必须分开填写； 如果是不同的协议物资也不能放在一起，必须分开填写；2、 节点2表示采购申请的审批过程。该过程与原来一致。3、 节点3表示在“采购申请”中将采购申请直接生成采购单的操作过程。4、 节点4表示采购单的审批过程。该过程与原来一致。2、 功能实现业务模式图中的除节点1（填写采购申请）外，其它的节点与原来的功能上是一致的，在此不做说明。下面对节点1的功能实现进行介绍：（1） 系统能将有协议的物资进行提示，防止将有协议的物资与其它的物资出现在一个采购申请中；（2） 系统能区分是否为不同协议的物资，防止将不同协议的物资出现在同一个采购申请中；3、 相关报表I、增加报表：（1） 以批准的采购单（协议物资）为内容，打印“送货通知单”；（2） 一个物资多个协议查询表查询系统中同一物资有多个协议的物资清单（3） 没按协议合同进行采购的协议物资统计II、修改相关报表：（4） “天津-采购申请”如果是协议物资的话，能显示协议号；4、 特点（1） 采购申请填写的操作性：差 需要区分是否为协议采购物资 因为协议采购物资的原因要填写多张采购申请（2） 采购申请的审批操作性：较差 由于采购申请的数量相对方案一多，审批时的工作量大。（3） 采购申请生成采购单的操作性：好 与目前操作方式一致。（4） 采购单的审批操作性：差 对于协议物资，每个填写人的协议采购申请都会有一张采购单，不会进行合并来生成采购单，相对方案一的采购单数量要多一些，审批的工作量大。（5） 该方案的执行过程出错的可能性：大在协议采购的执行过程出错的结果只有一种：生成的采购单中协议物资和非协议物资在同一张采购单中。该方案导致出错只会发生在“填写采购申请”环节。 采购申请的填写人不熟悉协议合同，让他们在填写时要区分容易出错。（6） “一个物资多个协议”的可操作性：差 “填写采购申请”的环节是由使用人员负责的，他们是对协议采购的内容不熟悉的，对多个协议的情况更不熟悉，可操作性差。5、 推荐程度低第三章 实施计划由于方案一比方案二有一定的优势，作为推荐方案，下面的实施计划都针对方案一来进行设计。1、 数据1.1工作内容现有协议中的物资有14435条，清单见下表： （数据来源：商务合同部将已签订的协议合同）编号协议合同物资种类1油漆合同-碧海舟172循环水处理药剂63新乡渠东过滤器长期协议2684酸化田加剂-四川光亚85生产部油气田吊装带286025吸油毛毡合同27026吸油毛毡合同28长期协议兴城鑫源-甲醇19长期协议兴城鑫源-氧气、氮气、乙炔310电伴热带合同-瑞侃4011工贸公司滤器长期协议26812润滑油合同（FINAL）-shell3213润滑油合同-EXXONMOBIL（汇高）1014Agreement with CNOOC and swagel815润滑油合同-长城润滑油3816生产部空气压缩机备件23417生产部油气田保温材料1218生产部油气田柴油419生产部油气田调剖剂1520生产部油气田解堵剂长期协议721油漆合同-关西20122生产部油气田酸化材料长期协议-工贸323仪表管和仪表接头合同148124阀门长期协议92725日杂料长期协议一118126日杂料长期协议二17427伍尔特工具协议9465合计：14435这些协议采购数据整理工作包括：l 物资编码l 按MAXIMO采购单的格式整理数据1.2人员安排人员来源职责王亚林MAXIMO顾问负责数据导入、数据检查工作陆文龙商务合同部负责数据录入、按采购单行的要求整理数据的工作、数据检查工作刘海鹏数据小组负责数据编码、按采购单行的要求整理数据的工作洪小鹏数据小组1.3时间安排由于数据整理工作量较大，将数据整理工作分两个阶段：（1） 在4月21日前，整理上表中的122项合同的数据；（2） 在6月30日前，整理上表中的2327项合同的数据；下面是2005年4月份数据整理方面的工作计划：任务人员开始时间结束时间时间1协议采购合同中的物资、供应商等数据的编码王亚林、陆文龙、刘海鹏、 洪小鹏2005-3-312005-4-1411天2将协议合同内容整理为导入MAXIMO系统的格式王亚林、陆文龙、刘海鹏、 洪小鹏2005-4-152005-4-215天3导入测试系统王亚林2005-4-222005-4-252天4数据检查、修改项目组和陆文龙2005-4-262005-4-272天5导入正式系统王亚林2005-4-282005-4-281天2、 方案确定任务人员开始时间结束时间时间调研杨海滨、夏敬东、曲萍2005-3-222005-3-220.5天方案设计夏敬东、曲萍2005-3-232005-3-295天方案内部讨论杨海滨、王福民、夏敬东、曲萍2005-3-302005-3-301天方案修改夏敬东、曲萍2005-3-312005-3-311天方案讨论商务合同部、项目组2005-4-52005-4-51天方案确认2005-4-82005-4-80天3、 功能任务人员开始时间结束时间时间修改测试环境的JSP页面夏敬东2005-3-252005-3-251天测试杨海滨、曲萍修改正式环境的JSP页面夏敬东4、 报表需要开发的报表有：（1） 以批准的采购单（协议物资）为内容，打印“送货通知单”；（2） 一个物资多个协议查询表查询系统中同一物资有多个协议的物资清单（3） 不使用协议合同进行采购的协议物资统计修改相关报表：（4） “天津-采购申请”增加显示协议号；任务人员开始时间结束时间时间报表设计及开发王亚林2005-4-82005-4-123天报表测试及修改杨海滨、曲萍、王亚林、用户2005-4-132005-4-131天发布报表王亚林2005-4-142005-4-140天5、 培训任务人员开始时间结束时间时间培训手册的编写曲萍2005-4-152005-4-151天报表培训曲萍2005-4-182005-4-181天第四章 常见问题的处理方法1、 一个物资有多个协议的处理方法这次协议合同的实施要求：一个物资只能有一个协议。如果这些有多个协议的物资不使用系统中的协议合同，不用在采购单行中关联协议采购单的信息，需要手工录入单位成本等数据。下阶段的处理方法：在系统中补录协议，但要尽量减少该类协议，争取一个物资一个协议。项目组制定一张“一个物资多个协议查询表”，方便采办人员及时掌握该类物资的情况。2、 协议物资与其它物资在同一张采购单中当协议物资与其它物资在同一张采购单中，往往由于采购单的供应商与协议合同的不同，该协议物资会被系统自动作为非协议的采购物资处理，失去了协议采购的优势。当发现此类情况时：（1） 将该采购单中的协议物资删除；（2） 再为该协议物资生成新的采购单，或添加到该供应商的协议物资采购单中；3、 协议采购单的时效在MAXIMO中，协议采购单是有时效的，如果是过期的协议采购物资，系统会自动提示你，该协议已过期。协议采购单的有效期4、 在将采购申请行复制到采购单时，如何搜索多个采购申请的内容在“将采购申请行项目复制到采购单行”界面中进行搜索时，可以在“采购申请”字段内输入多个采购申请号，用分隔符号“，